Lathund. Joint Collaboration AB Korta Gatan Stockholm Tel interaxo@joint.se. Org.nr.

Transkript

1 Lathund Joint Collaboration AB Korta Gatan Stockholm Tel interaxo@joint.se Org.nr SE

2 INNEHÅLL LATHUND, INTERAXO Varför är det olika färg och utseende på mapparna? Hur laddar jag upp en fil i en aktiv mapp? Hur laddar jag upp flera filer samtidigt? Enkla mappar Aktiva mappar Importera poster och filer Skapa en ritningsförteckning från INTERAXO Hur laddar jag ner en eller flera filer från INTERAXO? hur får jag med mig all information/metadata från posterna i INTERAXO? Hur skapar jag ett utskick och dela information med andra? Hur kan jag titta på ett dokument eller ritning? Hur hittar jag det jag söker? Navigera Gruppera och sortera. Söka Åtkomst till äldre versioner av dokument Hur hittar jag mina projekt om jag inte ser dem? Områden/Communities i INTERAXO Favoriter i Min översikt Hur kan jag enkelt hålla mig informerad om det som händer i projektet? Prenumerera på information Klicka på Prenumerera i en mapp, på en post eller ett dokument Nattrapporter Ställs in i Min profil : Loggning Hur ändrar jag lösenord, språk och information i min profil? Hur lägger jag till, ändrar och tar bort medlemmar? (för administratörer) Lägg till medlemmar Ta bort medlemmar Ändra behörighet (roll och/eller grupp) för en medlem Hur skapar jag en grupp och hanterar medlemmar där? (för administratörer) Några enkla tips Hur får jag hjälp? Lathund INTERAXO augusti 2015 Sida 1

3 LATHUND, INTERAXO 1 VARFÖR ÄR DET OLIKA FÄRG OCH UTSEENDE PÅ MAPPARNA? Enkel mapp Aktiv mapp Aktiv mapp med arbetsflöde Enkla mappar som man känner igen från Utforskaren. Enkla mappar kan innehålla undermappar och/eller filer. Aktiva mappar här ligger filerna i poster med metadata direkt i mappen. Samma som blå mappar, men här har man också ett arbetsflöde. 2 HUR LADDAR JAG UPP EN FIL I EN AKTIV MAPP? Gå till aktuell mapp och klicka på knappen Fyll i information i fälten och lägg till en eller flera filer. För att lägga till flera filer till samma post, kan du använda CTRL och SHIFT i Utforskaren som kommer upp. Filer kan även läggas till i efterhand. Högerklicka på posten och välj Lägg till fil eller markera posten i listan, och klicka på knappen 3 HUR LADDAR JAG UPP FLERA FILER SAMTIDIGT? Det finns olika sätt att ladda upp flera filer till INTERAXO, bland annat beroende på vilken typ av mapp dokumenten ska laddas upp i. 3.1 Enkla mappar Öppna mappen i INTERAXO där filerna ska ligga, öppna sedan mappen i Utforskaren där filerna ligger. Välj och markera de filer du önskar hämta in till INTERAXO. Dra och släpp dem från Utforskaren och in till den öppna mappen i INTERAXO. Det går också at använda knappen och högerklicksalternativet Lägg till fil. Använd CTRL och SHIFT-knapparna för att markera flera filer. Lathund INTERAXO augusti 2015 Sida 2

4 3.2 Aktiva mappar I en aktiv mapp registrerar du först posten. Detta är information om ett eller flera dokument, även kallad metadata. Detta kan jämföras med ett indexkort eller en databas. Denna typ av information förbättrar möjligheterna att hitta det man söker i projektet. För att kunna ladda upp en eller flera filer i en aktiv mapp måste posterna redan finnas där. För att spara tid och arbete kan posternas innehåll smidigt skapas i Microsoft Excel. Du importerar sedan alla posterna till den aktiva mappen i INTERAXO. Att importera innehåll till aktiva mappar är ofta tidsbesparande. Detta kan exempelvis gälla ändringar och avvikelse, mötesanteckningar, rapporter, ritningar mm Importera poster och filer 1. Skapa en Excel-fil med samma kolumnformatering som i den aktiva mappen. Fälten i den aktiva mappen måste vara de samma och komma i samma följd som kolumnerna i Excel. Namnen i kolumnrubrikerna behöver dock inte vara identiska. Alla fält som är obligatoriska i INTERAXO måste vara ifyllda, annars kommer inte posten att importeras till mappen i INTERAXO 2. Fyll i Excel-listan med allt data som ska importeras. Varje rad i Excel blir en post i den aktiva mappen. Här nedan ser du ett exempel på en lista över avvikelser som ska importeras till den aktiva mappen i INTERAXO Lathund INTERAXO augusti 2015 Sida 3

5 3. Högerklicka på den aktiva mappen i INTERAXO och välj Importera poster Gå tillbaka till Excel. Markera de aktuella raderna och cellerna i Excel (ta inte med rubrik-raden!) Klicka på CTRL+C i Excel för att kopiera cellerna Gå nu tillbaka INTERAXO, där du redan har högerklickat på mappen och valt Importera poster. Du har en import-ruta öppen. Klicka på CTRL+V i INTERAXO. Kontrollera att allt innehåll är korrekt Klicka på Import-knappen (se bilden nedan) Posterna är nu skapade och du kan nu lägga till filer till respektive post. Detta kräver att man har INTERAXO Pro. 4. Högerklicka på den aktiva mappen i INTERAXO och välj Importera filer Kontrollera att filnamnet matchas mot rätt fält i INTERAXO. Klicka på knappen Lägg till fil och välj filer i Utforskaren. Kontrollera att metadata stämmer. Klicka slutligen på Import-knappen. Lathund INTERAXO augusti 2015 Sida 4

6 Om man inte har INTERAXO Pro kan man markera en post i taget i den aktiva mappen och sen klicka på knappen Lägg till fil och välj fil/filer i Utforskaren till respektive post Skapa en ritningsförteckning från INTERAXO Om projektet redan har en ritningsförteckning kan du ta utgångspunkt i denna. Om projektet inte har en ritningsförteckning kan du exportera ut en tom ritningsförteckning från INTERAXO. Om du inte redan har en aktiv mapp för ritningar i INTERAXO kan du skapa en sådan med önskade kolumner, anpassad för en ritningsförteckning. Skapa mappen enligt instruktioner för detta. Stegen nedan förutsätter att en mapp för ritningar finns: 1. Gå till en aktiv mapp för ritningar. Denna kan vara tom. Klicka på knappen Exportera längst uppe till höger; du exporterar endast rubrikerna om den aktiva mappen är tom. 2. Klicka i inställningarna i dialogboxen enligt bilden nedan, och klicka sedan på OK-knappen. Du har nu skapat en tom ritningsförteckning i Excel, som du nu kan använda för ritningar i projektet. Om du raderar eller lägga till nya kolumner i ritningsförteckningen i Excel, kom då ihåg att dessa kolumner (fält) måste ändras i mappen i INTERAXO innan du importerar posterna. Ändring av kolumner i mappar i INTERAXO görs av en projektadministratör. För att importera en färdig ritningsförteckning till en aktiv mapp i INTERAXO följ instruktionerna i Vi har här visat hur du kan importera poster och filer till en aktiv mapp. For en mer fullständig översikt över import i en arbetsflödesmapp för ritningar med publicering och automatisk revidering hänvisar vi till vårt hjälpcenter. Lathund INTERAXO augusti 2015 Sida 5

7 4 HUR LADDAR JAG NER EN ELLER FLERA FILER FRÅN INTERAXO? Från en enkel mapp Från en aktiv mapp Från en post i en aktiv mapp Markera ett antal filer i en mapp. Högerklicka och välj Ladda ner Markera en eller flera poster i en aktiv mapp. Klicka på knappen längst uppe till höger på sidan. Välj att du vill exportera Filer och klicka sedan OK Öppna posten i den aktiva mappen. Markera den eller de filer i posten som ska laddas ner. Klicka sedan på knappen Ladda ner 5 HUR FÅR JAG MED MIG ALL INFORMATION/METADATA FRÅN POSTERNA I INTERAXO? Markera en eller flera poster i en aktiv mapp. Klicka på knappen längst uppe till höger på sidan. Om inga poster i mappen markeras får man en export av samtliga poster. Välj slutligen att Ladda ner exporten.klicka på OK. Du kan göra export inne från posten på samma sätt. 6 HUR SKAPAR JAG ETT UTSKICK OCH DELA INFORMATION MED ANDRA? Klicka på knappen Den finns både i enkla (gula) och aktiva (blå) mappar. Välj vem eller vilka du ska skicka till. Du kan välja både grupper och personer Ämnet för notifikationsmailet kan ändras Skriv gärna ett meddelande som beskriver vad detta gäller Länk till dokumentet/dokumenten skickas med i mailet Du kan välja om du även vill skicka en kopia till dig själv Klicka slutligen på OK Lathund INTERAXO augusti 2015 Sida 6

8 7 HUR KAN JAG TITTA PÅ ETT DOKUMENT ELLER RITNING? INTERAXO s viewer fungerar för de flesta vanliga filformat. Markera filen (öppna först posten om filen ligger i en post i en aktiv mapp) och klicka på knappen Visa i verktygsraden. Funktionalitet i INTERAXO s viewer: 8 HUR HITTAR JAG DET JAG SÖKER? 8.1 Navigera Görs på samma sätt som i Utforskaren. Bläddra i mappstrukturen. Det går också att snabb-bläddra i sökvägarna genom att klicka på önskat mapp i sökvägen ovanför dokumentlistningen: 8.2 Gruppera och sortera. Söka Gruppera och sortera Klicka på lilla pilen till höger om den kolumn du vill skapa en gruppering för. Sortering kan göras på kolumner både när de är grupperade och inte Söka Skriv in söksträngen i sökfältet längst uppe till höger på sidan Du kommer nu till en sida med en lista över sök-träffar: Klicka på dokumentet du söker eller klicka på Gå tillbaka Stäng av gruppering genom att klicka ur bocken vid Visa i grupper Du kan också använda standard Windows sökfunktionalitet: Boolska operatorer +, AND, & : Både/alla kriterier måste uppfyllas. Begränsar vanligtvis sökresultatet, OR : Minst ett kriterium måste uppfyllas Jokertecken (wild cards) * Trunkering, t.ex. plan* söker fram allt som börjar med plan: plan 00, plan 02, planritning etc? Valfria tecken i given position, t.ex. rum??2 söker fram rum002, rum102, rum112, rum222 etc 8.3 Åtkomst till äldre versioner av dokument Klicka på ikonen för version då får du upp hela versionshistoriken. Det går därifrån att ladda ner en tidigare version, eller återgå till en tidigare version om så önskas. Lathund INTERAXO augusti 2015 Sida 7

9 9 HUR HITTAR JAG MINA PROJEKT OM JAG INTE SER DEM? 9.1 Områden/Communities i INTERAXO Projekt kan ligga olika projektområden/communities. Om du har projekt i olika communities byter du enkelt community på detta sätt: Längst uppe till höger på sidan Klicka på lilla pilen bredvid aktuell community, och välj en annan: 9.2 Favoriter i Min översikt Du kan välja något eller några projekt som Favoriter. Om du endast visar Favoriter i listan syns inte de övriga projekten. För att se alla får du välja att visa Alla projektrum. 10 HUR KAN JAG ENKELT HÅLLA MIG INFORMERAD OM DET SOM HÄNDER I PROJEKTET? 10.1 Prenumerera på information Klicka på Prenumerera i en mapp, på en post eller ett dokument Du får då ett notifikationsmail så fort något händer i den aktuella mappen, posten eller dokumentet.. Lathund INTERAXO augusti 2015 Sida 8

10 10.2 Nattrapporter Ställs in i Min profil : Du får ett prenumerationsmail varje natt där det framgår vad som hänt i dina projekt de senaste 24 timmarna. Du får endast mail från de projekt och mappar du har åtkomst till. Detta ställs in under Min profil och Inställningar : 10.3 Loggning Du hittar loggningen på poster i aktiva mappar med och utan arbetsflöde. Som standard ser du endast de 3 senaste ändringarna, klicka därför på Visa allt om du vill se flera. Följande ändringar loggas för poster i aktiva mappar med och utan arbetsflöde: - Flytt av poster - Ändrade eller raderade metadata eller fil(er) - Ändrade eller raderade kommentarer - Delad information (post och/eller filer i post) 11 HUR ÄNDRAR JAG LÖSENORD, SPRÅK OCH INFORMATION I MIN PROFIL? Ändra lösenord görs längst uppe till höger på sidan, vid ditt namn. Där kan du också ändra i din profil: Du ändrar dina uppgifter i Min profil. Klicka i ytan för fliken Personlig information så att informationen blir redigeringsbar. Fyll i önskade uppgifter. När alla fyller i sin information här kan medlemslistan användas som en smidig kontaktlista i projektet. Är du med i flera projekt räcker det att du fyller i denna information en gång. Lathund INTERAXO augusti 2015 Sida 9

11 Du kan också ändra språk här. Välj språk i dropdown-listan längst ner. Kom ihåg att spara innan du stänger dialogboxen! Språkändringen slår igenom när du loggar in i INTERAXO igen eller klickar F5 för att uppdatera sidan. 12 HUR LÄGGER JAG TILL, ÄNDRAR OCH TAR BORT MEDLEMMAR? (FÖR ADMINISTRATÖRER) 12.1 Lägg till medlemmar Om du har behörighet att bjuda in medlemmar görs detta från fliken Medlemmar. Om personen redan är medlem i ett annat projekt i aktuell community kommer personen med automatik att bli inlyft i projektet och projektet syns då i personens Min översikt ; det behövs alltså ingen formell inbjudan. Dock kan det ändå vara på sin plats att skicka en inbjudan (se bilden nedan) så att personen i fråga får information om att den nu har tillgång till projektet. Klicka på knappen Lägg till medlem. Skriv in personens mail-adress. Klicka på knappen Lägg till. Som standard tilldelas rollen Deltagare. Du kan ändra roll samt lägga till personen i önskade grupper som finns i projektet här, innan personen får tillgång till projektet. Du kan välja om du vill skicka en inbjudan vid detta tillfälle eller om du vill göra det senare: Kryssrutan Skicka inbjudan. Lathund INTERAXO augusti 2015 Sida 10

12 Flera användare kan läggas till samtidigt. Klicka på OK-knappen när du är klar. Observera att för en administratör i projektet gäller inga behörighetsregler/-begränsningar. Administratören har alltid tillgång till allt. Det finns också möjligheter att importera medlemmar från Excel. Listan i Excel måste då vara av följande format (kolumner): Förnamn Efternamn Roll Företag E-post Telefon Grupp(er) I import-fönstret kan du välja/ändra roll och vilken/vilka grupper du önskar att personerna ska vara medlem i. Observera att import inte är det samma som att personen/personerna blir inbjudna till projektet! Om personen redan är medlem i ett projekt i aktuell community blir den med automatik inlyft i projektet. Om det är en ny person i aktuell community måste du skicka en inbjudan: markera personerna i listan och klicka på knappen Bjud in enligt nedanstående bild, för att personen ska kunna komma åt projektet i INTERAXO: 12.2 Ta bort medlemmar Markera den/de medlemmar som inte längre ska vara med i projektet. Klicka på Radera-knappen Ändra behörighet (roll och/eller grupp) för en medlem Klicka på personens namn, klicka på fliken Projekt och den aktuella rättigheten personen har i projektet. Välj ny roll i dropdown-listan. Gör likadant för grupper. Kom ihåg att spara! Lathund INTERAXO augusti 2015 Sida 11

13 13 HUR SKAPAR JAG EN GRUPP OCH HANTERAR MEDLEMMAR DÄR? (FÖR ADMINISTRATÖRER) Om du har behörighet att skapa grupper görs detta också från fliken Medlemmar. Klicka på knappen Skapa grupp. I fliken Inställningar: Ange namn för gruppen samt rättighet (Deltagare, Administratör, Observatör). Observera att för en administratör i projektet gäller inga behörighetsregler. Administratören har alltid tillgång till allt. Lägg till deltagare i fliken Medlemmar: Välj ur val-listan, klicka på Lägg till. Spara sen. Medlemmar kan läggas till och tas bort efterhand. 14 NÅGRA ENKLA TIPS Verktygsrad eller högerklick. Välj det arbetssätt som känns mest naturligt för dig! Det är smidigt att ladda upp filer till INTERAXO genom att använda drag and drop (dra och släpp) direkt från Utforskaren. Detta gäller gula mappar och inne i poster (Bilagor). INTERAXO stöder följande Webbläsare o Internet Explorer 9 o Internet Explorer 10 o Internet Explorer 11 o Chrome o Firefox o Safari 15 HUR FÅR JAG HJÄLP? På inloggningssidan o Jag har glömt mitt lösenord Klicka på Glömt lösenord på inlogggningssidan, till höger om knappen Logga in o Kontakta supporten: Telefonnummer, mailadress och chat-support finns på inloggningssidan Inne i INTERAXO Lathund INTERAXO augusti 2015 Sida 12

14 o o Längst uppe till höger på sidan finns ett frågetecken, där du kan få hjälp och kontakt med INTERAXO teamet Kontakt med supporten o o Där finns också ett Hjälpcenter, med hjälpartiklar och utförande beskrivningar om funktionalitet i INTERAXO Om du har önskemål om ny/ändrad funktionalitet i INTERAXO kan du klicka på Skicka in dina feedback. Detta går då direkt till vårt produkt-team för utvärdering. Lathund INTERAXO augusti 2015 Sida 13