SuperOffice Sales & Marketing

Transkript

1 KALENDERN SuperOffice Sales & Marketing

2 Innehåll Kalendern... 1 Navigera i fönstret Kalender... 1 Detaljkortet Aktiviteter... 2 Detaljkortet Försäljning... 3 Dagsvyn... 4 Veckovyn... 5 Månadsvyn... 5 Visa en annan kalender... 6

3 Kalendern Kalendern i SuperOffice Sales & Marketing används på samma sätt som en almanacka och har egna sidor för varje dag, vecka och månad. Kalendern är ett användbart hjälpmedel vid planering och utförande av olika typer av uppgifter. Här kan du både granska, ändra och ta bort aktiviteter. Dessutom får du en översikt över försäljningarna du ska jobba med, med hjälp av detaljkortet Försäljning längst ned i fönstret Kalender (se Försäljningssekreteraren). Fönstret Kalender har två huvuddelar: En kalenderdel som visar registrerade händelser. En detaljkortdel som består av aktivitetslistan (se Detaljkortet Aktiviteter) och försäljningslistan (se Detaljkortet Försäljning). Navigera i fönstret Kalender Du kan navigera i kalendern på flera olika sätt. Bläddra mellan datum Du kan förflytta dig mellan de olika dagarna, veckorna eller månaderna i fönstret Kalender genom att: klicka på sidflikarna längst ned till höger i kalendern använda pilarna på tangentbordet 1

4 använda alternativen Föregående och Nästa på menyn Kalender Växla mellan vyer Kalendern består av fyra olika vyer: dagsvyn, veckovyn, månadsvyn och en översiktsplan. Du kan enkelt växla mellan dessa vyer genom att klicka på flikarna högst upp i fönstret Kalender. Aktuell dag, vecka eller månad visas högst upp på sidan beroende på vilken vy du är i. Gå till dagens datum Kalenderknappen längst upp till höger i SuperOffice Sales & Marketing anger dagens datum. När du klickar på den här knappen öppnas dagens datum i dagsvyn. Detaljkortet Aktiviteter På detaljkortet Aktiviteter visas en översikt över alla aktiviteter och listan fungerar som en kom ihåg-lista eller uppgiftslista. Den innehåller bland annat bokningar och uppgifter som ännu inte har slutförts. Du kan även använda checklistan som en tillfällig lagringsplats för händelser som du inte vet klockslag och datum för. När en aktivitet har slutförts tas den bort från aktivitetslistan före morgondagen. Detaljkortet Aktiviteter visar alltså som standard uppgifter som du inte har slutfört fram till dagens datum. Du kan dock också välja att visa uppgifter framåt i tiden: 1. Välj Inställningar på Redigera-menyn. Dialogrutan Inställningar öppnas. 2. Välj Funktioner och sök fram alternativet Visa dagar framåt. Här anger du för hur många dagar framåt i tiden du vill visa uppgifter. Om du till exempel anger 7 visas uppgifter 1 vecka framåt i tiden. 2

5 Detaljkortet Försäljning I kalendern finns förutom detaljkortet Aktiviteter också detaljkortet Försäljning, där du enkelt kan se allmänna uppgifter om försäljning. Följande information visas: : en kryssruta där du kan se om försäljningen är slutförd statusikon för försäljningen, visar om försäljningen är såld ( ) eller förlorad ( ) datum för försäljningen belopp för försäljningen vilken fas försäljningen är i sannolikheten för att försäljningen genomförs datum för nästa händelse som är registrerad för försäljningen (den senaste händelsen som ännu inte är slutförd) Tips: Om du vill veta vilken nästa händelse är kan du dubbelklicka på försäljningen för att öppna fönstret Försäljning och se händelsen på detaljkortet Aktiviteter. namn på försäljningen namn på kontakten som är kopplad till försäljningen eventuell kontaktperson som är kopplad till försäljningen eventuellt projekt som är kopplat till försäljningen Försäljning som inte är markerad som slutförd visas i den här listan. Detaljkortet Försäljning i kalendern kan fungera som en slags "försäljningssekreterare" som hjälper dig att ha översikt över dina försäljningar, vilka aktiviteter du planerar att göra och vilka du har glömt att göra. Detaljkortet Försäljning blir därmed en försäljningsorienterad arbetslista som visar dig följande: Alla ej slutförda försäljningar där försäljningsdatumet är inom det definierade visningsintervallet. Alla försäljningar med planerade aktiviteter för ett bestämt antal dagar framåt i tiden. (Hur många dagar framåt i tiden, baserat på nästa aktivitetsdatum, anges i dialogrutan Inställningar. Gå till menyn Redigera > Inställningar > Funktioner > Visa dagar framåt.) Alla försäljningar med aktiviteter som har "förfallit", dvs. som har ett slutdatum som är före dagens datum. Dessa försäljningar visas med röd text. Uppskjutna försäljningar som du har angett ett återöppningsdatum för. Återöppningsdatumet skriver över datumet i fältet Nästa aktivitet och visas i kolumnen Nästa aktivitet på detaljkortet Försäljning. (Det finns mer 3

6 information om uppskjuten försäljning, återöppningsdatum och nästa aktivitet under Uppskjutna, sålda och förlorade försäljningar.) Dagsvyn I dagsvyn visas en dag i taget. Längs vänsterkanten på dagsvyn båda sidor visas klockslag för varje heltimme. Du kan ändra start- och sluttiden genom att klicka på pilen högst upp till vänster eller längst ned till höger ( ). Om du registrerar en händelse vid en tidpunkt som inte visas i dagsvyn blir pilen röd med ett plustecken i ( ). Händelser med klockslag visas som rutor i de olika vyerna i fönstret Kalender med information om företag och typ av händelse. Följande ikoner kan också visas: Betyder att det är en återkommande händelse. Se Registrera återkommande händelser. Betyder att händelsen har flera deltagare. Se Bjud in andra medarbetare till en händelse. Betyder att händelsen är slutförd. Se Ändra Slutfört-status för en aktivitet. Nere till vänster i dagsvyn finns ett fält där du kan välja tidszon, om tidszoner har aktiverats i SuperOffice Administration.. 4

7 Veckovyn I veckovyn visas en vecka i taget. Vyn är indelad i kolumner, en för varje veckodag. Du kan visa dagsvyn för en viss dag genom att klicka på rubriken över den aktuella dagen. Obs! Du kan själv definiera om söndag eller måndag ska vara den första veckodagen. Månadsvyn I månadsvyn visas en månad i taget. Inga klockslag visas, men du kan se registrerade händelser för de olika dagarna. Tips: Om du håller muspekaren över en händelse visas en informationsruta om händelsen. 5

8 Du kan visa dagsvyn för en viss dag genom att klicka på rubriken över den aktuella dagen. Om du väljer fliken Översikt i fönstret Kalender öppnas ett fönster med din egen kalender och ditt användar-id högst upp på sidan. Översikt använder du i första hand för att hämta och visa översikter över andra användare och resurser, så att du själv kan kontrollera om dessa är lediga innan du bjuder in dem till möten genom att koppla dem till händelser eller skapar händelser för dem. Visa en annan kalender Så här hämtar du en annan kalender: 1. Klicka på ditt namn i vilken vy som helst i fönstret Kalender. En listruta över andra resurser, användargrupper och användare som är anslutna i nätverket visas. Denna översikt fungerar som en kalenderägarlista. Tips: Med hjälp av snabbsökning kan du söka efter användare på namn eller användar-id. 2. Välj en resurs eller användare direkt eller klicka på en användargrupp ( ). Då kan du välja från en lista med alla personer som är kopplade till denna grupp som användare av SuperOffice Sales & Marketing. 6

9 3. Kalendern för den valda användaren eller resursen öppnas och namnet på användaren eller resursen visas i stället för ditt eget namn överst till höger i Kalender. Du ser även aktivitetslistan för den andra användaren eller resursen. Observera: Andra användare visas med ikonen och ett rött streck under namnet, medan resurser visas med ikonen och ett blått streck under namnet. I kalendrar för andra användare eller resurser växlar du mellan de olika vyerna på samma sätt som i din egen kalender. Om du har rätt behörighet kan du också skriva in händelser i de här kalendrarna genom att dra och släppa. Du kan även visa översikten för flera användare och resurser samtidigt genom att klicka på Visa-knappen längst ned till höger i översikten. 7