Komma i kontakt med hjälp av snabbmeddelanden

Transkript

1 SNABBSTARTSGUIDE LYNC 2010 Bygga upp kontaktlistan Lägg till personer i listan Kontakter om du kommer att kontakta dem ofta eller om du bara vill hålla ordning på dem. 1. I huvudfönstret i Lync anger du personens namn eller e-postadress i sökfältet. 2. I sökresultatet högerklickar du på personen. 3. (Frivilligt) Om du kommer att kontakta personen ofta klickar du på Fäst i Vanliga kontakter. 4. Lägg till dem i en grupp genom att klicka på Lägg till i kontaktlistan och klicka sedan på gruppnamnet. Om du inte har skapat grupper än klickar du på Lägg till i ny grupp och ger gruppen ett namn. Du kan lägga till fler kontakter i gruppen senare. Om du vill importera kontakter och synkronisera kontaktlistor kanske Lync Server 2010 måste konfigureras. Kontakta ditt suppotteam om vilka alternativ som är tillgängliga för din specifika datormiljö. Så här tar du bort eller raderar en kontakt: I kontaktlistan högerklickar du på den kontakt som du vill ta bort och klickar sedan på Ta bort från kontaktlistan. Komma i kontakt med hjälp av snabbmeddelanden Om du vill påbörja en snabbmeddelandekonversation med en person eller med en grupp från listan Kontakter gör du så här: 1. I kontaktlistan i Lyncs huvudfönster dubbelklickar du på den kontakt som du vill snabbmeddela. Därefter öppnas ett konversationsfönster. 2. Skriv in ditt meddelande längst ned i konversationsfönstret och klicka sedan på Retur-tangenten om du vill skicka ditt meddelande.

2 När den andra personen har tagit emot ditt meddelande kan hen eller hon skriva in ett svarsmeddelande till dig. Du kan se när personen håller på att skriva ett meddelande eftersom ett litet meddelande visas som indikerar att de skriver. Med ikonerna för Teckensnitt och Uttryckssymboler längst ned i konversationsfönstret kan du ändra teckensnitt, betoning, färg eller annan formatering, samt lägga till en uttryckssymbol till ditt meddelande. (Uttryckssymbolerna i Lync är förinställda och kan inte utökas eller ändras) Du kan även kopiera text, tabeller eller länkar från andra Microsoft Office-program och klistra in dem i ditt snabbmeddelande. Du kan inte klistra in skärmbilder, foton eller andra grafikobjekt direkt i konversationsfönstret, men du kan dela grafikobjekt från konversationsfönstret så här: Klicka på Dela och klicka sedan på Skrivbord. Allt som visas på din skärm kommer sedan att visas för de andra snabbmeddelandekonversationen. Klicka på Dela, följt av Ny whiteboard och klicka därefter på Infoga bild-knappen längst ned i whiteboarden. Bläddra sedan till bilden du vill visa och dubbelklicka på den. Eftersom snabbmeddelanden är avsedda som en snabb och informell kommunikationsmetod stavningskontrolleras inte text i Lyncsnabbmeddelanden. Om du vill veta mer om hur du skickar ett snabbmeddelande går du till Skapa och skicka ett snabbmeddelande. Gör så här om du vill bjuda in ytterligare personer till en konversation med snabbmeddeladen: 1. I huvudfönstret i Lync drar du ett kontaktnamn från kontaktlistan och släpper det i konversationsfönstret. Om du vill lägga till kontakter utanför företaget (som du inte kan skicka snabbmeddelanden till) i konversationen via e-post går du till konversationsfönstret och klickar på Personalternativ-menyn och sedan på Bjud in via e-post. 2. Om du vill ansluta klickar du på en länk i e-postmeddelandet (externa användare kan ansluta till konversationen oavsett om de har Lync installerat eller inte). Om du vill besvara ett snabbmeddelande dubbelklickar du på den inkommande aviseringen och klickar därefter var som helst i textrutan längst ned (i området med teckensnitt- och uttryckssymbolikonerna). Sedan skriver du in ditt svar och trycker på Retur-tangenten.

3 TIPS Om du inte har ställt in dina meddelanden så att aviseringar inte visas när du är i Stör ej-läget kommer Lync som standard att alltid skicka både en visuell avisering och en ljudavisering när någon försöker att nå dig via snabbmeddelande. Trots detta kan du ibland inte lägga märke till en snabbmeddelandeförfrågan. Om du vill vara säker på att dina aviseringar är lättupptäckta rekommenderar vi att du gör så här: Ange att Lync alltid finns i förgrunden av skärmen. Om du vill ange detta klickar du på pilen i listrutan bredvid Alternativ-knappen och klickar därefter på Verktyg och sedan på Alltid överst. Om du använder dig av flera bildskärmar rekommenderar vi att du gör det till en vana att flytta huvudfönstret i Lync till den skärm du använder för tillfället. Kontrollera att volymen är uppskruvad på datorhögtalarna och på andra ljudenheter. Kontrollera att ljudaviseringar är inställda i Lync. Om du vill göra detta klickar du på alternativverktyget och därefter på Ringsignaler och ljud. Sedan markerar du Spela upp ljud i Lync (även ringsignaler för inkommande samtal och aviseringar om snabbmeddelanden) och kontrollera att de andra kryssrutorna i panelen inte är markerade. Överväg att välja ett mer distinkt eller utmärkande aviseringsljud än det som är standard. Gör så här: 1. Klicka på Alternativknappen och sedan på Ringsignaler och ljud, följt av knappen Ljudinställningar och klicka därefter på fliken Ljud. 2. Drag skjutreglaget i visningspanelen för programhändelser ner till Microsoft Lync 2010-listorna. 3. Klicka på Inkommande snabbmeddelande. I ljudpanelen längst ned i fönstret borde det stå COMMUNICATOR_iminvite. 4. Klicka sedan på pilen i listrutan bredvid och lyssna igenom några av de andra ljuden i listan. 5. När du hittar ett ljud som du vill använda för inkommande snabbmeddelandeaviseringar klickar du på Använd. I visningspanelen för programhändelser borde det nu stå Inkommande snabbmeddelande och ljudpanelen borde visa namnet på den.wav-fil du valde. (Du kan även spela in din egen.wav-fil för det här ändamålet och därefter bläddra till filen för att markera den som din snabbmeddelandeavisering).

4 Hitta rätt person Sökrutan är det första stället du går till när du vill hitta de personer du behöver kontakta. 1. I huvudfönstret i Lync går du till kontaktlistan och börjar skriva en persons namn i sökrutan. Resultaten visas under sökfältet. 2. (Frivilligt) Gör något av följande: Om personen du söker efter visas bland resultaten dubbelklickar du på kontakten om du vill skicka ett snabbmeddelande. Om du vill lägga till kontakten i kontaktlistan pekar du på kontakten, klickar på knappen Lägg till i Kontakter och väljer sedan lämplig kontaktgrupp. Ringa ett röstsamtal Du kan starta ett telefonsamtal med en enkel klickning. 1. I kontaktlistan eller bland sökrtesultaten pekar du på kontakten och klickar sedan på knappen Ring upp.

5 Ett nytt konversationsfönster öppnas. Starta ett konferenssamtal Så här gör du om du vill ringa flera kontakter: 1. I kontaktlistan trycker du på och håller ned Ctrl och klickar sedan på de kontakter du vill ringa. 2. Högerklicka på någon av de markerade kontakterna och klicka på Starta ett konferenssamtal. Besvara ett samtal När du får ett samtal visas en avisering om inkommande samtal i det nedre högra hörnet på datorskärmen. Gör något av följande: 1. Om du vill besvara samtalet klickar du var som helst i aviseringen om inkommande samtal. 2. Om du vill omdirigera det till ett annat nummer klickar du på Omdirigera och väljer sedan ett nummer. 3. Om du vill skicka samtalet till telefonsvararen klickar du på Neka.

6 Bjuda in andra personer till konversationen Om du vill bjuda in andra personer till en konversation som redan pågår gör du följande: 1. Klicka på Personalternativ i konversationsfönstret. 2. Klicka på Bjud in via namn eller telefonnummer, klicka på den kontakt du vill använda eller söka efter och klicka sedan på OK. (Om någon endast är tillgänglig per telefon anger du telefonnumret.) Lägga till video i en konversation Om du har konfigurerat en webbkamera kan du välja låta din kontakt se dig medan du pratar. Information om hur du konfigurerar en webbkamera finns i det tidigare avsnittet, "Ansluta en webbkamera". 1. Klicka på knappen Video i konversationsfönstret. Videosamtalet startar. Du kan fortsätta att skicka snabbmeddelanden till samtalets mottagare och även till andra kontakter. OBS! När du accepterar någons inkommande videosamtal kan personen endast se dig om du lägger till video från din sida av konversationen. Schemalägga ett onlinemöte eller konferenssamtal Schemalägg ett onlinemöte eller konferenssamtal i meddelande- och samarbetsklienten Microsoft i Outlook med hjälp av tillägget för onlinemöten i Microsoft Lync Tillägget för onlinemöten i Lync 2010 installeras automatiskt när Lync 2010 installeras. VIKTIGT! Lync stöder både onlinemöten och konferenssamtal. En mötesförfrågan används för båda syftena. Om du vill skapa en onlinemötes- eller konferenssamtalsförfrågan i Outlook gör du följande:

7 I Outlooks kalender går du till fliken Start och klickar på Nytt onlinemöte (i Microsoft Outlook 2010) eller Onlinemöte (Microsoft Outlook 2007). Ändra mötesåtkomst och presentatörsalternativ Standardalternativen för onlinemöten passar bäst för mindre konferenssamtal eller vid delning och samarbete med personer inom samma organisation. Om du schemalägger ett onlinemöte med personer utanför organisationen eller om mötet är ovanligt stort väljer du alternativ för följande i dialogrutan Alternativ för onlinemöte: Vilka ska vänta i lobbyn innan de släpps in till mötet? Vem ska vara presentatör under mötet? Gör följande om du vill ange alternativ för åtkomst och presentatörer: 1. I mötesförfrågan går du till fliken Möte och klickar på Alternativ för möte i gruppen Onlinemöte. 2. I dialogrutan Alternativ för onlinemöte markerar du kryssrutan Anpassa åtkomst och definiera presentatörer för det här mötet.

8 Starta ett icke-schemalagt möte Gör så här om du vill starta ett icke-schemalagt möte med hjälp av kommandot Möte nu: 1. Klicka på pilen Visa meny i huvudfönstret i Lync och klicka sedan på Möte nu. 2. Klicka på knappen Personalternativ i gruppkonversationsfönstret och gör sedan något av följande: Om du vill bjuda in personer från din kontaktlista klickar du på Bjud in via namn eller telefonnummer, anger ett telefonnummer eller markerar en eller flera kontakter och klickar på OK. Klicka på Bjud in via e-post och fyll i mötesförfrågan om du vill bjuda in andra genom att skicka e-post. Ansluta till ett schemalagt onlinemöte eller konferenssamtal Så här ansluter du till ett schemalagt möte eller konferenssamtal: 1. Öppna i Outlook-kalendern det möte du vill ansluta till. 2. Klicka på Anslut till onlinemöte i mötesförfrågan.

9 Ansluta till ett icke-schemalagt möte Du kan bjudas in till ett icke-schemalagt möte, ett Möte nu-möte, eller till ett möte som redan pågår. Klicka på Anslut i meddelandet som visas i meddelandefältet längst till höger i aktivitetsfönstret. Dela skrivbordet med andra Gör så här om du vill dela skrivbordet med andra: 1. Öppna Lync och dubbelklicka på en kontakts namn i kontaktlistan. 2. När konversationsfönstret öppnas klickar du på Dela -menyn. 3. Om du bara har en skärm klickar du på Skrivbord. Annars väljer du vilken bildskärm eller vilka bildskärmar som ska delas. Ett fält där det står Du delar visas högst upp på skärmen.

10 4. (Frivilligt) Om du vill se hur skärmen ser ut för deltagarna klickar du på Förhandsgranska. När du vill stänga förhandsgranskningen klickar du på Dölj scen. 5. När du vill avsluta delningen klickar du på knappen Avsluta delning i delningsfältet överst på skärmen. Dela ett program 1. I konversationsfönstret klickar du på Dela-menyn och sedan på Program. 2. Dubbelklicka på det program du vill visa i dialogrutan Dela program. Ett fält där det står Du delar visas högst upp på skärmen. 3. (Frivilligt) Om du vill se hur skärmen ser ut för deltagarna klickar du på Förhandsgranska. När du vill stänga förhandsgranskningen klickar du på Dölj scen. 4. Klicka på Avsluta delning i delningsfältet när du vill sluta dela.

11 Dela en PowerPoint-presentation 1. I konversationsfönstret klickar du på Dela-menyn och sedan på PowerPoint-presentation. 2. I dialogrutan Dela PowerPoint dubbelklickar du på den PowerPoint-presentation som du vill dela. När innehållet har förberetts för presentationen och överförts kan de andra deltagarna se presentationen. OBS! Du kan göra anteckningar i presentationen med hjälp av anteckningsverktygen längst ned till vänster i presentationen. Ett fält där det står Du delar visas högst upp på skärmen. 5. (Frivilligt) Om du vill se hur skärmen ser ut för deltagarna klickar du på Förhandsgranska. När du vill stänga förhandsgranskningen klickar du på Dölj scen. 6. Klicka på Avsluta delning i delningsfältet när du vill sluta dela. Skapa en whiteboard-tavla 1. I konversationsfönstret klickar du på Dela-menyn och klickar sedan på Ny whiteboard. 2. Om du vill börja skriva eller rita på whiteboard-tavlan använder du anteckningsverktygen längst ned till vänster på whiteboard-tavlan.

12 Ge andra kontrollen 1. När du delar skrivbordet, bildskärmarna eller ett program klickar du på Ge kontroll-menyn i delningsfältet. 2. Klicka på Acceptera automatiskt kontrollbegäranden om du vill ge kontroll till alla eller klicka på namnet på en person underdeltagare. 3. I dialogrutan Lync där du bekräftar att du vill ge andra kontroll klickar du på OK. 4. När du vill ta tillbaka kontrollen trycker du på Ctrl+Alt+Blanksteg. Om Acceptera automatiskt kontrollbegäranden är markerat klickar du på det alternativet för att avmarkera det. För mer information om Lync 2010 gå in på följande länk: r=0&bld=7577&bldver=4415