Välkommen till CWT Profilverktyg & CWT Reseportal

Transkript

1 Välkommen till CWT Profilverktyg & CWT Reseportal Profilmanual för resebeställare och profiladministratör Stockholm mars 2015 Copyright 2015 CWT

2 Bra att veta Denna manual riktar sig till dig som är Resebeställare och/eller Profiladministratör på ditt företag. Denna manual är ett komplement till den generella manualen för CWT Profilverktyg där du finner basinformationen. Vänligen läs igenom den generella manualen först. Du har fått denna manual eftersom vi på CWT har fått information om att just du är Resebeställare och/eller Profiladministratör på ditt företag och vill således ge dig större befogenheter i CWT Profilvertyg. Det går att ha båda rollerna (Resebeställare och Profiladministratör) eller enbart den ena rollen. Copyright 2015 CWT 2

3 Rollen som Resebeställare Resebeställare Kan ta fram och titta på kollegors resenärsprofiler Kan göra ändringar i kollegors resenärsprofiler Kan göra bokningar åt kollegor Kollegan måste koppla Resebeställarens resenärsprofil manuellt till sin egen resenärsprofil och på så sätt godkänna att han/hon är kollegans Resebeställare, för att funktionen ska gälla. Ovan beskriven koppling kan även göras av Profiladministratören. Funktionen är ej beroende av vilken policy ditt företag satt gällande PUL (Personuppgiftslagen) samt att CWT är ägare av databasen där informationen sparas. Copyright 2015 CWT 3

4 Rollen som Profiladministratör Profiladministratör Kan lägga upp en resenärsprofil för t.ex. nyanställd kollega Kan inaktivera en resenärsprofil Kan göra ändringar i samtliga resenärsprofiler inom företaget* Kan ej göra bokningar åt en kollega *Om godkännandet av PUL samt att CWT äger databasen satts på ledningsnivå inom ditt företag har Profiladministratören tillgång till samtliga resenärsprofiler inom företaget. *Om godkännandet av PUL samt att CWT äger databasen satts på individnivå inom ditt företag har Profiladministratören endast tillgång till de resenärsprofiler där kollegan i fråga har godkänt detta/loggat in första gången. Copyright 2015 CWT 4

5 Första gången du loggar in måste du fylla i de fält som är satta som obligatoriska Fälten är obligatoriska dels för att vi på CWT ska kunna göra en bokning åt dig dels på önskemål av ditt företags ledning sidan ser alltså olika ut för alla företag Har du inte all information tillgänglig kan du gå vidare men denna sida kommer att visas vid varje inloggningstillfälle, tills alla fält är korrekt ifyllda. Copyright 2015 CWT 5

6 Speciell information för Resebeställare Resebeställare (Arrangör) Copyright 2015 CWT 6

7 Att ta fram en resenärsprofil och göra ändringar Steg 1 av 2 För att kunna agera som Resebeställare måste du vara inloggad som dig själv eftersom det är just din resenärsprofil din kollega har gett speciella befogenheter. Ta fram kollegans namn genom att trycka på i rullgardinen till vänster under Hantera resenär Markera namnet och tryck på knappen Behandla för att öppna resenärsprofilen. Copyright 2015 CWT 7

8 Att ta fram en resenärsprofil och göra ändringar Steg 2 av 2 Du är nu inne i din kollegas resenärsprofil. För att gå tillbaka till din egen resenärsprofil, klicka på Min Profil i övre vänstra hörnet. Vänligen notera Din kollega måste manuellt ha kopplat din resenärsprofil till sin resenärsprofil i inloggat läge och på detta sätt godkänt dig som sin Resebeställare för att kollegans resenärsprofil ska synas i rullgardinen ovan till vänster. När du har klickat på Behandla, enligt instruktioner på föregående sida, är du inne i vald resenärsprofil. Om du är osäker på vilken resenärsprofil du håller på att ändra i, titta på namnet i den gröna rutan uppe till vänster. Kom ihåg att spara när du gjort dina ändringar! Copyright 2015 CWT 8

9 Att ta bort kopplingen mellan en resenärsprofil och Resebeställare För att ta bort kopplingen mellan din resenärsprofil och din kollegas resenärsprofil, ta fram din kollegas namn i rullgardinen till vänster (under Hantera resenär). Markera namnet och klicka på Ta bort. Du får ett varningsmeddelande att resenären Flyttas vilket innebär att din koppling till den släpps. OBS! Detta moment raderar inte kollegans resenärsprofil, det tar endast bort kopplingen. Copyright 2015 CWT 9

10 Speciell information för Profiladministratör Profiladministratör (Superuser) Copyright 2015 CWT 10

11 Att ta fram och ändra en befintlig resenärsprofil Steg 1 av 3 För att söka en kollegas resenärsprofil: För att kunna agera som profiladministratör måste du vara inloggad som dig själv eftersom det är just din resenärsprofil vi har gett speciella befogenheter. Se efter att ditt namn står i den gröna rutan uppe till vänster. Sök med: Välj ett av följande sökkriterier; Namn, Epost, PIN eller ID (External System ID). Gör en sökning på t.ex. kollegans namn: börja skriv de första bokstäverna (eller hela) i efternamnet och förnamnet, separerat med ett kommatecken (inga mellanslag) i fältet Identifiera resenär. Klicka på förstoringsglaset för att starta sökningen. Copyright 2015 CWT 11

12 Att ta fram och ändra en befintlig resenärsprofil Steg 2 av 3 Sökresultatet visas baserat på valt sökkriterium. Dubbel klicka på den resenärsprofil du önskar titta på. Värt att veta: En resenärsprofil kan inte raderas men du kan inaktivera den här genom att klicka på den gråa dioden längst ut till höger. Du kan även avaktivera en resenärsprofil genom att gå in i resenärsprofilen genom att klicka på den och sedan trycka på Deaktivera profil. Copyright 2015 CWT 12

13 Att ta fram och ändra en befintlig resenärsprofil Steg 3 av 3 När du har klickat på resenären enligt instruktioner på föregående sida är du inne i vald resenärsprofil och kan göra uppdateringar. Om du är osäker på vilken resenärsprofil du håller på att ändra i, titta på namnet i den gröna rutan uppe till vänster. Kom ihåg att spara när du gjort dina ändringar! Copyright 2015 CWT 13

14 Att skapa en ny resenärsprofil Steg 1 av 2 För att skapa en ny resenärsprofil (t.ex. åt en nyanställd kollega): Klicka på knappen Lägg till resenär längst ner i rutan Identifiera resenär. Du måste stå i fliken Min Profil, om du har flera flikar öppna, för att knappen Lägg till resenär ska synas. Copyright 2015 CWT 14

15 Att skapa en ny resenärsprofil Steg 2 av 2 Efter att du har valt Lägg till resenär visas denna bild. Fyll i all information i fälten till vänster. System ID Om du har detta fält i profilen, ska det fyllas i med ett unikt värde på max 10 tecken (ej specialtecken). Rubriken kan vara olika för olika företag. När du fyllt i all information så har du tre val som visas längst ner till höger: Spara och redigera; ger dig möjlighet att ändra den resenärsprofil du precis har skapat. Spara och lägg till; genom att klicka här och upprepa de föregående stegen skapar du ytterligare en resenärsprofil. Spara och stäng; väljer du om du varken vill göra några ändringar i den resenärsprofil du just skapat eller skapa ytterligare en resenärsprofil. När du klickar på någon av Spara knapparna genereras två e-postmeddelanden som skickas till personen du skapat en resenärsprofil för, så att denna person kan logga in. PIN-mailerfunktionen måste vara aktiverad för den resenärstypen av resebyrån. Copyright 2015 CWT 15

16 Att inaktivera en resenärsprofil Det går inte att radera en resenärsprofil i CWT Profilverktyg men Profiladministratören kan inaktivera en resenärsprofil som inte längre ska användas. Resebeställaren kan inte inaktivera en resenärsprofil. Copyright 2015 CWT 16