Har du tid att fakturera? Vi ska visa dig hur du kan få mer tid till annat än pappersarbetet!

Transkript

1 01/36 Har du tid att fakturera? Vi ska visa dig hur du kan få mer tid till annat än pappersarbetet! I denna demonstration presenterar vi ett arbetsflöde från att en arbetsorder skapas till att fakturan skrivs ut. Du kan själv se hur enkelt det är att använda Elweb.se för att skapa arbetsordrar, skicka dem till ansvarig montör som fyller i material och tidsåtgång varpå du kan fakturera så fort arbetet är klart. För att navigera i presentationen använder du pilarna överst och vi förtydligar och kommenterar varje steg i arbetsflödet med hjälp av gula pratbubblor. Som denna Du kan läsa igenom presentationen i din egen takt och sedan har du tillräckligt med information för att själv kunna använda programmet. Fortsätt presentationen genom att klicka på högerpilen på ditt tangentbord. Copyright HTW Hantverkarweb AB Om du har frågor om oss eller våra tjänster kan du e-posta oss på info@hantverkarweb.se eller besöka oss på

2 02/36 Du kommer åt tjänsten genom att klicka i fältet på vår hemsida Som du kommer att märka så är tjänsten lika enkel att använda som att fylla i ett papper. Det finns inga knappar för att spara, allt sparas automatiskt när du byter fält. Det finns inte heller några fönster som poppar upp och avbryter arbetsflödet med en massa frågor. Elweb: -av Elektriker! -för Elektriker! Optimerad för:

3 03/36 Logga in på tjänsten med ditt eget användarnamn och lösenord som du får när du tecknar abonnemanget. Tänk på att skilja på stora och små bokstäver. Tryck på Login knappen när du matat in dina inloggningsuppgifter. Dina inloggnings-uppgifter är personliga och de styr vilken behörighet du har till informationen på sidorna. Om ni behöver fler användare eller om någon användare behöver ändras kontaktar ni bara Hantverkarweb.

4 04/36 Efter att du loggat in ser du huvudmenyn med gula mappar som representerar de olika stegen från Nytt jobb till Fakturerat. Man ser enkelt hur många jobb man har på gång i de olika mapparna, antalet visas inom parentes efter mappens namn. De som loggar in med montörs-behörighet kan bara se de två första mapparna och har inte tillgång till att se priser på arbetsordern. Nästa bild visar mappen Nytt jobb

5 05/36 Genom att klicka på Ny Order skapar du en ny arbetsorder med ett unikt löpnummer. Kommande bilder visar hur du fyller i en arbetsorder. I denna mappen ser du alla arbetsordrar som är skapade. Innan de skickats vidare till respektive montör.

6 06/36 En färdig arbetsorder skickas vidare till den montör du valt för jobbet. Vi börjar med att förklara de översta knapparna. Denna tar dig tillbaka till föregående meny. Denna kan te.x. Användas om det är ett jobb som utförts direkt eller enbart material. Du kan skapa en faktura direkt härifrån.

7 07/37 Tar bort den påbörjade ordern och återvänder till föregående meny Skriver ut arbetsordern på papper. Från och med nästa bild går vi igenom varje fält, dess betydelser och möjligheter fram till en färdig faktura.

8 När du valt att starta en Ny order visas en tom arbetsorder med ett nytt unikt löpnummer för att du på ett enkelt sätt skall kunna sortera bland jobben. 08/36

9 09/36 Fyll i veckonummer och timpris för uppdraget Fyll i var jobbet ska utföras och fakturaadress

10 10/36 I fälten på denna raden fyller man i veckonummer och under Arbetsstyrka väljs montör. Antalet arbetade timmar fylls i per veckodag. Plusknappen infogar en ny rad där fler montörer kan väljas eller ny vecka kan läggas till på samma montör om jobbet sträcker sig över en längre period. Timmarna summeras automatiskt.

11 Under Anmärkningar kan varje montör ange en kommentar såsom övertid, helgarbete etc. Anmärkningar är intern information som inte visas på fakturan. 11/36

12 Under rubriken Arbete specificerar man det arbete som utförts. Denna text visas på fakturan 12/36

13 Fakturerar du en entreprenör som är momsskyldig så kryssar du i här och anger deras momsnummer. Momsnummer eller VAT är kundens organisationsnummer med SE framför och 01 bakom. 13/36

14 Här anger du betalningsvillkor. 14/36

15 Här under Ansvarig Elektriker kan du välja vem som är arbetsledare för det här uppdraget. 15/36

16 Du kan nu skicka jobbet till montörerna. När en montör loggar in ser han denna arbetsorder som ett nytt oläst jobb i mappen för Pågående Jobb. Nästa bild visar hur det ser ut när en montör loggat in. 16/36

17 Arbetsordern blir ett Pågående oläst jobb hos montören. Antalet olästa och lästa Pågående jobb visas inom parentes. Nästa bild tar dig tillbaka till Arbetsordern. 17/36

18 18/36 Under Material anger den ansvarige montören E-nummer samt antal för de material som använts. Om material som saknar E-nummer använts skriver man enkelt in valfri text som antal, beskrivning och styckepris. Tex: specialarmatur, servicebil etc. Därefter klickar man på Hämta priser. Beskrivning, GNP pris samt ditt pris från grossisten hämtas automatiskt. Du kan sen välja att fakturera GNP eller ditt pris med ett påslag < eller en rabatt. När man är inloggad med montörs-behörighet kan man inte se materialpriser. Du lägger till nya materialrader med plusknappen

19 19/36 På de närmaste sidorna ska vi titta närmare på varje kolumn i Materialfältet: Här väljer du grossist: -Solar -Elektroskandia -Selga -Ahlsell -Storel Om du har inloggning till en grossist (i dagsläget Solar) kommer du åt < mer information direkt via weblink

20 20/36 I detta fältet anger du E- nummer, efter att du skrivit in siffrorna syns automatiskt en textbeskrivning. Antal produkter. Dessa multipliceras automatiskt med priset.

21 21/36 Om du använt E-nummer har du fått beskrivningen automatiskt. Annars går det bra att < skriva fritt i detta fält. Om du använt E-nummer har du fått enheten automatiskt. I annat fall kan du själv ange enhet: m, st, etc.

22 22/36 Grossistens Nettopris < Här väljer du om GNP eller ditt pris ( A Pris) ska tillämpas vid beräkning av påslag eller rabatt. Priset från din prislista hos grossisten.

23 23/36 För varje enskild artikel gäller följande: Alla positiva tal du skriver in räknas som påslag < i %. Tex. Om du skriver 20 blir det 20% påslag. Varje rad summeras automatiskt Alla negativa tal blir rabatt. Tex. -10 ger 10% rabatt.

24 24/36 Material, tider och kostnader summeras automatiskt längst ner på arbetsordern. Vi går tillbaka till menyn på nästa bild

25 25/36 Kommande bilder visar hur du gör när dina arbetsorder blivit ifyllda av montörer. Nästa bild visar hur menyn ändrats i arbetsordern när den öppnas från mappen Pågående jobb.

26 26/36 Här har det tillkommit en ny knapp som heter Färdiga jobb. Den klickar montören på när han är färdig med arbetet och fyllt i den information som krävs av honom. Då man är inloggad som montör syns inte priserna i materialfältet nedan. Nästa bild tar dig tillbaka till menyn.

27 27/36 Arbetsordern är nu ifylld med montörens uppgifter och ligger i mappen Färdiga jobb. Du kan fortfarande göra korrigeringar, lägga till material, ställa in rabatter och påslag enligt tidigare. När du är klar skapar du en faktura. I mappen Färdiga jobb ser du en lista på ordernummer som ännu inte är fakturerade. Klicka på det ordernummer du vill arbeta med för fakturering. Kommande bilder visar hur du skapar en faktura.

28 När du är klar med tider och material trycker du på Fakturera. Nästa bild visar en förhandsgranskning av fakturan. 28/36

29 Här ser du en en förhandsgranskning av fakturan. Vill du ändra på något klickar du på Avbryt och går tillbaka till dokumentet och redigerar. Anser fakturan vara klar klickar du Skriv ut 29/36

30 30/36 När du klickat Skriv ut visas den färdiga fakturan i en ny sida i ett format som kallas PDF. Den skrivs enkelt ut härifrån eller sparas på hårddisken och kan bifogasdirekt till kunden i ett mail. Det skrivs alltid ut en fakturakopia för bokföring och arkivering. Nästa bild visar återigen menyvalen

31 31/36 Alla fakturor du skrivit ut sparas i mappen Fakturerat. Nästa bild visar mappen Fakturerat

32 32/36 Här ser du fakturanummer och ordernummer för att kunna spåra fakturorna. Du ser datum för när fakturan skapades och vilken status den har: fakturerad, betald eller makulerad.

33 33/36 Det blir många fakturor i systemet efter ett tag och då kan man filtrera genom att titta på tex. enbart dem som ännu inte är betalda. I nästa bild visas de knappval som finns om man klickar på ett enskilt fakturanummer.

34 34/36 Behöver du ändra på något i fakturan och skicka en ny makuleras den gamla automatiskt när du gör detta valet. Här kan du makulera hela fakturan och skriva ut en kreditfaktura manuellt.

35 35/36 Här markerar du när fakturan är betald. Behöver du skicka om fakturan, t.ex. som en påminnelse, skriver du ut en kopia av fakturan här.

36 36/36 Tack för du tog dig tid! Nu har du sett hur enkelt och snabbt det går att komma igång. Kontakta oss för att få ditt eget testkonto så kan du prova själv. Börja arbeta med -Ingen investering i hårdvara, månadsabonnemang med ett -Ingen hårdvara mer än dator med internet fungerande -Professionella fakturor med din egen logotyp testkonto med -Automatiska priser, GNP och egna priser dina egna företagsuppgifter. -Skicka jobben till montörerna ute på fältet -Se till att inget material glöms bort genom direkt återrapportering Klicka här -Få tillbaka färdiga och prissatta jobb -Fakturera med en knapptryckning, som PDF för enkel utskrift eller mail -Anpassad till skattemyndighetens regler för omvänd skattskyldighet -Ingen information kan gå förlorad, automatisk backup på allt varannan timme -Halvera den tid du lägger på fakturering Elweb -av Elektriker -för Elektriker! Copyright HTW Hantverkarweb AB Om du har frågor om oss eller våra tjänster kan du e-posta oss på info@hantverkarweb.se eller besöka oss på