En kort guide till VFU-portalen. För dig som arbetar som VFU-administratör på lärosäte

Transkript

1 En kort guide till VFU-portalen För dig som arbetar som VFU-administratör på lärosäte Version 1.2, uppdaterad mars 2013

2 Följande sidor kommer ge en kort och övergripande guide till de vanligaste funktionerna i VFUportalen. Guiden omfattar följande funktioner: Innehåll Adressen till VFU-portalen... 3 Roller och behörighet till VFU-portalen... 3 Vilka roller finns i portalen?... 3 Hur får jag behörighet?... 3 Hur lägger jag till institutioner och program?... 3 Institutioner... 3 Program... 4 Hur lägger jag till VFU-kurser, VFU-tider och VFU-hp?... 5 VFU-kurs... 5 VFU-tider och VFU-hp... 5 Hur placerar jag studenter manuellt?... 6 Alt 1. Manuell placering Alt 2. Sök på student/studentkortet Vanliga problem... 10

3 Adressen till VFU-portalen Skriv in vfu.su.se i webbläsaren. VFU-portalen fungerar bäst i Mozilla Firefox. Roller och behörighet till VFU-portalen Det finns olika roller i VFU-portalen som motsvarar arbetsrollen i verksamheten kring VFU. Genom att aktivera ett gästkonto som administreras av Stockholms universitet får man sin behörighet. Vilka roller finns i portalen? De roller som finns är följande: Huvudadministratör, högsta behörighet som kan surfa till andra lärosäten, administrerar ämneslistor, skolformer och gästkonton VFU-sekreterare, lärosätesanställd med högsta behörighet förutom ovanstående VFU-kontakt, lärosätesanställd med enbart läsbehörighet till studentlistorna VFU-samordnare, kommunanställd som kan redigera och placera i skola och på handledare i sin kommun-/stadsdel Skolsamordnare, kommunanställd som kan placera i skola och på handledare i sin kommun- /stadsdelar VFU-kommun, kommunanställd som kan läsa studentlistorna Hur får jag behörighet? VFU-sekreterare, anmäler sig till portalvfu@su.se VFU-kontakt, anmäls av VFU-administratör till portalvfu@su.se Hur lägger jag till institutioner och program? Välj Institutioner och program under rubriken Administration i menyträdet. Program och institutioner hämtas direkt från Ladok. I den här vyn avgör du som administratör vilken information som ska hanteras och vara synlig i portalen Institutioner Här lägger du till de institutioner som har VFU-kurser. Scrolla ner till rubriken Institutioner som ger VFU innevarande termin. Sätt markören i rutan och börja skriva namnet på den institution du vill lägga till. Förslag på institutioner som finns i ladok kommer att komma upp. Markera den institution du tänkt dig och tryck därefter på Lägg till. Du kan endast lägga till en institution i taget. Skulle du lägga till en institution som inte ger VFU-kurser kan du lätt ta bort denna från portalen genom att trycka på den röda ta bort figuren till vänster.

4 Kurskoder kopplade till de institutioner du lagt till kommer vara möjliga att lägga till i menyvalet VFUplanering. Program Sätt markören i rutan och börja skriva programmets kod. Förslag på programkoder hämtas från ladok. Markera ett alternativ och tryck på Lägg till. Skulle du råka välja ett program vars studenter inte omfattas av lärarutbildningens VFU kan du lätt ta port programmet genom att trycka på den röda ta bort symbolen. De studenter som är antagna till de program som du har angett kommer att hämtas in till VFUportalen. Portalen uppdateras några gånger per dag. Det innebär att det är dessa studenter som

5 kommer att vara möjliga att placera. Studenter som är registrerade på något av de lärarprogram som du har lagt till kommer att ha rätt att logga in i VFU-portalen och se sina egna sidor (gäller för närvarande endast SU studenter). Hur lägger jag till VFU-kurser, VFU-tider och VFU-hp? VFU-kurs Du lägger till kurser i portalen genom att sätta markören i rutan och skriva i kurskod. När du börjar skriva kommer förslag på kurskoder att hämtas från ladok. När kurskoden står i rutan trycker du på Lägg till och kursen kommer att hamna i kurslistan som sorteras enligt alfabetisk ordning. VFU-tider och VFU-hp För att lägga till information om datum för de kurser du lagt till klickar du på kursnamnet på den kurs du vill redigera i kurslistan. Ett kalendarium kommer då bli synligt och du kryssar för de aktuella dagarna då VFUn infaller. Datumen uppdateras momentant. Genom att än en gång klicka på kursens namn stänger du kalendariet. Du kan även skriva en kommentar, om kursen innehåller trepartssamtal eller liknande genom att klicka på pennsymbolen bredvid Klicka för att redigera. Kommentaren sparas momentant.

6 I fältet bredvid kommentarsfältet anges antalet VFU-hp. Klicka på pennan och skriv i informationen. Även denna sparas momentant. Kursen och all kursinformation tas bort från portalen om du klickar på den röda ta bort symbolen. Information om VFU veckor kommer att synas på studentkortet för de studenter som är registrerade på kursen i fråga. Hur placerar jag studenter manuellt? Det finns två sätt att gå till väga för att placera studenter manuellt. Alt 1. Manuell placering. Gå till menyvalet Manuell placering. Antagningstermin är förhandsinställt på innevarande termin. Genom att klicka på pilen kan du välja andra terminer.

7 Förutsättningen för att listan med Oplacerade studenter ska fyllas är att programmen finns inlagda under institutioner och program. Sedan hämtas alla studenter som är registrerade på programmen. Listan uppdateras var tredje timme direkt från Ladok. Om du vill att listan ska uppdateras direkt, klicka på knappen "Uppdatera". Listan på studenter omfattar endast studenter antagna vald termin. Klicka på oplacerade studenter för att få fram information om studenter utan placering i kommun. Genom att klicka på namn, personnummer, program, inriktning eller(bostads)ort väljer du hur studentlistan ska sorteras. Genom att klicka på studentens namn kommer du till en vy där det är möjligt att placera. Genom menyvalet i placering kan du välja den kommun där du vill placera studenten. Tryck sedan på Spara : Här finns även ett kommentarsfält där du genom att klicka i rutan kan göra en kommentar till din placering.

8 För att komma tillbaka till listan med oplacerade studenter klicka på tillbaka under studentens personnummer. Alt 2. Sök på student/studentkortet. Om det är en student du ska placera kan du i rutan högst upp i hörnet söka på studentens namn alt. Personnummer. När du börjar skriva studentens namn dyker det upp förslag på studenter som finns i portalen. Du kan välja ett av dessa alternativ eller fortsätta skriva namnet klart och sedan trycka på sök. Därefter kommer du till den vy som kallas för studentkortet. Här finns information om studentens adress, kontaktuppgifter, placering och VFU tider.

9 Har de/den kurs studenten är registrerade på har lagts till i VFU-planering visas datumen i den här vyn. Placeringshistorik visar var studenten har varit placerad tidigare, datum för placeringar samt vem som placerat studenten. Historiken omfattar inte de placeringar som gjordes innan vt12 för SU studenter och vt 13 för övriga lärosäten. Genom att klicka på Placera manuellt kommer du till följande vy där det är möjligt att placera på kommun och skola. Även om studenten har en placering är det här möjligt att byta placering i den här vyn. Tryck på spara.

10 Vanliga problem Du har nu fått en genomgång i de vanligaste funktionerna i VFU-portalen. Här kommer en kort överblick över vanliga problem och frågor som kan uppkomma i VFU-administratörens arbete. Det går inte att lägga till en kurs i VFU-planeringen. -kontrollera att institutionen som kursen tillhör finns i Institutioner och program. -kontrollera att kursen har anmälningstillfälle. Detta är en förutsättning för att kunna hantera kurser i portalen. Jag söker på en student men får inte upp någon information. Varför? - Kontrollera att programkoden finns inlagd under institutioner och program - Kontrollera i ladok att det inte finns något gammalt avbrott inlagt. Jag vet att en student ska ut på VFU innevarande termin men det finns ingen informationen på studentkortet. Varför? - Undersök om studenten är registrerad på kursen. - Kontrollera att kursen finns i VFU-planeringen och att datum är kopplade till kursen. En VFU-samordnare från kommun hör av sig och menar att en student inte finns på dennes listor.

11 - Sök på studenten och titta på studentkortet. Kontrollera att studenten är placerad på kommun. Kontrollera sedan att studenten inte ligger på avbrott. Under rubriken antagningar ser du om studenten har avbrott genom att det finns ett datum som anger när avbrottet rapporterades in och från vilken antagning studenten gjort avbrott. Är det från den senaste antagningen och ett aktuellt avbrott har studenten lämnat sin plats på utbildningen. - Att avbrott från gamla antagningar slår igenom är en vanlig orsak till att studenter försvinner från samordnarnas listor. Genom att klicka i rutan åsidosätt avbrott blir studenten synlig för samordnaren. (se bild på nästkommande sida) Hoppas att du fått hjälp av denna guide. Har du frågor om andra funktioner och problem kontakta portalvfu@su.se