NEXT e-invoice. Elektronisk fakturahantering. Lathund

Transkript

1 NEXT e-invoice Elektronisk fakturahantering Lathund

2 Lathund Ekonomiadministratör Kontrollera inkomna fakturor som inte är markerade som Klar för godkännande. Fakturor som ligger under Felaktig/saknad kontering har antingen inte blivit konterade på ett projekt, eller så lyckades inte leverantören identifieras när fakturan tolkades. Om projekt saknas eller är felaktigt ändra projekt genom att välja i rullistan i projektnr-kolumnen på fakturaraden. Konteringsraden kommer att uppdateras till samma projekt. Endast projekt med status mindre än avslutad visas i rullistorna. Om en faktura ska konteras på ett avslutat projekt, klicka i kryssrutan Visa avslutade projekt. Projektens aktuella status visas med en färg tillsammans med projektnumret. Om leverantören inte kunde identifieras kan det ha tre olika orsaker. Fall 1 Leverantörsuppgifter på fakturan är inte korrekt angivna, t ex momsregistreringsnumret är inte korrekt på fakturan Leverantören är inte tidigare känd av tolkningsföretaget Leverantören är känd av scanningsföretaget, men finns inte i leverantörsregistret i NEXT I fall 1 ovan kommer det att vara tomt i leverantör-kolumnen, och under fliken Leverantörsinformation kommer organisationsnumret att visas som och det kommer att stå Okänd i ett antal fält. För att komma tillrätta med fakturor som saknar leverantör på grund av felaktiga uppgifter på fakturan kan man antingen välja in leverantören manuellt med hjälp av knappen Välj leverantör. Då visas en lista så att man kan välja från leverantörsregistret i NEXT. Alternativt kan man reklamera fakturan och skicka tillbaka den till leverantören och begära att den skickas om med korrekta uppgifter. Fall 2 Det kommer att vara tomt i leverantör-kolumnen, och under fliken Leverantörsinformation kommer organisationsnumret att visas som och det kommer att stå Okänd i ett antal fält. Momsregistreringsnumret kommer att visas (under förutsättning att det är korrekt angivet). Fakturor vars leverantör inte är känd av tolkningsföretaget behöver sparas i NEXT för att därmed automatiskt skickas till tolkningsföretaget. Gå till fliken Leverantörsinformation och fyll i uppgifterna. Det är viktigt att uppgifter om organisationsnummer och momsregistreringsnumret samt bank- och/eller plusgiro är korrekt ifyllt. Som leverantörsnummer ska anges ett unikt nummer, ofta används till exempel bankgiro. När alla uppgifter är ifyllda, klicka på knappen Spara.

3 Fall 3 Om leverantören är känd av tolkningsföretaget, men inte finns i leverantörsregistret i NEXT så är alla uppgifter om leverantören sånär som på leverantörsnummer ifyllda under Leverantörsinformation. Ange leverantörsnummer, t ex bankgiro, och spara leverantören. Kontroll/kontering När fakturan har fått korrekt leverantör och projekt försvinner de från listan Felaktig/saknad kontering när listan uppdateras. I stället visas de under Inkomna ej hanterade. Fakturor som ligger under Inkomna ej hanterade behöver bara kontrolleras. Ändra konto genom att välja i listan. För att dela upp fakturabeloppet på flera konton ändrar man belopp på den befintliga konteringsraden. Då kommer det att läggas till en ny rad med resterande belopp. Ange rätt projekt och konto på den nya raden. Detta förfarande kan upprepas tills beloppet är fullständigt fördelat. Systemet har en funktion för att lägga till byggmoms. Tryck på knappen för byggmoms för att lägga till två konteringsrader med 20 % av totalbeloppet, en rad för debet och en rad för kredit. När alla uppgifter på fakturan stämmer ska den markeras som Klar för godkännande samt sparas. Fakturor som är markerade som Klar för godkännande visas för projektledare för respektive projekt. Däremot så visas de inte längre för ekonomiadministratörer. För att visa fakturor som är markerade som Klar för godkännande kryssa i rutan Visa alla. När projektledare och attesterare har godkänt fakturan ska den skickas till ekonomisystemet. För att skicka godkända leverantörsfakturor till ekonomisystemet används NEXT Connect. Klicka på knappen EFH (se bild).

4 Projektledare I listan över Inkomna ej hanterade visas de leverantörsfakturor som är konterade på de projekt där den inloggade användaren är projektledare. Gå igenom fakturorna och kontrollera att de är korrekta och ska betalas. Klicka på knappen Godkänn (det finns flera stycken alla har samma funktion). Det finns möjlighet att ångra godkännande på redan godkända leverantörsfakturor som ännu inte skickats till ekonomisystemet. Markera en faktura och klicka på Ångra godkännande så backas fakturan en godkännandenivå. Attesterare I listan över Inkomna ej hanterade visas de leverantörsfakturor som är konterade på projekt som tillhör kostnadsställen för vilka den inloggade användaren har attesträtt. Det är endast fakturor som är godkända på nivå ett (projektledare) som visas. Gå igenom fakturorna och kontrollera att de är korrekta och ska betalas. Klicka på knappen Godkänn (det finns flera stycken alla har samma funktion). Det finns möjlighet att ångra godkännande på redan godkända leverantörsfakturor som ännu inte skickats till ekonomisystemet. Markera en faktura och klicka på Ångra godkännande så backas fakturan en godkännandenivå.

5 Inställningar Roller Det finns tre olika roller: ekonomiadministratör projektledare attesterare Ekonomiadministratören hanterar ekonomisystemet och är den som importerar leverantörsfakturor till ekonomisystemet från NEXT e-invoice. NEXT e-invoice kan ställas in så att ekonomiadministratör måste kontrollera och godkänna kontering på inkomna leverantörsfakturor innan de kan godkännas av projektledare. Projektledare kontrollerar leverantörsfakturor så att innehållet stämmer, och att de är konterade på rätt projekt. Projektledaren kan även ändra kontering, och till exempel dela upp beloppet på flera projekt. En projektledare har rätt att godkänna fakturor som tillhör hans projekt. För fakturabelopp mindre än en viss gräns, vilken kan definieras med en systemparameter, får projektledaren godkänna fullt ut. För fakturabelopp över denna gräns kan projektledaren bara godkänna på nivå ett. Attesterare har rätt att godkänna fakturor som överstiger beloppsgräns. En attesterare kan även se och godkänna fakturor som är konterade på attesterarens projekt.