Hantering av arkivering och digitalisering

Transkript

1 Hantering av arkivering och digitalisering En instruktion med tips och trix vid arbetet med digitalisering och arkivering för ekonomer och ekonomiadministratörer. Författare: Ekonomiavdelningen År: (9)

2 Innehåll 1. Inledning Skriva ut som PDF Hantering av verktyg i Adobe Acrobat Pro DC Redigera PDF Kommentar Ordna sidor Fler verktyg redigera bort När ska jag använda dessa funktioner? Övrig information och tips (9)

3 1. Inledning Denna instruktion är ett komplement till den anvisning som tidigare har getts ut angående hantering av omföringar, vilken vi helst ser att man läser igenom först. I det dokumentet finns vidare information kring hantering av omföringar, arkivering, bifoga filer m.m. och hittas under Medarbetare/Stöd och Service/Ekonomi/Dokumentarkivet. I följande instruktion kommer främst användandet av Adobe Acrobat Pro DC och hantering av formatet PDF, i samband med digitalisering och arkivering inom ekonomifunktionen, att beskrivas. Vi på ekonomiavdelningen har haft stor användning av detta program och dess funktioner i vårt arbete med digitalisering och vill nu förmedla vår kunskap kring detta ut i organisationen. I detta dokument kommer även beskrivning av övriga tips och trix finnas inom detta ämne. För att kunna använda de funktioner och verktyg i PDF-format och PDF-filer så krävs programmet Adobe Acrobat Pro DC. För att kunna skriva ut i PDF-format kan man även använda sig av Microsoft Edge som finns i Windows 10. Då finns dock inte övriga verktyg och funktioner som beskrivs i detta dokument tillgängliga. 3 (9)

4 2. Skriva ut som PDF Det främsta verktyget, vilket vi ser som det mest nödvändiga inom Adobe, är att kunna skriva ut eller spara i PDF-format från mejl, Word, Excel m.m. När du är i utskriftsläget i de olika programmen så ska du i listan för skrivare välja Adobe PDF. När du trycker på knappen skriv ut får du välja att spara ditt dokument. Är det inte något du behöver spara mer än tills du har bifogat det i ex. Agresso kan du skapa en mapp på ditt skrivbord och spara dokumentet där. Du kan sedan radera dokumentet när du bifogat det till verifikationen. Du kan även välja att spara som Adobe PDF för att få ett dokument i PDF-format. Samma gäller som ovan med att spara dokumentet. När du befinner dig i mejlen gäller det att du visar det mejl som du vill skriva ut/spara som PDF för att få det rätt. 3. Hantering av verktyg i Adobe Acrobat Pro DC I Adobe Acrobat Pro DC så finns flera olika typer av verktyg att använda för att lättare kunna hantera dokument. Det finns bl.a. möjlighet att lägga till text, kommentarer, stryka över, sammanfoga och dela upp dokument, dölja text som man inte vill ska visas m.m. Nedan följer beskrivningar av de verktyg som vi anser är lämpliga att använda i arbetet med digitalisering och arkivering av dokument i ekonomisystemet. Verktygsfältet i Adobe hittar du antingen ute till höger i dokumentet eller uppe i menyn under verktyg. 4 (9)

5 Varje gång du har gjort en redigering med hjälp av något av verktygen sparar du dina ändringar antingen genom att klicka på diskettikonen uppe till vänster eller går in under arkiv och väljer spara eller spara som. För att komma ur redigeringsläget trycker du på nedre krysset uppe till höger i verktygsmenyn. I kommande avsnitt beskriver vi de olika verktygen och dess funktioner. 3.1 Redigera PDF I verktyget Redigera PDF finns bl.a. möjlighet att lägga till text, redigera text m.m. För att lägga till en textruta där du kan skriva egen text, tryck på Lägg till text uppe i verktygsfältet. Håll in vänster musknapp och markera och dra där du vill att textrutan ska placeras. Skriv därefter in din text. Du kan även när du skrivit texten flytta runt textrutan där du vill ha den placerad i dokumentet. Du kan också redigera din text med teckensnitt, textstil och storlek i verktygsfältet till höger. 3.2 Kommentar I verktyget Kommentar kan du använda funktioner som att lägga till anteckning (kommentar), färgmarkera text, under- och överstrykning m.m. För att lägga till en kommentar till dokumentet trycker du på pratbubblan längst till vänster i menyn. Muspekaren får då en ikon av en pratbubbla som du genom att vänsterklicka placerar vart du vill i dokumentet (går även att flytta senare). När du markerat vart du vill placera pratbubblan kommer en kommentarruta upp där du kan skriva in din text. Även denna ruta går att flytta runt i dokumentet. Den går också att kryssa ner för att inte visas, då syns endast ikonen av pratbubblan. Dubbelklickar du då på ikonen blir kommentarrutan synlig igen. 5 (9)

6 I verktyget kommentar finns även möjlighet att stryka över text med färg exempelvis för att tydliggöra viktig information. Du trycker då på ikonen med överstrykningspennan och markerar därefter den text du vill färgmarkera. För att byta färg på markeringen trycker du på färgspannet till höger i menyn och väljer färg. Det finns även i kommentarverktyget möjlighet att göra en text understruken eller överstruken. Tryck då på någon av symbolerna i verktygsfältet och markera den text du vill tillämpa detta på. Även på dessa linjer kan du välja att byta färg genom att klicka på färghinken. För att ta bort de redigeringar du gjort (kommentar, färgmarkering m.m.) högerklickar du på redigeringen och väljer ta bort. 6 (9)

7 3.3 Ordna sidor I verktyget ordna sidor kan du dela sidor, infoga nya sidor samt flytta om och ta bort sidor i dokumentet. När du klickar på verktyget Ordna Sidor kommer nedan bild fram. Håller du muspekaren över ett blad kommer tre blå symboler upp där du alltså kan ta bort eller rotera sidan medsols/motsols. Du kan även byta plats på sidorna genom att markera sidan med vänster muspekare, hålla in, dra den dit du vill ha den och släppa. I ovan meny kan du välja att extrahera (dela) samt infoga sidor i PDF-dokumentet. När du vill extrahera ett dokument, alltså dela upp sidorna i olika PDF-dokument, trycker du på extrahera. Du markerar de sidor du vill separera från dokumentet. Som grundinställning kommer de dokument du väljer att extrahera att lägga sig tillsammans i ett eget dokument och fortfarande finnas kvar i originaldokumentet. Dock kan du i menyn för extrahera välja att extrahera sidorna som separata filer, alltså en sida per dokument, samt ta bort sidorna i originaldokumentet när de väl har extraherats. Ofta vill man kanske sammanfoga flera PDF-filer till ett och samma dokument. Du väljer då infoga i den översta menyn och väljer från fil- Dubbelklicka på den/de filer du vill infoga. Du får då upp en ruta där du får välja vart i dokumentet du vill att sidan ska infogas. 7 (9)

8 Gör ditt val i rutan ovan och tryck OK. Sidorna är nu infogade. Du kan också flytta/rotera/ta bort sidorna i efterhand enligt beskrivningen i början av avsnittet. 3.4 Fler verktyg redigera bort I verktygsfältet till höger i PDF-dokumentet finns en plussymbol för fler verktyg. Trycker du på den så får du fram alla tillgängliga verktyg. Under verktyg för skydda och standardisera finns en funktion för att redigera bort text. Denna kan du använda om du exempelvis ska skicka ett betalningsunderlag till en extern part och vill ta bort övrig information om andra betalningar som inte behöver synas. Börja med att trycka på Markera för bortredigering och markera den texten du vill ta bort. Texten försvinner inte direkt, utan när du markerat det du vill radera trycker du på Använd i den övre menyn. Då kommer texten att försvinna permanent. 3.5 När ska jag använda dessa funktioner? Funktionerna som är beskrivna ovan är de verktyg vi på ekonomiavdelningen ser att man har mest användning av i arbetet med digitalisering och arkivering i rollen som ekonom och ekonomadministratör. Självklart finns det än mer funktioner och fördjupningar kring detta och mycket kan man lära sig själv genom att testa sig fram. Att kunna skriva ut som PDF från mejl, Excel, hemsidor m.m. ser vi är den mest grundläggande funktionen att använda för ett effektivare arbete. Vi ser också att kunna lägga till egna kommentarer och texter gör det enklare att förtydliga vissa underlag. Även att kunna sammanfoga flera dokument till ett är ett väldigt användbart verktyg. 8 (9)

9 4. Övrig information och tips Spara de underlag du arbetar med i en mapp på skrivbordet för att lättare hålla koll på dem. Radera dem från din dator när du har bifogat dem i Agresso eller i övriga system. Ett tips är att döpa dokumenten till verifikationsnumret så är det lättare att hålla isär dem. Sammanfoga olika dokument till ett för att få allt på samma ställe och därmed slippa bifoga flera dokument till en verifikation. Använd länken bifoga dokument till verifikation under Underhåll av beställda rapporter. I slutet av dagen kan du kontrollera att du har bifogat de underlag som behövs till verifikationerna. Delsummera med pilen för att bara få en rad per verifikation. Om man ex. vill kontrollera de verifikationer man har bokat senaste månaden kan man ta bort raden med uppdaterade under sökvillkor och lägga till fältet period istället. Då kan du skriva in ex för att se alla bokade verifikationer under vald period. Använd tydliga bokföringstexter. Om ni bokar flera verifikationer men har samma underlag så ser vi helst att underlag ska bifogas till varje verifikation. Är det extremt många så får man isf bifoga i första verifikationen och sen hänvisa till den för underlag i bokföringstexten på övriga bokningar, ex. Se underlag ver 5080xxxx 9 (9)