FÖRBUNDETS MEDLEMSREGISTER KOM I GÅNG-GUIDE

Transkript

1 Finlands Svenska sida: 1 FÖRBUNDETS MEDLEMSREGISTER KOM I GÅNG-GUIDE Förbundet har beslutit att ta i bruk det nya medlemsregistret som har testats under våren Medlemsregistret har utvecklats av Webbhuset Ab i samarbete med bl.a. FSSMF. Det är modernt, enkelt och grundläggande. Medlemsregistret ingår som ett program i Kontoret, som Webbhusets nya och växande tjänsteplattform för förbund och föreningar ( förbundspaketet ). Med tiden kommer föreningen också att kunna logga in till Digistoff och andra tjänster via Kontoret. Frågor kan riktas till Användarnamn - DIN PERSONLIGA EPOST. Lösenord - REGISTRERAR DU SJÄLV. Meddela oss på kansliet vem som är personuppgiftsansvarig (=registeransvarig) i din ensemble. Då lägger vi genast till personens epostadress som registeranvändare för din ensemble. En inbjudan skickas automatiskt till den personens mail. När hen klickar på länken i mailet så visas en registreringssida. Man ska då registrera sitt lösenord (minst 16 tecken) för första gången. Användarnamn är personliga och måste vara personens -adress. (Alltså inte t.ex. sekreterare@korensnamn.fi) LOGGA IN Gå till webbadressen kontoret.eu Om du eventuellt glömt ditt lösenord, klicka på länken på inloggningssidan. Då skickas ett automatiskt återställningsmail till din -adress, som också är ditt registrerade användarnamn. Ange då nytt lösenord (16 tecken eller mer).

2 Finlands Svenska sida: 2 MEDLEMSREGISTRET Kontoret-logon -> Tar dig tillbaka till startvyn. Användare -> Visar ensemblens egna registeruppdaterare (Personuppgiftsansvarig och ev. biträden) Medlemsregister-rubriken -> Visar ensemblens statistik (ålders- och könsfördelning). >>Medlemmar -> Visar listorna Medlemmarnas kontaktuppgifter och Funktionärer, och dessutom eventuella egna listor, dvs med kolumner som man själv har lagt till eller tagit bort och sparat som ny lista. >> Egenskaper -> Visar ensemblens helt egna egenskaper, ordnade i grupper Exempel: Visa Medlemmarnas kontaktuppgifter och Funktionärer. Klicka på >>Medlemmar -> VÄLJ LISTA

3 Finlands Svenska sida: 3 List-vyn Medlemmarnas kontaktuppgifter : Sortering enligt kolumnen Sök / filtrera i kolumnen Byte av kolumnrubrik & innehåll Hantering av listorna Ladda ner listor Välj om du vill behandla medlemmarnas uppgifter eller om du vill lägga till och ta bort föreningens egna Egenskaper Ta bort i-kryssade medlemmar Lägg till ny medlem

4 Finlands Svenska sida: 4 List-vyn Funktionärer: Kryssen i funktionärslistan kan ändras direkt i listan (ingen Spara-knapp). Man kan själv modifiera och spara funktionärslistan med annat namn. Man kan t.ex. lägga till kolumner, nedan ett exempel: Om man vill visa körens egna unika egenskaper (t.ex. Alt, Festkommitté ) kan man med Ny kolumn lägga till ny kolumn för varje önskad egenskap. Sedan väljer man Spara lista och sparar den nya list-vyn med nytt namn. (Först skapar man sin ensemble-unika egenskap ( Festkommitté, Alt etc) som sedan syns i Egenskap-menyn. Dessa egenskaper syns bara inom ensemblens egna register.)

5 Finlands Svenska sida: 5 PERSONKORT Övrigt data fylls i på personkortet som öppnas man klickar på en medlem. På kortet finns den enskilda medlemmens uppgifter. När man ändrar på kortet måste man spara data med Spara-knappen, obs! Alla ensemblemedlemmar är Person och Medlem. (Optionerna Organisation och Kontakt används inte av en ensemble). Om personen hör till flera ensembler och förbundsavgiften betalas via en annan Resonans skall skickas Ensemblens egen uppföljning av medlemsavgifter Exempel på ensemblens egna egenskaper Medlem på paus Adressfält- finns det tre stycken: Huvudadress, samt Fakturerings- och Leverans. Obs, vi använder enbart Huvudadress. Obligatoriska fält: Förnamn, Efternamn, E-postadress, Adressrad 1, Postnummer, Postkontor (komplett postadress alltså), Land...samt där tillämpligt: i_styrelsen, Dirigent, Dirigent vice, Ordförande, Kassör, Sekreterare, Registeransvarig, Kontaktperson.

6 Finlands Svenska sida: 6 Viktiga fält: Födelseår, kön, medlemskap fr.o.m., mobiltelefon. Vid behov kan man även fylla i de övriga fälten.