Lathund Forms. Logga in. Vad är Forms? 1. Starta internet och gå till adressen portal.office.com. 2. Skriv (eller klicka på) din e-postadress.

Transkript

1 Denna lathund vägleder dig i Forms möjligheter för att du ska komma igång. Innehållet uppdateras löpande. I slutet av lathunden finner du praktiska övningar som inspiration. Vad är Forms? Logga in 1. Starta internet och gå till adressen portal.office.com. 2. Skriv (eller klicka på) din e-postadress. Med Forms kan du snabbt skapa undersökningar, frågeformulär och omröstningar för upp till hela personer. Du kan även bjuda in personer utanför organisationen att svara via valfri webbläsare och mobila enheter. Svaren utvärderar du i realtid med Forms analysverktyg. Informationen kan sedan exporteras till Excel. Det finns två varianter av formulär; formulär (den enklare) och frågeformulär (där du även kan belysa kunskap). Det finns även en vy för gruppformulär. Vi skiljer alternativen åt i denna lathund. LEXICON

2 Startsidan På startsidan finns Mina formulär (2), formulär som Delas med mig (3), Gruppformulär (4) och en sökruta (5). Du skapar nya formulär (6) eller frågeformulär (7) eller klicka på ett befintligt (8). För att komma tillbaka till startsidan, kan du alltid klicka på Forms i startpanelen (1). Forms sparar automatiskt Formulär sparas under tiden du arbetar med det, så du behöver inte aktivt klicka på spara någonstans. Du ser spara-informationen här: Skapa ett formulär 1. Gå till Forms startsida och klicka på Nytt formulär. 4 steg från produktion till utvärdering 1. Skapa formuläret. 2. Justera inställningar för formuläret. 3. Skicka ut formuläret och samla in svaren. 4. Granska svaren. LEXICON

3 2. Skriv formulärnamnet och eventuellt en beskrivning. Du kan välja en bild genom att klicka på bildikonen. 5. Välj vilken typ av fråga du vill ha. Tar du alternativet Val, kan du ange följande (se nedanstående bild): 1 - Namn på frågan. 3. Sök fram bilden via Bildsökning (med sökverktyget Bing på webben, beakta då upphovsrätten till bilden), OneDrive eller Ladda upp en fil från din dator eller nätverk. 2 - Svarsalternativ. 3 - Lägga till fler svarsalternativ än de som visas som standard. 4 - Lägga till svarsalternativet Annat. 5 - Välja om frågan är obligatorisk. 4. Nu är rubriken klar. Klicka på Lägg till fråga, för att välja svarsalternativ. 6 - Fler alternativ; infoga underrubrik, att blanda alternativen eller nedrullningsbar lista. 7 - Att personen kan ange flera svar. 8 - Kopiera frågan till nästa fråga (för att låna en bra grundstomme). 9 - Ta bort frågan Ändra ordning på frågorna. LEXICON

4 7. Denna gång väljer du frågetypen Text. 8. Skriv rubrik(er), välj bild, ange om frågan är Obligatorisk, välj om deltagaren ska kunna skriva ett Långt svar eller om det ska vara Begränsningar i det (d.v.s. om det är ett tal som är större än, större än eller lika med, mindre än eller mindre än, lika med). Klicka på Lägg till fråga för att fortsätta arbetet. 6. Efter att du gjort dina val och inställningar, klickar du på Lägg till fråga för att fortsätta arbetet. 9. Denna gång väljer du frågetypen Omdöme. LEXICON

5 10. Här kan deltagarna värdera frågan. Gör dina inställningar som vanligt. Klicka sedan på Lägg till fråga, för att fortsätta arbetet. 13. Nu är formuläret klart och du vill förstås se hur det ser ut innan det skickas ut. Klicka på Förhandsgranskning högst upp i Forms. 14. Du kan välja att se hur det ser ut på en Dator eller Mobil. Om du vill testa att fylla i formuläret, svarar du på frågorna i förhandsgranskningen och klickar sedan på Skicka. Klicka på ikonen Bakåt för att komma tillbaka till formuläret. 11. Nu ska du prova alternativet Datum. 12. Skriv en rubrik och välj eventuellt en bild. Deltagaren kommer sedan kunna välja datum via avsedd ikon. LEXICON

6 Skapa ett frågeformulär Med Forms kan du belysa kunskap och ge feedback i realtid via frågeformulär. Svaren kan sedan exempelvis exporteras till Excel. 1. Gå till Forms startsida genom att klicka på Forms och Nytt frågeformulär. 3. Välj frågetypen Val. 4. Ange alternativen precis som i vanliga formulär (se avsnittet Skapa ett formulär). Här kan du dessutom välja att kommentera svaren (med pratbubble-symbolen), ange vilket som är rätt med ikonen för rätt svar ( ) samt sätta lämplig poäng för rätt svar. 5. Klicka på Lägg till fråga för att jobba vidare. 2. Ange rubrik och eventuellt beskrivning/bild. Klicka på Lägg till fråga för att fortsätta arbete med frågeformuläret. LEXICON

7 8. Klicka på frågetypen Omdöme. 6. Klicka på frågetypen Text. 7. Skriv frågan, Lägg till svaret, ange poäng, välj om frågan är obligatorisk och infoga eventuellt en bild. Klicka sedan på Lägg till fråga för att fortsätta arbetet. 9. Skriv rubrik, underrubrik, välj antal stjärnor (eller byt till symbolen tal), välj eventuellt poäng (vilket inte passar för vår fråga, då vi inte värderar stjärnorna) m.m. (Se bilden nedan.) 10. Klicka sedan på Lägg till fråga för att fortsätta formulärarbetet. LEXICON

8 13. Klicka på Lägg till fråga och välj istället ikonen Fler frågetyper ( ) och Rankning. 11. Klicka på frågetypen Datum. 14. Skriv frågan, lägg eventuellt till underrubrik och skriv svarsalternativen. (I rankningsfrågan nedan, är det inga poäng.) När du är klar med formuläret, kan du ändra ordningen på frågorna genom att klicka på pilarna (uppe i respektive frågas högra hörn). 12. I detta frågeformulär passar inte alternativet Datum. Klicka på ikonen Ta bort, så raderas den påbörjade frågan. LEXICON

9 15. Klicka på Lägg till fråga och välj Fler frågetyper ( ) och Likert. (Med likert-skalan kan man mäta attityder, vilket framkommer av svaren. Testtagaren väljer en grad av instämmande.) 17. Klicka på Lägg till fråga, välj Fler frågetyper ( ) och Net Promoter Score. (Net Promoter Score skalan bygger på frågor som Hur sannolikt är det att du skulle rekommendera det här till en vän? Frågan besvaras ofta på en elvagradig skala från 0-10.) 16. Skriv frågan (1), påstående-alternativen (2), svarsalternativen (3), eventuellt fler svarsalternativ (4), eventuellt fler påståenden (Lägg till instruktion, 5), poäng (6), obligatoriskt (6) och fler inställningar för fråga ( )/underrubrik (8). 18. Skriv frågan (1), eventuell underrubrik (2), sannolikhettexterna (3), eventuell poäng (4) och välj om frågan är obligatoriskt (5). LEXICON

10 19. Nu är frågeformuläret klart och du vill förstås se hur det ser ut innan det skickas. Klicka på Förhandsgranskning. 20. Du kan välja att se hur formuläret ser ut på en Dator eller Mobil. Om du vill testa att fylla i frågeformuläret, svarar du på det i förhandsgranskningen och klickar sedan på Skicka. Klicka sedan på ikonen Bakåt för att komma tillbaka till formuläret. Justera inställningar för formuläret Du kan göra många inställningar, exempelvis ange tidsgränser, identifiera svarspersoner och visa rätt testsvar. 1. Öppna formuläret exempelvis genom att klicka på Forms startsida och sedan det på formulär som ska justeras. 2. Klicka på ikonen Fler formulärinställningar ( ) och Inställningar. LEXICON

11 Markera/avmarkera de standardinställningar som listas: Om svarspersonerna ska kunna se resultat och de rätta svaren. Vilka som ska kunna fylla i formuläret, om dom behöver registrera sitt namn och om endast ett svar/person kan ges. Väljer du Alla med länken kan svara, behöver svarspersonerna inte vara medlemmar i din organisation. Ej heller behöver de logga in till Office 365. Hur personernas svar ska behandlas. Har du bockat av Acceptera svar, får du inga fler svar. Du kan skriva ett meddelande till deltagarna, att de inte kan svara längre. Alternativen ändras, när du valt något (se nästa bild). Inställningarna för vanligt formulär (inte frågeformulär), har lite färre alternativ. LEXICON

12 Skicka ut formuläret och samla in svaren När du är klar med formuläret, är det dags att skicka ut det. Och vartefter svaren inkommer, kan du granska dem i realtid. 1. Öppna formuläret, exempelvis genom att klicka på Forms startsida och sedan på det formulär som ska skickas ut. 2. Klicka på Dela. 3. Välj om svaren ska kunna göras av personer endast inom organisationen eller vem som helst. LEXICON

13 4. Välj ett utskicks-alternativ. Klicka på Länk-ikonen och knappen Kopiera för att få en länk till formuläret, vilken du kan klistra in på valfri plats. Klicka på ikonen. Ditt e-postprogram startar och innehåller länken till formuläret. Adressera och skicka meddelandet som vanligt. Ladda ner och skicka en QR-kod för formuläret. Genom att klicka på länken eller skanna QR-koden kan personerna svara på formuläret och skicka svaren med sina stationära eller mobila webbläsare. Kopiera en kod för att klistra/bädda in formuläret i en blogg eller webbsida. LEXICON

14 Visa resultat från ett formulär När du skapat formuläret, justerat inställningarna och delat ut det, kan du visa svaren i realtid. 1. Öppna formuläret exempelvis genom att klicka på Forms startsida och sedan på det formulär vars svar ska granskas. 3. Klicka på Öppna i Excel, för att kunna utnyttja Excels kraftfulla funktioner. Varje fråga blir en kolumn och varje svar blir en rad i Excel. Kolumnerna visar start/sluttider, namn, frågor och svar. 2. Klicka på fliken Svar. Överst ser du antalet inkomna svar, den genomsnittliga svarstiden samt om formuläret fortfarande är aktivt. OBS! Ändrar du något i Excel, speglas det inte i Forms. 4. Klickar på Visa resultat, så ser du varje enskild deltagares svar. LEXICON

15 5. Svaren kan skrivas ut eller tas bort via Alternativ ( ). Du kan klicka på pilen för att bläddra mellan deltagarna. Klicka på Bakåt, för att komma tillbaka till svarsfliken. 6. I den undre delen på svarsfliken finns samtliga frågor och svar, i en grafisk uppställning. Här kan du även klicka på länken Mer information vid varje fråga, för att se respektive persons svar. LEXICON

16 Granska svar från ett frågeformulär När du skapat frågeformuläret, justerat inställningarna och delat ut det, kan du kontrollera svaren i realtid. 1. Öppna frågeformuläret exempelvis genom att klicka på Forms startsida och sedan på det frågeformulär vars svar ska granskas. 3. Klicka på Öppna i Excel, för att utnyttja programmets kraftfulla funktioner. 2. Klicka på fliken Svar. Överst ser du antalet inkomna svar, den genomsnittliga svarstiden för respektive deltagare samt om frågeformuläret fortfarande är aktivt. Varje fråga blir en kolumn och varje svar blir en rad i Excel. Längst till vänster, finns start/sluttid, personnamn och totalt antal poäng (om du valt att använda det). Efterföljande kolumnerna visar deltagarnas svar. OBS! Ändrar du något i Excel, speglas det inte i Forms. LEXICON

17 4. Klicka på Granska svar. 5. I denna vy kan du granska både personernas svar och frågorna. Låt oss börja med vyn Personer. Klicka på den fliken. I den undre delen i granskafönstret, finns samtliga frågor och svar. Svaren visas med rätt- ( ) och felmarkering (x) samt om de behöver granskas vidare. Du kan även ge feedback vid respektive svar 6. Här kan du kommentera hela testet (1), bläddra mellan deltagarna (2, 3) eller backa tillbaka till svarsfliken (4). Klickar du på ikonen Alternativ (5), kan du välja att Ta bort/skriva ut svaren eller Publicera resultatet. 7. Väljer du att Publicera resultatet, under Alternativ ( ), kommer en kontrollfråga som du svarar på. LEXICON

18 8. Klicka på fliken Frågor (1). Här kan du bläddra mellan frågorna (2, 3), se personernas genomsnittliga poäng för frågan (4), ge feedback till svarsalternativen (5), granska ett svarsalternativ i tabellform (6) och Skriva ut svaren (7). 11. Betygsfönstret visas och här kan du markera enskilda personer (1), alla personer (2), förhandsgranska svaren, sortera om listan efter högsta/lägsta poäng (4) och granska status (5). När du är klar, klickar du på knappen Publicera resultat (6). 9. Klicka på Bakåt för att återgå till svarsfliken. 10. När du granskat klart, är det dags att publicera resultatet till deltagarna. Klicka på knappen Publicera resultat. OBS! Svarspersonerna ser resultat och din feedback med samma länk som de använder till att starta testet. LEXICON

19 Bild och video Lägga till bild I rubriker kan du lägga till en bild. Symbolen benämns Infoga bild. I frågorna kan du lägga till både bild och video och då benämns symbolen Infoga media. 1. Klicka på ikonen Infoga bild i rubriken och välj bild enligt avsnittet Skapa ett formulär. 4. Du får sex val; 2. Klicka på Infoga media vid frågorna. Här kan du välja både bild och video. (Video beskrivs i avsnittet Lägga till video.) Stor (1, bilden placeras under frågan), liten (2, bilden placeras till höger om frågan), zooma in/ut (3), alternativtext för skärmläsare (4), för datorenheter med exempelvis talsyntes och punktskrift). Du kan även ta bort (5) bilden, men inte sedan ångra dig. Då får du lägga till och redigera bilden på nytt. 3. När du infogat en bild, kan du redigera den. Klicka på ikonen Redigera. LEXICON

20 Lägga till video Du kan lägga en Youtube-video i en fråga (men inte till själva huvudrubriken i formuläret). 1. Starta Youtube och kopiera videolänken (i adress/url-fältet), så att den ligger i urklippsminnet. 2. Påbörja ett nytt - eller redigera ett befintligt formulär och klicka på ikonen Infoga media (enligt avsnittet Skapa ett formulär). Klicka på ikonen Video. 3. Klistra in videolänken och klicka sedan på knappen Lägg till. OBS! Om videoklippet tas bort från Youtube, kommer ett felmeddelande när du försöker spela upp det. Videoklippet infogas i frågan och du kan spela upp (1), titta senare (2), dela (3) eller ta bort (4) det. LEXICON

21 Tema Det finns färdiga teman för färg och bakgrund. Och du kan även lägga till egna temabilder. 1. Klicka på Forms startsida (1), aktuellt formulär (2) och Tema (3). Välj ett befintligt tema (4) eller ladda upp en anpassa ett tema (5). 2. Klickar du på att Anpassa tema får du välja att ladda upp bild (1) eller anpassa färg (2). Ladda upp bild: Bläddra fram bild från Bings Bildsökning (tänk på upphovsrätten), OneDrive eller Ladda upp filer från dina andra enheter. Så här kan en egen temabild se ut: Formuläret placeras i temat. Här valde vi ett passande, befintligt tema. LEXICON

22 Samarbeta i formulär Ni kan vara fler som arbetar samtidigt eller enskilt i samma formulär och alla kan då redigera, lägga till frågor, visa svar och även dela vidare. 1. Klicka på aktuellt formulär från Forms startsida. 2. Klicka direkt (utan att ha klickat i en fråga) på Dela och + Få en länk för att visa och redigera. 3. Välj om samarbetet och visningen gäller för alla som får länken eller endast personer i din organisation. Klicka sedan på knappen Kopiera, för att lägga länken i urklippsminnet. 4. Nu kan du dela med dig länken genom att klistra in den exempelvis i ett mejl. LEXICON

23 När din kollega ändrar något, ser du dennes initialer intill själva frågan. Är ingen fråga markerad, men delningen är aktiv, syns initialerna högst upp (se bilden nedan). 5. Du kan ta bort länken genom att klicka på Dela igen och ikonen för papperskorgen. På bilden nedan sker samarbetet i Forms dessutom och samtidigt med videofunktionen i Skype, vilket kan underlätta arbetet eftersom ni bland annat både kan prata/se med varandra och till och med visa den egna datorskärmen. 6. Klicka på Ta bort länk vid säkerhetsfrågan. LEXICON

24 Dela formulär som en mall Du kan dela med dig av ett formulär, för att andra ska kunna använda det till sina egna undersökningar. OBS! Det är bara en kopia du delar med dig och din kollega kan redigera på alla sätt vi beskrivit i lathunden. Ditt eget formulär påverkas inte. Inte heller följer eventuella svarsdata från dina deltagare med kopian. 1. Klicka på aktuellt formulär från Forms startsida. 3. Länken till mallen infogas i textrutan. Klicka på knappen Kopiera, för att lägga länken i urklippsminnet. 2. Klicka direkt (utan att ha klickat på en fråga) på Dela och Få en länk för att duplicera. LEXICON

25 4. Klistra in länken exempelvis i ett mejl till den du ska dela formuläret med. När din kollega följer länken, får denne svara (klicka) på att det är en kopia som placeras i den egna startsidan. 5. Du kan ta bort länken genom att klicka på Dela och papperskorgen. En bekräftelsefråga (på att du verkligen vill radera länken) får du också svara på. Gruppformulär Förutom i Forms, kan gruppformulär skapas i SharePoint, OneDrive och Teams, Excel online. Detta. Dessa kan sedan öppnas, granskas och publiceras i Forms, under Senaste gruppformulär. LEXICON

26 Skapa gruppformulär i Forms 1. Klicka på Gruppformulär och pilen vid Senaste gruppformulär. De grupper du är medlem i visas. 2. Klicka på aktuell grupp. 5. Dela nu ut formuläret och ta hand om statistiken/resultaten enligt tidigare avsnitt i denna lathund. 3. Välj enkelt formulär (1) eller formulärtest (2). 4. Skapa formuläret enligt tidigare avsnitt i denna lathund. Gruppformuläret placeras under vyn Gruppformulär och aktuell grupp (3). LEXICON

27 Skapa formulär i Teams Hur du skapar ett Team och hanterar dess funktioner, läser du om i lathunden för Teams. Nedan beskriver vi hur du skapar du ett formulär i Teams och hur det sedan visas i Forms. 1. Öppna aktuellt team och kanal i Teams. 2. Klicka på Lägg till en flik (+). 3. Sök eller bläddra fram appen Forms och klicka på den. Nu finns formuläret både i Teams Namnge formuläret och klicka på Spara. LEXICON

28 Sökning I sökrutan kan du söka formulärtitlar eller ägarnamn. 1. Klicka i sökrutan och påbörja sökordet. Forms gulmarkerar omgående de tecken du skriver. 2. Klicka på det formulär du vill öppna och fortsätt arbetet där. och i Forms (under Senaste gruppformulär). LEXICON

29 Tips och tricks Kopiera formulär Du kan kopiera ett formulär till dig själv genom att, på Forms startsida, klicka på Fler formuläråtgärder och Kopiera. Skapa formulär från OneDrive Du kan skapa nya formulär genom att öppna OneDrive i Office 365 och välj Nytt/Forms för Excel. OBS! Eventuella svarsdata följer inte med. Ta bort formulär Du tar bort ett formulär genom att klicka på symbolen Fler formuläråtgärder och Ta bort. Skapa formulär från Excel Online Du kan infoga ett formulär från Excel Online, via Office 365-appen Excel och fliken Infoga/Forms. LEXICON

30 Skriva ut en sammanfattning av svaren När du fått svar i ett formulär, kan en sammanfattning skrivas ut i sin helhet. Du kan även ta en kopia av länken till sammanfattningen som sedan kan klistras in på valfri plats. 4. Klicka på pilen vid Gå till. 5. Välj destination som respondenten ska förflyttas till efter att ha svarat. 1. Öppna aktuellt formulär och svarsfliken. 2. Klicka på Fler alternativ ( ) och välj Skriv ut sammanfattning (1). Eller Skapa en sammanfattningslänk (2) och kopiera länken. Förgrena frågorna Du kan förgrena frågorna, så att efterkommande frågor är beroende av föregående svar. 1. Öppna aktuellt formulär. 2. Klicka på Fler formulärinställningar och Förgrening. 3. Klicka på aktuell fråga och svarsalternativ. Blockera internetåtkomst Du kan blockera internetåtkomst m.m. under ett test. Det krävs en speciell app (Take a Test) på testdatorerna och att operativsystemet är Windows 10. Detta är vad programmet bl.a. kontrollerar: Visar bara testet och ingenting annat. Rensar urklipp. Förhindrar åtkomst till andra webbplatser. Förhindrar att öppna eller komma åt andra program. Förhindrar att dela, skriva ut eller inspelningen skärmar. Förhindrar att möjligheten att ändra inställningar. Kontakta din IT-avdelning för att undersöka detta. LEXICON

31 Praktiska övningar Skapa ett formulär Skapa ett nytt formulär som du kan använda för att undersöka var organisationen ska resa och göra under en konferens. Använd alla olika frågetyper, så att du har fem frågor (även Ranking). Skicka ut dina formulär Dela dina respektive formulär via e-post (andra val är länk, QR-kod eller inbäddad länk). Mejla en person som kan testa direkt (eller skicka till dig själv, om du har en alternativ mejladress). Se sedan till att du får svar (eller svarar själv från din alternativa mejladress) på båda dina formulär. Granska och publicera svaren Granska svaren i respektive formulär. Testa att exportera till Excel. Kommentera svaren i frågeformuläret, där du tycker det behövs. Lägg till underrubriker och bilder, där du tycker det passar. Ange om frågorna ska vara obligatoriska. Skapa ett frågeformulär Skapa ett nytt frågeformulär där du ska kontrollera deltagarnas kunskaper om Office 365 (eller något annat ämne). Använd alla olika frågetyper, så att du har fem frågor (även Ranking). Markera rätt svar, skriv kommentarer och ange poäng-grad till de frågor som behöver det. Justera inställningar på dina formulär Öppna först ditt enkla formulär och ange vilka som ska kunna fylla i formuläret, att svar ska accepteras, vilket start/slutdatum som gäller, om frågorna ska blandas samt om deltagaren ska kunna se vilka frågor som var rätt eller fel. Gör samma sak för ditt frågeformulär. Publicera resultatet till de personer som svarat. Tänk på att meddela att svaren finns publicerade och att personerna ska använda samma länk som själva formuläret dom fick inledningsvis. Byt tema Testa att byta tema, dels till ett befintligt tema på ditt enklare formulär och dels en egen temabild till ditt frågeformulär. Infoga videoklipp Infoga ett videoklipp från Youtube till valfritt formulär och valfri fråga. Skapa ett gruppformulär Skapa ett nytt gruppformulär där du ska undersöka gruppens önskemål kring gemensam resa. Använd valfria frågetyper. Lägg till bilder till samtliga frågor och ett eget tema i form av en bild. LEXICON