Anvisningar, tidplan och ansvar för arbete med årsbokslutet

Transkript

1 Tidplan årsbokslut utg. 2 Datum: Handläggare: / Söder Anvisningar, tidplan och ansvar för arbete med årsbokslutet * Med fakultet avses här även övriga enheter Datum Arbetsmoment Ansvar 24 nov Bokslutsanvisningar skickas ut från ekonomiavdelningen. Okt/nov skickar ut frågor till fakulteterna om innehållet i resultatredovisningen Karin L 27 nov Fakturering avseende arbete utfört före december görs i görligaste mån senast den 27 nov. Sista dag för fakturering av inomstatliga kunder är 4 jan och utomstatliga kunder 9 jan December Ekonomerna gör fördelning av personalkostnader och övriga kostnader som ska fördelas på alla externa uppdrag, samt går igenom vilka externa uppdrag som ska vinstavräknas. Fördelningarna görs i största möjliga utsträckning i Primula där sista datum för registrering är 14/12 (lönebryt 15/12) 1 dec Samråd om avgifter enligt 7 avgiftsförordningen 4 dec Lista med påminnelser till kunder skickas ut till fakulteterna 14 dec Sista attest/registreringsdag för löneunderlag till Primula avseende december. 15 dec Kontroll av eventuella ändringar i tabeller/mallar till ÅR 15 dec Kontroll av formkravet i departementsbilagan och väsentliga uppgifter 15 dec Påminnelser skickas ut till kunder på förfallna fakturor 15 dec erna/institutioner/avdelningar lämnar in underlag till befarade och konstaterade kundförluster. Viktigt att alla lämnar underlag till ekonomiavdelningen K /STUD 19 dec Lån i riksgälden för investeringar gjorda dec Lönefilen för december bokförs K K 1 (6)

2 20 dec Sista dag för inlämning av kontanta medel i Kalmar/Växjö till Infocenter/Copycenter för att intäkten ska bokföras på Skicka in/maila underlag snarast till ekonomiavdelningen 29 dec Reglera betalningar gentemot andra statliga myndigheter före årsskiftet i görligaste mån. Förfallodatum tidigareläggs gentemot andra myndigheter 29 dec Sista dag för månadsomföringar (anslag, hyror, centrala avgifter, IT-kostnader mm) Gott nytt år önskar ekonomiavdelningen! Början av Ändra räntesats i OLFI jan 2 jan Inventering av växelkassor görs per 31/12, undertecknas av inventeringsförrättare (ej samma person som kassaansvarig) + närmaste chef. Mall för inventeringsdokument växelkassor finns på hemsidan under: ekonomi/blanketter och mallar. Underlaget skickas till ekonomiavdelningen 4 jan RGK, bokföring räntor, intäkter o anläggningar 4 jan Sista dagen för fakturering inomstatliga kunder 5 jan Alla inbetalningar (intäkter) avseende 2017 bokförda i Agresso 8 jan Bokföring insättningar dagskassor och kortbetalningar är klar Amanda Levgrupp Los IT Amanda Kundgruppen Amanda 8 jan Vändning och bokning av semesterlöneskulden är klar. 8 jan Bokföring av reservering för retroaktiva löner 9 jan Sista dag för bokföring av leverantörsfakturor. För att fakturan ska bokföras på 2017 måste den ha passerat igenom flödet Levgruppen senast denna dag. Fakturor som ankommer efter brytpunkten eller kostnader som bygger på uppskattningar/beräkningar skall periodiseras (konto 2718). 9 jan Sista dagen för fakturering av utomstatliga 2 (6)

3 kunder 10 jan Studieavgifter. Underlag till intäktsfördelning skickas till berörda fakulteter/avdelningar 10 jan Avskrivningar för december körs David 10 jan Fråga på ankomstregistrerade leverantörsfakturor körs ut. Poster över 30 tkr skickas ut till fakultet/avdelning 10 jan Sista dag för omföringar/bokföringsorder mellan institutioner/enheter på olika fakulteter 10 jan Sista dag för bokföring/betalning av interna fakturor 10 jan Sista dag för omföringar inom institutionen 11 jan Preliminär motpartsinformation i Hermes för motparter inom sektorn 11 jan Avstämning av ingående och utgående moms. Avstämning EU-moms (görs först) Jenny S 11 jan Studieavgifterna avstämda och bokförda. Malin/Lotta 11 jan Triggrar för indirekta kostnader december körs, kl jan Sista dag för bokföring/omföring på fakulteterna/ motsvarande 12 jan Sista dag för löpande bokföring på Period 1713 öppnas 12 jan Sista dag att registrera förutbetalda/upplupna intäkter och kostnader. Beloppsgränsen för periodiseringar är kr för enskild post 12 jan Uttag och kontroll av listor till projektansvariga, innan eventuella periodiseringar har gjorts 12 jan Sista dag för registrering av hst/hpr i Ladok hänförliga till december jan Sista dag för inrapportering av forskarstuderande i Ladok hänförliga till jan Bokföring av omställningsmedel 15 jan Definitivt uttag av underlag från Ladok 3. Sista dag att registrera är den 12/1. STUD Lars 15 jan Triggrar för indirekta kostnader december period 13 körs, kl (6)

4 15 jan Anslagsavräkning och fördelning av anslag till institutionerna skall vara klart. 15 jan Anslagsavräkningen bokförd i Agresso 17 jan Hermes inrapportering av decemberutfallet 17 jan Hermes motpartsinformation skall vara inrapporterad, komplettering i motpartsmodul görs fram till 24 jan 17 jan Kontroll av att stora ankomstregistrerade poster som avser 2017 är periodiserade som upplupna kostnader 17 jan Utkast resultatredovisning i årsredovisningen 2017, enbart texter, skickas ut till rektorsgruppen, Linnestudenterna, fakulteterna, NLU, förvaltning (inklusive uppgiftslämnare) för synpunkter senast 24 jan, Jenny () 18 jan Departementsfaktura klar /STUD 19/1 Avstämning av baskonto 7* (transfereringar) = /jan Avstämning av balanskonton exkl. 15*, 25*, 29*. erna stämmer av sina delar av respektive konto. Ekonomiavdelningen sammanställer och ansvarar för totala kontoavstämningen och de konton/delar av konton som inte bokförts på särskild organisation. balansräkning jan Samfinansiering och periodisering av projekt. erna periodiserar sina projekt, bokför samfinansieringen. Samtliga avtal som tillhör projekten skannas in i Agresso 21 jan Registrering av forskningsansökningar och beslut för 2017, i Agresso 22 jan Kontrolldag för ekonomer! Genomgång av listor efter gjorda periodiseringar mm. Kontrollera stora förändringar på balanskonton. Rättningar kommer inte att göras av fel som upptäcks efter detta datum. scontrollern meddelar på ekonomiavdelningen när man är klara + ansvarsförteckning ekonomiavdelningens avstämning er Lotta W 4 (6)

5 22 jan Ombokning av ingående moms mellan statligt och icke statligt 23 jan Ekonomiavdelningens kontrolldag för Agresso (alla bokningar klara!) jan Avstämning av resterande balanskonton (15*, 25* och 29*). Universitetsövergripande analys av balansräkningens poster samt intäkts- och kostnadskonton 24 jan Hermes: Sista dag för motpartsavstämningen, avvikelser kommenterade 24 jan erna sänder in kommentarer/analys till det ekonomiska resultatet för 2017 till Ekonomiavdelningen. Rapport LN14 används som underlag till analysen. 25 jan Sista dag för bokföring avseende 2017 d.v.s. period 1713 stängs 25 jan Checklista årsbokslut från fakulteterna till ekonomiavdelningen 25 jan Synpunkter på utkast resultatredovisning i årsredovisningen 2017 från fakulteter, NLU, förvaltning m.fl. Jenny S enligt ansvarsförteckningen Anna NLU Förvaltning m.fl jan Behandlingshistoriken i bokslutspärmarna jan Sammanställning av utkast: Resultat- och balansräkning Resultatredovisning Resultat per verksamhetsgren mm Noter, väsentliga uppgifter mm Redovisningsprinciper jan Kontroller av siffror både i specar, årsredovisning samt extrakontroll av relationerna 31 jan Realekonomisk sammanställning 1 feb Transparenslagen, särskild redovisning enligt Lag (2005:590) om insyn i vissa finansiella förbindelser m.m. 5 (6)

6 30 jan Årsredovisning skickas kl till MBL 31 jan Kontrollsummering av siffror och tabeller i ÅR 2 feb Utfallsfil transaktioner, RR, BR, specifikationer, analyser till revisor. Granskning vecka feb Kvalitetsgranskning av ÅR 7 feb ÅR skickas till Jenny J för utskick till US feb Riksrevisionen granskar bokslutet / 15 feb Hermes: Sista dag för avstämning av inrapporterat bokslut, RR, BR, noter och anslag mot slutlig RR, BR och ÅR. Kontroll av samtliga bokslutsrapporter 15 feb Hermes: Rapportering av särskild info 15 feb US beslutar om årsredovisning 2017 US 22 feb ÅR skickas till regeringen m.fl. 23 feb Hermes: sista dag för ändring av inrapporterat utfall feb Riksrevisionen granskar årsbokslutet feb Ekonomisk och teknisk mall /STUD 6 (6)