Consilia Solutions Ab februari 2015

Transkript

1 FSSMF Membra tips Allmänt Då föreningarna använder Membra och håller kontakt- och adressuppgifter uppdaterade i programmet, har förbundet omedelbart tillgång till en del av uppgifterna och kan använda dem till utskick så som Resonans-tidningen samt för information till föreningarna. Antalet medlemmar används även som bas för medlemsfaktureringen. Alla uppgifter som matas in i Membra ägs av föreningarna och Consilia Solutions Ab bistår endast med Membra som programvara. Förbunden använder sig av en specialversion av Membra, där de endast kan se en begränsad mängd information. De kan se antal medlemmar grupperade enligt medlemsavgifter samt följande fält för medlemmarna: förnamn, efternamn, kön, adress, e-post, telefon och sektionsmedlemskap. Medlemmar I Membra går det att göra en sökning på alla medlemmar genom att lämna sökfältet tomt och klicka på Sök, då man är i Medlemmar-vyn. Alternativt går det att söka någon viss medlem genom att ge förnamn, efternamn eller adress som kriterier i sökfältet. Medlemskortet För att öppna medlemskortet går det att dubbelklicka på personens rad i sökresultatet, eller genom att välja raden och sedan klicka på Ändra -knappen uppe i blåa balken. Fliken Medlem Uppdatera följande fält för alla medlemmar: Kön, alla medlemmar var i början sparade som Organisation, eftersom det inte fanns dessa uppgifter hos förbundet från tidigare. För- samt efternamn, då man byter från Organisation till Man eller Kvinna kommer det att finnas ett fält för förnamnet och ett fält för efternamnet. Vänligen fyll i respektive fält så att postningslistor och andra utskick blir rätt. Födelsedatum, detta är ett obligatoriskt fält i Membra, ifall ni inte känner till födelsedatumet rekommenderas det att använda ett påhittat datum som man känner igen, t.ex Hemadress, kolla upp att adressuppgifterna stämmer. E-postadress, från Membra kan man skicka ut e-post utskick till medlemmarna så det lönar sig att ha en aktuell e-postadress ifylld. Telefonnummer, ifall det är ett mobiltelefonnummer lönar det sig att skriva det i formatet , d.v.s. landskod och sedan lämnar man första nollan borta från mobilnumret, inga tecken eller mellanslag. Kryssa för rutan Detta är ett mobiltelefonnummer, så kommer det att gå att skicka SMS via Membra för en förmånlig avgift. Medlemsavgift, välj ifall personen är en vuxen, studerande eller gratis medlem. Förbundet baserar sin fakturering på detta. 1

2 Fliken Sektioner För att registrera vilken stämma, vilket instrument eller vilken roll inom föreningen personen har skall Sektioner användas. Figur 1 Sektioner på medlemskortet Välj Lägg till från Sektioner -menyn, se Figur 1. Klicka till näst en gång på den sektion som skall väljas. Då kommer det att dyka upp en ny rad på medlemskortet för den valda sektionen. Nu kan man lägga ett start-datum då personen börjat i sektionen (ifall man vill), men främst är det viktigt att välja vilken roll inom sektionen personen har. D.v.s. ifall medlemmen sjunger i stämman Sopran II väljer man sektionen Stämma och sedan rollen Sopran II. Det behövs inte ange något slut-datum. Ifall man vill se alla instrument, stämmor och funktionärsroller som finns tillgängliga skall man i navigationen till vänster gå till Sektioner, välja någon av sektionerna och sedan klicka på Roller - knappen uppe i blåa balken. Förbundet rekommenderar att man inte ändrar namnet på dessa roller då de utnyttjas för att få ut kontaktuppgiftslistor på förbundens nivå. Fliken Utmärkelser På denna flik kan man se vilka utmärkelser en person har fått, samt dela ut nya. För alla föreningar under FSSMF kommer det att finnas fyra stycken utmärkelser färdigt inmatade som förbundet använder. Dessa skall föreningarna inte själva dela ut, utan ifall en medlem har fått en förbundsutmärkelse kommer förbundet själva att kunna lägga in den informationen på medlemskortet. Ifall föreningen har egna interna utmärkelser går det bra att mata in dem i Membra. För att skapa nya, går man i navigationen till Utmärkelser och där sedan väljer Lägg till. Fyll i utmärkelsens namn och en valfri beskrivning (t.ex. varför utmärkelsen delas ut). 2

3 Figur 2 Utmärkelser på medlemskortet På medlemskortet går det sedan att dela ut utmärkelserna som man nyss har skapat. Välj Lägg till från Utmärkelser -menyn (se Figur 2) och klicka på den utmärkelse som skall delas ut till personen. Nu kommer det automatiskt att läggas det aktuella året som tidpunkt. Detta går att ändra på genom att klicka på årtalet och skriva in ett nytt. Till höger finns en textruta reserverad för kommentarer. Här kan det vara ändamålsenligt att fylla i t.ex. motiveringen varför utmärkelsen delades ut till personen. Fliken Taggar En tagg i Membra kan användas till att gruppera medlemmar enligt egna definitioner. FSSMF använder taggar till postningslistan för Resonans-tidningen. Därför är det viktigt att varje förening lägger in de medlemmar som skall få tidningen i taggen som heter Resonans postningslista. Förbundet tar sedan ut adressuppgifterna inför postningen direkt från Membra. Man lägga till medlemmar till postningslistan från två ställen i Membra. På medlemskortets flik Taggar går det lätt att klicka på Lägg till -knappen i Taggar -menyn och sedan välja taggen från listan ifall personen inte redan finns med i den, se Figur 3. Figur 3 Taggar på medlemskortet Alternativt ifall man vill lägga in många medlemmar på en gång i taggen lönar det sig att i navigationen gå till Taggar, välja Resonans postningslista och sedan klicka på Taggade. Genom att klicka på Lägg till -knappen kan man lägga till flera medlemmar på en gång, se Figur 4. Fyll i ett sökord eller sök på ett mellanslag för att få fram alla medlemmar i listan. Välj personen eller personerna i sökresultatet och klicka på Lägg till för att flytta ner dem till Valda medlemmar -rutan. 3

4 Tips! För att välja alla rader på en gång klicka en gång på medlemmen högst upp i Sökresultat -rutan, håll sedan Shift-knappen nere på din dator och klicka en gång på medlemmen längst ner. Då blir alla rader valda, d.v.s. mörkblåa och genom att klicka på Lägg till förflyttas de ner till Valda medlemmar -rutan. Då alla medlemmar som skall läggas till finns med i Valda medlemmar -rutan, sparar du genom Spara och stäng -knappen. Figur 4 Lägg till många personer till en tagg Föreningens uppgifter Gå till Inställningar och sedan Föreningsuppgifter via navigationen till vänster. Kontrollera föreningens kontaktuppgifter och korrigera vid behov genom Ändra uppgifter -knappen uppe i blåa balken. Ifall föreningen har en egen logotyp går det bra att ladda upp den här, den kommer då att komma med på alla fakturor. Fältet E-postavsändare är den e-postadress som Membra utnyttjar då man skicka e-post via programmet. Kontaktuppgifterna för föreningen används direkt från förbundet. 4

5 Kostnader Själva användningen av Membra är gratis för föreningarna, eftersom förbundet bjuder på årsavgiften. I programmet finns det dock ett antal tjänster man kan köpa och för användningen av dem kommer Consilia att fakturera föreningarna. Dessa tjänster är utskick av SMS (0,15 ) och utskick av fakturor som masstjänst. Fakturorna går att skicka per post till priset av 1,20 / 1,50 per faktura eller som automatiserat e-post utskick till priset av 0,20 per faktura. Vid alla dessa avgiftsbelagda funktioner måste användaren bekräfta kostnaden innan beställningen skickas. På detta sätt skall det inte i misstag gå att generera kostnader ifall det inte är tanken. Mera supportmaterial hittas på nätet, adressen och där rekommenderas snabbmanualen för nya användare, samt den fullständiga manualen som innehåller noggrannare instruktioner över användningen av Membra. I ärenden gällande användningen av Membra ta kontakt med FSSMF:s kansli på adressen kansli@fssmf.fi eller ring Ifall ni behöver teknisk hjälp eller det dykt upp något felmeddelande i programmet, får ni gärna kontakta Consilias support på adressen info@membra.fi eller ringa under vardagar till