Manual till automatiseringen för administratörer

Transkript

1 Innehåll Manual till automatiseringen för administratörer... 1 Allmänt... 1 Aktivera en kursvärdering... 1 Samläsning av kurser att slå ihop flera kurser ( f d merge-funktionen )... 4 Dela ihopslagna kurser... 7 Omregistrerade studenter:... 8 Mallar:... 8 Byte av mall innan enkäten skapas:... 8 Övrigt tips och tricks

2 Manual till automatiseringen för administratörer Allmänt Börja med att expandera vyn för att slippa scrolla för mycket i sidled. Automatiseringen hittar du under menyn Linneuniversitetet - Courses. Klicka på menyn och du kommer att se de kurserna som tillhör din organisation, dvs kurslistan. Vilka terminer som visas styr du via sökrutan längst upp. Aktivera en kursvärdering 1. Börja med att fylla i de fälten som inte hämtas per automatik från Ladok. Det gäller 1.1. Kursens slutvecka OBS! Kursen slutvecka sätter datumförslag i kalendern. Ska du få ut en kursvärdering snabbt är det bättre att ta luft med slutvecka dvs flytta den långt fram och sätter manuella datum i kalendern. Sätter man slutvecka och manuella datum för tight kan det blir krock i systemet och kursvärdering riskerar att inte skickas ut Språk (dvs om utvärderingen ska skickas ut på engelska eller svenska) 1.3. Kursansvarig OBS! Hittar du inte en användare som du vill lägga till som kursanavsarig måste denna logga in först så att de läggs upp som användare i S&R (precis som de alltid har varit) 1

3 1.4. LUB kurs har per default inställningen nej, ändra till ja om kursen ingår i lärarutbildningen. Lärarutbildningens mall (som har ett filter) kommer då att läggas till i enkäten och frågorna blir synliga enbart för de respondenterna som har respondentkategori LUB student (som hämtas från Ladok). 2. Börja med att välja datum för slutvecka på kursen genom att klicka på ikonen för pennan. Utskicksschema som är default är onsdagen i slutveckan. Detta går att ändra, se nästa punkt. 2

4 OBS! Utskicksschemat fungerar på följande vis (om det inte bryts manuellt): Steg 1: Enkäten skapas två veckor innan onsdagen i slutveckan och epost till kursansvarig att en enkät har skapats skickas ut. Kursansvarig kan lägga till egna frågor. Steg 2: En vecka senare skickas påminnelse till kursansvarig. Steg 3: En vecka efter det publiceras enkäten för studenterna (d.v.s. onsdagen i avslutningsveckan) Steg 4: Två veckor senare stängs enkäten och rapporten genereras baserad på fördefinierade rapportmallar. E-post till kursansvarig för att godkänna rapporten. 3. Vill du ändra i utskicksschemat så klickar på kalenderikonen längst till höger. 4. Här kan du lägga in ett eget utskicksschema. Kom ihåg att du bryter schemat som står via default och att alla tider måste kontrolleras. Ändrar du ett datum så anpassar alltså inte de andra datumen per automatik. Bekräfta genom att klicka på Spara. 3

5 Bra att veta: - Om utskickschemat bryts manuellt och exempelvis dagens datum sätts för att skapa enkäten så sker inga utskick efter kl Exempel: Om du aktiverar en kurs den 15 september klockan och vill att enkäten ska skapas idag så görs inga utskick till kursansvarig förrän kl 06 dagen efter. - För att enkäter ska skapas får inte slutveckan ha passerats och man får inte heller välja nuvarande vecka som slutvecka efter tisdagen samma vecka. - Mellan datum för publicering av enkäten och datum för stängning av enkät måste det minst vara 7 dagar, annars skapas inte kursutvärderingen. När du har ändrat datumen ser du att kalenderikonen blir röd. Det indikerar inget fel utan enbart att utskicksschemat är ändrat från defaultläget. Samläsning av kurser att slå ihop flera kurser ( f d merge-funktionen ) När vissa kurser samläser kan de slås ihop och utvärderas som en gemensam kurs via kurslistan. Kursen vars inställningar ska gälla för samtliga ihopslagna kurser kallas målkurs. OBS! Rekommendation är att slå ihop kurserna först och sedan fyller i informationen en gång för att aktivera kursvärderingen. Om du ska sammanfoga ex en fristående kurs med en kurs med lärarstudenter, dvs en s k LUB kurs är det viktigt att LUB kursen blir målkursen. Anledningen till att detta är viktigt är att lärutbildningens mall inte kommer med annars om du gör det i fel ordning. 1. Filtrera kurslistan genom att klicka på trattikonen för att lättare hitta de kurser som du vill slå ihop med en målkurs. Tryck Enter på tangentbordet för att få fram filtreringen. 4

6 2. Markera den eller de kurser som ska slås samman med målkursen genom att klicka på respektive rad i listan. För att markera mer än en kurs måste Ctrl-tangenten hållas ner tills du är färdig med alla markeringar. 3. Klicka på den aktiverade knappen Slå ihop med. som är längst ner i högra hörnet under kurslistan. 5

7 4. Fönstret Välj en målkurs öppnas. Filtrera i kurslistan och markera målkursen. Tryck Enter för att få fram filtreringen. 5. Välj målkursen i listan, den raden som markeras blå är målkursen (gröna rader är de valda kurserna som ska slås ihop med målkursen) 6. Klicka på den aktiverade knappen Slå ihop under kurslistan i högra hörnet längst ner. De sammanslagna kurserna syns inte längre i listan. Kurslistan använder fortfarande samma inställningar för filtrering som före ihopslagningen. Målkursen är markerad med en blå pil. När du för markören över kursnamnet på en sådan kurs visas vilka kurser som är ihopslagna med denna kurs. 6

8 Dela ihopslagna kurser Knappen som finns på raden för de kurser som är målkurser använder du för att hantera ihopslagna kurserna. Denna knapp kan användas om du vill bryta loss en eller fler kurser från målkursen Knappen finns fram tills enkäten skapas, sedan försvinner den. Det betyder att du inte kan hantera ihopslagna kurser efter att enkäten har skapats. 1. Klicka på ikonen på raden för den målkurs som du vill bryta loss en ihopslagen kurs ifrån. I det nya fönstret visas en lista på de kurser som är ihopslagna med den aktuella målkursen. 2. Markera den eller de kurser som du vill bryta loss från målkursen. Använd Ctrl-tangenten om du vill markera fler än en kurs. 3. Klicka på den aktiverade ikonen längst ner till höger för att dela upp kurserna. 4. De separerade kurserna visas i kurslistan och återgår till sina respektive inställningar (man kan behöva ladda om sidan Courses innan dessa visas). 7

9 Omregistrerade studenter: Det finns en funktion i kurslistan som möjliggör att omregistrerade studenter kan läggas till som respondenter i kursvärderingen. Universitetsledningens kansli tog beslut VT17 om att omregistrerade studenter inte ska få utvärdera kursen på nytt och därmed används inte funktionen idag (men är fortfarande tekniskt möjligt med hjälp av knappen Omregistrerade studenter ). Mallar: Mallar som är kopplade till alla enkäter är den obligatoriska LNU mallen. Därefter finns det fakultetsmallar och ev. institutionsmallar som kopplas på enkäterna via enkätkategori. NLU mallen kopplas på om du anger att kursen är en LUB kurs. Via respondentkategori och filter på NLU mallen känner systemet av vilken respondent som ska svara på NLU mallen också. Byte av mall innan enkäten skapas: Övriga mallar, som inte generellt kan kopplas till en institution via enkätkategori måste hanteras manuellt och det rekommenderas att byta ut/lägga till en sådan mall innan enkäten skapas via knappen Redigera enkätmallar. Klicka på knappen redigera enkätmallar. Fönstret Redigera enkätmallar öppnas. De mallar som automatiseringen föreslår ligger till höger under rubriken Valda. 8

10 Den översta mallen är obligatorisk och kan inte tas bort. Genom att klicka på knappen kan du ta bort en av de föreslagna mallarna. Den vänstra listan över tillgängliga mallar visar de mallar som du med tanke på din organisationstillhörighet har rätt att använda. Du kan filtrera listan på kategorier genom att markera önskade kategorier i urvalslistan. Du kan också söka på text i enkätmallens namn. Klicka på knappen till höger om mallens titel för att lägga till mallen. Beroende på vilka inställningar de olika enkätmallarna har, kan du byta deras inbördes ordning genom att dra och släppa dem på en ny plats i listan. Avslutar med Spara. Sammansättningen av mallar låses vilket också innebär att eventuella nya mallar som läggs in i systemet och som matchar fakultet eller institution, inte kommer att användas. Ikonen markerar att det är en redigerad och sparad lista av enkätmallar som gäller för kursvärderingen ifråga. Denna lista kan dock göras om fler gånger fram tills enkäten är skapad. Därefter kan mallarna, om inställningarna på respektive mall tillåter det, endast redigeras under den specifika enkätens sida för mallar. Frågorna från mallarna kan eventuellt redigeras från sidan Frågor. 9

11 Övrigt tips och tricks Ikonen med varningstriangel indikera att information fattas. Grön ikon betyder att all info finns. För att komma direkt in i enkäten från kurslistan klicka på ikonen med enkäten och förstoringsglaset. För att komma direkt till rapporterna och se deras status klicka på ikonen med förstoringsglaset. Här ser du rapporten utan textsvar och status för arkiveringen samt rapporten med textsvar. 10

12 Sökning gör du genom att klicka på ikonen för filtreringstratten. Under menyn Reports kan du se statusen på alla rapporter (arkiverad eller väntar på arkivering). Du kan också filtrera fram specifika kurser. OBS! Funktionen finns inte idag men ska beställas. 11