Lathund. Manuell fakturering i Tandvårdsfönster

Transkript

1 Lathund Manuell fakturering i Sida 1/20

2 shistorik Datum Ändrat av Kommentar Första version Ändrat från Tandbågen 2 till i texten Ändrat länken till F-kategori, välja behandlingsdatum före åtgärd, egenavgift för apnéskena, ändringar i vyer Bytt ut skärmbilder för tydlighetens skull Sida 2/20

3 Innehållsförteckning 1 Allmänt Övergripande beskrivning Förutsättningar Manuell fakturering av ej förhandsbedömd vård Portalen Steg 1, Patientinformation Steg 2, Ange åtgärder att fakturera Steg 3, Bifoga dokument Signera och skicka in fakturan Mina Sidor Sök faktura Manuell fakturering av förhandsbedömd vård Portalen Steg 1, Välj förhandsbedömningsärende att fakturera Steg 2, Patientinformation Steg 3, Ange åtgärder att fakturera Steg 3, Bifoga dokument Steg 4, Signera och skicka in faktura Sida 3/20

4 1 Allmänt 1.1 Övergripande beskrivning Detta dokument beskriver hur man manuellt fakturerar både förhandsprövad och ej förhandsprövad vård enligt sreformen i. Notera att det gamla projektnamnet Tandbågen2 ibland förekommer på skärmbilderna, men det nya namnet på applikationen är alltså. 1.2 Förutsättningar Användaren är inloggad i (se lathunden för förhandsbedömning för mer information om vad som krävs för inloggning) Om fakturering gäller förhandsprövad vård: det finns ett godkänt ärende i, och förhandsprövade vårdåtgärder har utförts på patienten Om fakturering gäller ej förhandsprövad vård: vårdåtgärder som omfattas av tandvårdsreformen är utförda Sida 4/20

5 2 Manuell fakturering av ej förhandsbedömd vård Logga in i på webbadressen Portalen När du loggat in möts du av en bild som ser ut så här (ordet Systemtest hör till testmiljön, bortse från detta): Klicka på länken Fakturera ej förhandsbedömd vård i kolumnen sreformen. Sida 5/20

6 Notera att det finns en tidsfrist gällande hur länge man kan vänta med att fakturera utförd vård, se regelverket: Steg 1, Patientinformation 1. Ange patient genom att ange personnumret. Klicka därefter på knappen Hämta. Systemet hämtar upp och visar namn och adress på patienten. 2. Välj därefter patientkategori genom listan i fältet Patientkategori. Om ärendet gäller Nödvändig tandvård väljer du N i listan, varefter systemet visar intygsinformation om patienten har ett giltigt tandvårdsintyg. Du kan också från den 18/ välja F (funktionsnedsättning). Intygsinformation visas inte om du väljer en S-kategori. Ett antal Sida 6/20

7 regler gäller för vad som kan faktureras utan en godkänd förhandprövning, se regelverk publicerat på Enheten för tandvårds hemsida 3. När Du angivit patientkategori anger Du om patienten har frikort (högkostnadsskydd) eller inte genom att markera något av alternativen. Om patienten har frikort och detta inte tidigare är registrerat i systemet, så måste du fylla i frikortsnummer och giltighetstid. 2.3 Steg 2, Ange åtgärder att fakturera 1. Börja med att ange klinikens/organisationens eget fakturanummer Sida 7/20

8 2. Tryck på Tab-tangenten eller klicka i fältet Behandlingsdatum för att placera markören där. När du klickar i fältet öppnas en kalender där du kan välja behandlingsdatum. Du kan också skriva in datumet i fältet direkt. Behandlingsdatum måste väljas innan åtgärden anges för att rätt pris ur rätt prislista (år) skall hämtas. 3. Välj sedan åtgärd att fakturera genom att börja skriva åtgärdsnumret i fältet Åtgärd. Systemet visar efter den första siffran alla åtgärder som börjar på siffran du skrivit, klicka därefter på den rätta raden i listan som visas. Du kan också skriva in hela åtgärdsnumret direkt. Tryck på Tabb och systemet visar rätt pris för åtgärden. 4. Ange tandnummer alternativt UK eller ÖK. För generella åtgärder såsom undersökningar, använd gärna UK eller ÖK. 5. Ange antal åtgärder i fältet Antal/Min a. För vissa åtgärder i 0-serien skall Du själv skriva in priset i kronor i fältet Pris b. Tidsdebiterade åtgärder skall alltid förhandsbedömas, se regelverket. c. Innehåller fakturan åtgärd 005 (Apnéskena) skall du också lägga till ett avdrag för egenavgift om 500 kr. Detta gör du på samma sätt somen Patientavgift, se pkt 8 nedan) 6. Klicka på knappen Lägg till för att föra ned raden till tabellen nedanför. Här listas successivt alla åtgärder som du vill fakturera. 7. Upprepa steg 2-6 för varje åtgärd som du vill fakturera 8. Ange slutligen patientavgifter och andra avgifter för varje behandlingsdatum som patienten betalat patientavgift. OBS: gäller endast om patienten inte har frikort a. Om patienten betalat del av av ordinarie patientavgift, kan du manuellt ange ett lägre belopp än det som systemet visar. Klicka därefter på knappen Lägg till. b. Om åtgärd 005 använts, skall avdrag för egenavgift göras, vilket görs med samma funktion och på samma sätt som för Patientavgift. 9. Du kan ta bort en åtgärd/patientavgift från listan över fakturaposter om du råkat göra fel. a. Markera raden för åtgärden du vill ta bort genom att klicka i kryssrutan till vänster i tabellen, och därefter klicka på knappen Ta bort Sida 8/20

9 2.4 Steg 3, Bifoga dokument I vissa fall finns det krav på att dokument skall bifogas fakturan. Se regelverket på Enheten för tandvårds hemsida: bifogas på följande sätt. 1. I sektionen Bilagor på skärmbilden, börja med att välja dokumenttyp i listan med pilen, t ex Annat eller Läkarintyg. Klicka därefter på knappen Browse för att bläddra fram till dokumentet i din dator. När du markerat dokumentet i den dialogruta som öppnas, klickar Sida 9/20

10 du på Öppna (alternativt Open ) i dialogrutan, varefter dialogrutan stängs och sökvägen till dokumentet visas i fältet till vänster om Browse. Klicka därefter på knappen Lägg till för att addera dokumentet till ärendet, som lägger sig på en rad i tabellen nedtill. 2. Upprepa ovanstående steg för nästa dokument du vill lägga till. 3. Du kan ta bort ett dokument om du ångrar dig, genom att markera rutan till vänster om dokumentet och klicka på Ta bort markerade. 2.5 Signera och skicka in fakturan När du är klar med dokumenten, klickar du på knappen Signera och skicka in för att skicka fakturan. Du kommer att få en bekräftelsebild som ser ut så här: Fakturanummer är det fakturanummer som fakturan fått hos Region Skåne. 4. Om avvikelser från regelverket upptäcks av systemet (valideringsregler slår till) så meddelas detta i klartext längst upp på sidan på följande sätt: Sida 10/20

11 Rätta i så fall till felaktigheterna och klicka på Signera och skicka in igen 5. Du kan öppna fakturan i pdf-format och spara ned den på din dator, så att den t ex kan bifogas i journalsystemet eller skrivas ut. Sida 11/20

12 2.6 Mina Sidor Sök faktura Fakturor Du skapat kan nås (och sökas) i vyn Sök faktura under Mina sidor. Följande bild visas: Du kan söka fakturor via ett antal sökparametrar såsom Fakturanummer (Regionens), Personnummer (patientens), Förhandsbedömningsnummer etc. Sida 12/20

13 3 Manuell fakturering av förhandsbedömd vård 3.1 Portalen När du loggat in möts du av en bild som ser ut så här (ordet Staging hör till testmiljön, bortse från detta): Klicka på länken Mina Sidor i kolumnen sreformen för att nå denna sida och därmed länkarna till förhandsbedömningarna: Sida 13/20

14 Notera att det antal länkar som du ser under Mina Sidor beror på vilka behörigheter du har i. Klicka på länken Bedömda ärenden, och sök fram det godkända ärende som du vill fakturera åtgärder på. Öppna ärendet genom att klicka på det, se nedan: Sida 14/20

15 Du kan också gå till sidan Sök förhandsbedömning och med sökparametrar t ex patientens personnr- söka fram ärendet du vill fakturera. Sida 15/20

16 3.2 Steg 1, Välj förhandsbedömningsärende att fakturera 1. När du öppnat det godkända ärendet som du vill fakturera, ser du en knapp Fakturera nedtill i ärendebilden. Du kan fakturera utförd vård, och Du kan fakturera olika åtgärder i ärendet vid olika tillfällen, allt eftersom vården utförs. Det finns en tidsfrist gällande hur länge man kan vänta med att fakturera efter behandlingsdatum, se regelverket Sida 16/20

17 2. Klicka på knappen Fakturera för att starta registreringen av fakturan. Följande bild visas (efter att åtgärderna som skall faktureras är valda samt patientavgift är tillagd): 3.3 Steg 2, Patientinformation 1. Patientinformation: Om patienten har giltigt frikort och det inte finns registrerat i systemet tidigare, skall frikortsnummer och giltighetstid registreras. Om patienten har frikort skall inte patientavgifter registreras i fakturan (pkt 7 nedan) Sida 17/20

18 3.4 Steg 3, Ange åtgärder att fakturera 1. Ange eget fakturanummer i fältet Egen referens 2. Om en åtgärd är delegerad dvs skall utföras av någon annan klinik (detta anges i registreringen av förhandsbedömningsärendet) så visas det längst till höger i åtgärdstabellen i kolumn Delegerad. Delegerade åtgärder kan inte väljas för fakturering, utan dessa åtgärder faktureras av delegatkliniken själv. 3. Välj åtgärd att fakturera genom att klicka i rutan välj, ange därefter behandlingsdatum i kolumnen Beh. datum 4. Redan fakturerade åtgärder i ärendet framgår av att fältet i kolumn Fakt. datum har ett datum. Dessa kan givetvis inte väljas igen. 5. Om patienten inte har frikort skall Patientavgift registreras för relevant behandlingsdatum. Patientavgift varierar med den yrkeskategori som utfört åtgärden. Ibland tas inte hela patientavgiften ut, och du kan för dessa fall justera beloppet nedåt. 6. OBS: Om du skall fakturera åtgärd 005 Apnéskena, så skall du också ange egenavgift (500 kr) på samma sätt som du anger patientavgift 3.5 Steg 3, Bifoga dokument I vissa fall finns det krav på att dokument skall bifogas fakturan. Se regelverket på Enheten för tandvårds hemsida: bifogas på följande sätt. 1. I sektionen Bilagor på skärmbilden, börja med att välja dokumenttyp i listan med pilen, t ex Annat. Klicka därefter på knappen Browse för att bläddra fram till dokumentet i din dator. När du markerat dokumentet i den dialogruta som öppnas, klickar du på Öppna (alternativt Open ) i dialogrutan, varefter dialogrutan stängs och sökvägen till dokumentet visas i fältet till vänster om Browse. Klicka därefter på knappen Lägg till för att addera dokumentet till ärendet, som lägger sig på en rad i tabellen nedtill. 2. Upprepa ovanstående steg för nästa dokument du vill lägga till. Sida 18/20

19 3.6 Steg 4, Signera och skicka in faktura När du är klar med stegen ovan, skall du signera och skicka in fakturan. 1. Klicka på den gröna knappen Signera och skicka in längst ned i högra hörnet. Om detta gick bra, får du en bekräftelse som ser ut som bilden nedan. Fakturan har nu fått ett fakturanummer hos Region Skåne (fältet Fakturanummer ) Sida 19/20

20 Om avvikelser från regelverket upptäcks av systemet (valideringsregler slår till) så meddelas detta i klartext längst upp på sidan på följande sätt: Rätta i så fall till felaktigheterna och klicka på Signera och skicka in igen. Du kan öppna fakturan i pdf-format genom att klicka på Visa faktura som pdf och du kan också spara ned den på din dator, så att den t ex kan bifogas i journalsystemet eller skrivas ut. För att söka fram en faktura, se avsnitt 2.6 Mina Sidor - Sök faktura i detta dokument. Sida 20/20