VERIFIKATIONSREGISTRERING...

Transkript

1 Entré Innehåll REDOVISNING Konteringsbegrepp i Entré Förberedande inställningar vid start av Entré VERIFIKATIONSREGISTRERING Verifikationsrader Fält att stanna i Övriga funktioner Bearbeta Ändra alla Extra info Aktivera Annullera Utskrift Granska/Justera befintliga verifikat Importera (konteringar från Excel) / Skapa mall / Läs från Excel / Importera Kontroll av giltiga konteringar vid import SÖKA I VERIFIKATIONSREGISTER Urval Verifikat, Ej aktiverade, Från försystem Konteringsfel Ändra Skapa Ny Ta bort Motkontera Hämta Aktivera Export (SIE4) Utskrift TRANSAKTIONER Transaktioner Konteringar Underlag Omkontering av transaktion SÖK I TRANSAKTIONSRADER Urval Summering KONTOPLANEN Konton Inställning Regler Konteringar

2 AVSTÄMNING OCH PERIODSTÄNGNING AVSTÄMNING Saldo för period Hjälp att spåra differenser PERIODSTÄNGNING Att stänga perioder Att öppna perioder Kontroller som sker innan stängning Vad som händer när perioden är stängd Periodstängning per serie Skapa Ny Skapa nya perioder/ändra perioder för stängning Bearbeta Periodstängning per serie med datum INGÅENDE BALANS, BUDGET OCH PROGNOS Ingående balans per konto Manuell inmatning av ingående balanser Överföring av utgående saldon till nytt år Budget per konto Använda tidigare års budget/resultat som mall för ny budget/prognos Budget per projekt/resultatenhet/objekt Mer om Grupper IMPORTERA BUDGET (FRÅN EXCEL) Skapa inläsningsmall Ange förutsättningar för inläsningsmallen Läs från Excel Importera Periodbudget/Periodprognos Budget/Prognos per enhet/objekt/projekt/filial BUDGETMODELLER Egna budgetmodeller AUTOMATKONTERINGAR Lägga upp ny automatkontering Ange när automatkonteringen skall utföras (Steg 1) Ange konton som automatkonteringen skall gälla för samt ske till (Steg 2) Ytterligare fördelningar på automatkonteringen Mer om inställningar på fördelning Periodisera KONTORUBRIKER Rubriker Inställning Kontorubriker och Projektstyrning SIE IMPORT/EXPORT Export av SIE Import av SIE Verifikationer från SIE-fil

3 RAPPORTINSTÄLLNINGAR Lista Inställning Urval SKAPA/BYT BOKFÖRINGSÅR Ta bort bokföringsår Ändring av bokföringsår - förlängt/förkortat Tillfälligt byte av aktuellt bokföringsår för egna användaren BALANS OCH RESULTATRAPPORTER Plocka DAGBOK/HUVUDBOKSRAPPORTER Momsavstämning MOMSRAPPORT Momskoder Val av perioder för momsrapporten Verifikat måste vara aktiverade Utför Bokföringskonton som används Övriga funktioner Momsavstämning Momsrapport och periodstängning LIKVIDITETSANALYS Urval och inställningar Kolumner Granska fakturor Krediterade kundfakturor Granska betalningshastighet Utskrift Inställningar (Redigera) Manuell prognos Att tänka på angående likviditetsanalysen SERIEHANTERING Uppläggning och inställning på serier Koppling av serier i Grundinställningar INVENTARIER Driftsättning av Entré Inventarier Skapa ny inventarie direkt i inventarieregistret Skapa ny befintlig inventarie direkt i inventarieregistret Skapa ny inventarie från leverantörsreskontra eller verifikationsregistrering Ytterligare uppgifter på inventarie Avskrivningar av inventarier Utföra avskrivningar Backa en genomförd avskrivning Avyttra/Ta bort inventarie Övriga funktioner Inventarier Transaktioner Skapa ny manuell transaktion

4 Bilaga periodisering avskrivning via automatkontering INVENTARIEGRUPPER Inställningar på inventariegrupp GRUNDINSTÄLLNINGAR ENTRÉ REDOVISNING Inventarieregister Inventarier Konton Kontoplan Likviditetsanalys Mallinställningar Momsrapport Omvänd skattskyldighet Omvänd skattskyldighet - Konton Fakturering av tjänster inom byggsektorn För försäljning av varor Inköp av tjänster inom byggsektorn Inköp av varor inom byggsektorn Rapporter Rapporter - Journaler Registrering Regler för konto/verifikat Regler för konto/verifikat Texter Rubriker Serier Verifikat SIE-inställningar Transaktioner UBL XML export och import Årshantering

5 Redovisning Redovisning är den modul i Entré där alla bokföringstransaktioner som skapas i försystem (reskontror, tid/lön, order/fakturering mm) hamnar när journaler körs. Till detta läggs manuella verifikat och momsredovisning som skapas direkt i Redovisning. Sålunda skrivs balans-/resultat-/dagboks/huvudboks- och likviditetsrapporter ut från Redovisning. I Redovisning sker även: Underhåll av kontoplan, redovisningsår, ingående balanser och budget Underhåll av eventuella automatkonteringar Avstämning av huvudbok mot kund- och leverantörsreskontra Stängning av bokföringsperioder Import/Export av SIE-filer Konteringsbegrepp i Entré Möjliga konteringsbegrepp i Entré (och som därmed går att följa upp med redovisningsrapporter) är: Konto Fyra tecken, enbart siffror. Läggs upp och underhålls i Kontoplanen. Resultatenhet Ett till sex tecken, siffror och bokstäver. Läggs upp under System-Sidoregister. Projekt Ett till åtta tecken, siffror och bokstäver. Läggs upp i Entré Projektstyrning. En enkel variant utan Projektstyrningens alla funktioner finns även. Objekt Ett till tio tecken, siffror och bokstäver Läggs upp i Entré Projektstyrning och/eller under System- Sidoregister. Kan användas dels som underobjekt (etapper, tillkommande) till projekt i Entré Projektstyrning eller som fritt konteringsbegrepp. (Även begreppet Filial finns, detta kräver särskild licens). Förberedande inställningar vid start av Entré Innan skarp drift påbörjas i Entré skall nedan punkter gås igenom gällande Redovisning: Kontoplanen Komplettera den befintliga kontoplanen i Entré med eventuella konton som saknas. Se avsnitt Kontoplanen Bokföringsår Lägga upp bokföringsår. Se avsnitt Skapa/Byt bokföringsår

6 Ingående balanser Skapa rubriker för ingående balans och budget. Mata in ingående balans för det första bokföringsåret. Se avsnitt Ingående balans, budget och prognos Serier Skapa och koppla verifikationsserier för de olika transaktionstyperna. Se avsnitt Seriehantering. Grundinställningar Ange viktiga grundinställningar för Redovisning. Se avsnitt Grundinställningar Redovisning

7 Verifikationsregistrering I denna rutin registreras manuella verifikat (bokföringsorder). Även befintliga verifikat kan tas fram och justeras under förutsättning att de inte är aktiverade till huvudboken. Serie Den serie som föreslås är den som är angiven i grundinställning 193. Det går utmärkt att bokföra på andra serier, använd då knappen Skapa ny och ange den serie ni vill bokföra på. Datum Verifikationsdatum. Systemet föreslår samma datum som den senaste verifikationen i samma serie. Om grundinställning 3085 är aktiverad (På) så kan inte verifikationsdatum vara lägre än senaste verifikat i samma serie, i annat fall är det tillåtet att ange valfritt datum (inom aktuellt bokföringsår). Datum kan även ändras genom att använda +/- i fältet Text. Period Bokföringsperiod. Systemet föreslår samma period som verifikationsdatumets period. Text Verifikationstext. Obligatorisk att ange, visas i huvudboken. Använd +/- för att ändra Datum

8 Transaktionsnummer Behöver normalt inte anges då systemet automatiskt tilldelar verifikationen nästa lediga transaktionsnummer. Är dock användbart om man vill koppla aktuell verifikation till en tidigare transaktion, t.ex. en korrigering. Detta underlättar spårning. Det går också att manuellt skapa en ny, tom transaktion med knappen Ny transaktion. Projekt, Objekt, Resultatenhet Anges detta kommer det att föreslås som förslag på de verifikationsrader som registreras, kan givetvis ändras på den enskilda raden. Verifikationsrader Fält att stanna i Vilka fält markören stannar i bestäms av: 1/ Inställningar som görs med Entrés generella funktion för detta. Se mer i den allmänna manualen om denna funktion. 2/ Inställning på respektive konto i kontoplanen, se mer i manualen under Kontoplanen. Om t.ex. ett visst konto måste anges med projekt kommer markören att stanna i detta fält och kräva att det fylls i

9 Konto Obligatoriskt att ange. Om kontot saknas så får man en fråga om man vill skapa det. Det går också att spärra konton för manuell registrering och/eller ange en rättighet användaren måste ha för att kunna registrera på kontot, se mer i manual under Kontoplanen. Text Som text föreslås kontots text, här kan man skriva en egen text som visas i huvudboken. Skriver man ingen egen text visas i huvudboken texten som anges i verifikatets huvud. Enhet, Projekt, Objekt Dessa måste finnas upplagda och kan alltså inte skapas nya i denna rutin. Period Föreslås till samma period som i verifikatets huvud, kan ändras. Vid utskrift av balans/resultat/huvudboksrapporter är det alltid radens period som avgör i vilken period raden hamnar (d.v.s. inte perioden i verifikatets huvud). Observera att det går bra att ha flera olika perioder i samma verifikat, konteringen inom varje period måste dock balansera för att verifikatet ska kunna sparas. Antal Används inte ofta i manuella verifikat, men användbart t.ex. vid kontering av lönekostnader där antal timmar ska konteras/justeras. Belopp Debet/Kredit, systemet salderar automatisk beloppet på den sista raden. Med en inställning på respektive konto i kontoplanen kan man få en varning vid registrering som avviker från kontots normala kontering. Övriga funktioner Ta bort rad Tar bor den rad markören står på. Infoga rad Infogar ny rad där markören står. Ändra konto Genväg till kontoplanen

10 Automatkontera (periodisera) Denna funktionalitet fördelar (periodiserar) beloppet på en viss rad till ett annat konto och till ett visst antal perioder. Observera att automatkonteringar (med eller utan periodisering) även kan uppnås med förvalda automatkonteringar, se mer i manualen under Automatkonteringar. Endast ett av sätten ska användas, i annat fall blir det dubbla konteringar. Om någon förvald automatkontering väljs kommer alla villkor från denna automatkontering och övriga fält kan därför inte anges/ändras

11 Baskonto Är det konto som anges på verifikationsraden, det konto som ska fördelas från. Motkonto Det konto som ska fördelas till. Första period, Antal perioder I vilken period fördelningen ska starta och hur många perioder fördelningen ska ske till. Projekt, Resultatenhet, Objekt Om de fördelade raderna ska märkas med detta projekt, enhet eller objekt. Hantering av antal Hur antal ska sättas på de fördelade raderna, normalt = Sätts till ett. Bearbeta Funktionalitet för att flytta, kopiera, sortera, ackumulera eller ta bort flera markerade rader. Markering görs genom att klicka till vänster om raderna

12 Ändra alla Funktionalitet för att ändra (uppdatera) alla eller markerade konteringsrader med ny Period, nytt Projekt, nytt Objekt eller ny Resultatenhet. Användbart t.ex. om man angivit felaktig period i verifikatets huvud och sedan registrerat ett antal rader. Extra info Knappen tänder/släcker 2 flikar i undre delen av bilden som visar ytterligare information om det konto som markören står på. Kontoinformation Visar kontots ingående balans för året (balanskonton), och periodens ingående och utgående saldo

13 Konteringar Visar gjorda konteringar på kontot under aktuellt bokföringsår. Hämta Visar en lista på verifikat med status Från försystem som kan hämtas in varmed verifikationsnummer skapas. Ofta görs detta istället i rutinen Söka i verifikationsregister där det går att markera flera underlag samtidigt för inhämtning. Skapa Ny Ger möjlighet att skapa nytt verifikat i en annan serie än standardserien för manuella verifikat. Aktivera Aktiverar verifikatet till huvudboken och låser det därmed för ändring. Observera att om systemet är inställt på att automatiskt aktivera verifikat så kommer även manuella verifikat att aktiveras automatiskt när de sparas. Om så är fallet ges nedan meddelande när verifikationsregistrering startas:

14 Annullera Tar bor verifikatet, detta är endast möjligt om verifikatet inte är aktiverat till huvudboken och om det är det senaste verifikatet i den aktuella serien. Observera att detta inte går att ångra! Utskrift Ger utskrift av det aktuella verifikatet. Granska/Justera befintliga verifikat Använd sökknappen till höger om verifikationsnummer för att se en lista på bokföringsårets befintliga verifikat. Välj önskat verifikat för granskning/justering. Justering kan endast ske på verifikat som inte är aktiverade till huvudboken

15 Importera (konteringar från Excel) Med denna funktion kan konteringar (verifikationsrader) importeras från ett Exceldokument. Importen sker via mallar som man skapar själv och sedan sparar och återanvänder. Mallen talar om vilka kolumner som skall läsas in och vilken information de innehåller. Man kan spara flera olika mallar. Exempel med nedan Exceldokument:

16 1/ Skapa mall Klicka på Skapa Ny och ange lämplig text samt sökvägen till Exceldokumentet. Ange de kolumner som skall användas och klicka sedan Spara. Konto måste anges och finnas med, övriga kolumner som inte skall användas anges inte (0). Startrad Import kan ske från och med rad 2 i Exceldokumentet, rad 1 är reserverad för rubriker. Sista rad Behöver endast anges om man av någon anledning vill att importen skall sluta på en viss rad. Period Behöver bara finnas som kolumn i Exceldokumentet och anges om olika perioder förekommer i konteringarna. I annat fall används den period som angivits i verifikationshuvudet i Entré. Teckenvänd alla belopp Om beloppen i Exceldokumentet skall teckenvändas vid inläsningen till Entré

17 2/ Läs från Excel Klicka på Läs från Excel så visas konteringarna i nedre delen av bilden. 3/ Importera Klicka på Importera så läses konteringarna in till verifikatet. Verifikatet måste givetvis balansera för att sedermera kunna sparas

18 Kontroll av giltiga konteringar vid import I samband med att man klickar på Läs från Excel görs en kontroll av att konto, resultatenhet, projekt och objekt i Exceldokumentet finns upplagda i Entré. Vid fel visas nedanstående information samt att raden/raderna markeras i kolumnen Fel. Inga av konteringarna går då att läsa in och knappen Importera är därmed släckt. Man måste då antingen rätta felen i Exceldokumentet eller lägga upp saknade begrepp i Entré innan import kan göras

19 Söka i verifikationsregister I denna rutin går det att söka och skriva ut befintliga verifikat, skapa nya verifikat, motkontera verifikat och ta bort verifikat (under vissa förutsättningar). I denna rutin skapas även SIE4-filer (Exportera). I den övre delen av bilden visas verifikationernas huvud och i den undre bilden tillhörande konteringar. Knappen Uppdatera (F5) används för att läsa om (uppdatera) informationen i bilden. Vill man undvika detta kan grundinställning 2329 anges. Om den anges med till exempel kommer bilden automatiskt att uppdateras om det finns mindre än verifikationer (för alla år). Urval Ett antal urval kan göras för att underlätta sökning och spårning. Urvalen avser verifikationshuvuden

20 Verifikat, Ej aktiverade, Från försystem Verifikationens status. Vilken status verifikationerna får i Entré vid journaler och vid manuell registrering styrs av grundinställningarna 556 och 557. Läs mer om detta i manualen under Grundinställningar Redovisning. Konteringsfel När detta markeras kommer programmet visa verifikat som antingen: 1/ Inte balanserar, totalt eller i någon period. Detta ska normalt aldrig ske annat än vid eventuella allvarliga driftavbrott där programmet slutat fungera mitt i någon journal. Sådana verifikat markeras med en bock i kolumnen Felaktig i övre bilden. Observera att sådana verifikat alltid måste utredas orsaken till och korrigerande åtgärder vidtas. 2/ Innehåller några konteringsrader som bryter mot konteringsregler i Entrés kontoplan. Sådana rader visas med vilken typ av fel i kolumnen Feltext i undre bilden. Observera att detta inte stoppar vidare hantering i Entré, däremot kan man behöva se över inställningar i försystemen så att detta undviks framöver. Ändra Om verifikatet har status Ej aktiverat är det ändringsbart. Knappen Ändra öppnar verifikatet i bilden för Verifikationsregistrering där det kan justeras. Läs mer i manualen under Verifikationsregistrering. Verifikat med status Från försystem måste hämtas in till redovisningen (Hämta) för att kunna ändras. Verifikat med status Aktiverade är låsta till huvudboken och inte längre ändringsbara, vilket systemet meddelar enligt nedan:

21 Skapa Ny För att skapa nya manuella verifikat. Nedan dialog visas, i denna går det att välja vilken serie man önskar bokföra i, det är alltså möjligt att bokföra på valfri serie. Det är obligatoriskt att ange en text till verifikationen. När denna bild sparats öppnas bilden för Verifikationsregistrering. Ta bort Verifikationer kan tas bort om de har status Från försystem eller Ej aktiverade. Verifikat med status Aktiverade går inte att ta bort. Observera att det inte går att ångra Ta bort! Verifikat Från försystem går bra att markera flera underlag och ta bort dessa

22 Verifikat som är Ej aktiverade går endast att ta bort ett och ett. Det går inte heller att ta bort ett verifikat som inte är det sista i verifikationsserien. Detta för att det då skulle uppstå ett hål i verifikationsserien, vilket bokföringslagen inte tillåter. Motkontera Ett bättre alternativ än att ta bort verifikationer är att motkontera dessa. Då skapas ett nytt teckenvänt verifikat medan ursprungsverifikationen är oförändrad. Verifikat med status Aktiverade och Ej aktiverade går att motkontera. Verifikat med status Från försystem måste hämtas in innan de kan motkonteras. Det går bra att motkontera flera verifikat samtidigt genom att markera flera: Observera även följande: Om grundinställning 556 (aktivera automatiskt verifikat) är aktiverad alternativt den specifika serien är inställd för automatisk aktivering så kommer det motkonterade verifikatet att bli aktiverat (och därmed inte ändringsbart). Normalt får det motkonterade verifikatet samma datum och period som ursprungsverifikatet. Om grundinställning 3091 aktiveras får man möjlighet att placera verifikatet i en annan period genom att man då kan välja period (datum) för motkonteringen. Behåll radernas period Markeras detta alternativ behåller konteringsraderna sin ursprungliga period. Detta är relevant till exempel för periodiserade verifikat som innehåller flera perioder. Vill man flytta verifikatet till annan period ska alternativet inte markeras

23 Hämta Verifikat med status Från försystem måste hämtas in till redovisningen med denna knapp. I samband med hämtningen får verifikationen ett verifikationsnummer. Det är alltså i den ordning som verifikaten hämtas in som verifikationsnummer sätts. Det går bra att markera flera verifikat samtidigt för inhämtning. Aktivera Verifikat med status Ej aktiverade måste aktiveras till huvudboken och därefter är de inte längre ändringsbara. Vid överföring av balanser till nytt år måste verifikat vara aktiverade för att komma med i överföringen. Det går bra att markera flera verifikat samtidigt för aktivering. Programmet kommer automatiskt att ta med ej aktiverade verifikat i samma serie som har ett lägre verifikationsnummer. Det är alltså inte tillåtet att aktivera verifikat i en icke kronologisk ordning:

24

25 Export (SIE4) Denna funktion exporterar verifikationer till en fil, vanligast är SIE4-fil som kan användas i externa analys- och bokslutsprogram, ofta efterfrågat av revisorer. Typ av export: SIE4 Export enligt standardformat för SIE4. XML Export av verifikat till XML-fil. Detta alternativ är endast möjligt att välja om ett exportschema för detta finns upplagt i Entré och angivet i grundinställning CSV Export av verifikat till semikolonseparerad textfil. I grundinställning 3655 kan man ange vilken typ av export som skall vara förvald

26 Filnamn Vad filen ska heta och i vilken mapp den ska sparas. Om endast filnamn anges kommer filen sparas i rotmappen för Entré. Har ni flera företag där filer ska skapas måste ni ge dessa unika namn/spara dom i unika mappar så att filerna inte skriver över varandra. I grundinställning 1664 går det att ange en katalog som filerna ska sparas i (går manuellt att ändra vid varje export). Filens namn är valfritt. Filändelser rekommenderas vara: SIE4.se eller.si (Ibland går sie4-filer inte att importera till andra program om de inte har någon av dessa filändelser. Kontrollera därför vad det mottagande programmet eventuellt kräver för filändelse). XML.xml CSV.csv eller.txt Urval Från Period, Till Period Önskad från och med/till och med period för verifikat som skall exporteras. Det går inte att ange perioder som ligger inom flera bokföringsår, då får flera exporter (filer) göras. Serie Om endast verifikat för en specifik serie ska exporteras, skall alla serier exporteras lämnas serie blankt. Filial Endast relevant om Entré Filialhantering används (särskild licens). Om endast verifikat för en specifik filial ska exporteras, skall alla filialer exporteras lämnas filial blankt. Ta med simulerade verifikat Om verifikat av typen simulerade skall tas med i exporten. Det är fiktiva verifikat som används vid t.ex. periodbokslut och påverkar inte den externa bokföringen. Normalt markeras detta inte. Endast aktiverade verifikat Om endast aktiverade verifikat skall tas med i exporten. Om detta inte markeras tas alla verifikat med (ej aktiverade och från försystem). Hämta ingående balans från Välj Ingående balans per Konto eller motsvarande

27 Utskrift Ger utskrift av verifikat, det går bra att markera flera verifikat för utskrift samtidigt:

28 Transaktioner Entré transaktionsregister är en central för alla transaktioner i systemet. Här samlas alla kund- och leverantörsjournaler, kassaavstämningar och materialkonteringar, lönejournaler, manuella verifikat mm. I transaktionsregistret kan du granska och skriva ut journalerna och dess konteringar. Dessutom kan du se alla ingående underlag (fakturor, verifikat mm) som transaktionen innehåller. Dessutom finns en funktion för att omkontera ett verifikat som innebär att både bokföringen och underlaget uppdateras med ändringen, vilket är nödvändigt för att t.ex. differenser mellan bokföring och reskontror inte skall uppstå. Transaktionsregistret består av 3 olika flikar: Transaktioner, Konteringar och Underlag. Transaktioner

29 Transaktionsnummer Transaktionsnummer sätts av systemet, från 1 och uppåt, löper på vid nytt bokföringsår. Transaktionstyp Från vilket försystem i Entré journalen kommer ifrån. Datum Det datum när transaktionen skapades (journalen genomfördes). Status Påbörjad, Bearbetas, Genomförd och Klar. En färdig transaktion skall alltid ha status=klar. Löpnummer Nummer som sätts av systemet inom respektive transaktionstyp, löper på vid nytt bokföringsår. Användare Den användare som skapade transaktionen. Filial Endast aktuellt om Entré Filial (särskild licens) används, är då den filial i vilken journalen skapades. Skriv ut Skriver ut transaktionen med tillhörande bokföringsunderlag. En transaktion kan skrivas ut obegränsat antal gånger. Exportera Funktion för att exportera transaktioner med hjälp av elektronisk blankett/exportschema, som då måste finnas upplagt. Skall inte förväxlas med export av SIE-filer, som är det vanligast förekommande sättet att exportera bokföringsdata. Se manualen under SIE Export/Import

30 Konteringar Konteringsfliken visar, i övre delen av bilden, de verifikationer som ingår i transaktionen. I den nedre delen visas respektive verifikations konteringar. Underlag Här visas de fakturor, kvitton mm som journalen och bokföringsordern baseras på. Beroende på vad det är för typ av journal ser denna flik annorlunda ut

31 Omkontering av transaktion Under flik 3. Underlag finns en funktion för att omkontera ett underlag. När omkontering görs här ändras konteringen både i bokföringen och i det underliggande underlaget, t.ex. fakturan i kundeller leverantörsreskontran. Detta är en stor fördel vid avstämningar och därför bör i möjligaste mån omkonteringar göras i Transaktionsregistret. Ställ markören på det underlag som ska konteras om och klicka på Ändra. Om inte knappen Ändra finns att välja går inte den aktuella transaktionstypen att omkontera. Ändra För att ändra projekt, enhet, objekt eller ordernummer för en enskild konteringsrad. Byt Period Byter period på alla rader i verifikatet Dela upp För att dela upp en konteringsrad i 2 rader och fördela beloppet mellan dessa. Om någon av dessa knappar är släckta går de inte att använda för den aktuella transaktionstypen. När önskade korrigeringar är gjorda, klicka på Genomför

32 Ett nytt verifikat har skapats på samma transaktion som ursprungsverifikatet

33 Sök i transaktionsrader Denna rutin är användbar för att söka och summera transaktionsrader (konteringsrader). Många användningsområden kan tänkas, t ex att underlätta vid avstämning, felsökning mm. Rutinen är mycket flexibel då den möjliggör många olika kombinationer av urval och summeringar. Övre delen av bilden visar det summerade underlaget. I den undre bilden visas varje enskild kontering som ingår i den summerade raden

34 Urval Urval kan göras på ett antal begrepp, här kommenteras några särskilt. Observera att alla urval gäller transaktionsrader (de rader som visas i den nedre bilden). Resultatenhet, Projekt, Objekt Det går att spara och återanvända gjorda urval som gjorts med funktionen Plocka, detta enligt samma princip som i Balans/Resultatrapport, se detta avsnitt i manualen. Filial Detta urval är endast aktuellt om Entré filialhantering används (särskild licens), där flera företag i Entré har gemensam huvudbok. I annat fall ska detta urval lämnas blankt. Belopp och Absolutbelopp Urval på specifikt belopp eller beloppsintervall. Om Absolutbelopp markeras så är urvalet på både debet- och kreditbelopp. Exempel: Belopp = 10 till 15, Absolutbelopp inte markerat Urval på transaktionsrader med belopp from 10 tom 15. Belopp = 10 till 15, Absolutbelopp markerat Urval på transaktionsrader med belopp from 10 tom 15 och from -10 tom -15. Aktiverade verifikat, Ej aktiverade verifikat, Från försystem Transaktionsrader med någon av statusen Aktiverade, Ej aktiverade eller Från försystem Simuleringar Endast transaktionsrader i en serie som är av typen Simulerad. Dessa verifikat används för fiktiva verifikat vid t.ex. periodbokslut och påverkar inte den externa bokföringen. Konteringsfel Endast transaktionsrader som bryter mot någon konteringsregel i kontoplanen. Genom att lägga till kolumnen Feltext i nedre bilden går det att utläsa vilken typ av konteringsfel. Alla Alla transaktionsrader oavsett status. Plocka konto När detta alternativ markeras visas en knapp för att plocka konton (till höger om fältet för Konto). Med plocka menas att välja ett antal konton som inte är inom ett intervall

35 Summering Genom att markera kombinationer av Konto, Period, Resultatenhet, Projekt, Objekt, Filial och Transaktion kommer valda transaktionsrader att grupperas och summeras utefter detta. Summeringen gäller både antal och belopp. Exempel 1: Gruppering och summering på enbart Konto Exempel 2: Gruppering och Summering på Konto, Resultatenhet och Projekt

36 Kontoplanen Kontoplanen har fyra flikar: Konton, Inställning, Regler och Konteringar. Konton Under denna flik skapas nya konton (Skapa Nytt), konton som inte används kan tas bort (Ta bort) och en kontoplanslista skrivs ut (Utskrift). Rader i fetstil är kontorubriker, de beskrivs under sektionen Kontorubriker längre fram i denna manual

37 Inställning Typ av kontering Kontots normala kontering. Om detta anges detta ges en varning i verifikationsregistrering om konteringen avviker från den normala konteringen. Momsredovisning Koppling till momsrapporten. Läs mer i manual under Momsrapport. SRU-kod Används vid export av SIE-filer. Hela kontoplanen kan uppdateras med SRU-koder med hjälp av knappen SRU-mall under flik 1./Konton. Nyckeltal Koppling till eventuella rapporter för nyckeltal/uppföljning som företaget använder. Sortering Används för omsortering av Balans/Resultatrapporter då det aktuella kontot ska visas på annan plats i rapporten. Vid utskrift av Balans/Resultatrapporter ska då rutan Sortera underlag enligt sorteringskod i kontoplanen markeras. Exempel: Om 5011 anges som sortering kommer kontot att skrivas ut och summeras i rapporten efter det ordinarie kontot

38 Kontostatus Regel för var och hur kontot kan användas i Entré: Aktivt Ej manuell Endast Automat Spärrat Borttag Gäller fr.o.m. Kan användas i hela systemet. Kan inte användas vid manuell kontering, t.ex. för konton för kundfordringar/ leverantörsskulder om man inte vill att dessa konton ska kunna påverkas av annat än konteringar från fakturajournaler och betalningsjournaler. Kan endast användas i automatkonteringar. Kan inte användas. Märkt för borttag. Konton med konteringar kan inte tas bort. Det datum från och med regeln skall gälla

39 Regler Konteringsregler Här anges vilka regler som gäller vid manuell kontering ( verifikat, leverantörsfaktura, attestering leverantörsfaktura ) för detta konto i kombination med Resultatenhet, Projekt, Objekt och Antal. Anges fritt Valfritt att ange Får inte anges Får inte anges Måste anges Obligatoriskt att ange Om inställningen inte är ifylld gäller = Anges fritt Ersättningskonton Här kan anges konton som ska användas när kontot är Spärrat, Endast automatkontering eller Ej manuell (se ovan Kontostatus ). Konto för omvänd skattskyldighet Detta ska endast fyllas i på ett försäljningskonto när företaget använder ersättningskonton som princip vid fakturering med Omvänd Skattskyldighet. Normalt används i Entré tilläggskonton som princip vid Omvänd skattskyldighet och då ska detta fält inte fyllas i. Rättighetsnivå för att registrera på kontot Vilken rättighet en användare måste ha för att kunna registrera transaktioner på kontot. Observera att en användare kan ha olika rättigheter i olika rutiner och att rättigheten alltid jämförs med den aktuella rutinen

40 Konteringar Under denna flik visas konteringar mot kontot jämte totaler för aktuellt bokföringsår. Beroende på om kontot är ett balans- eller resultatkonto visas även Ingående balans eller Budget. Om kontot är ett balanskonto visas alltid ingående balans för det aktiva (aktuella) även om du väljer en period utanför bokföringsåret (fältet Aktuell period ). Markera Visa alla år om konteringar på kontot oavsett år ska visas. Markera Från försystem om konteringar med status Från försystem ska visas. Markera Med simulerade om simuleringskonteringar ska visas. (Dessa är fiktiva verifikat som används t.ex. för omföringar vid periodbokslut och påverkar inte den externa bokföringen). Kolumnen Ack.saldo visar det löpande saldot för det aktuella bokföringsåret. Om något av alternativen Visa alla år eller Visa endast vald period är markerat så visar denna kolumn inget ackumulerat saldo (då visas 0)

41 Avstämning och Periodstängning Avstämning Syftet med denna rutin är att stämma av saldona i kund- och leverantörsreskontran mot saldona i huvudboken för kontona för kundfordringar respektive leverantörsskulder. Om det finns en differens finns ett antal hjälpmedel i rutinen för att spåra differensen. Tänk på att: Kund- respektive leverantörsfakturajournal måste vara genomförd för att huvudboken ska innehålla fakturornas konteringar. Däremot behöver verifikationerna inte vara inhämtade eller aktiverade. Vid nytt bokföringsår måste en (preliminär) överföring av förra årets utgående saldo till årets ingående balanser göras (rutin Ingående balans, budget och prognos )

42 Filial Eventuellt urval på filial. Endast relevant då Entré Filialhantering används, lämnas annars blankt. Aktuell period Den period som skall stämmas av. Det går enkelt att gå framåt/ backa till annan period med +/- tangenterna. Byt år Om avstämning ska göras i annat bokföringsår än det aktuella. Klicka på Byt år och ange vilket år som ska stämmas av. Uppdatera Läser om informationen. Vid stora register uppdateras inte informationen automatiskt när perioden ändras. Klicka då på Uppdatera alternativt tangenten F5. Saldo för period Här visas det utgående saldot i kundreskontra/leverantörsreskontra och i huvudboken per den valda perioden. I kolumnen Differens visas eventuell differens mellan reskontra och huvudbok. Observera att flera konton kan ha använts som kundfordrings- respektive leverantörsskuldkonto på kundfakturor/leverantörsfakturor. Använda konton visas i rutorna: 4. Kundfordringskonton använda i faktureringen 5. Leverantörsskuldkonton använda i leverantörsreskontran

43 Kontering på valt konto i perioden Här visas summan i huvudboken för den valda perioden och för det konto som är markerat i rutorna 4 respektive 5. Totalt ingående balans Här visas periodens ingående saldo på samtliga konton i huvudboken som använts som fordringsrespektive skuldkonto i reskontrorna. Totalt i perioden Här visas periodens saldo på samtliga konton i huvudboken som använts som fordrings- respektive skuldkonto i reskontrorna. Utgående saldo Här visas periodens utgående saldo på samtliga konton i huvudboken som använts som fordringsrespektive skuldkonto i reskontrorna. Hjälp att spåra differenser Konteringar i annan period än underlag Visar summan av de fakturor och betalningar där faktura/betalning och verifikat är i olika perioder. Detta kan uppstå om verifikatet ändrats i redovisningen eller om perioden varit stängd när fakturajournal/betalningsjournal genomförts. Använd förstoringsglaset för att se vilka fakturor/betalningar som ingår i summan. Kolumnen Faktura är markerad om det är en faktura, annars är det en betalning på fakturan. Kolumnen Period visar fakturans/betalningens period och kolumnen Bokförd period verifikatets period. Transaktion visar den transaktion fakturan/betalningen tillhör

44 Underlag utan verifikat Visar summan av de fakturor som saknar verifikat i redovisningen. Detta uppstår till exempel om verifikationen i huvudboken tas bort. Använd förstoringsglaset för att se vilka fakturor det gäller. Därav manuell kontering Visar summan på de verifikationer i huvudboken där manuella konteringar skett på kontona för kundfordringar respektive leverantörsskulder. Använd förstoringsglaset för att se vilka verifikationer det gäller

45 Periodstängning Syftet med periodstängning är att stänga bokföringsperioder i redovisningen för ytterligare konteringar. Detta för att man vill undvika att perioden påverkas med nya konteringar efter det att avstämningar, periodbokslut eller årsbokslut är klart. Det finns 2 varianter av periodstängning, dels stängning av hela systemet på en gång dels stängning per bokföringsserie. Stängning av hela systemet gäller alltid först, det vill säga det spelar ingen roll om en enskild bokföringsserie är öppen om hela systemet är stängt. Periodstängning hela systemet Denna finns i 2 steg: Stängd från försystem Detta innebär att försystem (fakturering, leverantör, tid och lön mm) är stängda. Stängd i redovisning Detta innebär att verifikationsregistrering i Redovisning är stängd. Ofta stängs försystem först och redovisning förblir öppen ytterligare ett tag. Om Redovisning stängs till och med en viss period så stängs automatiskt även Försystem till och med denna period. För att en total stängning ska uppnås så ska alltså både Stängd från försystem och Stängd i redovisning vara aktiverade. Att stänga perioder När en period stängs innebär det alltid att stängning sker fram till och med den aktuella perioden. Genom att klicka på de respektive knapparna för Stäng så erhålls i 2 steg en stängning fram till och med den aktuella perioden

46 Att öppna perioder Om av någon anledning öppning av stängd period måste ske klickar man på samma knappar för Stäng och får då istället den motsatta frågan, om perioden skall öppnas. Även här skall detta ske i 2 steg om både försystem och redovisning skall öppnas. Det går inte att öppna Försystem om Redovisning är stängd. Man måste då först öppna Redovisning för att sedan kunna öppna Försystem

47 Kontroller som sker innan stängning Programmet kontrollerar innan stängning: Att det inte finns ej journalförda kund- eller leverantörsfakturor i någon period som ska stängas. Finns sådana måste journal genomföras först innan stängning av försystem kan ske. Att det inte finns ej aktiverade verifikat i redovisningen i någon period som ska stängas. Finns sådana måste de aktiveras innan stängning av redovisning kan ske

48 Vad som händer när perioden är stängd Om perioden är stängd i försystem så kommer vid journal konteringarna automatiskt att flyttas till första öppna period. (Detta sker vid inhämtning av verifikat, så har företaget inställningen att verifikat ska hämtas in i redovisningen, så sker det alltså inte vid journalen utan vid inhämtningen). Vid fakturering i en stängd period får användaren ett meddelande om att perioden är stängd med möjlighet att fortsätta. Det som då sker är att fakturan får det fakturadatum som anges men konteringarna flyttas automatiskt till första öppna period. Vid verifikationsregistrering där perioden är stängd i redovisning sker ingen flytt utan användaren får ett meddelande och måste själv ange en öppen period

49 Periodstängning per serie Periodstängning per serie medger en större flexibilitet då man kan stänga perioder per bokföringsserie. Detta förutsätter att företaget använder olika serier per transaktionstyp i Entré (fakturering, leverantör, tid och lön mm). Observera det som sagts ovan, är en period stängd från försystem eller i redovisning för hela systemet så gäller detta före stängning per serie. Med andra ord är det samma sak att stänga hela systemet i försystem som att stänga alla bokföringsserier i försystem. En serie är alltid stängd fram till och med högsta period som är angiven på serien och bokföringsåret

50 Skapa Ny Skapar en ny post för en viss serie. Det går bara att skapa nya poster för det aktuella bokföringsåret. Period Den period som stängningen skall gälla för. En serie är alltid stängd fram till och med högsta period som är angiven på serien och bokföringsåret. Stängd från försystem Serien är stängd för nya transaktioner i försystemen (reskontror, order/fakturering, tid och lön). Stängd i redovisning Stängd för konteringar i Redovisning (verifikationsregistrering). Observera alltså för att serien ska vara stängd i hela systemet för den aktuella perioden måste båda alternativen ovan vara markerade. Vanligtvis stänger man försystem först och senare redovisning. Är inget av alternativen markerade är serien helt öppen för registrering. Ändra Ändra en post. Ta bort Ta bort en post. Skapa nya perioder/ändra perioder för stängning En serie är alltid stängd fram till och med högsta period som är angiven på serien och bokföringsåret. Det vill säga, om det finns en post enligt nedan så är denna serie stängd i försystem från bokföringsårets början till och med period För att ändra en serie för stängning kan man antingen skapa en ny post för serien (Skapa Ny) alternativt ändra den befintliga posten (Ändra). Samma serie kan alltså ha en post för varje period eller en post. Finns många serier som ska ändras samtidigt finns en funktion för detta (Bearbeta)

51 Bearbeta Med denna funktion kan man ändra flera poster samtidigt, de vanligaste scenariona är att man vill flytta fram ett antal perioder för stängning alternativt ändra stängning för ett antal perioder. Exempel - Flytta fram perioder för stängning I utgångsläget finns nedan poster, vi vill nu flytta fram alla serier att vara stängda i försystem fram till och med period Markera först alla serier (Markera-Markera Alla) eller vissa serier om inte alla ska ändras. Välj Bearbeta-Ändra vald uppgift för alla Markerade-Flytta Period. Ange sedan hur många perioder som period ska flyttas, i vårt exempel =1 eftersom vi ska flytta från till : Resultat:

52 Exempel Ändra stängning för perioder I utgångsläget finns nedan poster, vi vill nu stänga alla serier även i Redovisning fram till och med period Markera först alla serier (Markera-Markera Alla) eller vissa serier om inte alla ska ändras. Välj Bearbeta-Ändra vald uppgift för alla Markerade-Ändra vald uppgift för alla markerade. Välj Stängd i redovisning och markera sedan med en bock. Resultat:

53 Periodstängning per serie med datum Denna funktionalitet måste aktiveras genom grundinställning Detta innebär att serier kan stängas på ett angivet datum, i förväg. Detta ställer större krav på företagets arbetssätt och man bör nogsamt överväga innan man använder denna funktion. Läs igenom hjälptexten till grundinställning 3319 för mer information. När grundinställningen är aktiverad tillkommer datumfält när perioder Skapas/Ändras för stängning. I nedan exempel har vi stängt serien KB11 i försystem från och med datum= och i Redovisning från och med datum= När dagens datum är före dessa datum är serien alltså öppen

54 Ingående balans, budget och prognos Denna rutin hanterar Ingående balanser (balanskonton), budget och prognos (resultatkonton, eventuellt även budget/prognos på enhets-, projekt- eller objektsnivå). Entré levereras med ett antal färdiga Grupper, finns behov att lägga upp fler, se mer om Grupper längre fram i dokumentet. Varje grupp har Rubriker, normalt en rubrik för varje redovisningsår. Om gruppen summerar något begrepp utöver konto (enhet, projekt, objekt, filial, period) så kommer det finnas flera rubriker för varje år

55 Vid nytt redovisningsår kan nya rubriker behöva läggas upp. Ställ markören på aktuell grupp, klicka på Ny rubrik och ange aktuella perioder. Ingående balans per konto Denna grupp hanterar ingående balanser på balanskonton. Manuell inmatning av ingående balanser Vid start av Entré skall ingående balanser för det första bokföringsåret matas in. Ställ markören på första bokföringsåret och klicka sedan på Redigera värden. Mata in ingående balanser per konto genom att skriva direkt i kolumnen Ingående balans

56 Överföring av utgående saldon till nytt år Vid nytt bokföringsår ska föregående års utgående saldo på respektive konto överföras till ingående balanser på det nya året. Ställ markören på det år du vill föra över föregående års utgående saldo till och klicka på Överför utgående saldo från föregående år. Överföring av utgående saldo till ingående balans kan göras upprepade gånger till dess att bokslutet är klart. Observera att verifikat måste vara aktiverade till huvudboken för att komma med i överföringen. Konto som skall användas för ej bokfört resultat (till bokslutet är klart) anges i grundinställning 723. Är denna inställning inte angiven sker ingen överföring av ej bokfört resultat

57 Budget per konto Ställ markören på den rubrik för det år du vill lägga in budget (och eventuellt prognos) för och klicka sedan på Redigera värden. Börja med att klicka på Ändra rad och ange en årsbudget (eventuellt årsprognos) för kontot och vilken budgetmodell som ska användas Intäkter anges med minustecken (kredit), kostnader utan tecken (debet). Då får vi i detta fall en rak fördelning över 12 månader, då vi använde Entrés standardmodell. Vid behov kan sedan fördelningen ändras genom att skriva direkt i kolumnerna Budget respektive Prognos i den högra delen av bilden. Budgetmodellen är således ett hjälpmedel för att få en fördelning som sedan kan justeras vid behov

58 Använda tidigare års budget/resultat som mall för ny budget/prognos Tidigare års budget/prognos eller resultat kan användas som mall vid ny budget/prognos. Ställ markören på det år du vill föra över föregående års värden till och klicka sedan på Överför utgående saldo från föregående år. Överföring av Välj alternativ, till exempel Budget till budget. Överför från Välj det år du vill föra över från, föregående år föreslås men även tidigare år kan väljas

59 Procentuell förändring av intäkter/kostnader Ange om du vill att alla intäktskonton och/eller alla kostnadskonton ska föras över med en procentuell förändring. Anges inget förs värdena över som de är. Exempel: Om föregående års värde på ett konto är och 100 % anges så blir värdet på det nya året Budget per projekt/resultatenhet/objekt Budget/Prognos per projekt/resultatenhet/objekt fungerar på samma sätt som Budget per konto med det tillägget att man ska ange det projekt/resultatenhet/objekt budgeten/prognosen gäller för

60 Mer om Grupper Grupper avgör på vilka begrepp (konto, resultatenhet, projekt, objekt, period, filial) gruppen grupperar och summerar. Konto är obligatoriskt i alla grupper, d.v.s. måste markeras. Vill man t.ex. ange budget per resultatenhet ska gruppen summera på Konto och Resultatenhet. Grupper läggs upp med knappen Ny Grupp Summera per Markera de konteringsbegrepp som gruppen ska gruppera och summera på. Alla grupper måste summera per konto, övriga begrepp är valfria. Konton Vilka konton som ska ingå i underlaget, möjliga val är Alla Konton, Balanskonton och Resultatkonton (med balans- och resultatkonton menas kontorubriker enligt grundinställning 1788 respektive 1789). Visa budget Om budget ska hanteras på gruppen, relevant för resultatkonton. Visa prognos Om prognos ska hanteras på gruppen, relevant för resultatkonton. Visa ingående balans Om ingående balans ska hanteras på gruppen, relevant för balanskonton

61 Importera Budget (från Excel) I denna rutin kan budget och/eller prognos läsas in i Entré från ett Excel-blad. Budgeten/prognosen kan vara en total för hela året eller fördelad per period. Om det är en total kommer Entré vid inläsning att fördela totalen jämt fördelad på antal månader i bokföringsåret (normalt 12 månader). Möjlighet finns även att läsa in budget/prognos per resultatenhet, projekt, objekt, filial eller en kombination av dessa. Skapa inläsningsmall Det första som ska göras är att skapa och ange förutsättningar för en inläsningsmall från ett befintligt Excel-blad. Klicka på Skapa Ny, ange valfritt namn på mallen och sökvägen till Excelfilen. Ange även vilket blad i Excel-filen som ska användas, detta kan ändras när mallen ska återanvändas vid nytt budgetår. Observera att bladens namn inte får innehålla mellanslag eller punkter

62 Ange förutsättningar för inläsningsmallen Nästa steg är att ange hur Excel-filen är uppställd. Konto Kolumn Här anges vilken kolumn som kontonumret finns i. Konto - Startrad Här anges den rad där kontona börjar. Konto - Sistarad Här anges den rad där kontona slutar. Det går bra att ha tomma rader och andra typer av rader mellan kontona, Entré läser bara rader som innehåller ett konto (4 siffror). Kontotext Kolumn Här anges den kolumn där kontots text återfinns. Detta används vid importen om kontot saknas i Entré för att lägga upp kontot med denna text. Totalbudget Kolumn Här anges kolumn för totalbudget, om ingen budget eller periodbudget ska läsas in anges 0. Faktor Här kan anges en faktor som Entré ska räkna om budgeten med, till exempel 2 om budgeten i Excelfilen ska multipliceras med 2 vid inläsning. Önskas ingen omräkning anges 0. Totalprognos - Kolumn Här anges kolumn för totalprognos, om ingen prognos eller periodprognos ska läsas in anges 0. Faktor Här kan anges en faktor som Entré ska räkna om prognosen med, till exempel 2 om prognosen i Excelfilen ska multipliceras med 2 vid inläsning. Önskas ingen omräkning anges 0. Teckenvänd alla belopp Budget/Prognos ska läsas in i Entré enligt normal bokföringsprincip, det vill säga intäkter i kredit (minustecken) och kostnader i debet (utan tecken). Om Excel-filen är uppställt på motsatt sätt ska därför denna ruta markeras