Bokning av videokonferens

Transkript

1 Bokning av videokonferens Innehåll Innehåll... 1 Viktiga punkter och tips... 2 Ordförklaringar... 3 Boka videokonferens... 3 Adresslista för videokonferenser... 4 Viktigt om grupper... 7 Återkommande bokning... 8 Uppföljning av bokning Fullbokat Avboka möte Ändra en bokning Ändra tid Om det är upptaget Ta bort och lägga till videokonferenssystem Bokningsvett och etikett... 17

2 Bokning av videokonferens gör du själv i Outlook i form av en mötesförfrågan. När du bokat klart kommer din videokonferens automatiskt koppla upp. Den som utför bokningen i Outlook blir mötesorganisatör och är den enda som kan utföra eller godkänna ändringar i bokningen. Viktiga punkter och tips Det är viktigt att du bokar på rätt sätt samt korrekt tolkar kalendern och de mejlsvar du får. Alla mötestillfällen i en Återkommande bokning ska vara exakt lika tidsmässigt och det måste vara samma resurser i varje bokning. Undvik även dessa om du inte helt säkert vet att alla resurser är lediga vid varje tänkt tillfälle. OBS! Ändra aldrig i en återkommande bokning. Det är mejlet du får från TMS-service som visar om bokningen lyckades, inte nödvändigtvis att bokade resurser accepterat. Det vill säga att även om kalenderobjektet Örebro Videokonferens Plan 3 accepterat kan svaret från TMS-service vara ett annat. I en bokning måste alla videokonferenssystem ha samma start- och sluttid. System X kan inte bokas in att starta en timme senare än övriga system i Bokning 1. Vill du ha det så, dela upp det i två bokningar där system X är med i endast Bokning 2. Boka videokonferensen med standardvärdet Upptagen Kontrollera i Schemaläggningsassistenten att vald videokonferens är ledig innan du skickar bokningen När du bokar, expandera de videokonferenser som är i fetstil genom att klicka på plustecknet framför namnet, exempelvis + Jönköping Videokonferens Vill du ha konferens med någon utanför myndigheten, kontakta Helpdesk en vecka innan Från Outlook kan du ändra din bokning under pågående möte, det vill säga lägga till och ta bort videokonferenssystem samt ändra sluttid. Ändringen slår igenom någon minut efter att du skickat den. För att få en uppfattning om när resurserna är lediga, öppna kalendrarna för de system du tänkt boka så får du en bra överblick. Välj Öppna Kalender och sedan Öppna delad kalender. Alla system har namnformen Ort/Plats sedan Videokonferens och ev. Placering, t.ex. Campus Videokonferens Tallen. Nytt möte med alla är en smart funktion automatiskt lägger till alla öppna kalendrar i din bokning, det gäller både personer och resurser. När du är i Outlook-kalendern, gå på fliken Start-> Nytt möte-> Nytt möte med alla

3 Ordförklaringar Resurs, system, endpoint, participant ett videokonferenssystem Videoväxeln, MCU bryggan som kopplar samman konferenssystemen till flerpartskonferens TMS-service funktion som hanterar din mötesförfrågan samt meddelar resultat av bokingen Boka videokonferens Starta Outlook och gå in i din kalender, välj fliken Start och sedan Nytt möte. Alternativt kan du högerklicka i kalendern den dag och tid du vill starta mötet och välja Ny mötesförfrågan. Alt. 1 Alt. 2 Efter det får du upp ett nytt fönster. Klicka på Till för att välja de videokonferenser du vill använda. Notera att du i rutan för tid kan skriva in vilken tid du vill, till exempel kan du ange en udda tid som 09:17 om så önskas.

4 Den adresslista som visas är den globala adresslistan, men den ska vi inte använda. Adresslista för videokonferenser För att det ska gå lättare att hitta videokonferenserna har vi skapat adresslistan Videokonferenser. Markera de videokonferenssystem du vill boka. Klicka därefter på knappen Resurser för att lägga till dem.

5 De valda konferensutrustningarna syns nu i fältet för Resurser. Vill du även boka mötesdeltagarna, välj den globala adresslistan och lägg till personerna som Obligatoriska eller Valfria. Då alla deltagare och videokonferensutrustningar är tillagda, klicka på OK. För att bokningen ska fungera måste den bokas med värdet Upptagen som lämpligt nog redan är förvalt. Inbjudna personer och valda videokonferensutrustningar syns nu i fältet Till.

6 Kontrollera att personer och särskilt videokonferenser är lediga genom att gå in på Schemaläggningsassistenten. Här ser vi att allt och alla är lediga så det är bara att skicka mötesförfrågan. Säg att vi istället vill boka tiden 09:00-10:00. Då ser vi att av videokonferenserna är endast Campus tillgänglig så det är inget bra alternativ. För att prova andra tider, skriv in alternativ start- och sluttid eller flytta den gröna och röda linjen med muspekaren till tidsintervall där allt är ledigt.

7 Att ändra dag eller månad görs enklast i kalenderrutan uppe till höger. Viktigt om grupper Om något av videokonferenssystemen som valts består av en grupp, alltså både system och rum i ett sammanslaget objekt, presenteras det med fetstil i adresslistan.

8 När du valt klart och klickat på OK syns ett plustecken till vänster om gruppnamnet. Genom att klicka på plustecknet expanderas gruppen och båda resurserna som den utgörs av visas. Om du inte expanderar gruppen kan bokningen misslyckas. Gå sedan in i Schemaläggningsassistenten för att se om båda resurserna är lediga. När det är klart, klicka på Skicka. Då sänds mötesförfrågan till alla personer du lagt in i bokningen samtidigt som videokonferenssystemen bokas. Återkommande bokning Den i Outlook inbyggda funktionen Återkommande bokning fungerar dåligt med våra andra system och vi rekommenderar starkt att man undviker den helt. Det finns dock ett sätt att göra samma sak

9 som fungerar mycket bättre. Säg att du vill boka fyra tisdagar i mars kl med samma personer och konferenssystem. Gör den första bokningen, 4 mars i exemplet. Gå sedan in i kalendern, markera bokningen med pekdonet och tryck CTRL+C. Välj nästa vecka i kalendern och markera motsvarande dag och tid, här blir det kl tisdag 11 mars.

10 Klistra in den kopierade bokningen med CTRL+V. Sedan följer ett mycket viktigt steg. Öppna upp den nyinklistrade bokningen genom att dubbelklicka på den. När den är öppnad ska den Skickas, annars blir det ingen bokning.

11 Upprepa proceduren tills det är klart. En fördel med denna variant är att du kan variera dag och tid med mera och därmed åstadkomma en falsk återkommande bokning vilket inte går med Outlooks återkommandefunktion. Uppföljning av bokning När du bokat får du e-postmeddelanden från bokade resurser och därefter från TMS-service. Om bokningen gick bra ser svaret från TMS-service ut som i exemplet nedan. Kontrollera särskilt att det står Automatic Connect efter Conference Type samt att alla bokade resurser (participants) är med i listan. You have successfully saved the following conference: Conference title: Lars Hedlund Bokning av videokonferenser Conference id: Numeric id: 501 Time: Conference type: 8:30 AM - 9:00 AM, (GMT + 02:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Oslo, Rome, Stockholm, Vienna [ ] Automatic Connect Conference owner: Hedlund O, Lars (spsm\lahed)

12 Video conference master: BSK Participant(s): CAM Palmen (IP/H.323: ) 8:30 AM - 9:00 AM, (GMT + 02:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Oslo, Rome, Stockholm, Vienna videovaxeln (IP/H.323: , SIP: 501) 8:30 AM - 9:00 AM, (GMT + 02:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Oslo, Rome, Stockholm, Vienna JON (IP/H.323: ) 8:30 AM - 9:00 AM, (GMT + 02:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Oslo, Rome, Stockholm, Vienna EKE Norrgarden (IP/H.323: ) 8:30 AM - 9:00 AM, (GMT + 02:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Oslo, Rome, Stockholm, Vienna BSK (IP/H.323: ) 8:30 AM - 9:00 AM, (GMT + 02:00) Amsterdam, Berlin, Bern, Oslo, Rome, Stockholm, Vienna

13 The participants will connect using this route: videovaxeln EKE Norrgarden H.323: videovaxeln CAM Palmen H.323: videovaxeln BSK H.323: videovaxeln JON H.323: Du får som sagt även ett mejlsvar från varje bokad resurs och där kan det stå antingen Accepterad eller Avböjd. Det kan hända att resursen ser ledig ut i kalendern på grund av att Outlook inte hämtat aktuell kalenderdata från mejlservern, men om någon resurs avböjer är den upptagen. Din förfrågan avböjdes på grund av att den krockar med andra möten. Mötena som den krockar med är: Organisatör och tidpunkt för möte som krockar Peter Skoglundh :30:00 to :00:00.. Fullbokat Accepterad förfrågan från de enskilda videokonferenserna behöver inte betyda att bokningen blev därefter. Det är mejlsvaret från TMS-service som gäller eftersom det förekommer att vi blir fullbokade i bryggan. Då kan du av TMS-service bli nekad hela eller delar av din konferensbokning trots att du fått Accepterat från alla videokonferenser. Vår kapacitet är 30 stycken samtidigt uppkopplade videokonferenssystem och vi har 48 som är bokningsbara. Kommer det ett mejl med ämnesraden Conference routing unsuccessful beror det sannolikt på att det är fullbokat, och det ser ut såhär: The videoconference endpoints have been reserved, but due to limited routing resources, automatic routing could not be set up for your conference. [ ] There are not enough resources on any MCU to host your conference. Please go back and remove some of the participants, or lower the conference bandwidth. Conference type: Reservation.. Får du beskedet ovan måste tid eller dag ändras eller om möjligt färre system bokas.

14 Avboka möte Öppna mötet du vill avboka i din kalender. Klicka på Avboka möte och därefter Skicka (inställt möte). Inbjudna personer får ett meddelande om att det är inställt samtidigt som alla resurser avbokas och tillgängliggörs för andra. Ändra en bokning Det är inte alltid verkligheten anpassar sig till planerna, men du kan enkelt ändra datum och tid, lägga till och plocka bort resurser i din bokning. Ändra tid Det här mötet är bokat 08:30-09:00. Vi ser i Schemaläggningsassistenten att det är ledigt 13:00-13:30 och väljer den tiden istället. Eftersom samtliga system är tillgängliga kommer de att acceptera när vi skickar uppdateringen av bokningen.

15 Om det är upptaget Det är väsentligt att du inte försöker boka något som är upptaget. Helt eller delvis av andra redan bokade konferenssystem kommer inte att komma med i din konferens. Säg att vi här vill ha 10:00 som sluttid. Som synes är två system redan bokade delar av den tiden. Skickar vi denna mötesförfrågan kommer Birgitta- och Ekeskolan att avböja och raderas från konferensen. Om vi ändå skickar det här får vi ett e-postmeddelande var från respektive Birgitta- och Ekeskolans videokonferenser med följande innehåll: Din förfrågan avböjdes på grund av att den krockar med andra möten. Mötena som den krockar med är: Organisatör och tidpunkt för möte som krockar Peter Skoglundh - den 7 oktober :30:00 to den 7 oktober :45:00 Visserligen säger mejlet från TMS-service att You have successfully saved the following conference men läser vi vidare visar det sig att vi framgångsrikt bokat endast Jönköping och Campus Palmen.

16 Detta framgår också i Outlook om vi öppnar upp bokningen igen. Ta bort och lägga till videokonferenssystem Gå in i din Outlook-kalender och öppna den bokning du vill ändra. Anta att du vill avboka Jönköping och Ekeskolans videokonferenser. Notera att Jönköping består av två objekt och båda måste tas bort. Markera det som inte ska vara med, högerklicka och välj Radera eller tryck Delete på tangentbordet och Skicka uppdateringen. För att lägga till ytterligare system, klicka på Till, välj adressboken Videokonferenser och lägg till önskat system. Detta görs följaktligen på samma sätt som när bokningen först gjordes. Andra saker som kan ändras i en bokning: Vilka deltagare (personer) som ska bjudas in Innehåll i ämnet och textkroppen Bifoga filer som hör till mötet

17 Bokningsvett och etikett Om det i efterhand visar sig att ingen ska vara med från en viss ort, tänk på att avboka det systemet. Annars kopplar det upp och vem som helst som har tillträde till rummet kan avlyssna det som sägs i mötet. Ett annat skäl att avboka är att inte blockera en resurs som någon annan kanske behöver. Självklart avbokar du hela konferensen om mötet ställs vilket görs genom att Avboka mötet.