Manual Faktura i Xweb

Transkript

1 Manual Faktura i Xweb Kontakta någon av oss om du har frågor Lars Ekbäck ankn Karin Sund ankn 4378 Lena Mikaelsson ankn Kerstin Olofsson ankn 4056 Marianne Näslund ankn Gun Eriksson ankn 4050 Helena Olsson ankn. 4055

2 Innehållsförteckning Bild 1 A: Inloggning... 2 Bild 2: Knappen Ny faktura... 3 Bild 3: Registrering... 3 Bild 4: Fakturabild... 4 Bild 5 A: Förhandsgranska fakturaunderlaget... 4 Bild 6 A: Registrering, forts... 5 Bild 7: Kontering... 6 Bild 8: Kontrollera kontering... 6 Bild 9: Skicka... 7 Bild 10: Skicka, kontrollfråga... 7 Kontrollera att fakturan skickats

3 Inloggning Fakturor skapas i Economa/ Xweb. Gör så här för att logga in. Bild 1 A: Inloggning Bild 1 B: Inloggning Bild 1 C: Inloggning Samma som i Redovisning och Reskontra. Användarnamn börjar med OPS$ Databas = AL A. Gå in på Economa/Xweb. Du hittar genväg på personalrummet, klicka på Genvägar och därefter på Economa. Via länken kommer du till Aditros sida (bild 1A). Klicka på Xweb. B. Gå in på Externfaktura. Du hittar länken under rubriken Kundreskontra (bild 1 B) C. Skriv in samma användaruppgifter och lösen som du använder i Redovisning och Reskontra. Användarnamn börjar med OPS$. Databas är AL (bild 1 C). 2

4 Registrera För att skapa en ny faktura ska du registrera faktura samt kontera den. Du börjar med att registrera och det gör du så här: Bild 2: Knappen Ny faktura Klicka på knappen Ny faktura för att påbörja fakturaunderlaget. Bild 3: Registrering Klicka för att se valmöjligheter I fönstret Externfaktura registrering ska du fylla i uppgifter som inte redan är ifyllda. Välj Fakturagrupp och Verksamhet. Intill dessa fält finns orange knappar med vita pilar. När du klickar på dem får du upp valmöjligheter/sökfunktion. Vår referens fylls i med automatik när du valt Verksamhet. Vår referens kan ändras. Fritext används för att förklara fakturan. Ange en beskrivning av vad fakturan rör. Personnr/organisationsnr visas inte på fakturan men används internt. Kundnummer måste anges. Om det är en ny kund så vänd er till Karin Sund eller Lars Ekbäck som lägger upp kundnummer. Om det finns flera kundnummer till en privatperson så använd ett av dem. Om det finns flera kundnummer till en kommun så ring Karin Sund eller Lars Ekbäck som kan ange vilket du ska använda. Er referens fylls i om mottagaren angett sådan. Ta för vana att Spara fakturan när du fyllt i ovanstående uppgifter, via knappen Spara. 3

5 Fakturan är ännu inte klar men du kan titta på hur den ser ut innan du fortsätter att fylla i den. Klicka först på knappen spara, om du inte redan gjort det, gör sedan så här för att titta på fakturan: Bild 4: Fakturabild Klicka på fliken Fakturabild. Bild 5 A: Förhandsgranska fakturaunderlaget Bild 5 B Titta på fakturan och se om något behöver korrigeras. När du vill gå tillbaka för att fortsätta med fakturan så klickar du på knappen Tillbaka (bild 5 A) och därefter på Fakturanummer (bild 5 B). 4

6 Ange vad fakturan avser. Bild 6 A: Registrering, forts Ange datum, till från Ange vad fakturan rör Ange pris utan moms Avser blir liten rubrik i fakturan Ange ovanstående. Klicka därefter på Spara Om du vill titta på din faktura så följer du de steg som beskrevs på föregående sida.m Bild 6 B Exempel: Antal måste anges Ange momssats, 6%, 12% eller 25% Används om rutan artikelbenämning inte räcker Det som skrivits in i ovanstående fält kommer att visas på fakturan. 5

7 Kontera och skicka När fakturaunderlaget är klart (se föregående sidor) så ska fakturan konteras innan den kan skickas. Notera att du ska använda slag som börjar på 3. Bild 7: Kontering OBS! Använd slag som börjar på Klicka på fliken Kontering. Kontera och klicka därefter på Spara. Bild 8: Kontrollera kontering Klicka på symbolen av ett öga om du vill se kodtexter. Detta gör det lättare att kontrollera att det är rätt konterat. Du kan också använda funktionen Kontrollera kontering (se längst ut till höger i konteringsfönstret) för att kontrollera koden. Hittar du felaktigheter kan fakturan tas bort. 6

8 När konteringen är klar återstår att skicka fakturan. Bild 9: Skicka Markera fakturan och klicka på knappen skicka. Bild 10: Skicka, kontrollfråga Ovanstående kontrollfråga kommer upp. Klicka OK om du vill skicka fakturan. Fram tills att du klickar på OK kan du gå tillbaka och ändra fakturan. Efter att du klickat på OK går fakturan iväg. Den går då inte att backa. 11: Kontrollera att fakturan skickats Efter att du klickat på OK ska fakturan inte längre ligga kvar under fliken Aktiv. Om fakturan ligger kvar trots att du klickat på OK så har den inte gått iväg. Kontakta då ekonomienheten. 7