Manual för Medarbetare appen

Transkript

1 Manual för Medarbetare appen Appen ger tillgång till Medarbetaren via en mobil eller platta. Du behöver ett konto sedan tidigare till Medarbetaren. 1 Vitec Agrando AB

2 Innehåll 1. Installera appen Logga in Översikt Hem Skapa ny bokning Redigera bokning Kalender Kalenderns visningslägen Filter Registrera närvaro och statistik på en bokning Vitec Agrando AB

3 1. Installera appen Appen finns att ladda ned gratis på App Store (Iphone/Ipad) och Google Play (Android). Sök efter appen «Medarbetaren». Har du den «gamla» Medarbetar-appen, ska den nya versionen automatiskt dyka upp som en uppdatering. Dock i vissa fall krävs en manuell uppdatering, ta då bort dem gamla appen, och installera Medarbetaren. 2. Logga in När du installerat appen hittar du ikonen för Medarbetar-appen på din telefon/läsplatta, och startar appen som vanligt genom att trycka på ikonen. När appen startas loggar du in med det användarnamn och lösenord du har för Medarbetaren. Klicka på när fyllt i informationen. «Logga in». 3 Vitec Agrando AB

4 3. Översikt Appen har en fast topp- och nedremeny som visas oavsett hur du klickar dig genom appen. Toppmenyn Toppmenyn visar. - Till vänster: - Visningsalternativ (där du kan välja mellan Dag-Vecka-Månad- Lista) - Filter (här finns de filter du även hittar i webbversionen av Medarbetaren) - I mitten en sökfunktion för att söka fram kalendrar (skriv minst 3 tecken så kommer förslag upp). Du ser alltid där vilken kalender du tittar i. - Till höger för att skapa ny bokning (den kalender som visas i sökfältet kommer då bli finnas i bokningen) Nedremenyn I Nedremenyn hittar du funktionerna «Hem, kalender, statistik och logga ut». 4 Vitec Agrando AB

5 4. Hem När du loggar in i appen kommer du till «Hem» Här ser du överst dina favoriturval (favoriterna skapas i Medarbetaren). Nedanför ser du de senaste kalendrarna du använt. Där också din organisation finns, vilket alltså gör att du lätt kan se alla bokningar i organisationen. Nederst ser du en lista över dina kommande bokningar. Klicka på en bokning i listan för att redigera den. (mer info finns i avsnitt 7) 5 Vitec Agrando AB

6 5. Skapa ny bokning Klicka på + (Ny bokning) uppe till höger för att skapa en ny bokning. Den kalender du står i läggs då automatiskt till som en resurs. När du skapar en ny bokning, har du fyra olika flikar tillgängliga. - Bokning - Resurser - Statistik - Checklista Under de fyra flikarna har du tillgång till samma val som du känner igen från Medarbetaren. De beskrivs under avsnitt 6 Ändra bokning. «Statistik-fliken» beskrivs närmare i avsnitt 8. Vi hänvisar till Medarbetarens Handbok, för att förstå vad de olika delarna i bokningen är. Längst ned på sidan hittar du knappar för att gå fram och tillbaka mellan flikarna eller radera bokningen (endast om du ändrar en bokning): Du kan även klicka uppe till höger för att spara bokningen. 6 Vitec Agrando AB

7 6. Redigera bokning När du klickar på en bokning, oavsett om det är på hemskärmen, i dagsvyn, veckovyn eller listvyn. Så kommer en pop-up ruta visas (bild nedan). I pop-up rutan kan du se alla resurser som är bokade på bokningen, samt ändra/lägga till beskrivningstexten. Valen att <Spara och Stäng> eller att öppna bokningen för redigering <Redigera bokning> finns då som val. Du kan även använda bocken till höger för att spara. 7 Vitec Agrando AB

8 Under första fliken bokning ställer du in de grundläggande uppgifterna för bokningen som - Tid - Datum - Snabbokningsmall - Etiketter - Kontaktperson - Status - Privat bokning - Återkommande - Bifoga en fil - Beskrivningstext - Läsa texten som publiceras på webb (kan inte redigeras via appen) På resurs fliken finns de bokade resurserna. Du kan även lägga till - Verksamhetsroll - Utrustning - Användare - Kontakt - Lokaler - Organisation - Grupp 8 Vitec Agrando AB

9 Under statistikfliken hittar du: - Möjligheten att lägga till de nationella statistikkoderna. - Möjligheten att lägga till de interna/egna statistikkoderna. - Lägga till närvaro om en grupp är inlagd för närvaro rapportering via medarbetaren. - Du kan även använda mata in statistik knappen, men detta är enklare från statistikknappen i nederkant. I den sista fliken hittar du checklistor Här klickar du av eller lägger till nya punkter i checklistan för den öppna bokningen. Antingen via textfältet punkt för punkt, eller via plusknappen om du vill lägga till en färdig checklista som administratören satt upp. 9 Vitec Agrando AB

10 7. Kalender «Kalender» i bottenmenyn visar dig den valda kalendern i den senaste vyn du var inne i: Här kan du söka upp andra kalendrar, både lokaler, utrustning eller personer. Vid en sökning visas en ikon för för de olika typerna: Organisation Grupp Lokal Kontakt Utrustning Du kan dra till höger eller vänster för att gå bakåt eller framåt en månad i kalendern. Vid klick på ett datum kommer du gå över till veckovyn. I veckovyn - Du kan dra till höger och vänster för att röra dig framåt eller bakåt mellan dagar. Samt upp och ner för att se olika tider under dagen. - Klickar du på en bokning kommer pop-up rutan visas som är beskriven i avsnitt Vitec Agrando AB

11 8. Kalenderns visningslägen Vilken av visningarna du än har framme kan du lätt ändra visning via knappen i vänster hörn Följande visningar finns då att välja från: Dag Vecka (vilket är standardvisningen när du klickar på en dag i månadsvyn) Se avsnitt 7 i manualen. Månad (den första visningen för varje kalender, för att du snabbt skall kunna ta dig till rätt datum) Se avsnitt 7 i manualen. Listvy (vilken också återfinns på hemskärmen) Dagvy List visning Listen längst upp i dag och listvisningen visar följande: - Antalet gröna prickar visar antalet bokningar den dagen. Blå prickar visar arbetsplanen från tid. - Du kan klicka på datumet för att bokningar den dagen skall visas. - Svep höger eller vänster för att röra dig mellan olika datum. 11 Vitec Agrando AB

12 9. Filter Välj «Filter» uppe till vänster för att välja ett filter för kalendern. Vi hänvisar till Handboken för Medarbetaren för förklaringar till vad de olika valen avser.. Klicka «Uppdatera» för att aktivera valda filterinställningar. En röd prick på filtersymbolen visar att du har ett filter aktiverat 10. Registrera närvaro och statistik på en bokning 12 Vitec Agrando AB

13 För att registrera närvaro klickar du på fliken «statistik» i bokningen, detta förutsätter att du i Medarbetaren skapat en grupp och att gruppen är bokad på aktiviteten/bokningen. Klicka på gruppen/ernas namn för att öppna närvaroregistreringen. En lista för «avprickning öppnas. Du markerar de som är närvarande. Klicka «ok» för att spara. 13 Vitec Agrando AB

14 Att registrera besöksstatistiken är enkelt och går snabbt Klicka på fliken för statistik så kommer du direkt till den aktiva kalenderns statistik. Du kan även välja en lokal, kollega eller organisation för att se vad som ännu inte registerat statistik. Längst upp till vänster finns även en snabbknapp för att direkt visa alla bokningar som ännu inte registerat besökare på bokningen Du kan filtera via knapparna: - Ej registrerat (för att endast se de som saknar statistik inmatning. - Registrerat (för att bara se de som blivit inmatade tidigare) Resultaten sorteras efter den senaste passerade bokningen och sedan bakåt i tiden. När du klickar på en bokning i denna vy dyker direkt upp möjligheten att fylla på statistik på den bokningen. Du kan både använda plus och minus knapparna för att lägga till besökare. Eller klicka i fältet emellan för att själv skriva in med siffror antalet besökare. Här dyker både de nationella statistikkoderna och de egna statistikkoderna upp. Men bara koder som redan är inlagda på bokningen. 14 Vitec Agrando AB