Lathund - Godkänn rekvisition eller faktura i EKO

Transkript

1 För att godkänna en rekvisition eller faktura i EKO kan man söka fram aktuell händelse via två menyval: 1. Kontrakt Att göra 2. Kontrakt Sök Rekv/Fakt eller Konteringsrad 1. Kontrakt Att göra Gå in via menyval Kontrakt Välj Att Göra i vänstermenyn Fyll i specifikt datumintervall (Grönmarkerat = Obligatoriskt att fylla i ) Fyll sedan i något eller några av de övriga fälten. För att begränsa sökningen ange t.ex. ansvar och finansiär (Lämnas fältet för finansiär tomt kommer allt inom ett ansvarsställe med i sökningen som ska åtgärdas). Markera statusruta med bock för prelimiär Klicka på Skapa-knappen 1

2 Resultatet presenteras i en lista enligt nedan. Listan visar 4st. preliminära oäkta rekvisitioner tillhörande olika kontrakt från olika motparter på ansvar 2440 för perioden Dessa skall hanteras lite olika beroende på om det är äkta/oäkta rekvisitioner samt vilken motpart det är. Avser underlagen äkta rekvisitioner eller fakturor förs dessa över till Agresso genom att man markerar rutan för äkta rekvisition på underlaget. ( rutmarkering = Gäller enbart rekvisitioner ) När det gäller de fyra stora finansiärerna Vetenskapasrådet, Forte (tidigare FAS ), Formas och Cancerfonden går det även att direkt godkänna ett underlag via Att godkänna-rutan. (se ovan), då medel från dessa i regel inbetalas månadsvis samt att rekvisitionsunderlagen innehåller samma kontering och är av typen oäkta. Detta för att underlätta hanteringen. (För att godkänna dessa rekvisitioner, se lathund Godkännande oäkta rekvisitioner (1/12- delar)) OBS! Vid godkännande av rekvisitioner som ej tillhör ovan nämnda finansiärer ska man gå in på respektive underlag och göra godkännadet. Innan man godkänner ska man kontrollera att underlaget är markerat med/som Oäkta/Äkta rekvisition rätt år rätt datum rätt kontraktstyp rätt belopp och rätt kontering. För att komma dit klickar man på datum-/eller diarielänken. 2. Kontrakt Sök Rekv/Fakt Ett annat sätt att godkänna rekvisitioner eller fakturor är att gå in på menyval: Kontrakt från huvudmenyn och välja Sök Rekv/Fakt i vänstermenyn Fyll i något eller några av de sökbara fälten. För att begränsa sökningen ange t.ex. Ansvar, Rekv/Faktdatum och Status = Preliminär. Klicka sedan på knappen Sök underlag 2

3 Resultat av sökningen presenteras i en lista. Kontrollera listan och gå igenom vilka rekvisitoner som skall skickas/ej skickas till kund: Ej skicka (oäkta) Om kunden vill ha ni t.ex skall rekvirera på deras egna blankett eller av annan anledning inte behöver en rekvisition från oss så skall rekvisitionen ligga kvar i status preliminär samt som oäkta. Kontrollera bara att det är rätt år rätt datum rätt kontraktstyp rätt belopp och rätt kontering på rekvisitonen. Ekonomienheten kommer att godkänna och boka mot rekvisitionen när inbetalningen kommer in. (Gäller ej rekvisitioner till de fyra forskningsråden, VR/Formas/Forte/Cancerfonden. Se lathund: Godkännande oäkta rekvisitioner (1/12-delar)) Skicka (äkta) Om en rekvisition skall skickas till kund så måste den godkännas för att senare få status överförd. Det är först när rekvisitions-/fakturaunderlagen fått status överförd med ett tillhörande ordernummer som de går att skriva ut från ekonomisystemet Agresso och skickas till kund. Klicka på länken för att komma in på rekvistionen. 3

4 Alla godkända underlag förs över till Agresso varje hel timme, ca 1 timme senare kan utskrift tas ut ur Agresso. Se vidare Lathund - Utskrift EKO faktura och/eller rekvisition ur Agresso. Att tänka på vid godkänande av rekvisition Rekvisitionsunderlaget visar att kontraktet är fördelat på två olika ansvar och verksamheter. Finns det rekvisitions-/fakturaunderlag med olika ansvar och verksamheter ska det ansvar som har huvudansvaret för kontraktet göra godkännandet. I nedan rekvisitionsunderlag har ansvar 1170 huvudansvaret och ska då godkänna även för ansvar Innan man godkänner underlaget måste man kontrollera att rätt värden är ifyllda/fylls i Det gäller fälten: Avser år, Datum, Vår/Er referens, Rekv/fakturatext. Var extra noga med att markeringen av Oäkta/Äkta rekvisition är riktig. Notera att valet oäkta alltid ligger som defaultvärde när rekvistioner ska godkännas. Kontrollera även att konteringsraden/erna är riktiga Är allt rätt ifyllt så klicka på knappen Godkänn. Båda konteringsraderna inkluderas genom godkännandet. 4

5 OBS! Tänk alltid på att kontrollera så att status oäkta/äkta är rätt markerat efter godkännandet. Nedan syns nu att rekvisitionen fått status Godkänd och att den är markerad som äkta rekv. Skulle man upptäcka att något är felaktigt i ett redan godkänt rekvisitions-/fakturaunderlag går det att sätta underlaget åter i status preliminär genom att klicka på knapp Åter preliminär. Önskad ändring kan sedan göras. Av ett godkänt underlag går det även att se ett förtydligande av statusändringen genom att klicka på knappen för Visa kontrakt. Man kommer då till bild Visa kontraktsinformation och därefter scrolla ner i bilden och klicka på knappen Visa rekvisitionsunderlag eller knappen Visa rekvisitionsunderlag (exkludera makulerade). 5

6 Förtydligande av statusändring visas Här framgår att statusen är Godkänd. OBS! Om det är en finansiär som skall ha en e-faktura är det viktigt att korrekt referens har angetts i fältet för Extern ref. Om referensen saknas, eller är felaktig kan mottagaren inte behandla fakturan i sitt EFH-system, och betalningen av fakturan riskerar att försenas. Tänk också på att endast ange referensvärdet, inga ledtexter. Skriv alltså inte t ex referens: 123ABC utan endast 123ABC. Hur referensen ska skrivas kan du se i Agresso om du söker på finansiärens kundid i kundregistret och tittar på flik 3. 6