Skapa enkäter i EvaSys

Transkript

1 Skapa enkäter i EvaSys Innan du börjar I EvaSys skiljer man på formulär (questionnaires) och enkäter (surveys). Du jobbar i fyra steg. I det första ser du till att du har en questionnaire och i det andra skapar du en survey baserad på den. I tredje steget distribuerar du din enkät och i det sista samlar du in och visar ditt resultat. Den här lathunden ger en överblick över de fyra stegen och de val du har möjlighet att göra i de olika stegen. Steg 1: Se till att du har ett formulär (Questionnaire)... 1 Alternativ 1: Använda färdiga formulär... 1 Alternativ 2: Skapa ett eget formulär... 2 Alternativ 3: Skapa ett eget formulär baserat på en mall... 3 Steg 2: Skapa din enkät (Survey)... 5 Steg 3: Distribuera din enkät... 7 Om du valde enkät på papper... 7 Om du valde PSWD-based - dvs unika lösenord... 8 Om du valde Password-based - dvs ett gemensamt lösenord... 8 Steg 4: Samla in och visa ditt resultat... 9 Steg 1: Se till att du har ett formulär (Questionnaire) Alternativ 1: Använda färdiga formulär Det kommer med tiden att byggas upp och läggas in färdiga formulär. Ska du använda ett av dessa behöver du inte göra någonting i steg 1, utan du kan gå direkt till steg 2. Alla formulär du själv gör sparas också, så när du har arbetat med EvaSys ett tag kommer du förmodligen att ha byggt upp en bank med egna formulär. Du kan se vilka egna formulär du har genom att klicka på Questionnaire i menyn till vänster. För att förhandsgranska ett av din egna formulär klickar du på Pdf-symbolen under rubriken Preview. Ska du använda något av dessa är det också bara att gå direkt vidare till steg 2. 1 (9)

2 Alternativ 2: Skapa ett eget formulär När du vill skapa ett eget formulär gäller det att vara lite listig. Eftersom varje formulär kan återanvändas hur många gånger som helst kanske det räcker att du skapar ett enda och sedan använder det i alla dina kurser. Klicka på länken VividForms Editor för att komma in i redigeraren där du skapar formulär. Döp ditt formulär med en unik kod (lämpligast är ditt inloggningsnamn + en siffra) och ett namn. Vill du kunna återanvända formuläret ska du INTE sätta kurskoden som namn. Namnet kommer att visas högst upp på enkäten, så det bör ändå på något vis tala om vad det är för formulär. För att kunna lägga till frågor måste du alltid börja med att skapa en Question Group: När din första Question Group är skapad kan du börja lägga till frågor. Klicka på Add Question i menyn: 2 (9)

3 Nu är det bara att jobba på och skapa frågor. Mer hjälp om hur det fungerar att skapa frågor hittar du inne i EvaSys. Klicka på länken VividForms Reader Manual som du hittar nästan allra längst ner i huvudmenyn i vänsterkanten. När du är klar så väljer du Save form and exit editor: Alternativ 3: Skapa ett eget formulär baserat på en mall Det kommer med tiden troligen att byggas upp och läggas in mallar som du kan använda som utgångspunkt i egna formulär. I dessa mallar kan du lägga till egna Question Groups för att få områden där du kan komplettera med egna frågor. Börja med att välja Templates och klicka på den mall du vill basera din utvärdering på. Du kan förhandsgranska mallen genom att klicka på Pdf-symbolen under rubriken Preview. Klicka på symbolen under rubriken Template för att välja mallen: 3 (9)

4 Du får nu en egen kopia av mallen inne bland dina egna formulär. Klicka på symbolen under Edit för att börja redigera den: Du måste börja med att lägga till en Question Group för att kunna skapa frågor. I vissa mallar går det bara att lägga till en Question Group i slutet. I andra kan du lägga till dem efter vilken Question Group som helst: Nu är det bara att jobba på och skapa frågor. Mer hjälp om hur det fungerar att skapa frågor hittar du inne i EvaSys. Klicka på länken VividForms Reader Manual som du hittar nästan allra längst ner i huvudmenyn i vänsterkanten. När du är klar så väljer du Save form and exit editor: 4 (9)

5 Steg 2: Skapa din enkät (Survey) Först av allt - för att kunna skapa en enkät så måste du först skapa en mapp! Tips - skapa mappar så det ger dig stöd för minnet. OBS. Du behöver inte sätta kurskod i namnet. Kurskoden lägger du till senare. En variant är att döpa mapparna efter olika program eller efter projekt som dina enkäter ska höra till. En annan variant är att du skapar en mapp för varje termin. Skapa dig en mapp genom att klicka på knappen Create new Folder: Nu äntligen kommer knappen Create New Survey: Nu väljer du vilket av dina formulär du vill använda. Har du glömt hur de såg ut kan du titta på dem genom att klicka på länken Show under Preview. Klicka sedan på Continue: 5 (9)

6 Nu ska du skriva rubriken för just den här utvärderingen och NU är det MYCKET klokt att skriva kurskoden som namn! Nu ska du också välja hur enkäten ska distribueras: Paper Survey - alltså en enkät som fylls i på papper, kan vara mycket praktisk om respondenterna finns samlade. Den lämpar sig bäst om din enkät framför allt innehåller graderingsfrågor och alternativfrågor. Den fungerar inte så väldigt bra om du har mycket fritextfrågor. Cover sheet procedure bör du normalt inte välja Hard Copy är vanligtvis det bästa valet. Use batch printing ska du kryssa i om enkäten består av flera sidor och du vill att det ska gå att matcha svar från en sida med svar från en annan. (Det kan till exempel vara att du på första sidan frågar efter respondentens kön, och du vill kunna göra en analys av hur kvinnor svarat på frågor som finns på sidan tre.) Verify data bör du normalt inte bocka i. Online survey - PSWD-based betyder att du vill ha en onlineenkät där varje respondent får ett unikt lösenord. Enkäten är anonym. Du kan inte på något vis få reda på vem som svarat vad (annat än om du har en ruta där man ska skriva i sitt namn). Enkättypen PSWD-based är särskilt praktisk vid två scenarios: Du kommer att träffa alla respondenter innan de ska besvara enkäten. I så fall kan du enkelt skriva ut små minneslappar till var och en med adressen till enkäten och ett lösenord. Du har tillgång till alla respondenternas e-postadresser. I så fall kan du enkelt skicka ut ett brev till var och en med en individuell länk att klicka på för att komma direkt till enkäten. Lösenordet kommer att finnas inbakat i adressen. Om du gör en enkät av typen PSWD-based ska du ange hur många lösenord som behövs - dvs hur många respondenter du förväntar dig. Online survey - Password-based betyder att du vill ha ett enda gemensamt lösenord för alla som svarar på enkäten. Du hittar själv på lösenordet. Den här enkättypen är till exempel praktisk om du ska distribuera enkäten via en kurskonferens i FirstClass. 6 (9)

7 Steg 3: Distribuera din enkät Om du valde enkät på papper Klicka på enkätens namn: Klicka på Create questionnaires: Formuläret öppnas i Adobe Reader, och du skriver ut det därifrån. Det är MYCKET viktigt att du skriver ut i 100%. 7 (9)

8 Om du valde PSWD-based - dvs unika lösenord Klicka på enkätens namn: Du har flera olika val: Show PSWDs in browser - Lösenordslapparna öppnas i Adobe Reader, och du skriver ut dem därifrån. Receive PSWDs by - Lösenordslapparna skickas till din e-post som ett pdfdokument. Send PSWDs by to respondents - Det öppnas en ny ruta där du kan klistra in respondenternas e-postadresser, en adress per rad. Efter att du klistrat in adresserna kommer en andra ruta där du skriver ett brev till respondenterna. Ett färdigt utkast till brev finns redan, och du kan ändra texten. OBS! Radera inte texten [DIRECT_ONLINE_LINK]. Den kommer automatiskt att ersättas med en länk till enkäten. Download PSWDs in CSV File - Du laddar hem en lista över lösenorden. Listan kan öppnas i till exempel Excel. Om du valde Password-based - dvs ett gemensamt lösenord Det enklaste sättet är att du helt enkelt meddelar dina respondenter att de kan Svara på utvärderingen genom att gå till och fylla i lösenordet //det-lösenord-du-skrev//. Du kan till exempel meddela dem genom att lägga texten som ett meddelande i FirstClass. 8 (9)

9 Även i en enkät som är Password-based kan du välja att klicka på enkätens namn, och sedan på Send password by to respondent och lägga in respondenternas e- postadresser. Men om det är så att du har alla respondenters e-postadresser är det egentligen mycket bättre att välja modellen PSWD-based. Det är också lite lurigt med de där utskicken, för ibland verkar de göra så att lösenordet ändras automatiskt. Steg 4: Samla in och visa ditt resultat Om du valt att göra din enkät på papper börjar du med att skanna den. Skannern är oerhört lättskött. Det finns bara en enda knapp att klicka på och du kan lägga pappren i stort sett hur som helst. Har du valt att samla in svar via webbsida behöver du inte göra något alls för att samla in resultatet - det läggs in efterhand som respondenterna svarar. När du öppnar din mapp ser du direkt om det finns svar. Snabbast och enklast klickar du bara på länken PDF så får du direkt upp en rapport som du kan skriva ut eller ladda hem. Du kan också ladda hem i till exempel CSV om du vill importera dina svar i Excel eller SPSS. Det finns inget sätt att visa enskilda svar inne i EvaSys, utan vill du göra det får du ladda hem en CSV-fil och sedan öppna den i Excel. Två knappar bör du akta dig för att klicka på. Sopborsten under rubriken RS raderar alla svar. Det röda krysset under DEL raderar hela enkäten och alla svar. I bägge fallen får du en varning innan något raderas, så du har möjlighet att ångra dig genom att klicka på Cancel. 9 (9)