Outlook 2010 kalender m.m.

Transkript

1 Outlook 2010 kalender m.m. Kalmar kommun, datautbildningar 1 ( 13)

2 Innehåll Kalendern... 3 Anpassa programfönstret... 3 Vyer i Kalendern... 3 Skapa avtalade tider... 4 Skriv direkt i kalendern... 4 Redigera avtalad tid... 4 Ta bort avtalad tid... 4 Återkommande avtalad tid... 4 Redigera återkommande tid... 5 Kategorisera avtalad tid... 6 Sök i kalendern... 6 Mötesinbjudan... 6 Besvara mötesinbjudan Följ upp mötesinbjudan... 8 Avboka möte... 8 Vidarebefordra avtalad tid... 8 Dela kalender... 9 Öppna en delad kalender... 9 Kalendergrupper Skapa möte med alla i en kalendergrupp Skriv din kalender Uppgifter Outlook på Webben Support Kalmar kommun, datautbildningar 2 ( 13)

3 Kalendern Kalendern används som en vanlig almanacka där du lägger in information om olika möten. Du kan även få påminnelser och planera möten med flera deltagare. Anpassa programfönstret Med hjälp av fliken Visa och gruppen Layout kan du själv bestämma vilka delar som ska visas i programfönstret. För kalendern finns även alternativet Lista över uppgifter där du väljer om och hur uppgiftslistan ska visas. Vill du använda en annan bakgrundsfärg på kalendern klickar du på Färg och väljer önskad färg. Vyer i Kalendern På fliken Start klickar du på önskat alternativ i gruppen Ordna. Du kan ordna din kalender på olika sätt beroende på hur lång period du vill visa. Du hittar samma vyer på fliken Visa, i gruppen Ordning. Där finns även alternativet Tidsskala där du väljer vilken skala kalendern ska visas i. Kalmar kommun, datautbildningar 3 ( 13)

4 Skapa avtalade tider 1. Välj fliken Start och Ny avtalad tid. 2. Skriv Ämne och Plats. 3. Välj datum och tid. 4. Automatisk påminnelse 15 minuter innan starttid. Ändra påminnelsetiden eller välj Ingen om du inte vill ha någon påminnelse. 5. Skriv information om bokningen i textfältet. Skriv direkt i kalendern Du kan ställa dig i kalendern där du ska boka din tid och dubbelklicka. Fylla i dina uppgifter eller börja skriva direkt där du står i kalendern. Redigera avtalad tid Redigera en avtalad tid genom att markera tiden och dra i den nedre eller övre kanten för att öka eller minska tiden. För att flytta en avtalad tid till ett annat tillfälle pekar du mitt på bokningen och drar sedan bokningen till en annan tid. Vill du göra fler ändringar dubbelklickar du på den avtalade tiden och gör dina ändringer. Välj sedan Spara och Stäng. Ta bort avtalad tid Markera tiden i kalendern och klicka på Ta bort eller tryck Delete. Återkommande avtalad tid Om du har en tid som återkommer regelbundet kan du lägga till detta i Outlook. Skapa en avtalad tid och klicka på Återkommande i gruppen Alternativ. Kalmar kommun, datautbildningar 4 ( 13)

5 Fyll i Tid, Hur ofta, Upprepa var samt Begränsning av intervall. Klicka på OK. Fönstret byter namn till Serie med avtalade tider. Klicka på Spara och stäng. Redigera återkommande tid När du öppnar en återkommande tid får du välja om du vill öppna den förekomst som du dubbelklickar på eller om du vill öppna hela serien. Det gäller även om du ska Ta bort en återkommande tid. Kalmar kommun, datautbildningar 5 ( 13)

6 Kategorisera avtalad tid Ett annat sätt att gruppera objekt som hör ihop är att kategorisera dem, och ge dom olika färger. Du kan ge kategorierna passande namn, och även byta färg på dem. 1. Markera eller öppna tiden du vill kategorisera. 2. Klicka på Kategorisera i gruppen Taggar. 3. Klicka på Alla kategorier och du kommer till Färgkategorier där du kan välja att Byta namn och välja Färg samt skapa en Ny kategori. 4. Klicka på OK. Sök i kalendern För att söka efter objekt använder du rutan Snabbsökning. Mötesinbjudan Markera eventuellt önskad dag och tidsintervall i kalendern Visa fliken Start och klicka på Nytt möte i gruppen Nytt. Lägg till de personer du vill bjuda in i rutan Till. Gör ytterligare inställningar för mötet på vanligt sätt och komplettera gärna med ett meddelande i textfältet. Kalmar kommun, datautbildningar 6 ( 13)

7 Om du vet att deltagarna använder sin kalender och bokar möten kan du genom att klicka på Schemaläggningsassistenten se om tiden passar. Längst ner till höger finns Föreslagna tider med information om andra tider som passar. Funktionen Hitta rum visar gemensamma lokaler som går att boka. Besvara mötesinbjudan När du får en mötesinbjudan hamnar den i Inkorgen precis som vanlig e-post, men meddelandet har en annan symbol. Öppna meddelandet. Klicka på något av valen i gruppen Svara. Du kan välja på Acceptera, Preliminärt eller Tacka nej. På menyn väljer du om du vill Redigera svaret, det vill säga skriva ett meddelande till mötesorganisatören eller om du vill skicka svaret direkt eller inte skicka något svar. Om du accepterar eller svarar preliminärt bokas mötet in i din kalender. Föreslå ny tid innebär att du kan välja en ny tid för mötet och skicka till mötesdeltagarna. Kalmar kommun, datautbildningar 7 ( 13)

8 Följ upp mötesinbjudan När du har bjudit in deltagare till möten kommer svaren via e-post. Du kan även öppna mötet i din kalender och klicka på Uppföljning i gruppen Visa. Då ser du vilka som har svarat och vad de har svarat, samt vilka som ännu inte har svarat. Avboka möte När du har öppnat ett möte kan du avboka det och meddela deltagarna. Klicka på Avboka möte och Skicka uppd. Vidarebefordra avtalad tid Genom att vidarebefordra en avtalad tid, kan mottagaren sedan kopiera den till sin kalender. Mottagaren klickar på Kopiera till Min kalender i gruppen åtgärder. Kalmar kommun, datautbildningar 8 ( 13)

9 Dela kalender Genom att dela ut kalendern ger man mottagaren olika rättigheter till sin kalender. Klicka på Kalenderbehörigheter i gruppen Delning. Klicka på fliken Behörighet, välj Lägg till och välj den person du ska dela din kalender till. Välj sedan Behörighetsnivå. Granskare innebär att mottagaren kan läsa alla information förutom det som är privat. Klicka på OK. Öppna en delad kalender Välj Arkiv och Öppna. Klicka på Annan användares mapp och välj från den globala adresslistan den person vars kalender du ska öppna. När du har öppnat en annan användares kalender en gång lägger den sig i navigeringsfönstret till vänster och nästa gång du vill öppna kalendern igen kan du klicka i rutan framför namnet så öppnar sig kalendern. Stäng kalendern genom att klicka ur bocken i rutan. Kalmar kommun, datautbildningar 9 ( 13)

10 Kalendergrupper Genom att skapa kalendergrupper kan du snabbt visa kalendrarna för flera personer. Via schemavyn kan du lätt se vilka tider som passar för möten och kan enkelt boka ett möte. Klicka på Kalendergrupp i gruppen Hantera kalendrar och välj Skapa en ny kalendergrupp. Skriv namn på kalendergruppen och klicka på OK. Kalendergruppen visas i navigeringsfönstret Här visas en kalendergrupp med namnet Personalenheten och vilka personer som finns i gruppen. Skapa möte med alla i en kalendergrupp För att skapa ett möte med hela gruppen kan du visa kalendrarna i en schemavy. Klicka på Kalendergrupp i gruppen Hantera kalendrar och välj Skapa en ny kalendergrupp. Skriv namn på kalendergruppen och klicka på OK. Välj Nytt möte - med alla i gruppen Nytt. Välj starttid och sluttid, ämne och plats och klicka på Schemaläggningsassistenten för att se om tiden passar i kalendrarna. När du valt en tid som passar alla klickar du på Avtalad tid och skickar din inbjudan till mötet. Kalmar kommun, datautbildningar 10 ( 13)

11 Skriv ut din kalender Välj Arkiv, Skriv ut och under inställningar finns olika förslag på kalendern kan skrivas ut. Uppgifter Uppgifter används för att hålla ordning på det som ska göras. Det går också att delegera en uppgift till någon annan. Klicka på Uppgifter i navigeringsfältet. Visa fliken Start och klicka på Ny uppgift. Skriv Ämne, Startdatum och Slutdatum samt ytterligare information om uppgiften. Välj Spara och stäng. Kalmar kommun, datautbildningar 11 ( 13)

12 Det går även att skriva uppgiften direkt i rutan Klicka här om du vill lägga till en ny uppgift Du kan även klicka i Att göra fältet till höger i Outlook och skriva din uppgift där. Återkommande uppgifter Det går att lägga in en uppgifter som återkommer regelbundet. Hantera uppgifter Redigera uppgift Dubbelklicka på uppgiften och gör de ändringar du behöver. Skicka statusrapport Du kan skicka statusrapport på din uppgift till någon. Markera som slutförd En slutförd uppgift är överstruken. Du kan välja att klicka i rutan så blir uppgiften avslutat. Ta bort uppgift Markera uppgiften i listan och klicka på Ta bort eller Delete. Tilldela uppgift Du kan tilldela någon annan en uppgift. Öppna uppgiften och välj Tilldela uppgift i gruppen Hantera uppgift. Klicka på Till och välj vem som ska göra uppgiften. Kontrollera att de två rutorna är markerade om du vill behålla en kopia av uppgiften i din lista, samt få en statusrapport när uppgiften är slutförd. Välj Skicka. Kalmar kommun, datautbildningar 12 ( 13)

13 Ta emot uppgift När du tilldelas en uppgift visas den i Inkorgen med en speciell symbol. När du öppnar uppgiften får du välja att Acceptera eller Tacka nej. Anteckningar Anteckningar är meddelanden som Post It Lappar. Klicka på Anteckningar. Välj fliken Start och klicka på Ny anteckning i gruppen Nytt. Skriv din anteckning Din anteckning ligger på skrivbordet. Outlook på Webben Du kan läsa din e-post från alla datorer genom att gå in på följande Internetadress: epost.kalmar.se Logga in med ditt användarnamn (e-postadress) och lösenord. Support Christina Becker, tfn , e-post: christina.becker@kalmar.se Tommy Sundström, tfn , e-post: tommy.sundstrom@kalmar.se Kalmar kommun, datautbildningar 13 ( 13)