Ändringsanmälan. Anvisning för e-tjänsten Skolmjölk. Välj termin. Välj skola/förskola. Ändra en uppgift. Skapa ny skola/förskola

Transkript

1 Ändringsanmälan Välj termin Välj termin som ändringsanmälan ska gälla för genom att klicka på pilen i dropdownlistan* och sedan klicka på aktuell termin i listan. Nuvarande termin är förvalt. Observera att du inte kan ändra något för en termin där det finns registrerade beräkningsunderlag eller en registrerad ansökan. Du kan däremot ändraelevantal och avdragsprocenten för mjölk/ost i matlagning och andra förbrukare direkt iberäkningsunderlaget.* En dropdownlista är ett fält med en dold lista som visas när man klickar på pilen. *dropdownlista är ett fält med en dold lista som visas när man klickar på pilen. Välj skola/förskola Välj skola/förskola som ändringsanmälan ska gälla för genom att klicka på pilen i dropdownlistan. Då visassamtliga skolor som du är behörig att göra ändringsanmälan för tillsammans med ett datum för när skolan senast uppdaterades. Listan sorteras i första hand på datum och i andra hand på namn. Välj skola i listan. När du valt en skola så visas de uppgifter som Jordbruksverket har registrerat på skolan. Ändra en uppgift Om du vill ändra t.ex. elevantal på en registrerad skola/förskola: Ställ dig i det fält du vill ändra. Skriv över med rätt uppgift. När du har gjort alla förändringar trycker du på knappen Spara. Kundnummer hos leverantör samt Leverantör går endast att ändra om du är inloggad med en behörighet som ger dig rätt att göra leverantörsunderlag (Registrerare leverantörsunderlag skola och Registrerare leverantörsunderlag organisation). I fältet senast ändrad går det inte att göra några registreringar. Det fältet visar när en ändringsanmälangjordes senast för skolan. Samma datum visas också i listan Välj skola/förskola. Fältet Regnr skola/förskola går det inte heller att göra några registreringar i. Det är ett registreringsnummer som Jordbruksverket använder för att identifiera en enskild skola. Skapa ny skola/förskola För att lägga till en ny skola/förskola klickar du på pilen i dropdownlistan Välj skola/förskola. I listan finnsvalet Skapa ny skola/förskola med. När du väljer Skapa ny skola/förskola presenteras de uppgifter som ska registreras för den nya skolan/förskolan. Skriv in skolans/förskolans namn. Välj verksamhet - klicka på pilen för att få fram en lista med alternativ och välj grundskola, förskola eller gymnasium. Välj Län och kommun. Fyll i elevantal. Fyll i avdrag för mjölk/ost i matlagning**), se nedan. Fyll i avdrag för andraförbrukare *), se nedan. Om du har avtal med en av Jordbruksverket godkänd leverantör, fyll i ditt kundnummer hos leverantören. Välj Leverantör - klicka på pilen för att få fram en lista över de leverantörer som är godkända av Jordbruksverket och välj din leverantör. Datumet för senast ändrad och regnr skola/förskola genereras automatiskt när du klickar på Spara. De fälten kan du inte fylla i själv. Ta bort en skola/förskola Välj en skola/förskola genom att klicka på pilen i dropdownlistan Välj skola/förskola. Välj den skola i listan som ska tas bort. Klicka på knappen Ta bort skola/förskola. Skolan kommer då inte längre att ingå i det underlag som ligger till grund för ansökan om skolmjölksstöd. Ändringen gäller från den aktuella terminensbörjan. Spara När du klickar på knappen spara skickas ändringarna till Jordbruksverket och skolan/förskolan får ett datum som talar om när skolan/förskolan förändrades senast. Datumet är till för att du lätt ska kunna se vilken skola/förskola som det gjorts förändringar på.(knappen Spara syns när det finns ändringar att spara - annars så har knappen namnet Bekräfta.)

2 Bekräfta Ska inga ändringar göras på en skola/förskola - bekräfta då att uppgifterna gäller genom att trycka på knappen Bekräfta. Skolan/förskolan får då ett nytt senast ändrat datum som visar att uppgifterna bekräftats. (Knappen Bekräfta syns så länge det inte finns några ändringar att spara - annars så har knappen namnet Spara.) **)Avdrag för mjölk/ost i matlagning är den del av inköpt kvantitet som har gått till matlagning av varma maträtter. Schablonavdrag på 10 % kommer att göras om uppgiften inte ändras. 1. Om mjölk/ost används i matlagning på skolan/förskolan fyll i 10 % 2. Endast om skolan/förskolan köper mat från externt företag kan du ändra till 0 % *) Avdrag för andra förbrukare ska göras för bl.a. lärare, annan personal, fritidsbarn. Om ett storkök levererar mat till t.ex. äldreboende ska detta göras avdrag för. Endast barn/elever har rätt till skolmjölksstöd. Under rubriken Beräkningsunderlag kan du klicka på länken till höger om Avdrag % för andra förbrukare så får du hjälp med uträkningen. Procentavdraget kan justeras ner om "andra förbrukare" inte dricker mjölk till maten men räkna med att mjölkprodukter som ingår i maten äts av alla. Inköpssammanställning Nytt kvitto Välj termin - klicka på pilen för att få fram en lista. Välj skola/förskola - klicka på pilen för att få fram en lista. Välj skapa nytt kvitto - i listan "välj kvitto", klicka på pilen för att få fram listan. Ange kvitto- eller fakturanummer. Skriv i inköpsdatum. Om det bara är ett datum (t.ex. för ett vanligt kvitto) skriver du samma datum i båda fälten. Du kan också ange en inköpsperiod (t.ex. för inköpsstatistik från leverantör) fr.o.m.- och t.o.m.- datum. Välj om du vill ange produkterna i liter eller kg. Kvantiteterna du fyller i för ost kommer alltid vara i kg, oavsett om du väljer liter eller kg. Fyll i inköpta kvantiteter på rätt produkt och spara. Klicka på knappen Nytt kvitto och registrera samtliga kvitton som ovan. Sök kvitto Om du vill titta på ett kvitto som du redan lagt in, välj termin och skola/förskola och sedan väljer du kvitto i listan "Välj kvittonr/fakturanr". Sorteringen i listan är efter inköpsdatum. Klicka på det kvitto du vill titta på.

3 Ta bort kvitto Sök upp ett kvitto (se ovan) och klicka på knappen Ta bort kvitto. En dialogruta visas med alternativen OK och Avbryt. Vid Avbryt stängs dialogrutan och kvittot finns kvar. Vid OK tas kvittot bort och en bekräftelse visar att kvittot är borttaget. Sammanställ kvitton till beräkningsunderlag När du är klar med dina kvitton för alla skolor/förskolor kan du gå vidare med din ansökan genom att sammanställa kvittona till beräkningsunderlag för terminen. Välj beräkningsunderlag i menyn. Välj termin genom att klicka på pilen. Klicka sedan på Hämta inköpssammanställning, så förs alla kvantiteter du registrerat över till beräkningsunderlagen. Lås upp för redigering När inköpssammanställningen är gjord för en termin och sammanställd till beräkningsunderlag är inköpssammanställningen låst för uppdatering. Om du kommer på att du behöver göra förändringar av en inköpssammanställning för terminen klickar du på knappen Backa inköpssammanställning. Det krävs Registrerare Ansökan som behörighet för att kunna använda knappen Backa inköpssammanställning. När du klickar på knappen rensar systemet automatiskt bort beräkningsunderlagen, som kvittona använts till. Detta gör systemet för att det alltid ska vara samstämmighet mellan uppgifterna på kvittona och uppgifterna i beräkningsunderlagen och ansökan. När du är klar med uppdateringen av inköpen väljer du termin och klickar på knappen Hämta inköpssammanställning. Det krävs Registrerare Ansökan för att kunna använda knappen Hämta inköpssammanställning. Beräkningsunderlag - lista Välj termin Välj termin som du vill göra beräkningsunderlagen för genom att klicka på pilen i dropdownlistan* med terminer. Då får du fram de skolor som är aktuella att göra beräkningsunderlag för. * En dropdownlista är ett fält med en dold lista som visas när man klickar på pilen. Fylla i beräkningsunderlag Klicka på den skola eller förskola du vill fylla i beräkningsunderlag för. För att kunna hålla reda på vilka beräkningsunderlag du har kvar att göra anges datum i sista kolumnen i listan för de skolor/förskolor där du fyllt i beräkningsunderlag. I kolumnen Klar för ansökan finns ett kryss om beräkningsunderlaget har markerats som klar för ansökan (görs i varje beräkningsunderlag). Finns det med någon skola/förskola i listan som du vill ta bort gör du det i ändringsanmälan (se Ändra uppgifter). Samma sak gäller om du vill lägga till en ny skola/förskola. Färdigställa ansökan När alla beräkningsunderlag är klara klickar du på Färdigställ ansökan, så räknar systemet automatiskt ihop dina beräkningsunderlag och presenterar en färdig ansökan som du kan skicka in elektroniskt. Om du klickar på Färdigställ ansökan utan att alla beräkningsunderlag är ifyllda eller klara får du en varning om detta. Sortering Listan på skolor/förskolans är sorterad i alfabetisk ordning på skolan/förskolan. Du kan välja en annan sortering genom att klicka på rubriken på den kolumn du vill sortera efter.

4 Bifoga dokument Du ska bifoga följande dokument tillsammans med din ansökan Inköpsunderlag Ska alltid bifogas för att styrka inköpta kvantiteter. Dessa dokument kan tex vara kopior på fakturor, sammanställd statistik från din grossist eller mejeri allternativt inskannade kvitton från den butik inköpen görs. Du kan bifoga dokument i filformaten Excel, Word eller PDF Beräkningsunderlag I första hand ska du fylla i beräkningsunderlagen i e-tjänsten. Du hittar beräkningsunderlagen under rubriken ANSÖKAN Beräkningsunderlag. Använder du egna beräkningsunderlag i Excel ska du alltid bifoga dessa. Övriga dokument Är du leverantör som ansöker åt en kund ska du alltid bifoga bevis på att föregående termins stöd är reglerat. Detta bevis kan tex vara ett betalningsbevis eller en kopia på ett ömsesidigt avtal med din kund som styrker hur stödet har kommit kunden till godo. Du kan även bifoga dina uträkningar på hur du har kommit fram till avdragen för andra förbrukare. Beräkningsunderlag Antal undervisningsdagar för terminen Angivna undervisningsdagar är schablondagar och kan ändras om din skola/förskola har ett annat antal undervisningsdagar. Antal inskrivna elever/förskolebarn Antal inskrivna elever/förskolebarn är hämtat från senast gjorda ändringsanmälan och kan ändras. När antalet ändras registreras uppgiften som det nya gällande elevantalet och kan jämföras med att göra en ändringsanmälan på antal inskrivna elever-/förskolebarn. Avdrag i procent för mjölk/ost i matlagning Avdrag i procent för mjölk/ost i matlagning är hämtad från ändringsanmälan om denna är gjord för aktuell period eller är satt till 10 % om ändringsanmälan för aktuell period inte är gjord. Uppgiften kan ändras. Enda giltiga värden är 0 % eller 10 %. När procenten uppdateras registreras uppgiften som den nya gällande avdragsprocenten och kan jämföras med att göra en ändringsanmälan. Avdrag i procent för andra förbrukare Avdrag i procent för andra förbrukare är hämtad från senast gjorda ändringsanmälan och kan ändras. När procenten uppdateras registreras uppgiften som den nya gällande avdragsprocenten och kan jämföras med att göra en ändringsanmälan. Har du redan börjat registrera inköpta kvantiteter på ditt beräkningsunderlag ändras inte avdragsprocenten för just de produkterna i det aktuella beräkningsunderlaget. Vill du ändra avdrag i procent för andra förbrukare generellt ska du därför göra det innan du börjar registreras några inköpta kvantiteter. Klicka på länken till höger om Avdrag % andra förbrukare så får du hjälp med uträkningen. Antal dagsransoner Antal dagsransoner räknar systemet ut genom att multiplicera antalet undervisningsdagar med antalet inskrivna elever/barn. Skolmjölksstöd kan bara betalas ut för 0,25 l mjölk per dag och elev/barn. Max liter mjölk som stöd kan sökas för räknas ut av systemet genom att multiplicera antalet dagsransoner med 0,25. Skolmjölksstöd kan bara betalas ut för 0,25 l mjölk per dag och elev/barn.

5 Inköpta kvantiteter Skriv i dina under halvåret inköpta kvantiteter - liter mjölk och kilo ost - på respektive produkt. (Har du använt en inköpssammanställning i systemet som underlag till beräkningsunderlagen går det inte att uppdatera i kolumnen. Uppdateringar måste göras direkt i inköpssammanställningen för att det ska bli kongruens mellan uppgifterna i inköpssammanställningen och beräkningsunderlagen.) Observera att en del leverantörer fakturerar mjölkprodukterna i kilo. I så fall ska du dividera mjölkprodukternas kvantiteter med 1,03 för att få fram antal liter. Behöver du mer information om de produkter som köpts in (t.e.x vilken fetthalt produkten har) kan du klicka på rubriken Produktinformation i menyn till vänster. Avdrag för mjölk/ost i matlagning Procentavdraget hämtas automatiskt in från ändringsanmälan. Systemet drar automatiskt av avdragsprocenten på samtliga inköpta kvantiteter när du klickar på Spara. Avdrag för andra förbrukare Procentavdraget hämtas automatiskt in från ändringsanmälan. Systemet drar automatiskt av avdragsprocenten på samtliga inköpta kvantiteter när du klickar på Spara. Beräknat avdrag kan du ändra genom att ändra avdragsprocenten för en enskild produkt. Klicka på länken till höger om Avdrag % andra förbrukare så får du hjälp med uträkningen. Avdrag för 0,25-litersregeln När du sparar dina uppgifter och det antal liter som du registrerat överstiger antalet liter som det max går att söka stöd för, föreslår systemet automatiskt avdrag för 0,25-litersregeln. Systemet sätter alltid avdraget på den/de produkter som ger lägst stödbelopp och går inte att ändra. Återstående kvantiteter Denna kolumn beräknar systemet genom att minska inköpta kvantiteter med avdragen för mjölk/ost i matlagning, andra förbrukare och avdrag för 0,25-litersregeln. Spara När du sparar en förändring gör systemet automatiskt alla beräkningar och kontroller som behövs i beräkningsunderlaget. För att går vidare och fylla i beräkningsunderlag för nästa skola/förskola går du antingen tillbaka till listan med beräkningsunderlag för skolor/förskolor eller klickar på Nästa skola/förskola på beräkningsunderlaget. Ta bort ett beräkningsunderlag Det går att rensa ett beräkningsunderlag som man har sparat. Detta gör du genom att välja termin och klicka på skolan/förskolan så att beräkningsunderlaget presenteras. Kontrollera att du har sökt fram rätt beräkningsunderlag och klicka på knappen Ta bort beräkningsunderlag så att systemet rensar beräkningsunderlaget. Det går att göra ett nytt beräkningsunderlag för samma termin och samma skola/förskola. Klar för ansökan När du är klar med ditt beräkningsunderlag och har sparat det markerar du att det är klart för ansökan genom att klicka på Klar för ansökan. I listan över beräkningsunderlag markeras detta genom ett x i högra kolumnen. Ej klar för ansökan När du klickat på Klar för ansökan byter knappen namn till Ej klar för ansökan. Den kan du klicka på om du behöver göra ändringar i beräkningsunderlaget.

6 Skriv ut Om du vill kan du skriva ut beräkningsunderlaget. Rapporten är i PDF-format och kräver att du har programmet Adobe Reader installerad i din dator. Programmet kan du ladda ner gratis. Färdigställa ansökan Färdigställa ansökan - kopplade beräkningsunderlag När du klickat på färdigställa ansökan från sidan med listade beräkningsunderlag visas en färdigställd ansökan som är låst för uppdatering. Om du vill ändra någon uppgift måste du gå tillbaka till beräkningsunderlagen. Klicka på det beräkningsunderlag du vill ändra, klicka Ej klar för ansökan och ändra de uppgifter som ska ändras. Klicka på Klar för ansökan och färdigställ ansökan på nytt. Bifoga dokument Du ska bifoga följande dokument tillsammans med din ansökan Inköpsunderlag Ska alltid bifogas för att styrka inköpta kvantiteter. Dessa dokument kan tex vara kopior på fakturor, sammanställd statistik från din grossist eller mejeri allternativt inskannade kvitton från den butik inköpen görs. Du kan bifoga dokument i filformaten Excel, Word eller PDF Beräkningsunderlag I första hand ska du fylla i beräkningsunderlagen i e-tjänsten. Du hittar beräkningsunderlagen under rubriken ANSÖKAN Beräkningsunderlag. Använder du egna beräkningsunderlag i Excel ska du alltid bifoga dessa. Övriga dokument Är du leverantör som ansöker åt en kund ska du alltid bifoga bevis på att föregående termins stöd är reglerat. Detta bevis kan tex vara ett betalningsbevis eller en kopia på ett ömsesidigt avtal med din kund som styrker hur stödet har kommit kunden till godo. Du kan även bifoga dina uträkningar på hur du har kommit fram till avdragen för andra förbrukare Klar för attest När du granskat din ansökan klickar du på "Klar för attest". För att signera och skicka in ansökan till Färdigställa ansökan - manuell registrering Välj termin Välj termin som du vill göra ansökan för genom att klicka på pilen i dropdownlistan med terminer. Vägt genomsnitt av antal skoldagar för terminen Antal skoldagar som registreras ska vara ett vägt medeltal för alla skolor som ansökan gäller. Om alla skolor använt sig av schablondagarna behöver du inte räkna ut något vägt medeltal. Detta blir bara aktuellt om någon eller några skolor inte använt schablondagarna. Ett vägt medeltal räknar du ut på följande sätt: Exempel: Antag att verksamheten har tre skolor som har 94 skoldagar och två skolor som har 90 skoldagar. Skola 1-3: 94 dagar Antal skolelever (skola 1-3 totalt): 1500 Skola 4-5: 90 dagar Antal skolelever (skola 4-5 totalt): 500 Totalt antal elever (skola 1-5): = 2000

7 Andel elever som har 94 skoldagar 1500 / 2000 = 75 % Andel elever som har 90 skoldagar 500 / 2000 = 25 % Vägt medeltal (antal dagar) 75 % * % * 90 = 93 dagar Ställ dig i det fält du vill ändra. Skriv över med rätt uppgift. Antal inskrivna skolelever Antal inskrivna skolelever ändrar du på ändringsanmälan. Eventuella ändringar på ändringsanmälan måste göras innan det finns en registrerad ansökan. En registrerad ansökan måste tas bort först för att ändringar ska kunna göras på ändringsanmälan. Antal inskrivna förskolebarn Antal inskrivna förskolebarn ändrar du på ändringsanmälan. Eventuella ändringar på ändringsanmälan måste göras innan det finns en registrerad ansökan. En registrerad ansökan måste tas bort först för att ändringar ska kunna göras på ändringsanmälan. Antal dagsransoner och liter mjölk som stöd kan sökas för Antal dagsransoner och max liter mjölk som stöd kan sökas för beräknas av systemet. Skolmjölksstöd kan sökas för maximalt 0,25 l mjölk per skolelev/förskolebarn och undervisningsdag. Inköpta kvantiteter Fyll i de kvantiteter av olika produkter som köpts in under terminen. Mjölkprodukter anges i liter och ost i kg. Observera att en del leverantörer fakturerar mjölkprodukterna i kilo. I så fall ska du dividera kvantiteterna med 1,03 för att få fram antal liter. Behöver du mer information om de produkter som köpts in (t.ex. vilken fetthalt produkten har) kan du klicka på rubriken Produktinformation i menyn till vänster. Avdrag för mjölk/ost i matlagning Här redovisar du kvantiteter för mjölk/ost som använts i matlagning som det ska göras avdrag för. Schablonavdraget är 10 % på samtliga produkter Avdrag för andra förbrukare Här redovisar du kvantiteter för andra förbrukare som det ska göras avdrag för. Avdraget räknar du fram på beräkningsunderlagen. Avdraget ska göras på samtliga produkter som konsumeras av andra än elever/barn (t ex lärare, personal och fritidsbarn). Mjölk anges i liter och ost i kg. Klicka på länken till höger om Avdrag % andra förbrukare så får du hjälp med uträkningen. Avdrag för 0,25-litersregeln Här redovisar du eventuella avdrag för 0,25-litersregeln som du räknat fram på beräkningsunderlagen. Avdragen får göras på vilken produkt som helst där det finns en inköpt kvantitet registrerad. Återstående kvantiteter Denna kolumn beräknar systemet genom att minska inköpta kvantiteter med avdragen för mjölk/ost i matlagning, andra förbrukare och avdrag för 0,25-litersregeln. Summa återstående kvantiteter i liter Systemet summerar kolumnen återstående kvantiteter och presenterar det i liter (om det finns kvantitet på ost räknas den först om från kg till liter innan den summeras).

8 Max liter som stöd kan sökas för Max antal liter som stöd kan sökas för räknas ut av systemet genom att multiplicera antal dagsransoner med 0,25. Skolmjölksstöd kan sökas för max 0,25 l per elev/barn och dag. Observera att det maximala antal liter mjölk som stöd kan sökas för beräknas på samtliga skolor/förskolor som ansökan avser, d.v.s. på varje beräkningsunderlag. Om någon skola/förskola inte har köpt in kvantiteter som når upp till den maximala kvantiteten för skolan kan den summa som redovisas här överstiga summa återstående kvantiteter i liter. Gjorda avdrag för 0,25-litersregeln i liter Systemet summerar dina avdrag för 0,25-litersregelnoch presenterar det i liter (om det gjorts avdrag för osten räknas den först om från kg till liter innan den summeras). Avdrag kvar att göra för 0,25-litersregeln i liter Systemet visar om det finns avdrag kvar att göra för 0,25-litersregeln. Om det finns avdrag kvar att göra går det inte att skicka in ansökan. Spara Du måste spara ansökan för att systemet ska göra alla beräkningar. Bifoga dokument Du ska bifoga följande dokument tillsammans med din ansökan Inköpsunderlag Ska alltid bifogas för att styrka inköpta kvantiteter. Dessa dokument kan tex vara kopior på fakturor, sammanställd statistik från din grossist eller mejeri allternativt inskannade kvitton från den butik inköpen görs. Du kan bifoga dokument i filformaten Excel, Word eller PDF Beräkningsunderlag I första hand ska du fylla i beräkningsunderlagen i e-tjänsten. Du hittar beräkningsunderlagen under rubriken ANSÖKAN Beräkningsunderlag. Använder du egna beräkningsunderlag i Excel ska du alltid bifoga dessa. Övriga dokument Är du leverantör som ansöker åt en kund ska du alltid bifoga bevis på att föregående termins stöd är reglerat. Detta bevis kan tex vara ett betalningsbevis eller en kopia på ett ömsesidigt avtal med din kund som styrker hur stödet har kommit kunden till godo. Du kan även bifoga dina uträkningar på hur du har kommit fram till avdragen för andra förbrukare Klar för attest När alla ansökningsuppgifter är inregistrerade och ansökan är klar att skickas in till Jordbruksverket trycker du på knappen Klar för attest. Att ansökan sätts till klar för attest innebär att ansökan låses för uppdatering och att den som ska attestera ansökan kan signera och skicka in ansökan. Knappen byter namn till Ej klar för attest (se nedan) när ansökan är klar för attest. Ta bort en ansökan för en termin Välj termin för den ansökan som du vill radera. Det går inte att radera en ansökan som redan är inskickad till Jordbruksverket. Det går heller inte att radera en ansökan som är klar för att attesteras och skickas in utan att först trycka på knappen Ej klar för attest. Ej klar för attest När ansökan är satt till klar för attest för en termin är ansökan låst för uppdatering. Om du kommer på att du behöver göra förändringar av en ansökan, innan den har skickat in till Jordbruksverket, klickar du på knappen Ej klar för attest för att låsa upp för uppdatering.

9 Beräkning av stödbelopp Stödbeloppen anges i kronor per kg, men de kvantiteter mjölkprodukter du registrerar anges i liter. Ost anges dock alltid i kg. För att kunna beräkna stödsumman räknar systemet om kvantiteten mjölkprodukter från liter till kg med en omräkningfaktor på 1,03. Kontroll av ansökan när du ska attestera Det underlag som presenteras när du ska attestera din ansökan är en sammanställning av uppgifter som registrerats i Internettjänsten. Om du vill se fler detaljer kan du gå in och titta på din ansökan under beräkningsunderlag eller färdigställa ansökan.