Outlook kalenderfunktioner

Transkript

1 Outlook kalenderfunktioner Denna guide innehåller instruktioner för kalenderfunktioner i Outlook 2010/2013. Innehåll Outlook kalenderfunktioner... 1 Kalenderbehörigheter... 2 Dela din kalender/skapa en dela kalenderbegäran... 2 Se eller ändra kalenderbehörigheter... 3 Arbete med delade kalendrar... 4 Öppna en delad kalender... 4 Delade kalendrar överläggning... 4 Mötesinbjudningar... 6 Boka ett möte/boka konferensrum... 6 Avboka ett möte/deltagare/konferensrum... 7 Göra en kalenderpost eller möte privat... 9

2 Kalenderbehörigheter Dela din kalender/skapa en dela kalenderbegäran 1. Gå till kalendern i Outlook. Välj Dela kalender från menyn 2. I Dela kalender dialogen. Klicka på Till.. och välj vilka användare du vill dela din kalender med. 3. Välj vilken typ av behörigheter du vill. (Endast tillgänglighet, Begränsade detaljer, Fullständig behörighet) Note: Kontrollera om ert företag har någon policy angående delningsbehörigheter. 4. För att samtidigt begära åtkomst till mottagarens kalender. Välj Begär åtkomst till mottagarens kalender 5. Klicka på Skicka för att skicka ut inbjudan Den inbjudna användaren kommer nu få ett epostmeddelande med information om din kalenderdelning.

3 Se eller ändra kalenderbehörigheter Om du vill se över vilka som har behörigheter till din kalender och kanske ändra, lägga till eller ta bort behörigheter till specifika användare kan du göra detta genom att göra följande. 1. Högerklicka på din kalender (min kalender) och välj egenskaper. 2. Klicka på fliken behörigheter för att se en lista på användare och vilka behörigheter de har till din kalender. 3. Här kan du ändra och specifiera t.ex. vill att dina kollegor även ska ha rättigheter till att redigera i din kalender.

4 Arbete med delade kalendrar Öppna en delad kalender 1. Klicka på Öppna kalender i huvudmenyn i Outlook. 2. Välj antingen att öppna en kalender Från adressboken eller Från rumslistan. 3. Välj vilka kalendrar du skulle vilja lägga till och klicka sen OK. Den delade kalendern dyker nu upp under din egen kalender i Outlook under en subkategori som heter Delade kalendrar. Delade kalendrar överläggning Din kan välja att visa flera kalendrar (delade eller private) samtidigt sida vid sida eller i överläggningsläge för att enklare se tillgänglighet i kalendrar. Gå till kalendern i Outlook. Markera de kalendrar du vill visa. Varje kalender du öppnar lägger sig sida vid sida brevid de kalendrar du redan har markerade. Du kan välja att kombinera enstaka eller alla öppna kalendrar i en kombinerad överläggningsvy.. Klicka på för att lägga en eller flera kalendrar på varandra..

5 Varje kalender lägger sig transparent på varandra. Här är det enkelt att få en översiktsvy och hitta lediga luckor då det finns lediga luckor att boka in möten. När du ser en tom ruta så vet du att ingen har något bokat där.. Kalendrar som läggs till i överläggningsvy hamnar ovanpå den kalender du valt att markera först. Vanligtvis din standardkalender. För att ta bort en kalender från överläggningsvyn så välj att flytta kalendern till sida vid sida-läge genom att klicka. Kalendern flyttar då ut till höger. När du inte längre vill visa en delad kalender så kan du avmarkera den i kalenderlistan till vänster. Alternativt klicka på för att stänga kalendern.

6 Mötesinbjudningar Boka ett möte/boka konferensrum Gå till din kalender och klicka på Skapa mötesinbjudan i menyn. Klicka på bjud in deltagare i mötesinbjudan. Lägg till de användare, grupper eller externa epostadresser i fältet Till.. som du skulle vilja bjuda in till mötet. För att boka ett rum. Klicka på knappen Rum och markera ett ledigt mötesrum. Klicka på Skicka inbjudan för att skicka ut mötesbokningen. Har du lagt till en resurs (konferensrum) så kommer du att få en mailnotis huruvida rummet blev bokat eller nekat.

7 Avboka ett möte/deltagare/konferensrum För att ta bort en deltagare eller resurs från mötesbokningen kan du öppna mötesbokningen och ta bort personen eller resursen från adressfältet. Klicka sen på Skicka uppd. för att uppdatera mötet. För att avboka mötet helt med samtliga deltagare. Klicka på Avboka möte. (Observera att endast mötesinbjudan kan avboka rumsbokningen)

8

9 Göra en kalenderpost eller möte privat Innehåll i privata kalenderposter kan inte ses utav användare som normalt har behörigheter att se innehåll i kalenderposter. 1. Skapa eller öppna ett möte eller kalenderpost du vill göra privat. 2. I fliken Möte klicka på knappen Privat som indikeras av ett hänglåssymbol..