Tidplan och checklista för bokslutet 31 december 2018

Transkript

1 Nov Gå igenom alla bokförda periodiseringar och kontrollera om de fortfarande gäller eller om något ska vändas. För de periodiseringar som ska vara kvar gäller att underlag som styrker periodiseringen ska finnas som bilaga till balansposten. EK92 KOSPER EK93 INTPER Förbered även genom att följa instruktioner på MP avseende periodstängning och kvartalsstängning. On 21 nov Bokslutsinformation 10:15-12:00 Engelska Parken, Ihresalen On 28 nov Bokslutsinformation 13:00-15:00 BMC sal B41 Må 3 dec Steg 1-2 lokaltjänstkostnader (LTK) för december samt slutreglering av lokaltjänstkostnader (LTK) 2018 bokförs av Byggnadsavd. Fr 7 dec Telekostnader t.o.m. 30 nov debiteras av IT-avdelningen. Telekostnader Companion Web Må 10 dec Sista dag att registrera reseräkningar (inkl att underlag finns hos HR) i Primula webb för att kunna få utbetalning i samband med lön för juni. Observera att attest måste ske före Primulas månadsomställning. To 13 dec Sista dag att skicka ev. justeringar av LTK steg 1-2 till AEU (blankett EA 37). AEU bokför justeringarna senast 20 dec. Fr 14 dec Sista dag för registrering och attest av inomstatliga rekvisitioner/kundfakturor i PM/KR. Efter 20 dec klart att bokföra LTK steg 4. Kontrollera kundfakturor med status NY el PREL. Följ upp förfallna, ej betalda, rekvisitioner/fakturor. Begäran om konstaterad kundförlust ställs till EA senast , se ovan. GLIS MP-Bokslut- Lokaltjänstkostnader EA37 KR 1

2 Kontrollera saldon på avräkningskonto och 265XX. Skapa fakturor/rekvisitioner! Fr 14 dec Sista dag att skicka rekvisitioner (lämnade bidrag) resp. blankett EA17x/EA18x till skanning för utbetalning av lämnade bidrag/ transfereringar. Dessa fakturor måste vara utbetalade (status HBET) senast vilket medför att attest måste vara gjord senast Fr 14 dec Ändring i bokföringen av anslag AEU tillhanda. Fr 14 dec Sista dag att skicka in filer avseende avstämning av medfinansiering. Konterade/attesterade senast ! Förfallodatum måste anges till senast ! Fr 14 dec Sista dag/tidpunkt för registrering av interna omföringar mellan org. Fr 14 dec Sista dag att begära konstaterad kundförlust. Fr Månadsomställning i Primula Alla ärenden i Primula Webb måste vara klara för att gå Må dec Primula och Primula Webb stänger 13: med i månadsomställningen i december. On 19 dec Statsanslag till utbildning och forskning bokförs. Ev ändring i bokföringen av anslag skall vara AEU tillhanda senast ! Se ovan. On 19 dec Decemberlöner bokförs i Raindance. (Månadsomställning dec) Fr 21 dec Kl Sista dag/tidpunkt för attest av leverantörsfakturor avseende lämnade bidrag (kkl7) i Raindance. To 27 dec Årets sista utbetalningsfiler skickas. I filerna ingår betalningar med förfallodag tom De utbetalningar som har förfallodag senast får utbetalningsdag år Fr 28 dec Kl Sista dag/tidpunkt för registrering och attest av utomstatliga rekvisitioner/kundfakturor i PM/KR. Förfallodatum anges till senast Observera att inga rekvisitioner resp. blankett EA17x/ EA18x avseende lämnade bidrag (kkl7) får skickas till skanning under perioden Leverantörsfakturor och leverantörsfakturor avseende lämnade bidrag skall vara attesterade senast för att tas med i utbetalningsfilerna som skickas Kontrollera kundfakturor med status NY el PREL. Följ upp förfallna, ej betalda, rekvisitioner/fakturor. Begäran LR Kkl 7 Blankett EA 36 BoP Primula Webb LR Kkl 7 LR KR 2

3 Därefter hålls kundreskontran och projektmodulens faktureringsdel stängd t o m med undantag för inkommande betalningar om konstaterad kundförlust ställs till EA senast , se ovan. Kontrollera saldon på avräkningskonto On 2 jan Bokade tentamensplatser tom debiteras av Byggnadsavd. On 2 jan Bokade lokaler TimeEdit tom debiteras av Byggnadsavd. Fr 4 jan Sista dag att skapa och attestera fakturor/rekvisitioner för alla inkomster på konto 265XX för Fr 4 jan Brytdag Fr 4 jan Sista dag för import av skannade leverantörsfakturor med verdat 2018 i RD/LFP sker kl Detta gäller ALLA inkommande fakturor fram till brytdagen 4 jan. och 265XX. Skapa fakturor/rekvisitioner! Underlag för debitering: or/redovisa-kostnader/lokalkostnader/debiteringartimeedit Underlag för debitering: or/redovisa-kostnader/lokalkostnader/debiteringartimeedit Obligatoriskt! Fördelning LTK steg 4 till kärnverksamhetens samtliga verksamheter och projekt samt avstämning konto Försäljningsintäkter korrekt klassificerade? Försäljning enligt 4 Avgiftsförordningen eller uppdragsutbildning/uppdragsforskning enligt regleringsbrev? Kontrollera verksamhetsutfall, fördelning av intäkter och kostnader per verksamhet. Stäm av saldo på konto 15750, 15760, 25990, 26010, 26030, EK40 BASEN för %-fördelning GLIS för faktiskt belopp EK20 RRORGP EK10 ORGÖV EK20 RRORGP 3

4 Periodisera upplupna/förutbetalda kostnader. Kontrollera kombinationen av periodiseringskonto. EK92 KOSPER Kontoplan för Må 7 jan Raindance stängs kl Sista dag/tidpunkt att hantera leverantörsfakturor med verdat 2018 (fakturor avseende lämnade bidrag undantagna enl. ovan) samt att alla preliminära anläggningsobjekt ska vara överförda till det definitiva registret. Observera att ingen import av skannade leverantörsfakturor sker ! (Se 4 jan för sista import avseende 2018.) För över nya anläggningar till AR. Kontrollera saldo på kto Kontrollera att alla poster i resultaträkningen är bokförda på verksamhet och projekt och att rätt verksamhet/projekt använts. Genomgång av projekt: Finns projekt där verksamheten avslutas? Finns oförbrukade bidrag som ska resultatbokföras? Periodisera upplupna intäkter (bidragsintäkter och/eller försäljningsintäkter) om kontrakt finns. Kontrollera att kombinationerna förutbetald intäkt/underskott, förutbetald intäkt/upplupen intäkt, upplupen intäkt/överskott inte felaktigt uppträder på samma projekt. Rättelser görs med vertyp EBLEXT. Kontrollera att lämnade bidrag har korrekt kontering och att tillräcklig finansiering finns. Inventering av handkassa per AEU tillhanda senast OBS! Detta är den första av två stängningar av Raindance före BKV-perioden. Periodisera upplupna eller förutbetalda kostnader samt att registrera omföringar/rättelser med vertyp EBLEXT/EBLINT är fortfarande möjligt när Raindance öppnar igen XX jan. periodisering AR PR30 PROJÖV PR90 AVSPRO PR10 PROBOK PR90 AVSPRO EK91 TRKOLL 4

5 Detta gör det möjligt att gå genom alla projekt inkl medfin, indir kostnader, periodiseringar etc innan den andra stängningen som görs den XX jan före BKVperioden. Må 7 jan Efter kl bokför AEU avskrivningar, finansiering av lämnade bidrag/transfereringar samt preliminär bokföring av indirekta kostnader, medfinansiering och periodisering av förutbetalda/upplupna bidragsintäkter. Må 7 jan Sista dag för rapportering av uppgifter avseende 2018 i Ladok (Uppdok). Ti 8 jan Raindance öppnas för genomgång av alla projekt. Kontroll av intäkter och kostnader på projekt. Fördelning av finansiering på alla aktuella projekt ska göras samt ev ytterligare periodiseringar och omföringar av kostnader. On 9 jan Raindance stängs kl Sista dag/tidpunkt att med verdat 2018 periodisera upplupna eller förutbetalda kostnader samt att registrera omföringar/rättelser med vertyp EBLEXT/EBLINT. On 9 jan Efter kl bokför AEU slutlig bokföring av medfinansiering, periodisering av förutbetalda/upplupna bidragsintäkter och indirekta kostnader. To 10 jan Slutlig tilldelning av statsanslag till utbildning bokförs jan BKV-period Raindance öppnar tidigast 12: OBS! Detta är den andra av två stängningar av Raindance före BKV-perioden. Nollställ projekt xxx Medfinansiering UTB anslag Nollställ projekt xxx Medfinansiering FO anslag jan Genomgång av projekt: Kontrollera periodisering av bidrag. Behöver justeringar göras? Finns oförbrukade bidrag som ska resultatbokföras? Gå igenom erhållna försäljningsintäkter VSH 112, 120 och 230. Förutbetalda försäljningsintäkter ska periodiseras! PR10 PROBOK PR90 AVSPRO 5

6 Periodisera upplupna intäkter (bidragsintäkter eller försäljningsintäkter) om kontrakt finns. Kontrollera att kombinationerna förutbetald intäkt/underskott, förutbetald intäkt/upplupen intäkt, upplupen intäkt/överskott inte felaktigt uppträder på samma projekt jan Kontrollera kombinationen av periodiseringskonton. EK93 INTPER Kontoplan för periodisering jan Kontrollera att bokföring på 20900/89990 är gjord på rätt EK90 AVSLRR Fr 11 jan Kl stängs Raindance för registrering av BKVtransaktioner Må 14 jan Specifikationer över balansposter samt handkassainventering AEU tillhanda Ti 15 jan AEU bokför resultatet för 2018 på resp projekt. Stödverksamhetens resultat bokförs på uppsamlingsprojekt. V 3-4 Avd för ekonomi och upphandling sammanställer årsbokslutet. On 16 jan Bokslutsrapporter 2018 med analys av under- /överskottsmarginal AEU tillhanda. prestation. Ladda upp på specifikationer på MP. Ladda upp bokslutsrapporter på MP. Se anvisningar ang uppladdning. Se anvisningar ang uppladdning. EFTER BOKSLUTET: och framåt Vändning av periodiseringar där intäkt/kostnad nu ska redovisas. OBS! Vändning ska ske i den period där kostnad eller intäkt ska redovisas, vilket inte automatiskt är den 1 jan. 6

7 och framåt Fr 4 jan Åter möjligt att skicka rekvisitioner resp. blankett EA17x/EA18x till skanning för utbetalningar avseende lämnade bidrag/transfereringar. Ti 8 jan KR öppnas för registrering av kundfakturor. LR öppnas för kontering av leverantörsfakturor avseende lämnade bidrag (kontoklass 7) Kontrollera att rätt kombination av periodiseringskonton använts. EK92 KOSPER EK93 INTPER Kontoplan för periodisering 7