Anvisningar, tidplan och ansvar för arbete med årsbokslutet

Transkript

1 Tidplan årsbokslut utg. I Datum: Handläggare: / Söder Anvisningar, tidplan och ansvar för arbete med årsbokslutet * Med fakultet avses här även övriga enheter Datum Arbetsmoment Ansvar 23 nov Bokslutsanvisningar skickas ut från ekonomiavdelningen. Okt/nov UK skickar ut frågor till fakulteterna om UK innehållet i resultatredovisningen 26 nov Fakturering avseende arbete utfört före december görs i görligaste mån senast den 26 nov. Sista dag för fakturering av inomstatliga kunder är 4 jan och utomstatliga kunder 9 jan nov Kontroll av förändringar i förordningar mm (enl. information på stora redovisningsdagen) December Ekonomerna gör fördelning av personalkostnader och övriga kostnader som ska fördelas på alla externa uppdrag, samt går igenom vilka externa uppdrag som ska vinstavräknas. Fördelningarna görs i största möjliga utsträckning i Primula där sista datum för registrering är 12/12 (löneomställning 13/12) 3 dec Samråd om avgifter enligt 7 avgiftsförordningen 3 dec Lista med påminnelser till kunder skickas ut till fakulteterna 12 dec Sista attest/registreringsdag för löneunderlag till Primula avseende december. 14 dec Kontroll av summeringsmodell baskonto S-koder 14 dec Kontroll av eventuella ändringar i tabeller/mallar till ÅR 14 dec Kontroll av formkravet i departementsbilagan och väsentliga uppgifter 14 dec Påminnelser skickas ut till kunder på förfallna fakturor Jenny UK UK/STUD 1 (6)

2 14 dec erna/institutioner/avdelningar lämnar in underlag till befarade och konstaterade kundförluster. Viktigt att alla lämnar underlag till ekonomiavdelningen 17 dec Lönefilen för december bokförs 18 dec Lån i riksgälden för investeringar gjorda dec Sista dag för inlämning av kontanta medel i Kalmar/Växjö till Infocenter/Copycenter för att intäkten ska bokföras på Skicka in/maila underlag snarast till ekonomiavdelningen 28 dec Reglera betalningar gentemot andra statliga myndigheter före årsskiftet i görligaste mån. Förfallodatum tidigareläggs gentemot andra myndigheter 28 dec Sista dag för månadsomföringar (anslag, hyror, centrala avgifter, IT-kostnader mm) Gott nytt år önskar ekonomiavdelningen! Början av Ändra räntesats i OLFI jan 2 jan Inventering av växelkassor görs per 31/12, undertecknas av inventeringsförrättare (ej samma person som kassaansvarig) + närmaste chef. Mall för inventeringsdokument växelkassor finns på hemsidan under: ekonomi/blanketter och mallar. Underlaget skickas till ekonomiavdelningen Lotta H Levgrupp Los IT Lotta H 3 jan Sista dagen för fakturering inomstatliga kunder 4 jan RGK, bokföring räntor, intäkter o anläggningar 8 jan Bokföring insättningar dagskassor och kortbetalningar är klar 8 jan Vändning och bokning av semesterlöneskulden är klar. Beräkning av lönebikostnader med 2019 års procentsatser. 8 jan Bokföring av reservering för retroaktiva löner Lotta H 2 (6)

3 9 jan Sista dag för bokföring av leverantörsfakturor. För att fakturan ska bokföras på 2018 måste den ha passerat igenom flödet senast denna dag. Fakturor som ankommer efter brytpunkten eller kostnader som bygger på uppskattningar/beräkningar skall periodiseras (konto 2718). 9 jan Sista dagen för fakturering av utomstatliga kunder 10 jan Studieavgifter. Underlag till intäktsfördelning skickas till berörda fakulteter/avdelningar 10 jan Avskrivningar för december körs jan Fråga på ankomstregistrerade leverantörsfakturor körs ut. Poster över 30 tkr skickas ut till fakultet/avdelning 10 jan Sista dag för omföringar/bokföringsorder mellan institutioner/enheter på olika fakulteter Levgruppen Malin 10 jan Sista dag för bokföring/betalning av interna fakturor 10 jan Sista dag för omföringar inom institutionen 11 jan Preliminär motpartsinformation i Hermes för motparter inom sektorn 11 jan Avstämning av ingående och utgående moms. Avstämning EU-moms (görs först) Jenny S 11 jan Studieavgifterna avstämda och bokförda. Malin/Lotta 11 jan Triggrar för indirekta kostnader december körs, kl jan Sista dag för registrering av hst/hpr i Ladok hänförliga till december jan Sista dag för inrapportering av forskarstuderande i Ladok hänförliga till jan Sista dag för bokföring/omföring på fakulteterna/ motsvarande 14 jan Sista dag för löpande bokföring på Period 1812 stängs och period 1813 öppnas 14 jan Sista dag att registrera förutbetalda/upplupna intäkter och kostnader. Beloppsgränsen för periodiseringar är kr för enskild post 14 jan Backning av obetalda fakturerade bidrag 3 (6)

4 14 jan Uttag och kontroll av listor till projektansvariga, innan eventuella periodiseringar har gjorts 14 jan Bokföring av omställningsmedel 15 jan Definitivt uttag av underlag från Ladok via Björn Flora. Sista dag att registrera är den 11/1. 15 jan Triggrar för indirekta kostnader december period 13 körs, kl jan Anslagsavräkning och fördelning av anslag till institutionerna skall vara klart. 15 jan Anslagsavräkningen bokförd i Agresso 17 jan Hermes inrapportering av decemberutfallet 17 jan Hermes motpartsinformation skall vara inrapporterad, komplettering i motpartsmodul görs fram till 23 jan 17 jan Kontroll av att stora ankomstregistrerade poster som avser 2018 är periodiserade som upplupna kostnader 17 jan Utkast resultatredovisning i årsredovisningen 2018, enbart texter, skickas ut till rektorsgruppen, Linnestudenterna, fakulteterna, NLU, förvaltning (inklusive uppgiftslämnare) för synpunkter senast 25 jan,, 18 jan Departementsbilagan utfall hpr/hst klar Björn, 18 jan Kontroll av att baskonto 7* och 9* = 0 UK 18 jan Ombokning av ingående moms mellan statligt och icke statligt jan Samfinansiering och periodisering av projekt. erna periodiserar sina projekt, bokför samfinansieringen. Samtliga avtal som tillhör projekten skannas in i Agresso 21 jan Kontroll av periodiseringar och samfinansieringar 22 jan Registrering av forskningsansökningar och beslut för 2018, i Agresso Jenny S er Anna er UK 4 (6)

5 22 jan Kontrolldag för ekonomer! Genomgång av listor efter gjorda periodiseringar mm. Kontrollera stora förändringar på balanskonton. Rättningar kommer inte att göras av fel som upptäcks efter detta datum. scontrollern meddelar på ekonomiavdelningen när man är klara jan Avstämning av resterande balanskonton (15*, 25* och 29*). Universitetsövergripande analys av balansräkningens poster samt intäkts- och kostnadskonton 23 jan Ekonomiavdelningens kontrolldag för Agresso (alla bokningar klara!) 23 jan Hermes: Sista dag för motpartsavstämningen, avvikelser kommenterade 24 jan erna sänder in kommentarer/analys till det ekonomiska resultatet för 2018 till Ekonomiavdelningen. Rapport LN14 används som underlag till analysen. 25 jan Sista dag för bokföring avseende 2018 d.v.s. period 1813 stängs 25 jan Checklista årsbokslut från fakulteterna till ekonomiavdelningen 25 jan Synpunkter på utkast resultatredovisning i årsredovisningen 2018 från fakulteter, NLU, förvaltning m.fl. Lotta W enligt ansvarsförteckningen Joakim Anna NLU Förvaltning m.fl jan Behandlingshistoriken i bokslutspärmarna jan Sammanställning av utkast: Resultat- och balansräkning Resultatredovisning Resultat per verksamhetsgren mm Noter, väsentliga uppgifter mm Redovisningsprinciper jan Kontroller av siffror både i specar, årsredovisning samt extrakontroll av relationerna mellan tabeller/noter mm Kontroll mot RiR noteringar för 2017 Kontroll mot Lnu noteringar från (6)

6 25-29 jan Analys av större förändringar 2017 inom resultaträkningen, inkl. transfereringar jan Analys av större förändringar mot 2017 av balanskonton 30 jan Årsredovisning skickas kl till MBL Joakim 31 jan Realekonomisk sammanställning 1 feb Utfallsfil transaktioner, RR, BR, specifikationer, analyser till RiR. Granskning vecka feb Kvalitetsgranskning av ÅR UK 6 feb ÅR skickas till Jenny J för utskick till US UK feb Riksrevisionen granskar bokslutet UK/ 14 feb US beslutar om årsredovisning 2018 US 15 feb Hermes: Rapportering av särskild info Joakim 22 feb ÅR skickas till regeringen m.fl. UK 23 feb Hermes: sista dag för ändring av inrapporterat utfall Enl. lista ansvariga för avstämning, 28 feb Ekonomisk och teknisk mall till UKÄ UK Lotta W 6 (6)