Fortnox koppling i Capego Bokslut

Transkript

1 i Innehåll i...2 Administration Fortnox integration...2 Personlig koppling...2 Ny klient direkt från Fortnox Digital Byrå...3 Ny klient vid fristående databas/koppla på Fortnox i efterhand...4 Viktigt att veta i Fortnox...4 Behörighet till moduler i Fortnox...4 Inställning av serie för Bokslutsverifikat i Fortnox...4 Aktiva och inaktiva konton i Fortnox...5 Vad integrationen innehåller...5 Uppdatering av redovisningsdata...5 Uppdatering av bilagorna för kundfordringar och leverantörsskulder...6 Visa bilder på verifikat...6 Synkning av status på uppdrag mellan Capego och Fortnox...6 Uppdatering av Fortnox med bokslutsverifikat från Capego...7 Periodbokslut...7 Öppna uppdrag i Capego från Fortnox...7 1(8)

2 i Integrationen med Fortnox är tillgänglig för er som använder Fortnox Bokföring via klienthanteraren Digital Byrå, men även för er som loggar in direkt mot ett företag, dvs. mot en fristående databas Håll uppsikt i användarnytt då vi tillsammans med Fortnox löpande uppdaterar vår integration. Administration Fortnox integration På sidan för Administration ska Fortnox integration vara satt till På. Personlig koppling Din koppling mot Fortnox är personlig, vilket innebär att du måste ha en licens både på Fortnox och Capego för att kunna använda integrationen. Du loggar in mot Fortnox i Uppdragshanteraren genom att klicka på ditt namn och välja Logga in. Fyll i dina inloggningsuppgifter till Fortnox och svara Ja på frågan om autentisering av integrationen. 2(8)

3 Ny klient direkt från Fortnox Digital Byrå När du har loggat in i Fortnox kan du lägga upp företaget med funktionen Importera från Fortnox. Klicka på plusknappen Skapa ny klient högst upp i Uppdragshanteraren och menyvalet importera från Fortnox. Du får upp en lista över de företag som du har tillgång till i Fortnox. I listan visas också vilka som eventuellt redan är kopplade. 3(8)

4 Ny klient vid fristående databas/koppla på Fortnox i efterhand Om du ska koppla ihop Capego mot en fristående databas i Fortnox måste du först lägga upp klienten manuellt i Capego via Uppdragshanteraren och Skapa ny klient. Öppna därefter klientkortet för klienten och klicka på kugghjulet för att koppla ihop klienten mot en klient i Fortnox. Gör på samma sätt om du redan har klienten upplagd i Capego sedan tidigare. Om klienten finns i Digital Byrå får du upp ett förslag på en klient med matchande organisationsnummer. Om klienten finns i en fristående databas måste du logga in mot den databasen innan du kan para ihop klienterna. Viktigt att veta i Fortnox Behörighet till moduler i Fortnox Capego är i nuvarande version integrerad mot Bokföring, Leverantörsfakturor, Kundfakturor samt Fakturering. Du måste därför säkerställa att din användare i Fortnox har erforderlig behörighet i dessa moduler. Inställning av serie för Bokslutsverifikat i Fortnox Kopplingen förutsätter att du har en särskild serie i Fortnox för dina bokslutsverifikat som du använder enbart för. Du ska inte bokföra något löpande i denna serie i Fortnox. Om serien saknas i Fortnox tänk på att du måste lägga upp serien på alla aktuella räkenskapsår. När du lägger upp ett nytt räkenskapsår följer inställningen för serier med automatiskt. Serien ska vara markerad för Manuell kontering. Inställningen för Serier hittar du i Fortnox under Inställningar, Verifikationsserier, längst ned i listan. Vill du göra vissa bokslutsjusteringar direkt i Fortnox görs dessa i en annan lämplig serie eller så skapar du ytterligare en serie för dessa justeringar i Fortnox. 4(8)

5 Aktiva och inaktiva konton i Fortnox I Fortnox finns inställning för aktiva och inaktiva konton. För att överföringen ska bli korrekt krävs att samtliga konton som ska överföras är aktiva. Du hittar inställningen i Fortnox under Register, Kontoplan. Vad integrationen innehåller Integrationen överför redovisningsdata till Capego och upplyser om det finns nya verifikationer i Fortnox. När du är klar med bokslutet kan du också välja att föra över dina bokslutsjusteringar från Capego till verifikationsserien för Bokslut i Fortnox. Du har direkt från Bokslutsvyn och Analys tillgång till de digitala underlag som finns i redovisningen. Bilagorna för Kundfordringar och Leverantörsskulder uppdateras automatiskt med aktuella poster från reskontrorna. Det finns även stöd för att se kundfakturor och inscannade kvitton på leverantörsfakturor. Uppdatering av redovisningsdata När det finns ny redovisningsdata att hämta från Fortnox visas detta på sidan Ärendeinställningar när du öppnar ditt uppdrag. På sidan för Ärendeinställningar finns en upplysning om när senaste importen är gjord. Det finns även en knapp för Uppdatera bokslutet som är tillgänglig även när inga verifikationer har ändrats. Det innebär bland annat att du kan uppdatera IB/föregående års saldon, när dessa har uppdaterats i Fortnox. 5(8)

6 Uppdatering av bilagorna för kundfordringar och leverantörsskulder I samband med att någon förändring gjorts av bokföringen i Fortnox för den aktuella perioden kontrolleras också om det finns förändringar i reskontrorna för kundfordringar och leverantörsskulder. Om det har registrerats en delbetalning visas fakturasaldot i bilagan. Om en faktura blivit helt betald efter bokslutsdatum registreras datum för betalning i fakturan. Du får en fråga om du vill uppdatera respektive bilaga och kan välja att avstå. Visa bilder på verifikat Till höger om en verifikation visa en ikon när det finns bilder inlästa i Fortnox. Klicka på ikonen och bilden kan granskas direkt i Capego. Funktionen finns i Bokslutsvyn och under Sök i Analys. Synkning av status på uppdrag mellan Capego och Fortnox När en klient är kopplad till en klient i Fortnox förs aktuell status över automatiskt till Fortnox när den ändras i Capego. Statusen hos följande tre tjänster i Fortnox, Bokslut Periodbokslut, Bokslut Upprätta årsbokslut och Bokslut Kvalitetssäkra årsbokslut, synkroniseras. Uppdateringen sker enligt nedanstående. 6(8)

7 Capego Periodbokslut - skapat, ej öppnat Periodbokslut Pågående Periodbokslut Bokslutet klart Periodbokslut Kvalitetssäkring klar Årsbokslut skapat, ej öppnat Årsbokslut - Pågående Årsbokslut Bokslutet klart Årsbokslut Kvalitetssäkring klar Fortnox Periodbokslut Ej påbörjad Periodbokslut Påbörjad Periodbokslut Klar Periodbokslut Klar Upprätta årsbokslut Ej påbörjad Upprätta årsbokslut Påbörjad Upprätta årsbokslut Klar Upprätta årsbokslut Klar Kvalitetssäkra årsbokslut Klar Uppdatering av Fortnox med bokslutsverifikat från Capego När du är helt klar med bokslutet och årsredovisningen är det dags att uppdatera redovisningen i Fortnox med bokslutsverifikaten. Tänk på att det krävs en verifikationstext till varje verifikat för att överföring ska kunna göras. Välj fliken Färdigställ och Uppdatera Fortnox. Du får en fråga om du vill överföra bokslutsverifikat till Fortnox. Om du sedan tidigare har verifikationer i Fortnox i den inställda bokslutsserie kommer dessa att raderas. Capego är således alltid master för din bokslutserie. Periodbokslut Du arbetar på samma sätt vid periodbokslut. Nästa periods korrigeringar ersätter då samtliga verifikationer i Bokslutserien. Om du vill överföra löpande till Fortnox rekommenderar vi att du använder funktionerna i för att bestämma om periodverifikationerna ska behållas och vilka du vill återföra för föregående period. Ett annat alternativ är att behålla periodbokningarna just som interna justeringar i Capego och inte uppdatera till Fortnox. Öppna uppdrag i Capego från Fortnox Det går att öppna uppdraget i Capego direkt från tjänsterna Upprätta årsbokslut, Kvalitetssäkra årsbokslut och Periodbokslut under uppdrag Bokslut i Digital Byrå i Fortnox. På inställningarna för respektive tjänst i Fortnox sätter du Ja på Hantera i Capego, se urklipp från Fortnox nedan. 7(8)

8 Detta förutsätter att du som handläggare finns med på uppdraget i Capego samt har rätt behörigheter i Capego och Digital Byrå. Vidare krävs att klienten i Capego är kopplad till Fortnox samt att räkenskapsår och perioder är upplagda. 8(8)