Inläsning av bokföringsorder via Excelerator

Transkript

1 Inläsning av bokföringsorder via Excelerator EA mailar ut mallar till redovisningsansvariga. Spara mallen lokalt på er dator eller på ert lokala nätverk. Öppna Appcenter via US/login.aspx?ReturnUrl=/RDWEB/Pages/en-US/Default.aspx och logga in med ditt KI-Id och lösenord Öppna Excel

2 Klicka på Anslut Klicka på fliken Unit4 Excelerator Gå till Arkiv och Öppna och öppna mallen som ni fått från EA. OBS! Excel måste först öppnas via Appcenter och därefter öppnas BO-mall i den versionen av Excel (det går inte att ha BO-mall öppen i sitt vanliga Excel). Innan ni har öppnat mallen kan ni få en säkerhetsvarning, svara två gånger OK.

3 Läsa in en bokföringsorder Efter att ni har öppnat mallen kan ni få upp en Säkerhetsvarning (se bilden nedan). Tryck då på Aktivera innehåll Ange sedan aktuell period i mallen När ni har skrivit in de konteringsrader som ni vill bokföra, så trycker ni på knappen Bokför (Excelerator). Observera att det går att klistra in konteringsrader från en annan Excel-fil som ni har förberett för inläsning. Var dock noggrann med att alla kolumner finns med och att de är i rätt ordning innan ni klistrar in. Om ni har många rader som ni klistrar in i mallen kan det hända att ni får ett fel meddelande, om detta sker får ni dela upp materialet i mindre delar. Ni får dela materialet exempelvis i två delar och alltså köra in två separata filer. Vill man kopiera från en annan Excel-fil, får man tyvärr göra det i två omgångar pga. att kolumn C är låst för redigering. I kolumn C anges Instkod per automatik och fungerar som en kontroll för att man inte ska kunna boka på någon annan institution. dvs. så som i exemplet nedan;

4 Efter ni har klickar på Bokför (Excelerator) kommer ni att bli tillfrågade att logga in. Klicka på Mer så att hela rutan öppnar sig Skriv in ditt användarnamn och lösenord. Se även till att du har rätt länk skriven i rutan för Url. Korrekt länk är (detta behöver bara göras första gången du loggar in)

5 Klicka på Inloggning. Om du får ett felmeddelande att inloggningen inte fungerar på grund av t.ex. fel lösenord måste du fylla i alla uppgifter igen. Därefter läses ordern in i Agressos Försystem utan att den bokförs. Ni får upp pop-up rutan enligt bild nedan om allt gått bra. Klicka på OK. Observera att inga transaktioner har bokförts efter det här steget utan filen har endast skickats över till UBW. Bokför Gå in i UBW och öppna Underhåll av beställda rapporter, rapporten heter GL07. Vanligtvis ligger rapporten högst upp om ni inte har kört en annan rapport emellan. Öppna rapporten genom att dubbelklicka på raden, om filen har gått igenom står det Förslag batch input i rapporten.

6 Kopiera Buntnumret från rapporten Öppna Inläsning Excelerator under Egen meny - En huvudbok

7 Klistra in Buntnumret, ange aktuell period, kryssa i Bokför och tryck F12 Nu har ni bokfört filen. Öppna Underhåll av beställda rapporter och skriv ut er verifikation Arkivering Utskriften tillsammans med underlag sparas i verifikationspärm hos er som avser den här nummerserien. Vid förfrågan från Riksrevisionen ska ni kunna ta fram verifikationerna med tillhörande underlag och skicka till oss.

8 Rensa mall Innan ni bokför en ny order i mallen, tryck på Rensa mall. Då raderas samtliga konteringsrader som ni har skrivit in och mallen är som ny. Vid fel Vid fel står Fellista BATCH-INPUT i rapporten. I det här exemplet har vi angivit ett felaktigt konto, projekt samt mpt. Fel markeras med *. Om det är fel på projektet, kan det beror på att projekt är stängt eller felaktigt angivet. Kontrollera under Egen meny - EN HUVUDBOK Registervård - Underhåll Projekt och ändra projektnumret i er bokföringsorder/mallen alternativt ändra status på projektet till P (Parkerad). Ni behöver kontrollera att er bokning balanserar, summan av nettobelopp ska vara lika med 0. Så ska det ser ut när det är ok (se nedan) Innan ni läser in en ny korrigerad fil, se till att först plocka bort det felaktiga buntnumret/filen. Borttagning görs under Underhåll av Exceleratorinläsning

9 Välj ert Bunt ID/buntnummer i rullistan och tryck F7. Välj sedan Redigera - Ta bort Maila ekonomisystem@ki.se vid frågor!