Periodiseringar och interna fördelningar med bokföringsorder

Transkript

1 (10) Periodiseringar och interna fördelningar med bokföringsorder Innehåll 1 Periodiseringar och interna fördelningar med bokföringsorder Inledning Periodisering med bokföringsorder Manuell periodisering Periodisering med nyckel eller datumintervall Återkommande interna fördelningar Intern fördelning med nyckel... 8

2 2(10) 1 Periodiseringar och interna fördelningar med bokföringsorder 1.1 Inledning I denna rutinbeskrivning beskrivs periodiseringar som görs med bokföringsorder; enstaka intäkter och kostnader, manuella projektperiodiseringar samt interna fördelningar. Beloppsgräns för periodisering av enstaka kostnader och intäkter finns i bokslutsanvisningar. Andra sätt att periodisera är: Enstaka intäkter periodiseras i samband med att en extern kundfaktura upprättas. Periodiseringsrutinen beskrivs i manualen kund- och internfakturering. Enstaka kostnader periodiseras i samband med att en extern leverantörsfaktura konteras. Interna fakturor periodiseras i samband med att en intern kundfaktura upprättas. Om en intern kundfaktura är periodiserad kommer den motsvarande interna leverantörsfakturan också att vara det på samma sätt, vilket är låst och går inte att ändra vid konteringen av denna. Observera att periodisering över årsskiften inte är tillåten för interna fakturor. Periodiseringsrutinen för internhandel beskrivs i manualen kund- och internfakturering. Automatisk projektperiodisering. Projekt som vid periodiseringstillfället är kopplade till projektstrukturen PROPER med status APER och HPER kommer att periodiseras med automatik och det är endast projekt som har ett resultatsaldo som periodiseras. Projekt som i projektmodulen har märkningen APER eller HPER och som är bidrags-/uppdragsklassade kommer att periodiseras per automatik förutsatt att det finns ett angivet dispositionsdatum kopplat till projektet och att detta inte har passerats. För projekt med underskott måste det även finnas medel kvar att hämta för att periodisering ska göras per automatik. Värdering och periodisering av projekt beskrivs närmare på LiU:s webbplats

3 3(10) 2 Periodisering med bokföringsorder I avsnittet beskrivs olika sätt att periodisera i huvudboken. Manuella projektperiodiseringar samt periodiseringar av enstaka intäkter och kostnader med extern motpart kan bokföras med en särskild verifikationstyp som automatiskt vänder periodiseringen i nästkommande månad (se avsnitt 2.1.). Kostnader med extern motpart kan även periodiseras med periodiseringsnyckel eller datumintervall (se avsnitt 2.2.). Fördelen med att använda nyckel eller intervall är att en ny periodisering inte behöver göras vid varje rapporteringstillfälle. Det finns även en instruktionsfilm för Bokföringsorder periodisering med nyckel, intervall samt manuell projektperiodisering. Tabell: Sammanfattning TYP Vertyp Periodiseringsnyckel i huvudet Radperiodisering kryssas i huvudet Periodiseringskonto i resultaträkningen Kontering på balanskonto Radtyp Enstaka intäkter EBPH Nej Nej Ja Ja Bof på samtliga rader Enstaka kostnader (manuell periodisering) EBPH Nej Nej Ja Ja Bof på samtliga rader Enstaka kostnader (nyckel/ intervall) EBPE Nej * Ja Nej Nej (sker med automatik) Bofper på periodiseringsraden, Bof på motkonteringsraden Manuell projektperiodisering EBPH Nej Nej Ja Ja Bof på samtliga rader *Kan anges i huvudet om det ska vara samma periodiseringsintervall på alla Bofper rader, men rekommendationen är att det anges på konteringsraden (se avsnitt 2.2).

4 4(10) 2.1 Manuell periodisering Manuella projektperiodiseringar samt enstaka intäkter och kostnader periodiseras med verifikationstyp EBPH (bokföringsorder hänsyn). Verifikationstyp EBPH vänder periodiseringen automatiskt i kommande period. Det går att använda en inläsningsfil i Excel. Periodiseringsnyckel ska inte anges och radperiodisering ska inte kryssas i. Alla konteringsrader i bokföringsordern ska ha radtyp Bof. Konteringen görs på periodiseringskonton i resultaträkningen med balanskonto som motkonto. Periodiseringskonton i resultaträkningen har nummer 9 som sista tecken. Konteringsexempel Förutbetalda kostnader Som förutbetalda kostnader redovisas kostnader som tillhör perioden efter bokslutet men där utgiften bokförts under bokslutsperioden. Exempel på förutbetalda kostnader är hyror, serviceavtal och medlemsavgifter. Kostnaden bokförs i kredit på ett periodiseringskonto i kontoklass 4 eller 5 och i debet på konto (förutbetalda övriga kostnader)/16120 (förutbetalda lokalhyror). Konto Kst Akt Motp D/K Belopp EJ 1382 D , K ,00 Upplupna kostnader Som upplupna kostnader redovisas kostnader som tillhör bokslutsperioden men där leverantörsfaktura/motsv. erhålls efter brytdagen (årsbokslut) eller efter periodavslut (övriga rapporteringstillfällen). Kostnaden bokförs i debet på ett periodiseringskonto i kontoklass 4 eller 5 och i kredit på konto (övriga upplupna kostnader). Konto Kst Akt Motp D/K Belopp E189 D , E189 K ,00

5 5(10) Förutbetalda intäkter Som förutbetalda intäkter redovisas intäkter som avser tiden efter bokslutsperioden men där inkomsten bokförs inom aktuell bokslutsperiod. Intäkten bokförs i debet på ett periodiseringskonto i kontoklass 3 och i kredit i kontogrupperna 272 (oförbrukade avgiftsintäkter), 273 (oförbrukade bidrag) eller konto (övriga förutbetalda intäkter). Konto Kst Akt Motp D/K Belopp E149 D , E149 K ,00 Upplupna intäkter Som upplupna intäkter redovisas intäkter som avser bokslutsperioden men som faktureras/erhålls efter brytdagen (årsbokslut) eller efter periodavslut (övriga rapporteringstillfällen). Intäkten bokförs i kredit på ett periodiseringskonto i kontoklass 3 och i debet i kontogrupp 162 (upplupna avgiftsintäkter), 163 (upplupna bidragsintäkter) eller konto (övriga upplupna intäkter). Konto Kst Akt Motp D/K Belopp D , K , Periodisering med nyckel eller datumintervall Radperiodisering med periodiseringsnyckel används endast för periodisering av enstaka kostnader. Observera att periodisering med nycklar inte är tillåten för interna kostnader. Att periodisera med nycklar fungerar inte med en inläsningsfil i Excel. Om korrigering behöver göras av periodiseringar som är gjorda i framtida perioder kontakta redovisningsenheten. Skapa en bokföringsorder Sökväg i Raindance: Bokföringsorder/Skapa 1) Välj verifikationstyp EBPE (bokföringsorder extern) 2) Ange datum (=bokföringsperiod) 3) Ange huvudtext 4) Kryssa i radperiodisering i huvudet. (Periodiseringsnyckel fylls inte i). 5) Spara huvud.

6 6(10) 6) Vid radperiodisering ska periodiseringsraden ha radtyp Bofper och motkonteringen ska ha radtyp Bof. Konteringen görs på samma grundkonto både i debet och i kredit. Kontering ska inte göras på ett periodiseringskonto i resultaträkningen och inte heller på ett balanskonto. 7) Tryck på Period för att välja periodiseringsnyckel till Bofper raden alternativt ange datumintervall för periodiseringen (vilken dag i månaden som väljs saknar betydelse). Periodiseringsnyckel: Datumintervall: 8) Cirkulera bokföringsordern för attest och signering.

7 7(10) Kontrollera en periodiserad bokföringsorder Sökväg i Raindance: Bokföringsorder/Sök Grundverifikatet har status Def per Mall som i sin tur skapar flera periodiseringsverifikationer. Periodmallen uppdateras inte i huvudboken, endast periodiseringsverifikationerna. Sökning i huvudbok: Totalbeloppet i grundverifikatet har periodiserats på flera perioder med motkonto (förutbetalda kostnader). Det kan vara bra att känna till att en omföring till periodiseringskonton görs centralt på redovisningsenheten i samband med varje periodavslut för att rapporteringen till statsredovisningssystemet ska bli korrekt. Omföringen görs samlat för alla externa periodiseringar som bokförts med nyckel (kundfakturor, leverantörsfakturor och bokföringsorder).

8 8(10) 3 Återkommande interna fördelningar Återkommande interna fördelningar kan bokföras på olika sätt: - En Excelfil läses in i ekonomisystemet varje månad. - Periodisering med nyckel, se avsnitt Periodisering med nyckel ska endast användas för interna fördelningar där det är säkert att ändringar inte görs under året, t.ex. fördelningar av anslag som görs i 1/12-delar. Om det finns risk för att ändringar kan ske under året är rekommendationen att göra fördelningen för kortare perioder i taget t.ex. tertialvis. Anledningen är att bokföringen görs framåt i tiden enligt vald periodiseringsnyckel. Om förutsättningarna ändras måste bokföringarna som gjorts i perioderna framåt i tiden korrigeras. Om korrigering behöver göras av periodiseringar som är gjorda i framtida perioder kontakta redovisningsenheten Intern fördelning med nyckel Skapa en fördelning Sökväg i Raindance: Bokföringsorder/Skapa 1) Välj verifikationstyp EBPI (bokföringsorder intern) 2) Ange datum (=bokföringsperiod) 3) Ange huvudtext 4) Välj periodiseringsnyckel i huvudet. Hela verifikatet periodiseras enligt vald periodiseringsnyckel. (Radperiodisering fylls inte i). 5) Spara huvud.

9 9(10) 6) Välj radtyp Bof. Registrera eller läs in en Excelfil med totalbeloppet som ska periodiseras. 7) Cirkulera bokföringsordern för attest och signering. Kontrollera en fördelning Sökväg i Raindance: Bokföringsorder/Sök Grundverifikatet har status Def per Mall som i sin tur skapar flera periodiseringsverifikationer. Periodmallen uppdateras inte i huvudboken, endast periodiseringsverifikationerna.

10 10(10) Sökning i huvudbok: Totalbeloppet i grundverifikatet har fördelats på flera perioder, både debet och kreditbeloppet i verifikationen.