LATHUND FÖR KLUBBSNACK.SE (NSK:s administrativa verktyg)

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "LATHUND FÖR KLUBBSNACK.SE (NSK:s administrativa verktyg)"

Charlotta Axelsson
för 9 år sedan
Visningar:

1 LATHUND FÖR KLUBBSNACK.SE (NSK:s administrativa verktyg) Allmän info Ett uppdaterat medlemsregister är ryggraden i en förenings verksamhet. Det underlättar fakturering/uppföljning av medlemsavgifter, närvarorapportering, medlemskommunikation, överblick av gruppens spelare/tränare/ledare. POLICY: Varje grupp ansvarar för att gruppinformationen är uppdaterad och att närvarorapportering sker online i klubbsnack. Varför ska varje grupp ansvara för rapportering i Klubbsnack, varför gör inte föreningskonsulenten detta? Tränare och lagledare träffar spelarna regelbundet och vet vilka som närvarar, som slutat eller som är nya. Föreningen har idag ca 800 medlemmar, c:a 25 fotbollslag, c:a 15 träningsgrupper i pingis, osv. Därför behöver varje grupp ansvara för sin egen gruppadministration. Föreningskonsulenten sköter föreningens övergripande administration och använder dagligen klubbsnack för att därifrån hämta medlemsinformation. Därför bör klubbsnack uppdateras löpande. Hur många i en grupp behöver kunna hantera Klubbsnack? Föreningen rekommenderar att lagledaren uppdaterar spelarlistan med nya spelare och de som slutat, och att tränarna sköter närvarorapporteringen. I Klubbsnack sköter föreningskonsulenten: Fakturering, uppföljning av medlemsavgifter, skickar in aktivitetskorten för LOK-stöd.

POLICY: Varje grupp ansvarar för att gruppinformationen är uppdaterad och att närvarorapportering sker online i klubbsnack.

2 1. Gå in på hemsidan klubbsnack.se 2. Skriv in ditt användarnamn + lösenord i myclub (i det röda fältet upp till vänster). Har ni inte fått ett användarnamn + lösenord e-posta: kansli@norrtullssk.se 3. Tryck på logga in. 4. Ni kommer nu till en sida med en NSK-logga. Under NSK-loggan uppe till vänster finns tre ikoner: Klicka på logga ut för att avsluta klubbsnack. Gå tillbaka till startsidan Hjälpavsnittet svarar på de flesta frågor. I menyn till vänster finns alternativen medlemmar, aktiviteter, träningstider, filhanteraren, användare och inställningar. MEDLEMMAR -visar spelare/ledare i gruppen (sortera efter för- eller efternamn genom att klicka på förnamn eller efternamn som finns ovanför listan). - registrera eller bocka för och ta bort spelare. - uppdatera spelare/ledares kontaktuppgifter (klicka först på namnet). - se vilka i gruppen som betalt medlemsavgift (under avgifter). - skicka e-post till medlem/-ar i gruppen. För att skicka e-post så klicka i de vita/gråa rutorna åt höger i varje rad. Bocka för personer man vill e-posta alt. klicka på + för att skicka till alla. Tryck sedan på

Gå tillbaka till startsidan Hjälpavsnittet svarar på de flesta frågor. I menyn till vänster finns alternativen medlemmar, aktiviteter, träningstider, filhanteraren, användare och inställningar.

3 Ni kommer då till följande: Välj e-postadress: - alla (e-posten skickas till både spelaren som dess vårdnadshavare, om båda är inlagda) - vårdnadshavare eller till myndig medlem (oftast samma person) - endast medlem (e-post skickas endast till medlem men inte till vårdnadshavaren. I yngre grupper finns oftast e-postadress till vårdnadshavaren. I äldre grupper oftast endast till spelaren). Välj mailtyp: - maila från myclub (en kopia av e-posten kan fås om man vill) Man ser dock inte vilka som mailet nått, endast att mailet el. antal mail som kommit fram. - maila från eget mailprogram: E-posten öppnas upp i t.ex. Outlook, om ni har det installerat. Där ser ni till vilka adresser e-posten skickats till. Om ni vill skicka ett separat e-post så klicka på den blå maila -markeringen på raden för den personen. NOT: Vänta till bekräftelsen Mailen har skickats iväg! visas innan ni gör något mer i Klubbsnack! Det kan ta tid vid stora utskick. Ett tips är att gå från datorn några minuter för att inte av misstag avbryta utskicket. Det är då omöjligt att se vilka som hunnit få e-posten. SKAPA ADRESSLISTA Bocka för de spelare/ledare som ska vara med i adresslistan. Tryck sedan på filnamn och väljer sedan vilka uppgifter som ska ingå i adresslistan. Tryck OK.. Där anger ni Texten kommer upp: Excelarket är skapat: t.ex. medlemmar.xls. Du hittar det även i filhanteraren. Klicka på filnamnet alt. gå till filhanteraren där filen finns i listan. AKTIVITETER Här redovisas närvaron på träningar, som är grunden till föreningens ekonomi. Det ger föreningen rätten till ett statligt och lokalt aktivitetsstöd. Det är av största vikt att närvaron alltid är uppdaterad så klubben inte riskerar att gå miste om några pengar!

Välj mailtyp: - maila från myclub (en kopia av e-posten kan fås om man vill) Man ser dock inte vilka som mailet nått, endast att mailet el. antal mail som kommit fram.

4 För att fylla i träningsnärvaro: Detta gäller både regelbundna som enstaka aktiviteter. Man behöver inte skapa en ny aktivitet för varje träning! Många grupper har redan skapat årets träningar, så sök endast upp rätt vecka och datum för den träning ni ska rapportera. Om en ny aktivitet ska skapas: - I menyn längst upp finns länken skapa ny aktivitet. Där fyller ni i info om aktiviteten (inget krångligt!). Sedan klickar ni på skapa aktivitet som finns längst ner till höger. NOT: Ni behöver inte skapa ny aktivitet för varje vecka ni tränar, utan återkommande träningar skapas automatiskt på en gång. Detta sker när ni väljer ur listan ange aktivitetsfrekvens med alternativen endast en gång el. sker en gång i veckan. Denna nyskapade aktivitet är nu tillgänglig i aktivitetslista i menyn högst upp. - klicka på deltagare till höger på raden för aktiviteten, och nu ser ni deltagarna i en lista. Klicka nu i vilka som tränat och tryck sedan på spara. - För att ta ut närvarostatistik klicka på skapa aktivitetskort och fyll i fälten som efterfrågas. TRÄNINGSTIDER Används inte! FILHANTERAREN Här samlas dokumenten som pdf :ats eller skapats som Excel-filer. Se tidigare avsnitt om medlemmar och aktiviteter. - filer som bifogats via e-post från myclub (klubbsnack) finner du här. - det går även att ladda upp egna NSK-relaterade filer.

Om en ny aktivitet ska skapas: - I menyn längst upp finns länken skapa ny aktivitet. Där fyller ni i info om aktiviteten (inget krångligt!).

5 ANVÄNDARE Alla tränare/ledare ska vara användare och kunna logga in. Det föreslås att lagledare och en huvudtränare är användaransvariga. NOT: viktigt att vid byte av dessa att man lägger in ersättaren som användaransvarig (administratör). - lagets administratör kan lägga till eller ta bort användare. - här kan alla ledare/lagledare byta sitt eget lösenord. INSTÄLLNINGAR - allmän info - ansvarig kontakt för laget - uppgifter för aktivitetskort

NOT: viktigt att vid byte av dessa att man lägger in ersättaren som användaransvarig (administratör).

Relevanta dokument

Sammanställning. Innehållsförteckning. för ledare

Sammanställning. Innehållsförteckning. för ledare för ledare Sammanställning Denna guide avser att hjälpa dig som ledare att administrera dina grupp(er) i MyClub. Allt som görs i MyClub är webbaserat vilket innebär att du kan sköta all administrering