med Office 365 i Dynamics NAV 2015

Transkript

1 Arbeta Arbeta med med Office 365 i Dynamics NAV 2015 Office 365 i Dynamics NAV En guide för att enkelt komma igång Innehåll Kom igång med Office 365 i Dynamics NAV Använd Word i Dynamics NAV Redigera din rapportlayout med Word i Dynamics NAV Använd Excel i Dynamics NAV... 6 Importera data från Excel till Dynamics NAV... 6 Exportera data från Dynamics NAV till Excel Använd OneNote i Dynamics NAV Gör sidnoteringar Gör noteringar på kunder, fakturor eller andra områden Integrera ditt OneNote med Dynamics NAV Använd Outlook i Dynamics NAV Skicka ett kundkort till en kollega... 19

2 Kom igång med Office 365 i Dynamics NAV 2015 För att komma igång behöver du: Dynamics NAV 2015 Office 365 SharePoint online tillgängligt 1

3 Använd Word i Dynamics NAV 2015 I Dynamics NAV kan du använda Word för att exempelvis titta på ett kundkort. I Word kan du redigera som du vill och sedan spara dokumentet på din dator. Väljer du Microsoft Word i menyfliken på exempelvis en kund så öppnas kundkortet direkt i Word. 2

4 Redigera din rapportlayout med Word i Dynamics NAV 2015 I Microsoft Dynamics NAV 2015 kan du enkelt redigera layouten på dina rapporter för att göra dem snyggare och kunna anpassa rapportlayouter för olika kunder. Word rapportlayouter kan redigeras i Word från version 2013 och bygger på en.docx filtyp. Skriv in Val av rapportlayout i sökrutan Välj en rapport i listan som du vill redigera, antingen genom att klicka på den eller att filtrera om du vet vilken rapport du ska använda. För att redigera din rapportlayout välj Anpassade layouter. Finns där redan en layout i listan kan du redigera den direkt genom att välja Redigera layout. Är listan tom väljer du Ny för att skapa en ny rapport 3

5 Välj sedan att infoga en Word-layout för rapporten. Då skapas en ny tom rapportlayout i listan för Anpassade layouter. För att hämta befintlig rapport välj Importera layout. För att skapa en ny rapport välj Redigera layout för att få ett tomt Doc. Välj sedan att infoga en Wordrapport som du har sparat på din dator. Redigera sedan rapporten genom att välja Redigera layout. Då öppnas din rapport i Word och du kan fritt redigera din layout. När du är klar med ändringarna sparar du din layout i Word och väljer sedan Ja för att även spara ändringarna i Dynamics NAV. 4

6 Föra att sedan se hur din rapport kommer att se ut väljer du Kör rapport. Välj Skriv ut och sedan som PDF. Här ser du hur dun rapportlayout ser ut. 5

7 Använd Excel i Dynamics NAV Använd Excel för att exportera eller importera olika listor från och till Dynamics NAV. Exempelvis under Kunder kan du enkelt exportera hela din kundlista från Dynamics NAV till Excel. Exportera din kundlista till genom att välja Microsoft Excel i menyraden. Importera data från Excel till Dynamics NAV Om du vill importera en budget från en arbetsbok som lagras på en delad plats, till exempel på en Sharepoint-webbplats, måste du navigera till platsen och sedan välja filen. Om du kopierar genvägen till filen i fältet Filnamn, kan Microsoft Dynamics NAV visa ett felmeddelande. Alternativt kan du spara filen lokalt och sedan importera den. För att exempelvis importera en order från Excel till Dynamics NAV börjar du med att välja en order att importera till. 6

8 Ordern visas. Här kan du kopiera raderna genom att markera den rad/rader som ska kopieras och välja kopiera rader. Klistra sedan in raden i ett Excel-dokument för att skriva om/ändra innehållet. Kopiera den/de rader i Excel som du vill importera till din order i Dynamics NAV. Ställ dig på den rad i systemet som du vill importera till och klicka på Klistra in rader. 7

9 Raderna från Excel infogas. Om du klistrar in en rad med ett värde som inte finns i din order kommer systemet att varna dig med nedanstående ruta. Även artikeln och värdet som inte är tillgängliga för raden blir markerade med ett rött kryss. 8

10 Klicka på pilen bredvid det röda krysset för att få förslag på värden som är tillgängliga för raden När värdena stämmer med de i din order försvinner krysset. 9

11 Exportera data från Dynamics NAV till Excel När du har exporterat data till Microsoft Excel kan du sedan spara din arbetsbok som en Excel-arbetsbok (xlsx-fil). Du kan välja att spara den lokalt eller på en delad plats som exempelvis Sharepoint. Om Microsoft Dynamics NAV skulle visa ett felmeddelande vid import till exempelvis Sharepoint är det för att vägen dit är för lång. Ett alternativ är att själv navigera till platsen och välja fil, eller spara filen lokalt och sedan importera den i Sharepoint. För att exportera exempelvis en kundlista till Excel går du in på Kunder och väljer Microsoft Excel. Du kan välja att mellan att öppna eller spara Excelfilen 10

12 Listan öppnas i en ny flik som ett Exceldokument. Här kan du sedan använda alla funktioner som finns i Excel. Det kan exempelvis underlätta att göra vissa uträkningar i Excel. 11

13 Ändra din tabell som du vill ha den med hjälp av funktionaliteten som finns i Excel. Eller varför inte infoga en karta över var dina kunder finns i världen. 12

14 Använd OneNote i Dynamics NAV Du har väll inte missat att du kan skriva anteckningar om olika sidor, kunder, fakturor och andra områden i ditt Dynamics NAV med hjälkp av OneNote som sedan alla på företaget kan ta del av? Skriv anteckningar, gör tabeller, rita, infoga bilder och videoklipp med hjälp av att ha OneNote integrerat med ditt Dynamics NAV. Gör sidnoteringar Välja den blå pilen under navigeringsrutan, sedan Hjälp och Sidnoteringar för att göra anteckningar om sidan på ditt Dynamics NAV. Det kan vara en guide till dig själv eller till alla på ditt kontor. (Är din OneNote knapp grå beror det på att det inte finns någon integration uppsatt för ditt OneNote, se hur du integrerar längre ner) 13

15 Gör noteringar på kunder, fakturor eller andra områden I Dynamics NAV kan du med hjälp av OneNote göra anteckningar på exempelvis respektive kund som sedan sparas så att alla på företaget kan se anteckningarna. I menyraden hittar du en OneNote knapp, välj en kund och välj sedan OneNote för att göra- eller se redan befintliga anteckningar. OneNote öppnas då brevid ditt NAV fönster. Expandera OneNote fönstret genom att välja pilarna högst upp i högra hörnet av fönstret. Där kan du sedan se alla anteckningar på era kunder, byt enkelt kund i listan till höger av fönstret. 14

16 Integrera ditt OneNote med Dynamics NAV För att integrera ditt OneNote i Dynamics NAV så att alla på ditt företag kan ta del av anteckningarna måste OneNote länkas till en plats där alla kan se dem, alltså inte på en lokal disk utan en gemensam. För att göra det skriver du in Rollbaserad klient i sökrutan högst upp i högra hörnet i ditt NAV. Välj sedan Profiler Här kan du se var anteckningar från OneNote hamnar och vilka inställningar som är gjorda på respektive profil. Vi på NAB Solutions använder oss av en SharePoint sida dit alla på företaget har tillgång. Du kan även välja om de olika profilerna ska se samma anteckningar eller om exempelvis endast konsulterna ska se varandras anteckningar under kunder. Det för att två profiler kan ha väldigt skilda arbetsområden. Konsulten vill exempelvis göra anteckningar om olika kunder medan bokföringsansvarig vill göra anteckningar om olika fakturor som kunden har. Välj Redigera för att redigera inställningarna för en redan befintlig användarprofil. Välj Ny för att öppna ett nytt profilkort. 15

17 Här anger du hur du vill att din OneNote sökväg ska se ut för den valda profilen. Under OneNote vill du förmodligen ha mapparna på en server som alla på företaget har tillgång till, det är även bra att ha en backupp här så att inga viktiga anteckningar försvinner. Dynamics NAV skapar sedan en OneNote fil per profiltyp i de definierade mapparna. När du är klar väljer du OK. (När din profil är integrerad slutar din OneNote knapp att vara grå utan får färg och blir klickbar) 16

18 Använd Outlook i Dynamics NAV Använd Outlook för att exempelvis skicka mail med information direkt från Dynamics NAV. Skicka exempelvis en bekräftelse till kunden direkt från Dynamics NAV. Välj E-post för att skicka mail. Uppgifterna om kunden hämtas då direkt från kundkortet. Försäljningsofferten bifogas även automatiskt i mailet. Vill du redigera/lägga till info eller bara se hur mailet kommer att se ut kryssar du i rutan Redigera i Outlook och sedan OK. 17

19 Ditt mail öppnas då i Outlook där du kan redigera som du vill och välj sedan Skicka. 18

20 Skicka ett kundkort till en kollega Jag tror det är fler än jag som någon gång har frågat en kollega efter uppgifter till en kund, då kan det vara bara att veta att du i Dynamics NAV enkelt kan skicka hela kundkortet direkt från NAV till din kollega. Gå in på kunden som du vill skicka, välj den blå pilen i vänstra hörnet av fönstret, välj sedan Skriv ut & skicka -> skicka som e-postbilaga Ditt mail öppnas då i Outlook och kundkortet bifogas som en klickbar internetlänk, redigera som du vill och välj sedan Skicka. 19

21 (Såhär ser kundkortet ut när det öppnas) 20