SKÖTSELSKOLAN. Instruktioner till administratörsgränssnittet - för dig som skapar verifikationskoder på ett skogsföretag

Transkript

1 SKÖTSELSKOLAN Instruktioner till administratörsgränssnittet - för dig som skapar verifikationskoder på ett skogsföretag

2 Innehållsförteckning 1. Ansöka om utökad behörighet Information om systemet med verifikationskoder, del Information om systemet med verifikationskoder, del Skapa en ny verifikationskod Följa upp ett entreprenadföretag Söka i registret med användare Redigera ett användarkonto Information om systemets behörighetsnivåer Tilldela utökad behörighet För teknisk support, kontakta: Ampere Media AB, Kontorstid mån-fre kl tel: e-post: support@amperemedia.se 2013 Ampere Media AB 2

3 1. Ansöka om utökad behörighet För att administrera systemet krävs utökad behörighet t.ex. behörighet att kontrollera utbildningsbevis/ diplom eller behörighet att skapa verifikationskoder. Gör så här för att ansöka om utökad behörighet: 1. Skapa ett eget användarkonto dvs. logga in i utbildningen. (Du måste ha ett eget användarkonto för att kunna tilldelas utökad behörighet). 2. Skicka ett e-postmeddelande till kontaktpersonen på respektive skogsföretag och ange vilken utökad behörighet du behöver. 3. Invänta svar på att behörigheten har beviljats. KONTAKTPERSONER Holmen Skog AB Daniel Hägglund, daniel.hagglund@holmenskog.com SCA Skog AB Mats-Åke Lantz, mats-ake.lantz@sca.com Stora Enso Skog AB Anna Norén, anna.noren@storaenso.com Sveaskog Anders Tosteby, anders.tosteby@sveaskog.se Sydved Anders Ehrenström, anders.ehrenstrom@sydved.se 3

4 2. Information om systemet med verifikationskoder, del 1 Syftet med verifikationskoderna är att skapa ett bra register över entreprenadföretagen och deras personal. Dessutom erbjuder verifikationskoderna ett visst skydd mot obehöriga personer att ta del av utbildningen. En annan viktig funktion som möjliggörs med hjälp av verifikationskoderna är Företagets egen sida där kontaktpersonen/chefen på ett entreprenadföretag själv kan administrera sin egen personal. För att komma till sidan där verifikationskoder administreras gör du så här: 1 1. Börja med att Logga in i utbildningen och klicka därefter på texten För administratörer. Texten För administratörer visas endast för personer som har fått denna behörighet tilldelad av kontaktpersonen på respektive skogsföretag Klicka på fliken Verifikationskoder. 4

5 3 3. Klicka på en av grupperna för att komma till sidan där dessa verifikationskoder administreras. Vid behov av att skapa ytterligare grupper kontaktas 1 3. Information om systemet med verifikationskoder, del Längst upp till vänster står namnet på gruppen av verifikationskoder som finns på sidan. 2. Längst upp till höger finns en knapp som används för att skapa en ny verifikationskod. 3. Varje företag har sin egen rad. Verifikationskoden för respektive företag står i det mörka fältet mitt på raden Längst till vänster finns en ikon som föreställer en soptunna. Genom att klicka på denna kan företaget tas bort. 5. Till höger om soptunnan finns en ikon som föreställer en lista. Genom att klicka på denna visas en historik över allt som skett i systemet som rör denna verifikationskod. Längst ned i listan står det t.ex. vem som skapade verifikationskoden och när detta skedde. 5

6 6 6. Genom att klicka på Företagets namn eller namnet på kontaktpersonen öppnas en ruta där det är möjligt att kontrollera uppgifterna och ändra dessa vid behov Alldeles till vänster om själva verifikationskoden finns en liten ikon med två snurrande pilar. Genom att klicka på ikonen skapar systemet automatiskt en förnyad verifikationskod för detta företag. (Funktionen används främst om man vill förhindra att gamla verifikationskoder är aktiva). Om du förnyar verifikationskoden på detta sätt så måste du förmedla den nya verifikationskoden till företagets kontaktperson/chef så att denne kan sprida information till sin personal. Om företaget låter sin personal skapa sina användarkonton själv måste de ange den nya verifikationskoden. Redan registrerad personal berörs inte av detta. Deras användarkonton kopplas automatiskt om till den nya verifikationskoden. 8. Till höger om verifikationskoden anges tidsintervallet då denna är aktiv. Genom att klicka på datumen kan dessa ändras i kalendern. Är koden inte längre giltig så blir texten rödmarkerad och en ikon med ett lås indikerar att verifikationskoden är låst och inte längre kan användas. Genom att ändra datumet kan koden återaktiveras. Denna ändring sparas i historiken. 6

7 Ikonen med en person och ett plustecken används för att ändra hur många användare som maximalt kan använda verifikationskoden. Genom att klicka på ikonen öppnas ett nytt fönster där ett reglage används för att ange antalet användare. 10. Siffrorna till höger visar hur många personer som har skapat användarkonton av maximalt tillåtet antal. Genom att klicka på siffrorna öppnas fliken Användare och det blir möjligt att se vilka personer som är kopplade till denna verifikationskod. 11. Ikonen med en prisrosett visar hur många personer som klarat utbildningens avslutande test dvs. hur många utbildningsbevis detta företag har. 12. Ikonen med en sida är en direktlänk till Företagets egen sida. Genom att klicka på ikonen öppnas sidan som kontaktpersonen/chefen på entreprenadföretaget använder för att administrera sin egen personal. För att få förståelse för Företagets egen sida bör du ta del av instruktionerna som beskriver denna. 13. Längst till höger finns ikonen med ett brev. Genom att klicka på ikonen öppnas ett fönster där du kan förhandsgranska e-postmeddelandet som innehåller information till entreprenadföretagets kontaktperson/chef I e-postmeddelandet, som skapas automatiskt av systemet, finns en direktlänk som entreprenad företagets kontaktperson/chef ska klicka på för att komma till Företagets egen sida. 15. För att skicka e-postmeddelandet klickar du på fältet längs ned Skicka information om verifikationskoden. 7

8 4. Skapa en ny verifikationskod För att skapa en ny verifikationskod gör du så här: Börja med att Logga in i utbildningen. Navigerar dig fram till fliken Verifikationskoder och klicka därefter på en av grupperna för att komma till sidan där dessa verifikationskoder administreras, se tidigare instruktioner. 2. Kontrollera om företaget redan har en verifikationskod. I så fall bör du inte skapa en ny sådan. Finns det många företag på sidan kan du söka efter företagets namn eller den tilltänkta kontaktpersonen/ chefens namn för att vara helt säker på att inte skapa en ny verifikationskod av misstag. Sökningen gör du på fliken Användare dvs. registret över alla personer som har ett användarkonto. Mer information om denna flik lämnas i instruktionen Söka i registret med användare. 3. När du är helt säker på att företaget inte redan har en verifikationskod så klicka du på knappen SKAPA NY KOD längst upp till höger på sidan. 3.1 I fönstret som öppnas anger du följande: - Namnet på företaget - Området som företaget är verksamt inom. - Kontaktpersonens/chefens namn - Dennes e-postadress. 8

9 3.2 Ange tidsintervallet som verifikationskoden ska vara aktiv. Om du lämnar fältet för slutdatum tomt så blir tiden obegränsad Ange hur många personer som maximalt ska kunna använda verifikationskoden genom att dra i reglaget. Står reglaget på noll betyder det att verifikationskoden kan användas av ett obegränsat antal personer. 4. Avsluta med att antingen klicka på knappen Lägg till kod eller knappen Lägg till kod och skicka. Rekommendationen är att du i första hand använder knappen Lägg till kod. 9

10 För att skicka ett e-postmedelande med information till kontaktpersonen/chefen gör du då här: 5 5. Klicka på ikonen med ett brev längst ut till höger på raden. I fönstret som öppnas kan du förhandsgranska e-postmeddelandet och kontrollera att informationen är korrekt. Behöver något ändras så stänger du fönstret med förhandsgranskningen och gör uppdateringen Avsluta med att klicka på texten längst ned i e-postmeddelandet Skicka information om verifikationskoden. Nu skickas e-postmeddelandet till kontaktpersonen Klicka gärna på ikonen som föreställer en lista så ser du i historiken att e-postmeddelandet har skickats. Om du istället hade valt att klicka på knappen Lägg till kod och skicka så hade e-postmeddelandet skickats omedelbart. Du hade därmed inte kunnat förhandsgranska utskicket och rätta till eventuella felaktigheter. 10

11 5. Följa upp ett entreprenadföretag För att följa upp ett entreprenadföretag t.ex. få en överblick över samtliga personers status gör du så här: 2 1. Börja med att Logga in i utbildningen. Navigerar dig fram till fliken Verifikationskoder och klicka därefter på en av grupperna för att komma till sidan där dessa verifikationskoder administreras, se tidigare instruktioner. 2. Klicka på ikonen med en sida för att öppna Företagets egen sida Klicka på ikonen med ett dokument och texten Utskrivbar lista. Det kan ta en stund att skapa listan om företaget har många anslutna användare. 11

12 På den nya sidan som visas är personerna grupperade efter vilka som varit aktiva och startat utbildningen respektive vilka som inte har varit det. En grön bock framför namnet på utbildningen indikerar att personen är godkänd i denna. Datumet visar hur länge utbildningsbeviset är giltigt. 5. Hela listan kan skrivas ut om du klickar på ikonen med en skrivare och texten Skriv ut. 12

13 6. Söka i registret med användare För att söka i registret över anslutna användare gör du så här: Börja med att Logga in i utbildningen och navigerar dig fram till fliken Användare. På sidan som öppnas visas systemets alla användare dvs. alla som har ett användarkonto. 2. Högst upp på sidan finns ett sökfält. Skriv t.ex. personens namn eller mobilnummer i sökfältet. Använd mellanslag mellan sökorden om du använder flera. 3. Tryck därefter på Enter eller på knappen Sök för att söka. 4. Genom att klicka på ikonen med ett Excelark kan alla användare exporteras till Excel. 5. Genom att klicka på ikonen med en klocka visas de 20 senast skapade användarkontona. 6. Genom att klicka på ikonen med en medalj visas alla användare som har tilldelats särskild behörighet. 7. Genom att klicka på ikonen med en soptunna tas användarkontot bort. 13

14 7. Redigera ett användarkonto För att redigera ett användarkonto gör du så här: Börja med att Logga in i utbildningen och navigerar dig fram till fliken Användare. Sök i registret efter personen vars användarkonto ska uppdateras, se tidigare instruktioner, och klicka på personens namn i listan. 2. Välj fliken Redigera uppgifter. 3. Efter genomförd redigering klickar du på knappen Uppdatera. 4. Stäng fönstret genom att klicka på krysset högst upp till höger. 14

15 8. Information om systemets behörighetsnivåer För att styra tillgången till systemets olika funktioner finns olika behörighetsnivåer. Dessa är: ADMINISTRATION Manager Se statistik (enkätsammanställning) Se besökslogg Administrera kunskapstest (Lägga till, ta bort och redigera testfrågor), se rätt svar i testen Uppdatera användaruppgifter (registervård) Tilldela behörigheter Exportera användardata och status till Excel. Hur utökad behörighet tilldelas beskrivs i denna instruktion, se punkt 9. Granskare Kan administrera verifikationskoder Se/söka i användaröversikt Uppdatera användaruppgifter (registervård). Granskarens vanligaste arbetsuppgifter beskrivs i denna instruktion. Vakt Se/söka bland godkända personer (sökbart register) Uppdatera användaruppgifter (registervård) Skapa utskrivbar version av utbildningen. Vaktens vanligaste uppgifter beskrivs i Instruktioner till administratörsgränssnittet - för dig som är kontrollant av utbildningsbevis/diplom. INNEHÅLLSPRODUKTION Redigerare Kan ändra innehåll i utbildningen Redigera texter i utbildningen Redigera testfrågornas texter Se sidlogg/kommentarer/historik, kommentera sidor. Kommenterare Se andras och lägga till egna kommentarer på sidor. Se prototyputbildningar under utveckling. 15

16 9. Tilldela utökad behörighet För att tilldela utökad behörighet gör du så här: Börja med att Logga in i utbildningen och navigerar dig fram till fliken Användare. Sök i registret efter personen vars behörighet ska utökas och klicka på personens namn i listan. 2. Välj fliken Tilldela behörighet(er). Det är enbart användare som har behörigheten MANAGER som kan tilldela andra användare utökad behörighet. 3. Välj behörighet (roll) i rullmenyn. För att lägga till ytterligare behörighet gör du om detta moment. De tilldelad behörigheterna visas under menyn. För att ta bort en behörighet klickar du på krysset i den grå rutan under rullmenyn. 4. Stäng fönstret genom att klicka på krysset högst upp till höger För att på ett enkelt sätt kontrollera vilka användare som har tilldelats utökad behörighet klickar du på ikonen med en medalj på fliken Användare. 16