Användarhandledning för Exder efaktura via Itella Innehållsförteckning

Transkript

1 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 1 av 14 Användarhandledning för Exder efaktura via Itella Innehållsförteckning ANVÄNDARHANDLEDNING FÖR EXDER EFAKTURA VIA ITELLA...1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING...1 BAKGRUND...2 HANDLEDNING EXDER EFAKTURA...3 Inloggning...3 Logga in i systemet...3 Registrera och skicka fakturor...3 Lista fakturor...9 Uppdatera artiklar...13 Lista artiklar...14 Uppdatera partners...14

2 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 2 av 14 Bakgrund Välkommen till tjänsten Exder efaktura. Denna tjänst är avsedd för er som vill skicka fakturor till alla era kunder via Itella. Elektronisk Faktura Internt system Exder efaktura Itella Elektronisk Faktura Elektronisk Faktura Genom Internetbank Pappers- faktura Med posten Som vi ser i skissen ovan skapas fakturan genom registrering i Exder, denna skickas därefter elektroniskt till Itella. Från Itella kan era fakturamottagare få fakturan på tre olika sätt: 1. Elektroniskt, dsv mottagaren kan ta emot en elektronisk faktura från Itella i något format exempelvis Svefaktura och hantera den vidare i sina interna system. 2. Elektroniskt genom sin internetbank för vidare hantering i aktuell banks internttjänst. 3. Utskriven pappersfaktura, sk printing. Som sedan skickas på vanligt sätt med Posten. Används för alla mottagare där Itella inte kan skicka elektroniskt. Från er sida sett skall ni alltså kunna skicka alla era fakturor via denna tjänst och ändå vara säkra på att det alltid når mottagaren på något sätt. Tjänsten är tänkt att vara ett enkelt hjälpmedel oavsett hur många fakturor och hur ofta ni skickar dessa. För er som skickar få fakturor sällan kan ni välja att direkt ange all information i varje faktura. För er som skickar många fakturor ofta så kan ni i förväg registrera kund- och artikelinformation, som sedan enkelt kan sökas fram i varje ny faktura så att registreringsarbetet för varje faktura minimeras ett enkelt webbaserat faktureringssystem.

3 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 3 av 14 Handledning Exder efaktura Inloggning Logga in i systemet 1. Starta webbläsaren och ta fram vår hemsida genom att klick på länken Expertsystems hemsida 2. En inloggningsbild kommer upp på skärmen. 3. Fyll i Användare och Lösenord. 4. Klicka på Logga in. Registrera och skicka fakturor Efter inloggning visas alltid automatisk sidan för Uppdatera fakturor. Denna sida nås annars från menyn Fakturering, Uppdatera fakturor.

4 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 4 av 14 Sidan för att registrera fakturor är uppdelad i olika områden för adresser, huvudinformation och radinformation.

5 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 5 av 14 Sidan fylls i uppifrån och ner. Observera följande punkter! Alla fält med ett blått streck längst ner är obligatoriska fält som måste fyllas i. Sökbara fält har en ikon bredvid sig antingen eller för datumfält. Genom att klicka på dessa kan man söka fram information som kan anges i dessa fält. Användbart för att söka fram partner (kund) och artiklar mm. Genom att klicka på någon av följande sk länkar sker hopp till aktuell del i sidan Möjlighet finns att minska ner sidans längd genom att visa/dölja information. Detta kan göras för adressinformationen genom klick på länken och för vissa fält i huvudinformation genom klick på Ikonen används för att lägga till ny information av samma sort. Exempelvis för ny adress, ny kontakt och ny fakturarad. För att radera motsvarande information finns en kryssruta som bockas i. Längst ner på sidan finns tre knappar Tryck på för att spara undan registrerad fakturainformation så att du kan ändra den senare. Tryck på för att spara och skicka iväg aktuell faktura. Obs! Informationen i denna faktura är därefter ej ändringsbar. Tryck för att makulera tidigare sparad faktura. Möjlighet finns också att söka fram första, sista fakturan och därefter bläddra sig framåt eller bakåt genom att klicka på någon av länkarna Fakturans grunduppgifter Fakturanr: Här anges det fakturanr som identifierar fakturan. Skapas fakturan i ett annat system finns möjlighet att manuellt ange eget fakturanr, annars lämnas detta fält blankt vid nyregistrering och nytt nr tas då automatisk fram av Exder. Kontakta kundtjänst om ni önskar ange egna fakturanr. I vårt exempel har vi angivit att vi vill ha nr som identitet på vår nya faktura. Fakturadatum: Datum när fakturan utfärdats, sätts förvalt till dagens datum. Fakturatyp: Anger typ av faktura. Valbara värden är Faktura och Kreditfaktura. För fakturatyp Kreditfaktura visas även följande fält. Anledning till kreditering: Valbara värden är Finansiell kompensation, Retur, Volymrabatt, Felleverans, Skadat gods. Kreditera fakturanr: Här anges fakturanumret på den faktura som skall krediteras. Finns denna tidigare registrerad hämtas alla uppgifter förvalt från denna faktura. Fakturastatus: Visar fakturans status. De olika statusar en faktura kan ha är Granskad, Slutförd och Makulerad. Partner: Med partner avses här den juridiska personen som fakturan är utställd till. De mottagare som Itella kan skicka efaktura till finns upplagda i förväg. Tryck på ikonen för att söka fram partner. Förvalt visas då deras

6 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 6 av 14 uppgifter såsom namn, adresser mm fram. Om ingen partner hittas kan alla uppgifter anges manuellt. Observera att de automatiskt sparas under angiven identitet när fakturan sparas. Adresser, kontakter Möjlighet finns att ange en eller flera adresser och ev. även en eller flera kontakter. Kontakter är ej ett obligatoriskt krav däremot måste en köparadress finnas. Ikonen och kontakter. används för att lägga till flera nya adresser Adress Adresstyp: Typ av adress. Förvalt visas adress för Köpare, eftersom denna adresstyp är obligatorisk. Obs! Om leverans skett till annan adress än köparadressen skall denna anges i en ny adress med Adresstyp Leveransadress. Lokaliseringskod: Består av två fält en för kodlisteutgivare och en för själva lokaliseringskoden. Valbara värden för kodlisteutgivare är EAN, DUN, ERICSSON, VOLVO, samt -. Vanligast är EAN för det sk GLN (Global Identification No) som utfärdas av GS1, samt -. Strecket betyder att lokaliseringskoden är en internkod utan någon speciell extern kodlisteutgivare. Streck skall användas om ni inte känner till köparens GLN. Beroende på vilken lokaliseringskod som anges kommer Itella skicka denna faktura elektroniskt, via Printing alternativt till köparens Internetbank. Se exempel nedan. Kodlisteutgivare Lokaliseringskod Anm EAN Korrekt GLN har angivits. Har Itella denna upplagd som en efakturamottagare skickar de fakturan vidare elektroniskt annars skickas fakturan genom Printing SE Om intern kodlisteutgivare (-) anges tillsammans med kontonr hos Internetbank I formatet kontonr/personnr separerat med punkt (.) + clearingnr separerat med punkt (.) + landskod, och Itella har denna upplagd så skickas fakturan elektroniskt vidare genom köparens Internetbank. Annars skickas fakturan genom Printing, Dvs pappersfaktura I vanligt brev. - SE Vid vilken annan intern kod som helst exempelvis som I vårt fall ovan så kommer fakturan att skickas via Printing. Obserera att alltid ange namn och adress på fakturan. Anledningen är givetvis att dessa uppgifter krävs för att Printing via vanlig postgång skall vara möjlig. Namn: Namn på mottagaradressen juridiska person C/O-adress: Ev. Care of dress eller postlåda Gatuadress: Gatuadress Postnummer: Postnummer

7 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 7 av 14 Postort: Ortsnamn Land: Kan anges antingen med en landskod eller i klartext. Landskod är att föredra då denna skickas med i en ev elektronisk faktura. Kontakt Befattning: Kontaktpersonens befattning. Normalt sättas till Kontaktperson, allmänt eftersom det är denna som skickas med i elektronisk faktura om det finns flera kontaktpersoner. Kontakt-ID: Intern identitet i Exder under vilket kontaktpersonens uppgifter sparas. Namn: Namn på kontaktperson E-postadress: Kontaktpersonens ev. e-postadress Telefon: Kontaktpersonens ev. telefonnummer Fax: Kontaktpersonens ev. faxnummer Huvudinformation Nedan beskrivs fakturans huvudinformation. Momsregistreringsnr: Fakturamottagarens momsregistreringsnummer. Organisationsnr: Fakturamottagarens organisationsnummer. Antal förfallodagar: Antal förfallodagar. Används för att beräkna fram förfallodatum. Kunds ordernummer: Köparens orderreferens Följesedel: Följesedelsreferens Leveransdatum: Verkligt leveransdatum Kunds referens 1: Beställarreferens 1 definieras av köparen för behovet att styra fakturor rätt vid mottagning i köparorganisationen. En beställarreferens kan avse flera köptillfällen/transaktioner (vid samlingsfaktura) men kan även användas återkommande i fakturor.

8 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 8 av 14 Kunds referens 2: Beställarreferens 2 används endast om beställarreferens 1 inte kan administreras centralt i köparens organisation. Den kan då t ex identifiera organisatorisk enhet, projekt eller liknande. Fritext: Valfri textinformation Följande fält är inte obligatoriska eller har alltid ett förvalt värde och döljs normalt i sidan. Firma: Ert juridiska namn. En eller flera kan finnas. Förvalt värde sätts till första firmanamnet se Företagsinställningar Valuta: Valuta fakturan är utställd i. Förvalt värde är standardvalutan se Företagsinställningar Systemspråk: Språkkod på ledtexter vid utskrift av fakturan som PDF-dokument. Förvalt värde se Företagsinställningar Språk: Språkkod på språkberoende beskrivningar vid utskrift av fakturan som PDF-dokument. Förvalt värde se Företagsinställningar Momstyp: Partners momstyp. Valbara värden. Inhemsk moms, EU-moms, Export. Styr hur ev. moms skall hanteras på fakturan. Inhemsk moms: Moms enligt angivet momsregistreringsland EU-moms: Ingen moms om köparen har momsregistreringsnr Export: Ingen moms Momsreg.land: Ert momsregistreringsland. Styr vilka momssatser som kan anges på fakturaraderna. Förvalt värde se Företagsinställningar Betalningsvillkor: Betalningsvillkor. Förvalt värde se Uppdatera externa språk Villkor vid försenad betalning: Villkor vid försenad betalning. Förvalt värde se Uppdatera externa språk Leveransvillkor: Betalningsvillkor. Förvalt värde se Uppdatera externa språk Radinformation Här nedanför beskrivs hur en eller flera fakturarader kan anges på fakturan. Ikonen används för att lägga till nya rader och ny fritext. För att radera rad/text sätt kryss i rutan som visas i kolumnen Radera. Radnr: Visning av automatiskt framtaget radnr. Artikel: Ert, dvs leverantörens artikelnr. Om nytt nr anges kommer artikeln automatiskt att sparas under detta nr då fakturan sparas. Tryck på ikonen för att söka fram ev. sparade artiklar. Artikeltyp: Artikelns typ styr hur aktuell fakturarad kommer skickas i den elektroniska fakturan. Ingen artikeltyp dvs när ingen typ anges så skickas informationen som en vanlig fakturarad annars betraktas det som en avgift som skickas i fakturans huvudinformation. Anledningen till att det i Exder presenteras som en fakturarad är att det skall vara möjligt att ange en eller flera avgifter. Fakturerat antal: Fakturerat antal (Enhet): Enheten på fakturerat antal. Vilka valbara enheter som ni önskar använda, anges i sidan för Företagsinställningar i fliken Enheter. Ápris: Artikelns ápris för aktuell enhet. Rab %: Rabattprocent Belopp: Radbelopp exkl. moms

9 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 9 av 14 Momskod: Momskod. Vilka momskoder som ni önskar kunna välja här, anges i sidan för Momssatser under menyn Diverse, Momsinställningar. Fritext: Fritext på radnivå. Kan användas till att ange Förpackningsdata, om så är relevant, beskrivning av vara/tjänst (annan än varubenämning), URL för informationssida relaterad till denna fakturarad eller upplysning om ingående punktskatter mm. Avslutningsdel Sist i sidan visas en avslutningsdel där bla bilagor till fakturan kan anges. Här visas också totalsummor för belopp exkl/inkl moms och momsbelopp mm. Bilaga: Önskar ni bifoga en bilaga anger ni här hela filnamnet till dokumentet. Enklast är att klicka på för att därefter söka fram aktuell fil i er vanliga Utforskare (Windows). För Svefaktura är Word-/Exceldokument ej tillåtna däremot PDF-dokument. Övriga tillåtna bildformat är filer med suffixen GIF, JPG, TIF, PNG. Via länken bilaga. kan ni skriva ut fakturan som PDF-dokument, ev kan ni spara denna och skicka med som Skapa PDF-utskrift efter Slutför: Denna kryssruta används för att ange att ni automatiskt vill ha en utskrift av fakturan som PDF-dokument efter det att fakturan slutförts. Behöver bara göras en gång då systemet kommer ihåg om rutan varit i-/urkryssad senaste gången ni slutförde en faktura. Glöm inte att trycka på någon av knapparna efter varje faktura. Tryck på för att spara undan registrerad fakturainformation så att du kan ändra den senare. Tryck på för att spara och skicka iväg aktuell faktura. Obs! Informationen i denna faktura är därefter ej ändringsbar. Tryck Lista fakturor för att makulera tidigare sparad faktura. I menyn Lista fakturor kan ni skriva ut en enkel/detaljerad lista, fakturajournal eller i PDF-format. För att skriva ut listor går ni till Försäljning Fakturering Lista fakturor. Urval I dessa listor kan ni göra urval på: Fakturanummer Fakturadatum Fakturans förfallodatum Partner Kostnadsställe Projekt Fakturastatus Slutbetald, d.v.s. om ni vill kan välja mellan att se endast slutbetalda eller ej slutbetalda fakturor. Listyp, d.v.s. ni talar om vilken lista ni önskar få utskriven. Utskrivna/ej utskrivna fakturor. Om ni önskar kan ni välja att endast skriva ut fakturor som ni aldrig tidigare har skrivit ut. Smidigt om flera samtidigt sitter och fakturerar. Enkel lista I den enkla listan visas endast den viktigaste informationen om fakturan på en rad.

10 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 10 av 14 Detaljerad lista I den detaljerade listan kan ni få en mer informationsrik utskrift av utvald faktura.

11 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 11 av 14 Som ni kan se i exemplet ovan har ni t.ex. information om köparen, vilken leveransadress och vad fakturan avser.

12 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 12 av 14 Fakturajournal Om ni vill ha en mer övergripande blick över era fakturor är en fakturajournal ett bra alternativ. Som ni kan se i fakturajournalen ovan har ni information om till vilka köpare ni fakturerat, vilken status fakturan har samt summan. Fakturajournalen är även summerad så att ni för ett givet urval kan se totalsumman av alla fakturor. Användbart när ni t.ex. vill se hur många fakturor ni har skickat under en speciell månad.

13 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 13 av 14 PDF Vill ni skriva ut en eller fler fakturor i PDF-format gör ni det i denna rutin. Här kan ni även välja att spara fakturorna på er hårddisk. Om ni vill skriva ut ett flertal fakturor för att t.ex. spara i en pärm är denna rutin det bästa alternativet. Ni fyller i vilka fakturor ni vill skriva ut och så skapar Exder dessa i den mall ni valt under Uppdatera partner. Uppdatera artiklar I Exder kan ni lägga upp ett komplett artikelregister. Har ni ett stort artikelregister ni vill lägga upp? Kontakta vår kundtjänst hjälper vi er lösa problemet. För att lägga upp era artiklar går ni till menyn Artiklar Uppdatera artiklar. De fält ni behöver fylla i för att skicka en elektronisk faktura är: Flik Allmänt: Artikel: Här skriver ni in artikelnumret. Beskrivning: Artikelns namn, i detta fall är det en Hjortfilé. Enhet: I vilken enhet artikeln t.ex. faktureras i. Orderenhet: I den enhet kunden kan beställa artikeln i. Vi byter nu flik till Pris. Här lägger ni information om pris för artikeln. Moms: Här anger ni vilken momssats artikeln hör till, 0, eller 25. Försäljningspris: Kostnaden för denna artikel. För en djupare information om artikelregistret klickar ni här:

14 Senast uppdaterat: Exder efaktura sida 14 av 14 Lista artiklar I menyn Artiklar Lista artiklar kan ni skriva ut olika listor över era artiklar. Ni kan lista alla era artiklar eller bara ett urval samt skapa enkla listor eller mer detaljerade. För en djupare information om Lista artiklar klickar ni här: Uppdatera partners För att skapa ert partnerregister samt göra en koppling mellan t.ex. en butiks adress och partner, om ni är verksamma inom dagligvarubranschen, gör ni det i menyn Partners Uppdatera partners. Fyll flikarna Adress, Betalning och Dokumentversion. Användaren kan själv välja olika dokumentmallar för att skriva ut sina fakturor på. Klicka sedan på.