MANUAL Närvarorapportering Ledare

Transkript

1 MANUAL Närvarorapportering Ledare MER TID TILL DET ROLIGA

2 Innehållsförteckning Närvarorapportering för ledare...1 Inloggning...1 Efter att du loggat in...1 Aktivitetstillfällen...2 Översikt...3 Enskilt tillfälle/serie med tillfällen (termin)...4 Enskilt tillfälle...5 Kallelser...5 Inställningar...6 Närvarorapportering...7 Gäster...7 Statistik...9 Specialfall Samrapportering - samträning Specialtillfällen - <1 timma... 10

3 Närvarorapportering för ledare Logga in på ditt ledarkonto. Funktionen närvarorapportering ligger högst upp på fliken Mina grupper (om du har behörighet). Har man ingen behörighet måste detta efterfrågas en administratör i föreningen. Mobilapp Det går även att logga in direkt på funktionen genom att gå till På mobiltelefon eller mindre läsplatta kan man med fördel spara sidan till hemskärmen så fungerar sidan som en app med egen appikon på startskärmen. Inloggning Logga in med ert vanliga användarnamn och lösenord. Efter att du loggat in Efter att du loggat in kommer du se en översikt över de grupper du är ledare för ( Mina grupper ). Här ser man även gruppens nivå, startdatum samt hur många procent som är rapporterade. Högst upp på sidan visas alla tillfällen som passerat men ännu inte är rapporterade, för snabb åtkomst. Fäll ut en grupp för att visa dess orapporterade tillfällen månadsvis. Klicka på en månad för att visa alla fällen. Klicka därefter på ett tillfälle för att komma direkt till närvarorapporteringen för tillfället. 1

4 Aktivitetstillfällen Logga in på ledarsidorna. Klicka på knappen Mina aktiviteter för att se alla aktiviteter du är ledare för. Om du inte kan se knappen, måste en administratör ge dig behörighet till dessa sidor. På sidan Mina aktiviteter ser du en översikt över dina aktivitetsgrupper, inklusive hur många bokningar och tillfällen resp. grupp har. Klicka på Redigera för att ändra gruppinformation, eller Kalenderikonen för att hantera aktivitetstillfällen, gäster, statistik mm. 2

5 Översikt Här ser du de tillfällen som finns upplagda för aktiviteten, samt information om dess typ, rapporteringsstatus samt information om kallelser. Klicka på aktivitetens datum för att komma direkt till närvarorapporteringen, här finns även funktioner för att hantera kallelser och aktivitetens övriga inställningar. Klicka på kolumnerna för att sortera, eller använd sökfältet högst upp för att söka enskilda tillfällen. För att lägga till ett nytt tillfälle (eller en hel serie) klickar på fliken Lägg till. Tillfällen kan raderas genom fliken Radera (för att radera en hel serie) eller genom att klicka på den röda papperskorgen. 3

6 Enskilt tillfälle/serie med tillfällen (termin) Ange ett namn (t.ex. Fysträning ), typ av aktivitetet samt datum/klockslag. Du kan även välja att upprepa ett tillfället veckovis eller varje dag, fram till ett visst datum alt. hur många gånger tillfället ska upprepas. För att skapa automatiska kallelser, klicka på knappen Hantera kallelser och gör de inställningar du vill använda dig av. 4

7 Kallelser kan redigeras i efterhand genom att gå in på tillfället och klicka på fliken Kallelser. För att automatiska kallelser ska fungera måste en administratör ha aktiverat funktionen på sidan Schemalagda aktiviteter. Enskilt tillfälle Klicka på en grupp för att komma till översikten. Endast tillfällen som redan passerat kommer att visas. Navigera månad för månad högst upp. Här ser man även hur många procent av en månads tillfällen som redan rapporterats. Grönfärgade tillfällen betyder att dom redan är rapporterade. Gulfärgade har aldrig tidigare sparats. Under varje tillfälle ser man typ av aktivitet (träning, möte, tävling/cup etc.), hur många deltagare/förväntade deltagare samt hur många ledare. Klicka på ett tillfälle för att komma åt ledare och deltagare. Tryck på Lägg till enskilt tillfälle för att lägga till nya tillfällen. Endast dagar mellan start och slutdatum går att välja. Kallelser Man hanterar kallelser genom att gå in på ett tillfälle och trycker på fliken Kallelser. Här ser man vilka som är kallade, information om när ev. automatisk kallelse kommer att skicka. Man ser även ev. svar på kallelser samt ev. meddelande från deltagaren. För att skicka en kallelse manuellt, tryck på knappen Skicka kallelse och följ anvisningarna. Som ledare kan man även ändra svarsinställning för enskilda deltagare fram till att tillfället har passerat. 5

8 Inställningar På fliken Inställningar kan man andra allt som har med ett tillfälle att göra, som t.ex. tid för samling, plats och inställningar för kallelser. Om tillfället ingår en serie med kommande tillfällen, kan man uppdatera samtliga genom att boka i rutan Uppdatera återkommande tillfällen. 6

9 Närvarorapportering När man går in på ett tillfälle som ännu inte är rapporterat är alla markerade som närvarande. Klicka på resp. ledare (L) eller deltagare (D) för att markera som icke närvarande. På höger sida ser man närvaroprocent för deltagaren. Om en ledare/deltagare är grå/låst och inte går att markera beror det på: 1. Man saknar komplett personnummer, tryck på personen för att rätta till. 2. Man är redan registrerad för ett tillfälle som överlappar/krockar med det tillfälle man är inne på. Gäster På fliken Gäster kan man lägga till gästdeltagare för ett tillfälle. När man sökt fram en gäst, lägger man till den i tillfället genom att trycka på D (infoga som Deltagare) resp. L (infoga som Ledare). Ta bort en gäst genom att klicka på den röda papperskorgen. Man kommer då att raderas från kommande ej rapporterade tillfällen, men gästen kommer att ligga kvar i rapporterade tillfällen. 7

10 På sidan Mina aktivitetstillfällen kan man även hantera permanenta gäster. Gå först till fliken Gäster : Här kan man ange standardroll (Deltagare/Ledare) samt om man ska vara permanent eller ej. En permanent gäst läggs automatiskt till på kommande tillfällen och behöver inte läggas till för varje enskilt tillfälle. Ta bort en gäst genom att klicka på den röda papperskorgen. 8

11 Statistik På fliken statistik kan man se närvarostatistik för en aktivitet. Ange en period och klicka på Visa. Nedan på sidan visas en tabell för närvaro för resp. typ av tillfälle. Kolumnerna sorteras genom att man klickar på kolumnnamnet. 9

12 Specialfall Det finns två speciallösningar med automatik i systemet. Vid samträning av flera samtidiga grupper med en ensam tränare samt vid pass där effektiv träningstid är under en timme Samrapportering - samträning Vid samträning av flera samtidiga grupper med en ensam tränare hanterar systemet dessa som en aktivitet. Den ensamma tränaren kan bara registrera sig som närvarande för stöd/arvode i en grupp, på den andra gruppen närvarorapporteras deltagare, samtidigt som ledaren är spärrad med tydlig informationstext om att tillfället kommer att samrapporteras med föregående grupp. Specialtillfällen - <1 timma I de fall man ställt in den effektiva träningstiden (på plan, i bassäng etc) och den skulle vara under en full timma i systemet lägger närvarofunktionen automatiskt till samlings/uppvärmningstid till jämn timma i bakgrunden. Detta innebär att efterkommande pass blir överlappande avs LOK. Om en tränare förekommer i överlappande aktiviteter varnar systemet för detta och ger en möjlighet att ändå registrera närvaro för enbart arvode genom att välja alternativet Ej LOK. 10