Handhavande manual problemhantering

Transkript

1 av Handhavande manual problemhantering 1(9)

2 av Flytta dina dokument från H: till OneDrive I och med att Norrtälje kommun går över till Office 365 för skolverksamheten så kommer den egna lagringsplatsen H: eller Dokument att ersättas av den lagringsplats som ingår i Office 365 nämligen OneDrive för företag. I denna dokumentation går vi igenom hur du kan lyfta över dina dokument från H: till OneDrive. Hur länge finns H:? Dagens lagringsplats H: kommer att finnas tillgänglig till slutet av vårterminen 2015 men från och med april kommer informationen här att skrivskyddas så att du kan läsa den men inte spara fler filer på denna plats. Att tänka på när du flyttar dina dokument Många har lagrat dokument på H: under lång tid. Tänk på att du har en bra uppkoppling (nätverk) när du flyttar dina filer då det annars kan ta lång tid att flytta en större datamängd från en plats till en annan. Du bör helst inte göra denna flytt när du är Internetansluten via ett mobilabonnemang då det kan innebära att den datamängd du har i abonnemanget blir helt förbrukad samt att det tar lång tid att göra flytten. Hitta till OneDrive För att kunna se vad du har tillgängligt i OneDrive så kan det vara lämpligt att logga in. Detta gör du på följande sätt: 1. Öppna en webbläsare och skriv in portal.office365.com (det finns många sätt att ta sig till OneDrive, så det går även fint att använda genvägar som du har tillgång till). 2. Ange din e-postadress i fönstret som visas. 3. Klicka för att ange lösenord. 4. Nu omdirigeras du till en sida där du anger ditt vanliga användarnamn och lösenord och väljer sedan Logga in. 5. Nu förflyttas du till Office 365 portalen i vilken du kan se OneDrive som ett alternativ uppe till höger i den blå listen som visas. 6. Klicka på texten OneDrive för att växla visning och gå till denna lagringsplats. Tips! Om du har en liten skärm eller har ett litet fönster i webbläsaren kan menyn dras ihop till tre punkter. Klicka på dom tre punkterna och sedan OneDrive. 2(9)

3 av Det finns några huvudsakliga sätt att flytta filer från en mapp i Utforskaren till OneDrive: Dra enstaka filer direkt från Utforskaren in till ett Internetfönster som visar din OneDrive Dra filer och mappar från Utforskaren till OneDrive när OneDrive visas i utforskarläge Dra filer och mappar till en synkroniserad OneDrivemapp (dvs en kopia av din OneDrive som ligger sparad på din dator). Några saker att tänka på innan du flyttar över dina dokument Städa Har du möjlighet så gå igenom dina dokument innan du flyttar dem och se om du har dokument du inte längre behöver. Om du vill synkronisera dina dokument (ha lokala kopior av filerna) så har OneDrive en begränsning på filnamnets längd 250 tecken, vilket inkluderar hela sökvägen till filen (alla mappar) så har du många mappar i mappar och långa filnamn så kan dina totala filnamn (sökväg + namn) bli långa och synkroniseringen få problem. Iden med OneDrive är att du enkelt skall kunna söka efter dina filer med sökfunktionen och slippa bläddra efter dem via mappar så när du lägger upp din mappstruktur så gör gärna en grundare struktur med färre undermappar. 3(9)

4 av Flytta enstaka filer direkt från Utforskaren till OneDrive 1. Öppna OneDrive och placera detta fönster i lite mindre storlek på skärmen så att du även skall kunna få plats med Utforskaren intill. 2. Öppna Utforskaren (Den här datorn) och markera en eller flera filer. 3. Dra in de markerade filerna till OneDrive, ungefär till området nytt ladda upp synkronisera 4. När muspekaren flyttas in i OneDrivefönstret kommer ikonen ändras till en trave filer med en siffra på för hur många filer det rör sig om. OBS texten Flytta är inkorrekt, det handlar om kopiering. 5. Släpp musknappen och filerna kopieras till OneDrive. 4(9)

5 av Dra filer och mappar från Utforskaren till OneDrive när OneDrive visas i utforskarläge Vill du flytta in en hel mappstruktur eller ett större antal filer i ett svep så behöver du visa OneDrive i utforskarläge (dsv visa din OneDrive i Utforskaren) och därefter dra filerna från H: till OneDrivefönstret. Obs! Denna funktion fungerar bäst på PC. 1. Klicka på fliken Bibliotek uppe till vänster i OneDrivefönstret för att öppna alternativ för filer. 2. Klicka på Öppna med utforskaren. (Knappen ligger i gruppen Anslut och exportera.) Obs! Ser du inte den här knappen så kontrollera om du ser ikonen men inte texten. Har du låg upplösning på skärmen så kanske inte beskrivningstexten syns. 3. Efter några sekunder så öppnas ett Utforskarfönster. Detta fönster visar innehållet i OneDrive men via Utforskaren. Du kan se att Utforskaren visar OneDrive genom att adressen innehåller ditt namn i toppen på fönstret: 4. Lägg detta fönster på skärmens ena sida. 5. Öppna ett ytterligare Utforskarfönster genom att högerklicka på symbolen för Utforskaren (Den här datorn) längst ner i aktivitetsfältet och välj Utforskaren. 6. Dra nu de mappar och filer du önskar från ditt senast öppnade fönster in i ditt OneDrivefönster. 7. Stäng fönstren när du är klar. 5(9)

6 av Dra filer och mappar till en synkroniserad OneDrivemapp Synkronisera OneDrive med datorn Om du har en lärar- eller elevdator som du disponerar själv så kan du även använda funktionen för Synkronisering i OneDrive. Synkronisering innebär att de filer du har i OneDrive även sparas lokalt på din dator. Du behöver därmed inte ha tillgång till Internet för att komma åt dina filer i OneDrive utan hittar kopior av dem direkt via Utforskaren. När du använder synkronisering så kan du dra filer och mappar till OneDrive direkt i Utforskaren och dessa kommer automatiskt att läsas upp till molnet (=OneDrive) nästa gång du har internetanslutning. Fördelar: Du kan arbeta med dina på OneDrive utan vara beroende av ha tillgång till Internet Nästa gång datorn märker att det finns Internet sätter synkroniseringen OneDrive igång automatiskt i bakgrunden. Det kan vara enklare och snabbare att hitta filerna och att arbeta med dem. Du kan Flytta/Kopiera in hela mappar med innehåll till OneDrive via Utforskaren Nackdelar: Max filer och mappar kan synkroniseras. Har du många undermappar (som nämnt ovan) så kan dina totala filnamn råka överstiga 250 tecken och då kan synkroniseringen inte genomföras till 100% Dokumenten kan ta stor plats på den lokala dator då hela OneDrive synkroniseras (i nuläget när detta material skrivs). Dina filer kan ligga oskyddade på den dator du synkroniserar till. Tänk på sekretessen och vilket material du har lagrat på OneDrive. Aktivera synkronisering Vill du synkronisera dina OneDrivedokument så gör du så här: 1. Logga in till OneDrive 2. Välj alternativet Synkronisera 6(9)

7 av 3. Klicka på Synkronisera nu i dialogrutan som visas: 4. Nu visas ytterligare en fråga i vilken du väljer Synkronisera nu. 5. Efter en stund visas en dialogruta i vilken du kan välja Visa mina filer. Klicka på detta om du vill se dina OneDrivefiler i Utforskaren. 7(9)

8 av 6. Nu visas Utforskaren med en mapp under Favoriter som heter OneDrive för företag. Via denna kan du se alla dina filer (som är synkroniserade) på OneDrive. Om innehållet här överensstämmer med OneDrive i molnet så visas en liten grön symbol på filikonen. Det spelar ingen roll om du öppnar och arbetar med filerna denna väg eller via OneDrive (så länge ni inte vill vara flera författare samtidigt i en fil). När du sparar och stänger dina dokument så kommer de att laddas upp till OneDrive i molnet så snart du har internetanslutning. När detta är gjort så visas en grön symbol. 8(9)

9 av 7. Du kan nu dra in mappar och filer till denna genväg för att placera dokument och mappar i OneDrive. Du drar dem egentligen till din lokala OneDrivekopia men vid nästa Internetanslutning så kopieras dina mappar och filer upp och blir tillgängliga även på OneDrive. 8. Innan en fil är synkroniserad så visas en blå symbol. Denna symbol indikerar i fallet nedan att filen mappen inte är helt överförd till OneDrive utan enbart finns på denna dator. 9(9)