Omföring Definitivbokföring huvudbokstransaktioner via web

Transkript

1 Inledning Avsnittet behandlar grunder och tillvägagångssätt vid verifikationsregistrering. Registrering i modulen Huvudbok kan inte generera utbetalningar, för detta finns andra moduler, istället används funktionen för omföringar, kvittningar etc. I skärmbilden Definitivbokföring huvudbokstransaktioner bokför du huvudboksverifikationer (omföringar) dvs. verifikationer som inte innehåller konteringar mot reskontror. I denna skärmbild kan du dessutom: Lägga in ny verifikationstext genomgående på samtliga rader i verifikationen innan den sparas Parkera ofullständiga verifikationer När du ska bokföra en verifikation i Huvudboken går du till menyvalet Redovisning Huvudbok Definitivbokföring huvudbokstransaktioner När du har valt Verifikationsregistrering visas i vissa fall bilden Välj verifikationspost Om bara en verifikationspost är tillgänglig kommer AGRESSO automatiskt att välja denna och gå direkt till skärmbilden för bokföring dvs. du får aldrig upp skärmbilden Välj verifikationspost. Verifikationsposter Är du behörig till flera verifikationsnummerserier och väljer Verifikationsregistrering i AGRESSO Huvudbok, visas skärmbilden som innehåller alla tillgängliga verifikationstyper som du har behörighet till Sidan 1 av 10

2 Fältförklaring VT Period Beskrivning Nästa ver.nr Verifikationstyp Registreringsperiod Beskrivning av verifikationstypen. Nästa verifikationsnummer som kommer att bli tilldelat. Att välja verifikationspost För att komma till Definitivbokföring huvudbokstransaktioner måste du klicka på önskad verifikationspost. Bilden för registrering av huvudboksverifikationer visas efter valet. Om bara en verifikationspost är tillgänglig kommer AGRESSO automatiskt att välja denna och gå direkt till skärmbilden för bokföring dvs. du får aldrig upp skärmbilden Välj verifikationspost. Definitivbokföring huvudbokstransaktioner (omföring) Tillvägagångssätt Skärmbilden där du registrerar huvudboksverifikationer visas på skärmen: Period Markören står i fältet Period och föreslår den period som är definierad som aktuell period i AGRESSO. Stämmer denna, tryck TAB. Kan ändras till annan öppen period Sidan 2 av 10

3 Transaktionsdatum Konto Ansvar, verks osv. Beskrivning MK MS Bokfört belopp Du hamnar nu i fältet för Transaktionsdatum. Om förslaget, dvs. dagens datum är korrekt, tryck TAB. Nu har du kommit ner till själva konteringsraden och AGRESSO väntar på att du ska ange ett Konto. Du anger det första kontot från ditt bokföringsunderlag och trycker TAB. För att söka giltiga värden kan Fälthjälpen användas. När du anger konto i fältet Konto på registrerings-raden kommer Ansvar, Verks, (ev Fritt), Motp, Finans och Beskrivning att bli visade med ledtexter i förhållande till kontots konteringsregel. Registrera in dina värden. För att söka giltiga värden kan Fälthjälpen användas. I fältet Beskrivning anger du den verifikationstext du vill få med till Huvudboken som information om transaktionen. Om man omför en redan bokförd verifikation, ange i texten vilket verifikationsnummer det är så man kan spåra originalbokningen. Momskod. Värde enl. konteringsregeln. Kan ändras vid behov Momssystem används inte vid GU. I fältet Bokfört belopp anger du beloppet från bokföringsunderlaget med ett minustecken för kreditbelopp och utan tecken för debetbelopp. Belopp i SEK och eventuell mervärdesskatt beräknas automatiskt utifrån momskoden när du flyttar markören till nästa fält. När du är färdig med registreringen av första raden kan du fortsätta med nästa rad. Ange nytt konto och tryck TAB. Fortsätt på detta sätt tills det att du lagt in samtliga transaktionsrader från bokföringsunderlaget. Tryck sedan på Spara. Tänk på att vissa konton är motpartsspecifika. Tex får konto 3521 bara användas mot statlig motpart. Vid brytdatum samt bokslut är det extra viktigt att kontrollera inom vilken period omföringen görs Sidan 3 av 10

4 Ett underlag/beslut ska bifogas omföringen så man kan se anledningen till omföringen. Tryck på knappen Öppna dokument, klicka på Lägg till ett dokumen och markera mappen Övriga dokument i rullisten. Tryck sedan på knappen Överför och markera dokumentet som ska bifogas och klicka på Öppna och knappen Spara. När dokumentet är valt och man är tillbaks i dokumentarkivet, stäng sedan ner dokumentarkivet med krysset uppe till höger i bilden. När du är helt klar sparar du hela verifikationen genom att klicka på Spara ett verifikationsnummer på skärmen, som bekräftelse på att lagring skett.. Du får Anteckna verifikationsnumret på ditt bokföringsunderlag. Alla transaktioner som finns i tabellfältet kommer att bli bokförda när Spara kommandot används och det sker en kontroll att verifikationssumman är 0. Lagring kommer enbart att genomföras om verifikationssumman är 0. Dokument kan även sparas ner i dokumentarkivet efter att omföringen har sparats. Sök då upp aktuellt verifikationsnummer i Redovisning - Huvudbok Fråga Fråga verifikation och gör som beskrivet ovan för att bifoga dokument Sidan 4 av 10

5 Registrera nästa verifikation Markören har nu återigen placerat sig i fältet Konto. Vill du fortsätta att registrera ytterligare verifikationer kan du återigen ange ett konto och fortsätta som beskrivet ovan. Vill du gå ur skärmbilden stänger du den på vanligt sätt (klicka på krysset till höger på fliken). Skriva ut/granska Om man vill titta på (skriva ut) de transaktioner man registrerat så kan man göra det genom att välja Redovisning/Huvudbok/Rapporter/ Verifikationsspecifikation. Ange från verifikationsnummer, till verifikationsnummer och spara. Ordernummer noteras. Gå till Dina beställda rapporter, knappen längst ner. Vänta tills rapporten har status Avslutad (uppdatera lista med knappen Uppdatera längst ner). Markera ditt ordernummer och klicka på rutan under Visa rapport alternativt markera raden med ett kryss och klicka på knappen Utskrift. Omföringar ska skrivas ut och arkiveras på institutionen enligt anvisningarna på ekonomiwebben. Fälthjälp Om något av de konteringsvärden du försöker ange inte är ett giltigt värde kan du använda funktionen Fälthjälp för att leta reda på giltiga värden. Detta gör du genom att stå i den rutan som du vill få information om (t.ex. Konto) och sedan klicka på de tre punkterna i rutan eller F9. Du får nu upp en ny skärmbild där du kan begränsa din sökning i rutan för Sökkriterier alternativt skriva direkt i rutan för Konto, Beskrivning t ex. När du gjort detta klickar du på knappen Sök. Du får upp vilka giltiga värden som finns för begreppet enligt dina sökvillkor. Du tar med dig värdet du ska använda till registreringsbilden genom att klicka på den raden. Inställningar skärmbild I Inställningar skärmbild definierar du inställningar för registreringsbilder. Du kan välja kommandot när en registreringsbild är aktiv och den visas när du klickar på Fler Sidan 5 av 10

6 åtgärder/inställningar skärmbild: (Ändringar under Inställningar skärmbild kommer bara att gälla lokalt på din dator). Inställningar skärmbild I denna skärmbild definierar du hur skärmbilden för verifikationsregistrering ska uppföra sig med hänsyn till konteringsförslag på registreringsraden. På GU rekommenderas nedanstående inställning av enkelfält men det är alltid viktigt att kontrollera inmatade värden så att hela kodsträngen blir rätt. Praktiska tips Första transaktionen i varje verifikation: Fortsätt förbi beloppsfältet med hjälp av TABtangenten innan du flyttar transaktionen till tabellfältet, annars följer inte beloppet med. Det finns visserligen inga begränsningar för hur många transaktioner en verifikation kan/får innehålla i AGRESSO, men undvik att göra dem alltför omfattande. Tänk på att om strömmen går, eller om det hakar upp sig på något vis och du inte har hunnit spara måste du göra om hela verifikationen Sidan 6 av 10

7 När du har sparat en verifikationsregistrering finns ingen återvändo. Skulle du komma på att du har gjort ett fel måste det rättas antingen genom en reversering eller en vanlig omföring. Steg för steg verifikationsregistrering 1 Välj ev. verifikationsnummerserie i bilden Gemensam/Fasta register/verifikationsposter. 2 Acceptera eller ändra period och verifikationsdatum. 3 Ange kontering och belopp för de olika raderna och Spara mellan varje ny rad/transaktion. 4 Spara verifikationen med knappen Spara. 5 Anteckna verifikationsnumret. Verifikationstext Innan du sparar en verifikation finns det möjlighet att ändra eller lägga till verifikationstext på samtliga transaktionsrader i verifikationen. I funktionen finns inte möjlighet att ändra texten på vissa transaktionsrader utan kommandot ändrar texten för samtliga rader. I exemplet nedan vill du ändra verifikationstexten på samtliga rader från Omföring ver till Personalrepresentation. 1 Ställ markören i rutan Beskrivning på den rad du vill kopiera texten ifrån. 2 Klicka på knappen Kopiera beskrivning. Den nya texten lägger sig på samtliga rader i tabellfältet Sidan 7 av 10

8 3 För att spara verifikationen, klicka på knappen Spara. Parkering av verifikation Vid registrering av en huvudboksverifikation, kan det vara önskvärt att parkera en verifikation tillfälligt utan att den blir uppdaterad i huvudboken. Detta kan t.ex. vara aktuellt om du inte har komplett information om konteringen (ofullständig verifikation), eller om du är tvungen att ta en paus från registreringen. Kommandot Parkera transaktion hittar du i rullisten för Fler åtgärder. Parkering av verifikation Registrera en huvudboksverifikation på vanligt sätt. När du vill avbryta men lagra det arbete du har hunnit göra väljer du kommandot Parkera transaktion genom att klicka på knappen Fler åtgärder. Där kan du också välja att Hämta parkerad. Välj Parkera transaktion. Du får upp en dialogruta där du med fri text beskriver den verifikation du önskar parkera. Tryck OK Sidan 8 av 10

9 Ett parkeringsnummer tilldelas längst ner på sidan och skärmbilden (Verifikationsregistrering) blankas ut. Du har nu ett parkeringsnummer som du anger när du vill hämta verifikationen vid ett senare tillfälle. Verifikationen är inte uppdaterad i huvudboken. Hämta parkerad verifikation Du hämtar en parkerad verifikation genom att välja Definitivbokföring huvudbokstransaktioner/fler åtgärder/hämta parkerad (Verktygsmenyn längst ner) Sidan 9 av 10

10 Bilden Hämta parkerad syns på skärmen. I rutan under Sökkriterier kan du söka på ditt parkeringsnummer, med text eller ditt användarid för att ta fram en förteckning över dina parkerade verifikationer. För att hämta aktuell verifikation till registreringsbilden gör du så här: 1 Klicka på aktuell rad för att lägga de parkerade konteringsraderna i tabellfältet. 2 Fortsätt med din registrering där du var när du tidigare avbröt den! I samband med att du får verifikationsnummer tilldelat raderas den parkerade verifikationen från registret. Detta görs för att du inte ska riskera att uppdatera samma verifikation flera gånger. Ta bort parkerad verifikation Om en parkerad verifikation ska tas bort går du in i registreringsbilden för huvudboksverifikation på vanligt sätt och nollar ut raden. Klicka därefter på knappen Spara Sidan 10 av 10