Registrering av e-faktura

Transkript

1 Registrering av e-faktura till kund För att registrera en e-faktura, välj AGRESSO Ekonomi/Kundreskontra/Fritextfakturering/Registrering/underhåll av faktura. Dubbelklicka på nummerposten för Fritext. Proforma kan inte användas för e-fakturering. Sök fram kunden som ska faktureras. Tillfällig kund kan ej användas för e-fakturering. Om kunden som valts ska e-faktureras visas följande informationsruta: Sidan 1 av 7

2 Det är viktigt att korrekt referens anges i fältet för Extern ref. Om referensen saknas, eller är felaktig kan mottagaren inte behandla fakturan i sitt EFH-system, och betalningen av fakturan riskerar att försenas. Tänk också på att endast ange referensvärdet, inga ledtexter. Skriv alltså inte t ex referens: 123ABC utan endast 123ABC. Fullgör registreringen genom att fylla i fakturaspecifikation på flik 1 samt ange kontering på flik 2. För att en fritextorder ska bli en korrekt e-faktura bör man vid registrering av ordern tillse att - Inte skapa rena textrader - Inte göra blankrader - Alltid fylla i text, mängd, enhet och valutabelopp - Ha max 150 tecken i textfältet. Ex: Sidan 2 av 7

3 OBS! Till statliga kunder ska alltid momskod 0 anges. Statliga myndigheter fakturerar ej moms mellan varandra. Spara med F12 eller. Meddelande om erhållet ordernummer ges: Klicka OK. Nu är ordern klar att faktureras. Välj Egen meny/fakturering/e-fakturering. Ange ordernummer i Från ordernr och Till ordernr, samt aktuellt ansvar i fältet för Ansvar. Tänk på att om ordernummer anges i intervall, så kommer alla angivna ordernummer att bli e-fakturor Sidan 3 av 7

4 Spara med F12 eller. I bilden AGRESSO Gemensam/Underhåll beställda rapporter kan man följa gjorda rapportbeställningar samt se resultaten av dem. OBS! En e-faktura går iväg till mottagaren i princip samtidigt som faktureringsjobbet är klart. En elektronisk faktura måste därför alltid krediteras vid upptäckta fel, så att även kreditfakturan kommer till kunden elektroniskt. Felaktig e-faktura som gått till kund elektronisk får EJ reverseras. Om fel faktureringsjobb valts, dvs. e-fakturering istället för vanlig fakturering eller tvärs om, så kan korrigering ske genom reversering. Ingen pappersfaktura har skickats till kund och ej heller har någon e-faktura gått till kund. Därefter måste en ny fakturaorder registreras och faktureras med rätt faktureringsjobb. Varje gång när e-fakturering valts istället för vanlig fakturering (pappersfaktura) kostar det universitetet 500 kr per faktura. Under samma dag som fel program har valts är det möjligt att förhindra att fakturorna går vidare till Itella (e-fakturaväxeln). Kontakta i dessa fall ekonomiavdelningen. Beställningen av e-fakturering ger tre listor; en FI01, en GL07 och en DS05. FI01 Vid fakturering via pappersfaktura visar FI01 själva fakturan, men vid e-fakturering blir resultatet istället nedanstående information. Av FI01-listan kan vi utläsa fakturanumret, det är den sista delen av filnamnet (i det här fallet ). E-fakturan skickas nu med automatik till kunden Sidan 4 av 7

5 GL07 GL07-listan visar den kontering som registreras i huvudboken: DS05 Rapporten DS05 gör en import av den skapade fakturabilden till AGRESSOs dokumentarkiv. Själva rapporten ger ingen nödvändig information, men den är ett bevis på att fakturabilden nu kan ses i dokumentarkivet. Fakturabilden kan nås från alla frågebilder som ger tillgång till dokumentarkivet, t ex AGRESSO Ekonomi/Kundreskontra/Fråga/Öppna och historiska poster alla kunder. För att fakturabilden ska kunna visas, är det viktigt att raden Ordernr (rad 31) har ett kryss i kolumnen för Visa. Fyll i fakturanummer på därför avsedd rad, och klicka OK Sidan 5 av 7

6 Klicka på ikonen för dokumentarkiv i frågeresultatet. Dubbelklicka på den blåmarkerade raden i den högra delen av bilden, för att se fakturabilden Sidan 6 av 7

7 Fakturabilden visas. Testfaktura och fakturakopia Det går att beställa testfaktura (FI07) av en order som ska e-faktureras, och det går även att beställa en fakturakopia (FI09) på en e-faktura. Testfakturan resp fakturakopian ser ut som en ordinarie pappersfaktura, och beställs via samma menyval som för pappersfakturor. Fakturakopia (på papper) ska inte sändas till kunden om inte kunden uttryckligen önskat detta Sidan 7 av 7