Introduktion Office 365

Transkript

1 Denna lathund ger dig en allmän introduktion till Office 365 för att få förståelse för tjänsten. Innehållet uppdateras löpande. I slutet av lathunden finner du övningar för att komma igång. Praktiska övningar Vad är Office 365? Office 365 är en molntjänst (webbaserad datortjänst, som är placerad utanför organisationen) i prenumerationsform. Office 365 inkluderar onlineversioner av Office-program såsom Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote samt flera andra tjänster som digitala möten och möjlighet att lagra och dela filer online. Många Office 365-abonnemang innehåller även installerade klientversioner av de senaste Office-programmen med åtkomst från Startmenyn i Windows. Programmen kan installeras på flera olika datorer och enheter. Tjänsten uppdateras kontinuerligt, så att du alltid har den senaste versionen av Office och får tillgång till nya funktioner löpande. Vilka är fördelarna? - Tjänsten möjliggör flexibilitet och ökad produktivitet. - Tjänsten uppdateras löpande med den senaste funktionaliteten. - Åtkomst till filer och program via alla enheter (PC, Mac, mobil etc.). - Enkelt att dela och samredigera filer internt och externt. - Fungerar även offline. - Dokumenthantering och struktur. - Tids/kostnadseffektiva digitala möten. - Verktyg för team- och planeringsarbete. Inloggning 1. Starta internet och gå till adressen portal.office.com. 2. Skriv (eller klicka på) din e-postadress. 3. Skriv eventuellt ditt lösenord och klicka på Logga in. LEXICON

2 Åtkomst till appar På startpanelen (översta raden) växlar du program genom att klicka på startknappen längst upp till vänster. Innehållet varierar, beroende på företagsabonnemanget och vilka program du använder. Klickar du på Office 365, öppnas huvudfönstret där du kan installera och söka appar, dokument, personer, webbplatser med mera. Du kan visa fler appar genom att klicka på Alla appar. Då visas de senast använda apparna överst och du kan även söka dem. Du kan även hantera aviseringar (1), inställningar (2) och få hjälp (3). Din personliga information finns under din profilbild (4): Min profil växlar över till appen Delve. (Läs mer om Delve i separat lathund.) Mitt konto växlar över till alla kontoinställningar. Logga ut avslutar Office 365. LEXICON

3 Översikt appar Outlook Outlook web app. Kalender Kalender i Outlook web app. Kontakter Personer i Outlook web app. Uppgifter Uppgifter i Outlook web app. Yammer Din organisations sociala nätverk (företags-facebook). SharePoint Gruppwebbplatser för informationsdelning. Delve Samlingsplats med relevant information för dig. OneDrive Ditt personliga bibliotek för fillagring och delning. Video Din organisations interna videobibliotek. Stream En plats att ladda upp, kategorisera och dela dina videos. Sway Ett verktyg för online-presentationer. Word En enklare version av Word via webbläsaren. Excel En enklare version av Excel via webbläsaren. PowerPoint En enklare version av Powerpoint via webbläsaren. OneNote En enklare version av OneNote via webbläsaren. Power apps Använd Office 365-data för att skapa och dela appar för SharePoint, webben och mobila enheter. Planner Planeringsverktyg för grupper. Flow Automatiserar uppgifter i din verksamhet. Store Här kan du installera fler appar. Power BI Utforska och övervaka dina data. Teams Kraftfull app för teamarbete. To-Do Att-göra-lista med finesser. Staff-Hub Schemahanterare för anställda. Forms Dynamics För undersökningar, quiz, omröstningar med analys. Arbete mellan appar och affärsprocesser. Introduktion Office online Med Office online kan du komma åt - och arbeta med dina filer från vilken dator eller enhet som helst. När du öppnar något av Office online-programmen, till exempel Word online, öppnas programmet i en webbläsarversion av Office och dokumenten sparas automatiskt till din personliga lagringsplats - OneDrive. För att byta namn på filen klickar du på Dokument# och ändrar. Du kommer att känna igen programfönstret och menykommandon från det Office du är van vid. Dock är onlineversionen begränsad. Behövs funktioner du inte ser, kan du öppna dokumentet i klientversionen av programmet. LEXICON

4 Öppna i Office Du kan öppna online-filer i de Office-program du har installerade på din dator (klientversion), och där arbeta vidare med åtkomst till alla kommandon. Filen lagras fortfarande i OneDrive. 5. Klicka på Skicka (4). Mottagarna får dokumentlänken snyggt och beskrivande i ett e-postmeddelande. 6. Du kan även klicka på Kopiera en länk (5) som sedan kan klistras in på valfri plats. Notera att det endast går att öppna klientversionerna i Office om du har en abonnemangstyp som stödjer detta. I annat fall har du endast tillgång till onlineversionerna. Dela dokument 1. Om du vill dela dokument (som är sparade på OneDrive), använder du knappen Dela längst upp till höger i programfönstret. 2. Välj vilka personer dokumentlänken ska fungera för (1). När du klickar på pilen, kan du dessutom välja om de ska kunna redigera eller inte samt hur länge delningen gäller. 3. Skriv e-postadressen till den/de du ska skicka länken (2). 4. Skriv ett meddelande (3). LEXICON

5 Om du öppnar ett dokument någon annan är inne i, får du ett meddelande om det. Arbeta med Office klientversion Om du har de traditionella Officeprogrammen nedladdade på datorn, kan du öppna dem via startmenyn i Windows. Startmenyn kan se olika ut, beroende på vilken Windowsversion du arbetar med. Det finns en separat lathund om Office online, där du kan lära dig mer. När du installerat Office via Office 365, får du tillgång till den senaste versionen, som f.n. är Office LEXICON

6 Du ser vilka som är inne i filen samtidig. Om du klickar på personens profilbild, kan du välja att visa ett chattfönster. Spara dokument i Office 365 När du arbetar i Office online sparas dina filer automatiskt i OneDrive, så att du kan komma åt dem var som helst. När du skapar filer i Office klientversion, väljer du var de ska sparas via Arkiv-menyn. Där visas alternativet OneDrive, där du bör ta för vana att spara dina filer. 1. Välj Arkiv Spara som OneDrive. 2. Första gången behöver du välja Lägg till en plats och logga in med ditt organisationskonto. 3. Välj mapp och Spara. Och när personen inte längre har dokumentet öppet, ser du det vid Dela-ikonen. LEXICON

7 Arbeta med Office på mobil enhet Hur du ska arbeta mobilt, kan variera beroende på företagspolicyn kring detta. Om du sparat dina filer på OneDrive för företag kan du komma åt - och använda dem från mobil enhet. Det finns appar för Office mobile och OneDrive för företag, oavsett vilken telefontyp du använder. Så här kan det se ut när du använder appen OneDrive för företag och öppnar ett dokument för redigering via Office mobile. Inställningar Office 365 När du har loggat in i Office 365 via webbläsaren, kan du göra personliga inställningar (till exempel att byta tema, lösenord eller ändra om/när du vill ha aviseringar). I programfönstrets övre högra del (där du ser din profil), klickar du på kugghjulet. Vissa vanliga inställningar visas direkt, så som byte av lösenord, tema och aviseringar. Du kan även välja Office 365 för att komma till en samlad inställningsvy. LEXICON

8 Ändra personlig information Du kan ändra information som andra ser om dig, t.ex. din profilbild, vilka kompetenser du har och annan information som kan vara relevant för andra i organisationen. 1. När du loggat in i Office 365 via webbläsaren, klickar du på profilikonen i högra delen av fönstret och väljer Min profil. 3. Välj bland informationskategorierna (1). Redigera (2) tar dig till SharePoint där ändringarna sker. Pennikonen (3) låter dig redigera direkt. Välj om alla (globalt) eller bara du ska kunna se vissa fält (4). Nu startas appen Delve. Där ser du bl.a. din profilinformation. Det är som ett digitalt visitkort som du delar med andra i organisationen. Andra kan se din profil eller använda sökfunktionen i Office 365, för att kan se information om dig och exempelvis dina kompetenser. 2. Klicka på Uppdatera profil, för att ändra informationen. LEXICON

9 Installera Office på flera enheter Du kan installera Officeprogrammen på upp till fem enheter om du har en licensform av Office 365 som stödjer detta. Logga in i Office 365 via webbläsaren och välj Office 365-inställningar (se föregående avsnitt). 1. Under Inställningar, klickar du på Programvara. Du kan även avinstallera Office på enhet för att kunna installera den på en annan. 3. Följ resten av guiden. Logga ut 1. Klicka på ikonen som visar din profil och välj Logga ut. 2. Välj Språk och klicka på knappen Installera. LEXICON

10 Praktiska övningar Inloggning och utloggning Hur kan du logga in på Office 365 om du befinner dig vid en lånad dator eller annan enhet? Hur gör du för att logga ut? Orientering och navigering Bekanta dig med de appar du kommer åt i panelen via Startknappen i Office 365. (Du kan lära dig mer om respektive app i övriga lathundar och filmer.) Hur navigerar du för att komma tillbaka till föregående sida? Hur växlar du mellan appar? Ändra inställningar Hur kan du ändra vilket program som ska visas som startsida när du loggar in i Office 365? Testa att ändra färgtema. Installera Office Var hittar du möjligheten att installera Office på fler enheter och hantera installationer? (Observera att det inte är alla licensformer som erbjuder Office-installationer på datorn. Om du inte har åtkomst, innebär det att du ska använda Office online.) Office online Öppna Word online. Döp dokumentet till Kursövning och säkerställ att det är sparat på OneDrive. Skriv en text i dokumentet och notera hur det sparas automatiskt. Om du har åtkomst till Office-klienten (som är installerad på datorn) kan du testa att öppna i Word och notera hur du får åtkomst till fler funktioner. Dela dokument Fortsätt med Word-dokumentet du nyss skapade eller skapa ett nytt. Välj att dela dokumentet med en eller flera kollegor och be dem skriva till något. Om du är kvar i dokumentet när de redigerar, kommer du att märka när flera personer samredigerar. Office 365 mobilt Om ditt företag tillåter mobil användning - testa att installera appar för Office mobile och OneDrive för företag (om du inte redan har dessa på din telefon). Bekanta dig med de mobila applikationerna och testa att göra inställningar samt att skapa och redigera dokument. Notera gärna hur det uppdateras och synkroniseras med andra enheter du arbetar på. LEXICON