INEXCHANGE WEB SKAPA FAKTURA - EN GUIDE FÖR FAKTURAREGISTRERING

Transkript

1 INEXCHANGE WEB SKAPA FAKTURA - EN GUIDE FÖR FAKTURAREGISTRERING

2 MENY 3 Kom igång 3 Introduktion till InExchange Web 4 Skapa konto 5 Hitta rätt 6 Skicka dina fakturor 6 Skapa faktura 7 Välj kund 8 Fakturahuvudet 9 Fakturarader 10 Avgifter och rabatter 11 Fakturakommentarer och bilagor 12 Förhandsgranska och spara faktura 13 Skicka faktura 14 Läs mer 14 När fakturan är skickad 15 Påminnelse och inkasso 16 Mitt konto 17 Koppla kund till en mottagare i nätverket 18 Behöver du hjälp? TILL HJÄLPCENTER TILL WEBBPLATSEN LOGGA IN INEXCHANGE NETWORK

3 Kom igång Introduktion till InExchange Web Våra webbaserade tjänster rekommenderas till användare som inte skapar sina fakturor i ett affärssystem. Har du ett affärssystem, så är InExchange Fakturaskrivare ett lämpligt val då du fortsätter att skapa dina fakturor som vanligt och skriver sedan ut dem till den virtuella fakturaskrivaren. Läs mer om fakturaskrivaren här. Via våra webbaserade tjänster InExchange Web Bas och Web Plus skickar du enkelt e-fakturor till dina kunder via din inloggning i InExchange Network. I den här guiden berättar vi hur du kommer igång med tjänsten och hur du skapar fakturor, kopplar dina kunder till mottagare i nätverket och var du hittar dina skickade fakturor. När du använder InExchange Web Plus får du även tillgång till vår nya tjänst InExchange Påminnelse & Inkasso. Med hjälp av den tjänsten blir din hantering av påminnelser och inkassokrav smidig och du får aviseringar från InExchange Network när det finns ärenden att behandla. Läs mer här. 3

4 Skapa konto Skapa Faktura - En guide för fakturaregistrering Du kan ansluta dig till InExchange och skapa konto via vår hemsida A 1. Klicka på Anslut nu A. 2. Fyll i uppgifterna. 3. Klicka på Skapa konto. Du har på så sätt skapat ett gratis InExchange Web Bas-konto som innebär att du kan skicka upp till 100 st e-fakturor/pdf-fakturor per år. Vill du få tillgång till vår tjänst InExchange Påminnelse & Inkasso samt även kunna skicka pappersfakturor, uppgraderar du kontot till InExchange Web Plus. Detta kan du göra via din inloggning i InExchange Network. Klicka på B Uppgradera A och välj sedan InExchange Web Plus (eller annan aktuell tjänst) C och klicka på Uppgradera A enligt nedan. AB AC 4

5 Hitta rätt Skapa Faktura - En guide för fakturaregistrering Om du ännu inte är inloggad i InExchange Network, så kan du nu logga in med dina användaruppgifter. Välj något av följande sätt för att gå vidare och skapa en faktura: 1. Klicka på Skapa faktura på startsidan A. 2. Klicka på Fakturor A B och därefter på Skapa faktura i menyn. Oavsett vilket du väljer så hamnar du på sidan Skapa faktura. AB A 5

6 Skicka dina fakturor Skapa faktura Nu kan du direkt skapa din första faktura. Du kan också välja Byt till Kreditnota. Se vår film om Skapa faktura >>> A Obs! Ett tips är att börja med att skapa en testfaktura, klicka då på knappen Skapa testfaktura A. Testfakturor lagras inte och skickas endast till din e-postadress, så du kan enkelt experimentera med tjänsten och förhandsgranska slutresultatet. 6

7 Välj kund Börja med att mata in kundens namn (alternativt kundnr, organisationsnummer eller GLN) i sökfältet Kund A. Samtidigt som du börjar skriva, visas förslag på företag som redan finns i InExchange Network eller i ditt kundregister. A AB Välj en befintlig kund eller skapa en ny genom att välja Skapa en ny kund AB. Väljer du att skapa en ny kund så får du automatiskt upp ett kundkort där du kan bl.a. ange kundnummer, leveranssätt, villkor och adresser. Klicka på Spara för att spara kunden i ditt kundregister. 7

8 Fakturahuvudet Fyll nu i fakturadatum, förfallodatum och annan nödvändig information i fakturahuvudet. Du kan också vid behov ändra kund genom att klicka på Byt kund A eller för att ändra information på kundkortet, klicka på Redigera kund -knappen AB. Du kan välja att använda dig av manuell nummerserie eller automatisk nummerserie. Hur du gör den inställningen kan läsa om här. Om du vill ange en speciell kontaktperson för fakturan anges det i fältet Er referens A C och om du har fått ett specifikt ordernummer av kunden kan detta skrivas in i fältet Ert ordernr AD. A AB AE AC AD Klicka på Visa fler referenser A E för att ange ytterligare referenser så som vår referens, er kontakt, faktureringsobjekt, OCR betalningsreferens, etc. 8

9 Fakturarader Fakturan behöver innehålla minst en komplett fakturarad med beskrivning, antal och á-pris för att kunna skickas. Fyll i aktuell information på fakturaraden och observera att Beskrivning -fältet också kan användas för fritext på fakturaradnivå. Välj en befintlig momssats eller skapa en egen genom att klicka på pilen i momskolumnen. Du kan lägga till rader, ta bort rader och sortera om dem med hjälp av knapparna och ikonerna som finns på sidan. Håll muspekaren över ikonen så visas en text om vad den har för funktion. Fakturans belopp summeras och information om ev. rabatter, avgifter och annat specificeras nedanför fakturaraderna. Så här kan det se ut: 9

10 Avgifter och rabatter Klicka på Lägg till avgift respektive Lägg till rabatt för att lägga till en avgift eller en rabatt som avser hela fakturan (rabatt för en specifik fakturarad anges på raden). Ange ett namn för avgiften/rabatten, momssats och belopp exkl. moms alternativt ett procentuellt värde. Klicka därefter på Spara. Uppgifterna läggs till i slutbeloppet med angiven momssats. För att ta bort en rad i fakturans summering, klicka på det röda krysset (som kommer fram när muspekaren hålls på raden) till höger om aktuell rad enligt bilden nedan. 10

11 Fakturakommentarer och bilagor Fakturakommentarer För att ange ytterligare information, kopplad till köpet eller annan information, finns fältet Fakturakommentar A längst ner på sidan. Bilagor För att bifoga bilagor till fakturan, klicka på Ladda upp fil A B till höger om fakturakommentarsfältet och sök efter filer du kan bifoga. Alternativt kan du dra och släppa dem i fältet till höger om knappen. För att ta bort en bilaga, klicka på Ta bort A C till höger om filnamnet. Du kan bifoga bildfiler samt PDF-/textdokument med en storlek på upp till 2 MB per bilaga. A AB AC 11

12 Förhandsgranska och spara faktura Med knapparna längst ner på sidan väljer du enkelt hur du vill gå vidare med fakturahanteringen. A Ta bort faktura - Den aktuella fakturan sparas inte. Förhandsgranska - En förhandsgranskning av fakturan visas. När du förhandsgranskar sker också en kontroll av fakturan och om nödvändig information saknas eller är felaktigt ifylld, visas information som hjälper dig att rätta till felet. Ny faktura - Aktuell faktura sparas för att skickas vid ett senare tillfälle. Fakturaformuläret rensas så att du kan registrera en ny faktura. Spara utkast - Aktuell utkast sparas som ett utkast för fortsatt arbete vid senare tillfälle. När du är klar med fakturaregistreringen, klicka på Fortsätt A. Om nödvändig information saknas eller är felaktigt ifylld så visas information som hjälper dig att hitta felet. 12

13 Skicka faktura När du har klickat på Fortsätt på en faktura, visas en lista med fakturor som ännu inte har skickats. Om du vill se mer information i denna vy så kan du lägga till fler kolumner genom att först klicka på Välj kolumner A. A AB Behöver du redigera någon av fakturorna, klicka på pennan alternativt på dokumentnumret på aktuell rad. Om du vill ta bort en faktura, klicka på det röda krysset längst ut till höger på raden som tänds när du håller muspekaren över den aktuella fakturan. Välj sedan Skicka på de fakturor som du vill skicka och Vänta på de som du vill vänta med i åtgärdskolumnen AB. Klicka sedan på Bearbeta fakturor när fakturorna är redo att skickas. Fakturorna skickas och på skärmen visas en sammanställning av aktuella försändelser samt leveransstatus. I samband med att du skickar din första faktura ber systemet dig att fylla i vissa företagsuppgifter, på ditt konto, som behöver finnas med på fakturorna. Du kan även fylla i uppgifterna vid ett tidigare tillfälle under Konto > Profil om du vill. 13

14 Läs mer När fakturan är skickad När fakturan är skickad, hittar du den under Fakturor > Skickade fakturor. Om du klickar på en faktura i vyn så öppnar du en redan skickad faktura. På fakturan hittar du många praktiska funktioner. Bilagor - Se vilka bilagor som skickades med fakturan. Kopiera - Skapa en ny faktura baserad på den aktuella fakturan. Kreditnota - Skapa en kreditnota baserad på den aktuella fakturan. Skicka som e-post - Skicka fakturan på nytt via e-post. Skriv ut - Skriv ut den aktuella (skickade) fakturan. Skicka om - Skicka om fakturan. Skicka påminnelse - Skicka en påminnelse på en förfallen faktura. Obs! Om du inte ser samtliga knappar i denna vy så beror det på att vi i vissa vyer i InExchange Network visar lite olika saker beroende på vilken tjänst som används och vilka ev. tilläggsfunktioner ni har valt att aktivera på kontot. 14

15 Påminnelse och inkasso InExchange Påminnelse & Inkasso Plus Du som använder dig av InExchange Web Plus har även tillgång till vår nya tjänst InExchange Påminnelse & Inkasso i InExchange Network. Tjänsten hjälper dig att få snabbare betalt för dina fakturor i och med en smidig hantering av eventuella påminnelsefakturor och inkassokrav. Tjänsten erbjuds i samarbete med Visma Collectors. Du betalar endast för porto, inga extra års- eller startavgifter tillkommer. Läs mer här. 15

16 Mitt konto Skapa Faktura - En guide för fakturaregistrering Via nedanstående länkar hittar du mer information angående ditt konto: Kan jag skicka pappersfakturor med InExchange? Hur många användarkonton ingår i mitt avtal? Varför kan jag inte skicka e-fakturor till vissa mottagare? Kan ni läsa in mitt kundregister? Hur säger jag upp mitt avtal? Jag har skickat 100 fakturor, vad gör jag nu? (Web Bas) 16

17 Koppla kund till en mottagare i nätverket Skapa Faktura - En guide för fakturaregistrering InExchange Network är ett nätverk med mottagare samt utställare av framförallt e-fakturor, men även e-order, etc. Kopplingar har skapats så att all information finns tillgänglig när det gäller krav på fakturareferenser (gäller våra kunder) samt kopplingar har gjorts så att våra kunder även kan nå mottagare bakom andra operatörer och så att utställare som använder sig av en annan operatör kan nå dig. När du skickar e-fakturor till dina kunder så finns många av mottagarna redan i nätverket, du behöver endast göra en koppling till rätt mottagare på kundkortet via din inloggning i InExchange Network. Du kommer åt kundkortet via Skapa faktura > Skapa en ny kund / Redigera kund samt via Register i menyn. Fyll i aktuellt organisationsnummer eller företagsnamn i det aktuella fältet A enligt bilden nedan så kopplas mottagaren till en mottagare i vårt nätverk. A Om du trots allt behöver skicka e-fakturor till en mottagare som inte finns registrerad i vårt nätverk ännu, så är du välkommen att kontakta oss så lägger vi till mottagaren omgående så att du kan skicka fakturorna via din vanliga fakturarutin. 17

18 Behöver du hjälp? Använd gärna ikonerna, som ser ut som frågetecken, för detaljerad information om specifika funktioner. För att få mer hjälp kan du klicka på Hjälp -fliken längst till höger på skärmen. Här kan du bland annat ställa frågor, skicka in dina synpunkter samt läsa mer om våra tjänster och om vad som är på gång hos InExchange. Tack för att du använder InExchange! 18