Google Apps till Office 365 för företag

Transkript

1 Google Apps till Office 365 för företag Uppgradera Office 365 för företag ser annorlunda ut än Google Apps, så när du loggar in visas den här vyn som hjälper dig att komma igång. Efter de första veckorna kommer du direkt till din e-post när du loggar in. Snabblänkar Gå direkt till din e-post, kalender, kontakter, lagring av filer och webbplatser. Inställningar Hantera dina inställningar för Office 365, ändra ditt lösenord och mycket mer. Online Läs mer om vad du kan göra med Office 365. PC & Mac Installera de senaste versionerna av Office-skrivbordsprogram för ytterligare funktioner och redigering offline. Telefon & surfplatta Arbeta var som helst på din telefon och surfplatta.

2 Vad är Office 365 för företag? Office 365 för företag liknar Google Apps för företag, så uppgraderingen är ganska enkel. Med Office 365 kan du: Komma åt e-post från vilken internetansluten enhet som helst. Lagra alla dina filer online så att du inte längre är beroende av en hårddisk. Synkronisera dokument till datorn för offline-åtkomst. Installera Office-skrivbordsprogram för att få mer avancerade funktioner och produktivitet, även när du är offline. Hur loggar jag in i Office 365? 1. Från webbläsaren går du till 2. Ange ditt organisationskonto och lösenord och välj därefter Logga in. Till exempel: j.doe@contoso.com eller j.doe@contoso.onmicrosoft.com När du loggar in i Office 365 har du snabb åtkomst till följande tjänster: Outlook Kontakter Läs och skicka Kommunicera e-post. med kollegor. Kalender Schemalägg möten och avtalade tider, antingen online eller personligen. OneDrive för företag Lagra dina affärsdokument. Nyhetsfeeds Webbplatser Följ webbplatser Få åtkomst till och personer. gruppwebbplats er. Komma igång med Office 365 De första gångerna du loggar in i Office 365 får du länkar till alla verktyg, utbildning och information som du behöver för att komma igång snabbt. Efter den första tiden kommer du direkt till din e-post när du loggar in.

3 Saker som du kanske letar efter i Office 365 för företag Använd den här tabellen för att hitta särskilda tjänster i Office 365. Tjänst I Google Apps för företag I Office 365 för företag E-postadress Gmail Outlook Kalender Kalender Kalender Adressbok online Kontakter Kontakter Socialt Ställen att ses på Nyhetsfeeds Fillagring Enhet OneDrive för företag Webbplatser Webbplatser SharePoint Webbplatser Dokument Dokument Word Kalkylblad Blad Excel Presentationer Bilder PowerPoint

4 Arbeta tillsammans med andra Dela dokument Var ditt dokument, kalkylblad eller din presentation än är lagrad är det enkelt att dela det/den till andra oavsett om de är en del av eller utanför organisationen. När du delar får de personer som behöver granska eller redigera ett e-postmeddelande med en länk till dokumentet. Med bara ett klick kan du och dina granskare öppna det var ni än befinner er och på nästan alla enheter. 1. Välj ditt 3. Ange ditt granskarnamn dokument. eller e-postadress. Office Online Office Online handlar om samarbete. Du och dina kollegor kan göra grundläggande redigeringar i samma dokument, kalkylblad och presentationer samtidigt. Du kan se vem som redigerar och vilka ändringar de har gjort. Ingen Spara-knapp? Behöver du fler Oroa dig inte, Office alternativ? Online-apparna sparar Dela Öppna dina ändringar Redigera skrivbordsprogrammet för automatiskt medan du samtidigt med att komma åt alla arbetar. andra i Office funktioner i PowerPoint, Online. Word eller Excel. 2. Välj dela. Vem redigerar? Se om andra redigerar samma presentation. 4. Välj Dela. Ändringar Se kommentarer och ändringar från alla granskare.

5 Synkronisera Office 365 med din enhet Du som rör dig mellan olika platser kan när som helst få tillgång till din e-post, kalender och kontakter i Office 365 från din Windows Phone, Android-telefon eller -surfplatta, ipad eller iphone. Och du kan synkronisera med, visa och redigera Word-dokument, Excelkalkylblad och PowerPoint-presentationer direkt på många smartphones och surfplattor. Konfigurera Office 365 på din enhet Din onlineupplevelse var som helst och när som helst börjar när du lägger till ditt Office365-konto till din enhet. Så här gör du: Mer information om mobila enheter finns i Använda Office 365 på mobila enheter ( För Windows Phone går du till Konfigurera Office 365 på din Windows Phone ( För iphone eller ipad går du till Konfigurera Office 365 på din iphone eller ipad ( För Android-telefoner går du till Konfigurera Office 365 på din Android-telefon ( För andra enheter går du till Konfigurera Office 365 på andra enheter (

6 Arbeta offline Behöver du jobba någonstans utan internetanslutning? Du kan synkronisera dokument eller hela mappar till din dator innan du går. När du är online igen synkroniseras dina ändringar automatiskt. Installera Office 2013-skrivbordsprogram från Office 365 Om du inte redan har Office 2013 installerat på datorn installerar du det från Office Välj PC och Mac. Hur fungerar synkronisering? Första gången du synkroniserar OneDrive för företag eller en SharePoint-webbplats får du en tillhörande mapp som heter OneDrive för företag eller SharePoint på din enhet. Dina dokument hämtas automatiskt till den här mappen. Nu kan du arbeta offline utan att förlora dina ändringar. Synkronisera Hämta den senaste versionen av dina dokument. 2. Välj Installera. Det du synkroniserar En lista över dokumenten i ditt OneDrive för företagbibliotek. 3. Välj Kör och följ sedan resten av installationsanvisningarna. Mer information finns i Installera Office på en PC eller Mac med Office 365 för företag ( För att snabbt komma igång kan du gå till Snabbstartsguider för Office 2013 ( Din enhet Visar platsen som innehåller kopior av de dokument du har synkroniserat från ditt OneDrive för företagbibliotek.

7 Outlook på webben Få åtkomst till din e-post, kalender och kontakter med Outlook Web App. Logga in i Office 365 från valfri dator eller enhet med en internetanslutning och välj sedan Outlook. Läsa och svara på e-post Ny e-post visas överst i inkorgen. Svar Välj hur du ska svara i förhandsgranskningsf önstret. Kommunicera med andra, schemalägg möten med mera När du får ett e-postmeddelande från någon kan du snabbt lägga till deras kontaktinformation, starta en chatt eller ett telefonsamtal, schemalägga ett möte eller skicka ett e-postmeddelande direkt från deras profilkort. Kontakter Tillgänglighet Lägg till avsändarens Se avsändarens kontaktinformation aktuella status. med bara ett klick. Kalender Schemalägg ett möte med avsändaren. Skapa och skicka ett nytt e-postmeddelande Förhandsgransknings fönster Se meddelanden för snabb granskning och svar. Starta ett snabbmeddelande i Lync Om ditt meddelande är brådskande kan du använda Lync för Office 365 för att starta en chatt, snabbmeddelande med ljud eller video, ansluta till ett onlinemöte eller till och med dela ditt dokument eller din skärm med andra. Med några få steg skickas det nya meddelandet. 1. Välj Nytt. 3. Välj Skicka. Chattmeddela nde Nå en kontakt direkt med ett snabbmeddelan de. Snabbmeddelande med ljud För att sätta en mer personlig prägel på snabbmeddelandet kan du omvandla det till ett telefonsamtal. 2. Skriv ditt meddelande. Mer information om snabbmeddelanden i Lync finns i Skicka ett snabbmeddelande (

8 Saker som du kanske letar efter i Outlook Web App Använd den här tabellen för att hitta några av de verktyg och kommandon som oftast används med e-post. Uppgift I Gmail I Outlook Web App Skicka automatiska svar när du inte är på kontoret Klicka på > Inställningar > Fliken Allmänt och rulla nedåt till Autosvar. Välj > Ange autosvar > och välj sedan dina alternativ. Ändra hur du visar och organiserar din e-post Klicka på > Inställningar > Fliken Allmänt Konversationsvy. Välj Sortera efter för att ändra din vy direkt i inkorgen. Flagga och märk din e- post Klicka för att märka ett e-postmeddelande med en stjärna eller klicka på Etiketter för att lägga till en etikett i ett e-postmeddelande. Välj flaggan till höger i din inkorg för uppföljning eller högerklicka på e-postmeddelandet och välj Kategorisera för att märka e-postmeddelandet. Skapa och lägga till en signatur i e- postmeddelandet Klicka på > Inställningar > Fliken Allmänt och rulla nedåt till Signatur. Välj > Alternativ > Inställningar > E-post.

9 OneDrive för företag OneDrive för företag är din fillagringsplats online. Dokument, kalkylblad och presentationer som sparas här är privata tills du delar dem med andra. Dessutom kan du öppna och redigera dem var som helst där du har en internetanslutning. Öppna ett dokument från Office 365 Öppna snabbt ett dokument, en arbetsbok eller presentation i antingen Office Online eller i Word-, Excel- eller PowerPoint-skrivbordsprogrammet. Skapa ett dokument från OneDrive för företag Du kan skapa ett dokument direkt från OneDrive för företag. Med Office Onlineprogrammen Word Online, Excel Online och PowerPoint Online kan du utföra enkla uppgifter och dokumentet sparas automatiskt till din OneDrive. Skrivbordsprogram Markera ett dokument och välj sedan Redigera för att starta skrivbordsprogrammet. Stabilt Klicka eller tryck på filnamnet för att starta Office Online. 1. Välj OneDrive för företag. Ta bort ett dokument från OneDrive för företag Det är lika enkelt att ta bort dokument. 1. Markera dokumentet som du vill ta bort. 2. Välj Hantera. 2. Välj Nytt. 3. Välj filtyp: dokument, arbetsbok eller presentation. 3. Välj Ta bort.

10 Saker som du kanske letar efter i OneDrive för företag Använd den här tabellen för att hitta några av de verktyg och kommandon som oftast används i OneDrive för företag. Uppgift I Google Drive I OneDrive för företag Skapa ett nytt dokument, presentation eller kalkylblad Klicka på Skapa och välj vad du vill skapa. Välj Nytt och sedan vad du vill skapa. Ladda upp en fil Välj Ladda upp och lägg sedan till dina filer. Välj Ladda upp och lägg sedan till dina filer. Synkronisera dina filer och arbeta offline Installera Google Drive för att ladda upp dina dokument. Men du kan inte redigera filer utan en internetanslutning om du inte använder webbläsaren Chrome. Välj Synkronisera för valda filer. Gör ändringar offline, så uppdateras dina filer automatiskt när du återansluter till internet.

11 Med SharePoint-webbplatser kan din grupp hålla kontakten och arbeta tillsammans Om du vill följa andra gruppers aktiviteter i din nyhetsfeed, skapa en ny intranätplats för din grupp, samarbeta i grupprojekt eller bara lagra, dela och granska gruppdokument kan du utnyttja kraftfullheten och mångsidigheten hos SharePoint-webbplatser. Följ eller dela en SharePoint-webbplats du har som favorit På en webbplats som intresserar dig väljer du Välj Följ för att Dela för att dela den lägga till med andra i din grupp. webbplatsen i din nyhetsfeed. Visa aktiviteter på en webbplats som följs i din egen nyhetsfeed Om en favoritwebbplats har en nyhetsfeed kan du hämta viktiga uppdateringar från webbplatsen i din egen nyhetsfeed. På webbplatsen klickar du på Följ så listas nyheterna och aktiviteterna på din Nyhetsfeed-sida. Skapa en ny gruppwebbplats Du kan skapa en ny webbplats med bara några få tryckningar eller klick. Om du vill ha en professionell blogg eller en samarbetswebbplats som gör att din grupp kan arbeta mer synkroniserat kan du skapa den från grunden eller välja mellan flera olika mallar. Välj Ny för att börja skapa en ny webbplats. Skapa ett dokument, en arbetsbok eller en presentation Du kan skapa ett nytt dokument direkt från dokumentbiblioteket på gruppwebbplatsen. Word-, Excel- och PowerPoint Online-appar hanterar alla grunder och sparar ditt dokument automatiskt i dokumentbiblioteket. Och alla granskare kan redigera samma dokument samtidigt. 1. Välj Webbplatser. 2. Välj Nytt 3. Välj Word-dokument. Du kan också skapa Excelarbetsböcker, PowerPointpresentationer med mera.

12 Saker som du kanske letar efter på SharePoint-webbplatser Nedan finns några av de vanligaste sätten att arbeta med Google-webbplatser tillsammans med motsvarande åtgärder på SharePoint-webbplatser. Åtgärd På Google-webbplatser På SharePoint-webbplatser Få information när en sida ändras Skapa en ny sida på en webbplats På valfri sida klickar du på Öppna fler åtgärder och därefter på Prenumerera på sidändringar. 1. På din hemsida klickar du på Ny sida. 2. Skapa din sida och klicka sedan på Skapa. 1. På din webbplats väljer du fliken Sida. 2. Välj Meddela mig och därefter Konfigurera en avisering på den här sidan. 1. På din webbplats väljer du Inställningar. 2. Välj Lägg till en sida. 3. Skriv ett namn för din nya sida och klicka sedan på Skapa. 4. På fliken Formatera text skapar du sidan och väljer sedan Spara. Ändra tema, färger och typsnitt på webbplatsen 1. På valfri sida klickar du på Öppna fler åtgärder > Hantera webbplats. 2. Klicka på Teman, färger och teckensnitt. 3. Gör ändringarna och klicka sedan på Spara. 1. På din webbplats väljer du Redigera. 2. På fliken Formatera text gör du ändringarna och väljer sedan Spara.

13 Saker som du kanske letar efter på SharePoint-webbplatser (forts.) Åtgärd På Google-webbplatser På SharePoint-webbplatser Bifoga en fil från datorn På valfri sida klickar du på Lägg till fil. I valfritt webbplatsbibliotek väljer du Ladda upp. Gör din webbplats privat 1. På valfri sida klickar du på Öppna fler åtgärder > Hantera webbplats. 2. Under Åtkomstinställningar klickar du på Endast medarbetare. 1. I Office 365 väljer du Ny. 2. Under Sekretess väljer du Privat Endast godkända medlemmar kan se innehållet. Återskapa en borttagen sida 1. På valfri sida klickar du på Öppna fler åtgärder > Hantera webbplats. 2. Klicka på Raderade objekt. 3. Klicka på sidan som ska återställas och därefter på Återställ. 1. Välj Inställningar. 2. Klicka på Webbplatsinnehåll. 3. Välj Papperskorgen. 4. Markera den sida som ska återställas och välj sedan Återställ markering.

14 Word, Excel och PowerPoint Oavsett om du startar från skrivbordet eller online med Office 365 kan du skapa alla typer av dokument (Word-dokument, Excel-arbetsbok och PowerPoint-presentation) och sedan lagra dem i OneDrive för företag eller SharePoint-dokumentbiblioteket. Öppna ett dokument från Office 365 Öppna snabbt ett dokument från OneDrive för företag eller en SharePoint-gruppwebbplats. I det här exemplet öppnas en arbetsbok i Excel Online. Excel Online Välj namnet på arbetsboken så öppnas den automatiskt i Excel Online. Öppna senast använda dokument från skrivbordet När du öppnar ett dokument från skrivbordsprogrammet, i det här fallet Word 2013, kan du välja mellan alla dina lagringsplatser: SharePoint-webbplatser, OneDrive för företag eller din dator. SharePoint Senast använda OneDrive för företag Öppna ditt dokument Använd den här platsen dokument från en Få snabb åtkomst till för att komma till din SharePointgruppwebbplats. dokument på deras onlinelagring. standardplatser. Ta bort ett dokument från Office 365 Du kan enkelt ta bort ett dokument, i det här fallet en presentation, med bara några steg. 1. Markera den presentation du vill ta bort. 2. Välj Hantera. 3. Välj Ta bort. OneDrive.com Logga in med ett Microsoftkonto för att få åtkomst till personliga dokument.

15 Saker som du kanske letar efter i Word Online Använd den här tabellen för att hitta några av de verktyg och kommandon som oftast används i Word Online. Uppgift I Google Docs I Word Online Ändra radavstånd, tillämpa formatering och format på texten Välj Start. Infoga tabeller, bilder, hyperlänkar, sidhuvud och sidfötter eller sidnummer Klicka på Infoga och sedan vad du vill infoga. Välj Infoga och sedan vad du vill infoga. Ställ in marginaler, ändra sidorientering eller ändra radavstånd Klicka på Arkiv > Utskriftsformat, gör ändringar i popupfönstret. Välj Sidlayout för att byta sidinställning eller styckeavstånd. Kontrollera stavning och granska kommentarer Välj Granskning för att kontrollera stavning och se kommentarer. Dela med andra Välj Dela.

16 Saker som du kanske letar efter i Excel online Använd den här tabellen för att hitta några av de verktyg och kommandon som oftast används i Excel Online. Uppgift I Google Sheets I Excel Online Radbryta text i en cell Inaktiverat som standard klicka på Radbryt text. Välj Radbyte. Granskningsk ommentarer Klicka på Infoga och rulla nedåt till Kommentar. Välj Granska. Infoga diagram, tabeller, länkar och kommentarer Klicka på Infoga och rulla nedåt för att lägga till objekt. Välj Infoga. Ändra formatering och format Välj Start.

17 Saker som du kanske letar efter i PowerPoint Online Använd den här tabellen för att hitta några av de verktyg och kommandon som oftast används i Power Point Online. Uppgift I Google Slides I PowerPoint Online Lägg till bilder, tillämpa en layout, byt typsnitt, justera former eller tillämpa Snabbformat Välj Start. Infoga tabeller, bilder, figurer, SmartArt, diagram, kommentarer, sidhuvud och sidfot och WordArt Klicka på Infoga. Välj Infoga. Tillämpa ett tema, ändra färg på ett tema, ändra bildstorlek eller ändra bakgrunden i en bild Klicka på Design och gör ändringar i popupfönstret. Välj Design. Tillämpa eller justera tiden för en övergång Klicka på Bilder och rulla ned till Ändra övergång... Välj Övergångar.