Outlook Axxell Utbildning Ab

Transkript

1 Outlook 2007 Axxell Utbildning Ab

2 2 Innehåll Vad är Outlook 2007?... 3 Skicka ett nytt meddelande... 7 Bifoga en fil till meddelandet... 8 Öppna, läs och besvara ett e-postmeddelande... 9 Adressboken i Outlook Ta bort meddelanden Kontakter i Outlook Skapa en ny adress i Kontakter Skapa en kontakt från ett e-postmeddelande Skapa en distributionslista i Outlook Skicka ett meddelande till en distributionslista Spara e-postmeddelanden och bilagor Spara bifogade filer... 18

3 3 Vad är Outlook 2007? Den vanligaste uppgiften som du utför i Microsoft Office Outlook är att skapa e- postmeddelanden. De E-postfunktioner som används ofta beskrivs nedan. När man startar MS Outlook 2007 ser vyn ut såhär. E-postmappar Meddelanden i Inkorgen Olika delar i Outlook

4 4

5 5 Den grundläggande uppbyggnaden för användningen menyflikarna: Flikarna Menyflikarna består som namnet antyder av flera olika flikar. Varje flik associeras med olika aktiviteter som du gör i Outlook. På flikarna finns kommandon och knappar. Grupper På varje flik finns flera grupper, där man samlat funktioner som hör ihop. T.ex. Grundläggande text och Urklipp är grupper. Om det finns en liten pil längst ned i en grupp betyder det att det finns mer än vad som visas. Om du t.ex. vill se hela listan med teckensnittsalternativ måste du klicka på pilen intill gruppen Grundläggande text på fliken Meddelande i ett nytt e-postmeddelande. Kommandon Knappen Fetstil och listan Teckensnitt (som visar teckensnittet Calibri) är kommandon. Ett kommando är en knapp eller en ruta där du kan ange information eller en meny. De vanligaste kommandona, t.ex. Klistra in, har stora knappar.

6 6 Verktygsfältet Mini Via verktygsfältet Mini får du snabbt tillgång till formateringskommandon där du behöver dem: i e-postmeddelandets brödtext. Markera texten genom att dra med musen och peka sedan på markeringen. Formateringsverktygsfältet visas i nedtonad version. Om du pekar på verktygsfältet framträder det och du kan klicka på ett formateringsalternativ. Verktygsfältet Snabbåtkomst är ett litet verktygsfält ovanför menyflikarna. Där finns kommandon som du behöver och använder ofta.

7 7 Skicka ett nytt meddelande Välj Nytt Skriv mottagarens address vid Till: Skriv Ämne, dvs vad handlar e-postmeddelandet om Skriv meddelandet Skicka meddelandet

8 8 Bifoga en fil till meddelandet Välj Bifoga fil Välj filen du vill infoga

9 9 Öppna, läs och besvara ett e-postmeddelande Dubbelklicka på meddelandet i Inkorgen Välj Svara/Svara alla/vidarebefordra

10 10 Adressboken i Outlook Använd adressboken när du lägger till namn i fälten Till, Kopia och Hemlig kopia. Du hittar kommandot Adressbok på fliken Meddelande. Välj Adressboken från Meddelandefliken Välj Adressbok (t.ex. Kontakter = Din personliga adressbok)

11 11 Ta bort meddelanden Från Inkorgen Markera meddelandet du vill ta bort genom att klicka på det och använd kommandot Markera meddelandet du vill ta bort genom att klicka på det och använd tangenttryckningen Skift + Delete Då du har meddelandet öppet

12 12 Kontakter i Outlook Du hittar kommandot Adressbok på fliken Meddelande eller under Kontakter

13 13 Skapa en ny adress i Kontakter (= din egen adressbok) Spara och stäng Skriv in personens kontaktuppgifter.

14 14 Skapa en kontakt från ett e-postmeddelande 1. Öppna eller förhandsgranska e-postmeddelandet som innehåller det namn som du vill lägga till i kontaktlistan. 2. Högerklicka på namnet på den avsändare som du vill göra om till en kontakt och klicka sedan på Lägg till i Kontakter på snabbmenyn. Skapa en distributionslista i Outlook En distributionslista är en samling kontakter som är praktisk att använda när du vill skicka meddelanden till en hel grupp. Om du exempelvis ofta skickar meddelanden till marknadsavdelningens personal kan du skapa en distributionslista som kallas Marknadsavdelningen och som innehåller namnen på all personal där. Ett meddelande som skickas till denna distributionslista går till alla mottagare på listan. Distributionslistor sparas som standard i mappen Kontakter. Om du använder Microsoft Exchange Server kan din globala adresslistainnehålla globala distributionslistor som är tillgängliga för alla användare i nätverket. De personliga distributionslistornasom du skapar i mappen Kontakter är endast tillgängliga för dig. Om du vill dela dem med andra måste du kopiera och skicka dem. Det är enkelt att lägga till och ta bort namn i en distributionslista, skicka listan till andra kontakter och skriva ut den.

15 15 Gör såhär: Välj Nytt/Distributionslista Ge distributionslistan ett namn Välj medlemmar till distributionslistan Global adresslista = Intern adresslista Kontakter = Din personliga adresslista Välj medlemmarna genom att dubbelklicka Spara och stäng

16 16 Skicka ett meddelande till en distributionslista 1. Öppna ett nytt meddelande. 2. Klicka på Till och skriv distributionslistans namn i rutan Sök. 3. Klicka på namnet i listan Namn, sedan på Till och därefter på OK. Obs! Du kan även dra distributionslistan från Kontakter till meddelandet. 4. Skicka meddelandet.

17 17 Spara e-postmeddelanden och bilagor Spara meddelandet i Inkorgen

18 18 Spara bifogade filer Välj Officeknappen Välj Spara som Välj Spara bifogade filer

19 19 Välj var du vill spara bilagan/bilagorna Välj Filnamn Välj Filformat