Välkommen till ekonomidagen 2014!

Transkript

1 Välkommen till ekonomidagen 2014!

2 Ekonomidagen 19/ Presentation av ekonomiavdelningen Bokslutsinformation Kaffepaus Rutiner kring projekthantering Hur väljer vi våra lösenord?

3 Fakturaadress Stockholms universitet Postbox Malmö Refkod: xxx (institutionsnummer)

4 Leverantör utan F-skatt Vi använder en ny kontrolltjänst vid utbetalningar av leverantörsfakturor, Inyett. Vid kontroll har det uppdagats att många av våra leverantörer saknar F-skattsedel. Det är inte tillåtet att göra utbetalningar till företag utan F-skattsedel. Var noga och kontrollera alltid så att de leverantörer ni använder har giltig F-skattsedel.

5 Helårsbokslut Viktiga datum för helårsbokslutet 2014 finns på hemsidan under fliken Ekonomi/ Ekonomikalendern Alla datum som anges är senaste datum då material ska vara ekonomiavdelningen tillhanda

6 Helårsbokslut Underlag till ekonomiavdelningen ska vara komplett ifyllda, med kontering i vissa fall (KBPIEA) Underlag ska vara godkända av behörig person Ska skickas till avsedd person på ekonomiavdelningen via eller internpost.

7 Kundfakturor inför bokslut. Obetalda kundfakturor som förfallit tre månader före bokslut ( ) tas upp som osäkra kundfordringar i bokslutet. Skriva av? Om fakturan skall avskrivas, skall prefekt/motsvarande skriva under beslut. Vid belopp över kr, ska kort motivering bifogas och förvaltningschefen godkänna. Lämna uppgift till Johan Fredricsson senast 8/12 angående de fakturor som skall skrivas av.

8 Kundfakturor inför bokslut Osäkra fordringar över kr, finns på listan som ni får från ekonomiavdelningen. Specialhantering, enskild värdering om nedskrivning (hur stor del av fakturan som inte förväntas bli betald, belopp över kr ska godkännas av förvaltningschefen). Bifoga kort motivering. Svar till Johan Fredricsson senast 8/12.

9 Sändningsdagar - utbetalningar Före jul: 22/12 (må), 23/12 (ti) Mellan jul och nyår: Måndag 29/12. Fakturan måste ha status def i portalen senast kl den 28/12 för att betalningen ska nå mottagarens konto år Tisdag 30/12. Betalningen når mottagarens konto år Fredag 2/ årets första sändning

10 Kontantinsättningar Måndagen 8/12 sista dagen att deponera kontanter i serviceboxen.

11 Viktiga datum (bokslutsplanering med samtliga datum finns på Ekonomikalender, fliken Ekonomi) 28 november: sista dag för fakturering andra statliga myndigheter (ff ) 12 december: sista dag för rapportering och attestering av timlöner, reseräkningar och lönekontering mm i Primula. 12 december: alla IFP97 eller Bok97 måste vara godkända. 23 dec: Decemberlönen är bokförd och utbetald.

12 30 dec 2014 kl stängs Raindanceportalen! Detta innebär att 30 december är sista dagen för institutioner att själva göra bokningar på Planera arbetet i förväg! Behörig attesterare och utanordnare måste vara på plats och attestera alla fakturor som är hänförliga 2014.

13 30 dec 2014 kl stängs Raindanceportalen! Innan dess skall följande vara åtgärdat: Ej godkända verifikationer med datum ska godkännas eller makuleras. Nollställ oidentifierade medel för din institution (konto 2651/inst.). Inget saldo får finnas per 31/12.

14 30 dec 2014 kl stängs Raindanceportalen! Leverantörsfakturor i portalen fakturor inkomna t.o.m. 30/12 ska vara konterade, attesterade samt utanordnade för att hamna på Kundfakturor med status NY och PREL skall makuleras eller definitivsättas. Eventuellt kvarvarande NY/PREL kundfakturor makuleras.

15 Om flera projekt öppnade på ett bidragskontrakt Alla projekt måste vara synkroniserade vid bokslut! D.v.s. alla projekt har antingen överskott eller underskott eller 0 vid bokslut. Märkning: Z i slutet av kontraktsnummer indikerar underprojekt

16 Om flera projekt öppnade på ett bidragskontrakt Bokföringsorder till projekthandläggare senast 30/12. TIPS! Titta med rapport PRDATÄ (bildskärm, kalkylformat). Underprojekt är markerade med z i slutet av kontraktsnumret , Z , Z , Z Z , Z , Z

17 Årsbokslut -bokföringsorder Gör bokföringsorder klara! Verifikationerna måste vara signerade! Ej signerade INT/LÖN/BOK+inst.nr kommer att makuleras vid stängning. Ej definitiva BOK97 eller IFP97 skapade efter 12/12 kommer att makuleras vid periodstängningen.

18 Forts. bokföringsorder Ej definitiva (t.ex. p.g.a. ofullständig kontering) BOK97 eller IFP97 skapade till och med 12/12, kommer att godkännas på konto aktivitet kb Bidragsprojekt med sista dispositionsdag kommer resultatföras.

19 Leverantörsfakturor Leverantörsfakturor ankomna t.o.m. brytdag (5/1) kommer att bokas som kostnad på det år de avser. Kontering hämtas från fakturaportalen, saknas kontering konteras fakturan på konto 5781, aktivitet 80000, KB

20 Avstämning annan myndighet (Kund) Sista dagen att fakturera andra statliga myndigheter - 28 november (ff ) (Lev) Fakturor som avser 2014 men ankommer 30/12-5/1, kontera dessa i portalen direkt. (transf) Vid transfereringar gäller betalningsdatum oavsett om transfereringen gäller framåt eller bakåt i tiden. Var därför noga med att sätta betalningsdatum på rätt månad!

21 Viktiga datum 7 jan : Blankett för fördelning av 8**** aktiviteter, om ni använt det under Underskrivet av prefekt. Blankett Fördelningsnyckel finns : 9 jan: periodiseringsunderlag gällande leverantörsfakturor och kundfakturor över kr (exkl. moms) som avser 2014, lämnas till ekonomiavdelningen.

22 Exempel på periodiseringar Externa hyror Tidnings-/databasprenumeration Köpta/sålda tjänster som tillhandahållits 2014 men ej ännu fakturerat Ange fakturanummer om redan i portalen under januari 2015.

23 Viktiga datum forts. 5 jan: Leverantörsfakturor inkomna 30dec - 5 jan tillhörande 2014, ska vara konterade. Behöver inte vara attesterade och utanordnade. 13 jan: avstämning av personförskott, konto 1573, depositioner, konto 2632 Ekonomiavd tillhanda (Johan Fredricsson) 8 jan: Sista dag för inrapportering i LADOK

24 viktiga datum forts. 13 jan: Fördelning av indirekta kostnader enligt institutionens framräknade procent bokförs jan kl.16.00: UG5807 och FU5807 är öppna för omföring av konto 5807 på december. 14 jan kl !!! Bokföringsordrar för flytt av anslagsmedel på 2014 Johan Fredricsson tillhanda. Både digitalt (Excel) och underskriven bokföringsorder.

25 Nollställa projekt med överskott eller större underskott När samtliga kostnader är bokförda ska eventuellt kvarvarande överskott återsändas till bidragsfinansiären, om inget annat stipuleras i bidragskontraktet Har projekt som ska avslutas underskott > kr flyttas kostnader till andra externa bidragsprojekt eller anslag inom samma KB. Hela anslagsdelen täckas sedan med anslagsintäkt från FUF/UGA kostnadsbäraren beroende på vilken verksamhet KBn hade.

26 Nollställa projekt med mindre över eller underskott Konto 5790 används enbart då externa projekt har överskott/underskott under 1.000kr. Bokningen sker då med intern motpart (institutionens eget) till över/underskottsprojektet. Endast konto 5790 får användas vid bokningar på över/underskottsprojektet 199******.

27 Bidragsprojekt: Avslut Vid avslut av bidragsprojekt med automatiska avlyft enl. kontrakt gäller följande: Automatiskt avlyft skall tas bort och sista avlyftet beräknas manuellt och bokförs av institutionen. Avlyftet bokförs: 5800 Projekt 5800 Bidragsaktivitet Meddela därefter er projekthandläggare vid Ekonomiavd. att projektet är klart för avslut.

28 Anläggningar vid projektavslut När ett projekt ska avslutas måste eventuell anläggning flyttas, alternativt utrangeras. Inga anläggningar i bruk skall finnas kvar på projektet. En flytt/utrangeringsblankett skickas till Bijan Shafeie Ekonomiavdelningen. Vid flytt till ett anläggningsprojekt måste ett belopp motsvarande anläggningens restvärde flyttas med för att finansiera framtida avskrivningskostnader. konto 3703 på flyttblanketten.

29 Anläggningar Anläggningar tagna i bruk t o m 31/ ska definitivsättas senast 31/ med verifikationsdatum senast 31/ Kontroll av pågående anläggningar (konto 1271) ska göras av samtliga institutioner. Pågående (ej definitivsatt= ej tagits i bruk) får finnas endast om anläggningstillgången ingår i en större enhet och inte kan tas i bruk förrän hela anläggningen är på plats. Ekonomidagen nov 2013

30 Anläggningar Avskrivning av anläggningstillgångar sker från den period de tas i bruk. Därför viktigt: Anläggningar tagna i bruk t.o.m. 31 december ska vara definitivsatta till bokslutet. => genererar avskrivningar =>kostnaderna belastar rätt period Vid definitivsättning: anskaffningsdatum = datum anläggningen tas i bruk.

31 Anläggningar Avskrivningstyp får aldrig ändras, kommer automatiskt vid angivande av anläggningstyp. Ändringar av enhet, projekt, aktivitet, kostnadsbärare görs av Bijan.