ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR FAKTURAPORTALEN... 2 Allmänt om Fakturaportalen... 2 Obligatoriska fält... 2 Informationstext... 2 Klickbar text...

Transkript

1 Innehållsförteckning ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR FAKTURAPORTALEN... 2 Allmänt om Fakturaportalen... 2 Obligatoriska fält... 2 Informationstext... 2 Klickbar text... 2 INLOGGNING... 3 FÖRETAGSUPPGIFTER... 4 BETALNINGSINFORMATION... 5 KUND OCH REFERENSER... 6 DATUM OCH BETALNINGSVILLKOR... 7 LEVERANSADRESS... 8 FAKTURARADER... 9 FÖRHANDSGRANSKA KREDITFAKTURA SNABBGUIDE FÖR ATT SKICKA E-FAKTUROR Senast uppdaterat: Expert Systems 2006

2 Användarhandledning för Fakturaportalen Välkommen till Fakturaportalen som är en Internetbaserad tjänst. Med Fakturaportalens webbformulär kan ni gratis och på ett mycket enkelt sätt skapa och skicka elektroniska fakturor till alla Köpare som är anslutna till Fakturaportalen. Allmänt om Fakturaportalen Obligatoriska fält När ett fält är markerat med ett blått streck innebär det att fältet är obligatoriskt. Om ni glömmer att fylla i ett obligatoriskt fält kommer Fakturaportalen göra er uppmärksam genom att färga fältet orange samt visa en varningsruta. Informationstext Genom att ställa musmarkören på en rubrik med en streckad understrykning kan ni få fram en informationstext om just detta fält. Klickbar text Om en text är skriven med blått innebär det att denna är klickbar. I exemplet ovan kan vi alltså klicka på texten Radera och radera artikelraden. Senast uppdaterat: Expert Systems 2006

3 Inloggning Klicka på bokstaven som Kundens namn börjar på och under det land de finns i. Klicka sedan på Kundens namn som ni ska fakturera till och om lösenord krävs anger ni lösenordet för Kunden, som ni ska ha fått av Kunden tidigare, för att logga in.

4 Företagsuppgifter Innan ni kan börja skapa fakturor måste ni först fylla i olika uppgifter i Fakturportalens webbformulär. Detta behöver ni bara göra för första fakturan. Under denna flik börjar ni med att fylla i era företagsuppgifter. De fält som ni behöver fylla i för att komma vidare till nästa flik är: Juridiskt namn, här anger ni ert registrerade företagsnamn. Gatuadress, adressen på ert företag. Postnummer, postnumret på ert företag. Postort, postorten på ert företag. E-postadress, här anger ni e-postadressen till ert företag. Organisationsnummer, organisationsnumret på ert företag. Momsregistreringsnummer, här skriver ni i SE följt av 12 siffror t ex SE Vår kontaktperson, här anger ni fakturamottagarens kontaktperson till ert företag. Ni klickar sedan på Nästa».

5 Betalningsinformation Under denna flik fyller ni i betalningsuppgifter. De fält som ni behöver fylla i är antingen ert bankgiro- eller plusgironummer. Ni klickar sedan på Nästa».

6 Kund och referenser Under denna flik fyller ni i kund och referensuppgifter. De fält som ni behöver fylla i är: Leverantörs fakturanummer, alltså ert fakturanummer. Kunds referens 1, här anger ni Kundens referens. Ni klickar på Nästa».

7 Datum och betalningsvillkor Under denna flik fyller ni i uppgifter för datum och betalningsvillkor. De fält som behöver fyllas i är: Leveransdatum eller leveransperiod, datum eller period då varorna har levererats till Kund. Fakturadatum, datum då fakturan skapades. Antal förfallodagar, här anger ni hur många antal dagar innan fakturan förfaller. Ni klickar sedan på Nästa».

8 Leveransadress Under denna flik hittar ni adressen till fakturamottagaren. Ni klickar på Nästa».

9 Fakturarader Under denna flik registrerar ni er faktura genom att fylla i de uppgifter som ska faktureras till Kunden. Ni börjar med att fylla i en beskrivning på produkten/tjänsten i fältet Artikelbeskrivning, antal i Fakturerat antal och belopp i Á-pris. Välj sedan den rätta enheten och momssatsen för produkten/tjänsten. För varje ny artikelbeskrivning ni fyller i klickar ni på ikonen för en ny rad enligt bilden ovan. Vill ni radera en rad klickar ni på den blåa texten Radera och raden kommer sedan att försvinna. När ni har fyllt i alla artikelbeskrivningar klickar ni på Nästa».

10 Förhandsgranska Under denna flik kan ni välja att förhandsgranska eller spara fakturan som en PDF-fil i er dator genom att klicka på den blåa texten Klicka här enligt bilden ovan. En ruta kommer att poppa upp och fråga er om ni vill öppna eller spara fakturan enligt bilden nedan. Obs, behöver ni ändra något på fakturan kan ni alltid gå tillbaka genom att klicka på den blåa texten Tillbaka till redigera.

11 I vårt exempel väljer vi att öppna fakturan. Bilden ovan är ett exempel på hur fakturan kan se ut. För att skriva ut en kopia på fakturan klickar ni på Skriv ut ikonen och sparar sedan filen genom att klicka på Spara ikonen. När ni är nöjda med fakturan kan ni nu klicka på Skicka för att sända fakturan elektroniskt till Kunden. Om kunden kan skicka kvittens kommer kort därefter ett e-postmeddelande till den e- postadress ni angivit under fliken Fakturauppgifter som berättar att fakturan kommit fram. Obs, ni måste vara godkänd att fakturera Kunden för att kunna skicka fakturan.

12 Kreditfaktura Ni skapar en kreditfaktura genom att fylla i ett minustecken framför det antal som ska krediteras i fältet Fakturerat antal, under fliken Fakturarader enligt bilden ovan.

13 Snabbguide för att skicka e-fakturor 1. Klicka på bokstaven som Kundens namn börjar på och under det land de finns i. 2. Klicka på Kundens namn som ni ska fakturera till och ange eventuellt lösenord för Kunden för att logga in. 3. Fyll i era företagsuppgifter (detta behöver ni endast göra för första fakturan). 4. Om ert företag är godkänt att fakturera Kunden kan ni sedan registrera fakturan (om ni inte är godkänd kan ni inte skicka fakturan). 5. Skriv ut en kopia på fakturan och spara den gärna som en fil på er dator. 6. Klicka på Skicka så sänds fakturan elektroniskt till Kunden. 7. Om Kunden kan skicka kvittens kommer kort därefter en e-post som berättar att fakturan kommit fram till Kunden korrekt.