NEXT e-invoice. Elektronisk fakturahantering. Rutinbeskrivning

Transkript

1 NEXT e-invoice Elektronisk fakturahantering Rutinbeskrivning

2 Innehåll Inställningar... 3 Roller... 3 Rutinbeskrivning... 4 Flöde... 4 Vyer... 5 Inkomna ej färdigbehandlade... 5 Reklamationer... 5 Felaktig/saknad kontering... 5 Godkännande av fakturor... 5 Vem ser vad... 5 Leverantörer... 5 Kontering... 6 Påminnelser... 6

3 Inställningar Roller Det finns tre olika roller: ekonomiadministratör projektledare attesterare Ekonomiadministratören hanterar ekonomisystemet och är den som importerar leverantörsfakturor till ekonomisystemet från NEXT e-invoice. NEXT e-invoice kan ställas in så att ekonomiadministratör måste kontrollera och godkänna kontering på inkomna leverantörsfakturor innan de kan godkännas av projektledare. Projektledare kontrollerar leverantörsfakturor så att innehållet stämmer, och att de är konterade på rätt projekt. Projektledaren kan även ändra kontering, och till exempel dela upp beloppet på flera projekt. En projektledare har rätt att godkänna fakturor som tillhör hans projekt. För fakturabelopp mindre än en viss gräns (se parametersättning nedan) får projektledaren godkänna fullt ut. För fakturabelopp över denna gräns kan projektledaren bara godkänna på nivå ett. Attesterare har rätt att godkänna fakturor som överstiger beloppsgräns. En attesterare kan även se och godkänna fakturor som är konterade på attesterarens projekt.

4 Rutinbeskrivning Flöde 1. Pappersfakturor Fakturan skickas av leverantören till en scanningscentral Fakturan scannas och tolkas Informationen stöps om på format ( Svefaktura ) som kan läsas av NEXT e-invoice 1. PDF-fakturor Fakturafilen skickas av leverantören med e-post till en scanningscentral Fakturafilen tolkas Informationen stöps om på format ( Svefaktura ) som kan läsas av NEXT e-invoice 1. EDI-fakturor Fakturan skickas av leverantören elektroniskt direkt för omstöpning till format ( Svefaktura ) som kan läsas av NEXT e-invoice 2. Informationen i fakturan, inklusive bilden av fakturan skickas till NEXT e-invoice 3. Ekonomiadministratör kontrollerar att fakturan är korrekt konterad och markerar fakturan som Klar för godkännande Detta steg gäller endast om systemet är inställt så att ekonomiadministratör måste kontrollera och godkänna kontering på inkomna leverantörsfakturor (parameter MandatoryCheckByAdmin = 1) 4. Projektledare hanterar fakturor för sina respektive projekt kontrollera kontering möjlighet att reklamera felaktiga fakturor fakturor över ett visst belopp måste attesteras av attesteraren 5. Reklamerade fakturor skickas med hjälp av NEXT e-invoice tillbaka till leverantören tillsammans med projektledarens kommentarer och fakturan som pdf-bilaga 6. Ekonomiadministratör läser in fakturor i ekonomisystemet m h a NEXT Connect (alt automatisk schemalagd inläsning till ekonomisystemet) 7. Ekonomiadministratör lägger upp faktura för betalning i ekonomisystemet 8. Ekonomiadministratör exporterar bokförda kostnader från ekonomisystemet till NEXT m h a NEXT Connect (alt automatisk schemalagd inläsning från ekonomisystemet)

5 Vyer Inkomna ej färdigbehandlade Här visas alla inkomna fakturor som inte har blivit godkända fullt ut samt de som är godkända, men ännu inte skickats till ekonomisystemet. För projektledare visas fakturor som är markerade som Klar för godkännande. Om systemet inte är inställt så att ekonomiadministratör måste kontrollera och godkänna kontering på inkomna leverantörsfakturor, är alla inkomna fakturor automatiskt markerade såsom klara för godkännande. För attesterare visas endast fakturor som är godkända av projektledaren. Anledningen till detta är att endast visa de fakturor som attesteraren eller projektledaren har att behandla. Reklamationer Här visas alla fakturor som reklamerats Felaktig/saknad kontering Här visas fakturor som antingen saknar korrekt projektkontering eller vars leverantör inte är känd av systemet. Godkännande av fakturor Projektledare har rätt att godkänna fakturor som är konterade på dennes projekt, upp till ett visst belopp. Denna beloppsgräns har ett standardvärde på kronor, men kan ändras för varje installation. Fakturor över denna gräns måste godkännas av en användare med rätt behörighet. Detta fungerar enligt följande: NEXT har ett register med kostnadsställen, och detta register måste innehålla minst ett kostnadsställe. Varje projekt ska i NEXT kopplas till ett kostnadsställe. Varje kostnadsställe har en attestgrupp, och dess medlemmar har rätt att godkänna fakturor över den beloppsgräns som är satt för projektledares godkännande. Fakturor måste vara godkända fullt ut för att kunna exporteras till ekonomisystemet. Vem ser vad Projektledare ser de fakturor som är konterade på dennes projekt. I de fall fakturan är på högre belopp än vad projektledaren har rätt att godkänna visas den även för medlemmar i attestgruppen för projektets kostnadsställe. Fakturan måste vara godkänd i första nivån av projektledaren innan den visas för attestgruppen. De fakturor som är felaktiga på ett eller annat sätt visas för alla användare som är med i någon attestgrupp. Leverantörer Vid uppstart av NEXT e-invoice skickas leverantörsregistret från ekonomisystemet till NEXT. Nya leverantörer ska därefter läggas till i NEXT. Dessa kommer att skickas från NEXT till ekonomisystemet i samband med att dess första leverantörsfaktura är godkänd och exporteras till ekonomisystemet. Alla fakturor som kommer från leverantörer som är kända sedan tidigare visas tillsammans med information om leverantören. Det är leverantörens organisationsnummer eller momsregistrerings-

6 nummer som används för att hitta rätt leverantör. När det kommer fakturor från leverantörer som inte är kända sedan tidigare kan det visas mer eller mindre information om leverantören. I de fall leverantören är känd hos företaget som skannar och tolkar fakturan kommer all information sånär som på leverantörsnumret med. Om däremot leverantören inte är känd så kommer endast momsregistreringsnumret med. I båda dessa fall måste leverantören sparas i NEXT. I det förra fallet behöver man endast ange ett nytt leverantörsnummer och spara. I det andra fallet måste man, förutom leverantörsnummer, även ange namn och adressuppgifter. När en ny leverantör är sparad kommer den att skickas till ekonomisystemet tillsammans med leverantörsfakturan. Kontering Inkomna leverantörsfakturor konteras på det projekt som är angivet på fakturan med prefix AO. AO-nummer kan finnas på valfri plats på fakturan, men det är viktigt att det föregås av prefixet AO. Som konto används i första hand det standardkonto som är angivet på leverantören, och i andra hand ett konto som är angivet som en systemparametrar. Standardkonto för en leverantör kan anges i leverantörsregistret. Man kan ändra den kontering som är gjord. Dels kan man byta projekt direkt på fakturan, och dels kan man ändra på konteringsraderna. Man kan ändra uppgifter på raden, och man kan dela upp fakturan på flera konton. För att dela upp på flera konton ändrar man belopp på den rad som finns. Då skapar systemet en ny rad med resterande belopp som ska konteras. Man kan även radera konteringsrader, förutom den som skapats av systemet. Systemet har en funktion för att lägga till byggmoms. När man trycker på knappen för byggmoms så skapas två konteringsrader med 20 % av totalbeloppet, en rad för debet och en rad för kredit. Påminnelser Det finns möjlighet att skicka e-post automatiskt till projektledare och attesterare som har fakturor att godkänna. Det finns även möjlighet att automatiskt skicka e-post för som påminnelse för fakturor som inte är godkända och som är på väg att förfalla till betalning. Hur många dagar i förväg denna påminnelse ska skickas styrs av en parameter.