Multiröstning och enkäter via Outlook eller Google Dokument

Transkript

1 Multiröstning och enkäter via Outlook eller Google Dokument /Fredrik Wiberg

2 Detta dokument beskriver två enkla sätt att via mail göra allt ifrån snabba omröstningar till mer avancerade enkäter. Båda metoderna automatiserar del av arbetet, och räknar framför allt samman resultatet själv. För enklare omröstningar där man endast behöver svar på en fråga fungerar röstknappar i Outlook utmärkt. För mer komplicerade omröstningar och enkäter med flera frågor finns det en smidig funktion i Google Docs (docs.google.com) som gör detsamma. Röstknappar i Outlook A. Om röstmailet går ut till väldigt många användare (50+) 1. Skapa en särskild mapp i Outlook för alla resultat genom att högerklicka på Inkorgen och välj Ny mapp.. Varje svar på röstningen kommer nämligen tillbaka som ett mail. Om du då skickar ut frågan till 100 personer blir det snabbt många mail i din inbox. 2. Gå in i Outlooks Verktygsmeny och välj Alternativ. I fliken Inställningar klicka på E-postalternativ. I denna dialogruta välj knappen Uppföljning.

3 Här hittar du den checkbox vi är ute efter. Kryssa i rutan Ta bort blankröster På så vis tas röster där avsändaren enbart svarat genom att klicka på en röstknapp bort efter behandling. Denna inställning behöver du bara göra en gång. B. Så här gör du: 1. Skriv ett nytt mail. Gör det tydligt i mailet att användaren röstar genom att trycka på röstknapparna i listen ovan mailet. När du är nöjd lägger du till röstknappar genom att klicka på Alternativ...-knappen. 2. Klicka i rutan Använd röstknappar. I fältet höger om rutan finns tre färdiga röstuppsättningar Godkänner/Godkänner inte, Ja/Nej och Ja/Nej/Kanske. Räcker det med dessa alternativen så är det bara att välja rätt alternativ och sen stänga rutan. Om du vill välja egna röstknappar så är det bara skriva in dessa i rutan. Varje alternativ skiljs med ett semikolon, t ex 1 Sämre än tidigare; 2 Något sämre än tidigare; 3 Oförändrat; 4 Något bättre än tidigare; 5 Bättre än tidigare.

4 3. Här kan du även välja var detta mail, och dess svar skall sparas. Om du skickar det till många användare rekommenderar jag att du vid Spara skickat meddelande i: väljer den mapp i din inkorg som du skapade vid punkt A.1 ovan. När du hittat på dina röstknappar är det bara att stänga rutan och skicka mailet. 4. Efterhand som du får svar på din omröstning hittar du en redovisning av inkomna svar i uppföljningsfliken av ditt skickade mail. (Skickade mail finns i mappen Skickat i din vanliga Outlook-brevlåda om du inte väljer annat i dialogrutan vid punkt B.3.) Det kan ev vara en idé att även lägga till ett mailfilter som automatiskt direkt sorterar alla svar på enkäten till din nya mapp. En färdig snabbenkät kan då se ut så här:

5 Outlook sammanställer längst upp resultatet av din omröstning. Detta material kan vid behov även enkelt exporteras till Excel för bearbetning genom att markera första raden, hålla inne Shift-knappen och markera sista raden. Tryck sedan Ctrl+C för att kopiera alla rader, och växla över till Excel för att klistra in raderna genom Ctrl+V.

6 Enkäter i Google Docs Det finns fantastiska möjligheter att skapa snygga enkäter med hjälp av Google Docs på sidan docs.google.com. Det enda du behöver är ett gratis Google-konto. 1. Skapa en ny enkät Välj Skapa nytt, och Formulär. 2. Titel och beskrivning på enkäten Nu ska du få upp en tom sida som ser ut som detta. Börja med att fylla i titel och beskrivning på enkäten.

7 3. Skapa frågor och svarsalternativ Nu är det bara att börja mata in frågerubrik och ev hjälptext på enkäten. Under Frågetyp väljer du vilken sorts svar du vill ha. Testa dig fram för att finna rätt frågetyp. Om du vill så kan du i kryssrutan längst ner göra detta till en obligatorisk fråga. När frågan är färdig tryck på knappen Klar.

8 4. Lägg till fler frågor Du kan lägga till fler frågor genom att trycka på knappen Lägg till objekt. 5. Skicka ut din enkät När enkäten är färdig kan du välja hur du vill skicka ut den. Antingen kan du skicka den direkt till mailadresser genom att klicka på denna knapp: och nedan fylla i mottagare: Beroende på mailklient så får mottagaren antingen hela enkäten direkt i sin mail, eller en klickbar länk till enkäten.

9 Du kan även enkelt publicera enkäten på en hemsida. Du hämtar koden för enkäten genom att välja Fler aktiviteter, och Bädda in. 6. Titta på resultaten Efter att svaren börjar trilla in kan du gå se dina resultat genom att gå in på docs.google.com och klicka på din skapade enkät. Du hamnar då direkt i kalkylarksläget, och kan hantera data via data om så önskas. Men för en mer överskådlig bild gå till Formulär-menyn och välj Visa översikt över svar. Du får då en trevlig sammanställning över dina svar med grafer. Vilka grafer Google Docs väljer beror på frågetyp. Så här kan resultatet se ut med sex svar.

10