1284_omslag.qxd :13 Sida 1 ECDL START OFFICE 2003 Allmän IT Windows XP Word 2003 Outlook 2003

Transkript

1 ECDL START OFFICE 2003 Allmän IT Windows XP Word 2003 Outlook 2003

2 5 Arbeta med mappar och filer I Windows finns det två sätt att arbeta med de olika enheterna i systemet. Vilket du väljer beror på personligt tycke och smak, om du har arbetat i tidigare Windows-versioner och så vidare. Vi kommer att beskriva båda arbetssätten i detta läromedel. Ett sätt är att utgå från Den här datorn (My Computer): Ett annat sätt är att använda Utforskaren (Windows Explorer): Det som kan åstadkommas med Den här datorn (My Computer) kan också göras med Utforskaren (Windows Explorer). Utforskaren (Windows Explorer) visar en trädstruktur med alla enheter i systemet, medan Den här datorn (My Computer) bara visar de enheter som finns i den egna datorn. På din dator finns det alltid en hårddisk som är den enhet som du oftast arbetar mot. Du kan även ha tillgång till en diskettenhet och en cd-enhet. 14 Datakörkort Microsoft Office

3 5.1 Information om mappar och filer I Windows sparas information om varje fil respektive mapp, det vill säga varje objekt. Du kan till exempel se när objektet skapades, filstorlek, filattribut, ledigt utrymme på en enhet Aktivitetslänkar Om du arbetar i Den här datorn (My Computer) kan du använda aktivitetslänken Information (Details) för att visa information om en enhet eller en fil. 2 Om du markerar en enhetsikon ser du vilket filsystem som används, hur mycket ledigt utrymme det finns och den totala storleken. Markerar du en fil visas olika information beroende på vad för typ av fil det är. Du ser bland annat vilket format filen har, när den senast ändrades och filens storlek Statusfältet I statusfältet visas information om markerade objekt. Du kan visa statusfältet både i Den här datorn (My Computer) och Utforskaren (Windows Explorer). Om du markerar en enhetsikon visas, till vänster i statusfältet, hur mycket ledigt diskutrymme det finns samt enhetens kapacitet. Om du markerar filer visas hur många filer som är markerade till vänster i statusfältet och filernas storlek visas lite till höger. Sökvägen till aktuell mapp visas i rutan Adress (Address). Datakörkort Microsoft Office 15

4 5.2 Mappar och filer Diskenheter som ansluts till datorn, till exempel hårddisken C:, är uppdelade i ett antal mappar. Mapparna kallas ibland också för kataloger och används för att sortera informationen som du skapar. En viss grundstruktur finns alltid upplagd efter installationen av Windows. All information som sparas på din hårddisk finns lagrad i filer. Det kan till exempel röra sig om dokument, kalkyler, databaser eller bilder som du skapat och sparat. De program du använder sparas också i filer, så kallade programfiler. Oftast behöver varje program ett ganska stort antal filer för att fungera. Alla filer symboliseras med en ikon för att du enklare ska se vilken typ av fil det är. Det är fullt möjligt att skapa mappar i en mapp, dessa kallas ofta för undermappar. Du kan lättare hålla ordning bland dina dokument om du utnyttjar möjligheten att använda undermappar. Allt du gör i din dator, till exempel skriver en text eller ritar en bild, lagras i en fil på någon av de enheter som du förfogar över. Det kan antingen vara hårddisken eller diskettenheten på din egen dator, eller en enhet som finns på en annan dator i ett nätverk. Även de program som du arbetar med består av ett antal filer (programfiler). 5.3 Öppna mappar och filer För att visa innehållet i en mapp öppnar du den genom att dubbelklicka på den. Ikonerna i mappen öppnas på samma sätt, det vill säga genom att du dubbelklickar på dem. När du dubbelklickar på en programfil startas det programmet, och om du dubbelklickar på en dokumentfil öppnas dokumentet i det program som är associerat till den filtypen. Det spelar ingen roll om ikonen visas i Den här datorn, Utforskaren eller på skrivbordet. Obs! Följande tecken får inte användas: / \? : * < > 5.4 Filnamn Varje fil har ett filnamn som används av operativsystemet för att hantera den information som finns lagrad. Ett filnamn kan innehålla upp till 255 tecken inklusive blanksteg. Det finns ett antal tecken som inte får användas i filnamnet, däremot kan du använda blanksteg i filnamnet. Exempel Några exempel på filnamn: Obs! Du ska inte ändra filnamnstillägget, då får du oftast problem när du ska öppna filen. RAPPORT RAPPORT FRÅN VECKOMÖTET PROTOKOLL - 3 JANUARI 2004 De flesta filer får ett filnamnstillägg som används av Windows för att identifiera körbara filer, tillägget visas sist i filnamnet. Filnamnstillägg kan benämnas på olika sätt, till exempel filtyp, filändelse, extension. För att se filnamnstillägget måste du ange att dessa ska visas. 16 Datakörkort Microsoft Office

5 Exempel Nedan följer några exempel på vanliga filnamnstillägg: Tillägg Filtyp.EXE en programfil.doc en ordbehandlingsfil (till exempel skapad i Microsoft Word).XLS en kalkylfil (skapad i Microsoft Excel).PPT en presentationsfil (skapad i Microsoft PowerPoint).MDB en databasfil (skapad i Microsoft Access).RTF en textfil (ett generellt filformat där formateringen sparas som instruktioner, många program kan hantera detta format).bmp,.tif en bildfil (punktuppbyggd grafik).jpg,.gif en bildfil (komprimerad grafik, vanligt format på Internet).ZIP en komprimerad mapp.mpg en videofil.wav en ljudfil.tmp en temporär fil Den här datorn Med hjälp av Den här datorn (My Computer) kan du lätt få en översyn av vad som finns i din dator eller på olika nätverksenheter. För att öppna Den här datorn (My Computer) öppnar du Start-menyn och klickar på Den här datorn (My Computer). Om du har en ikon på skrivbordet kan du i stället dubbelklicka på den. I Den här datorn (My Computer) presenteras enheter och mappar som ikoner. När du dubbelklickar på en ikon i Den här datorn (My Computer) öppnas den i form av ett fönster. Har du öppnat flera objekt i Den här datorn (My Computer) och vill växla mellan dessa fönster kan du använda knapparna Bakåt och Framåt (Back, Forward) i verktygsfältet Den här datorns fönster Datakörkort Microsoft Office 17

6 Lokal disk (C:) (Local Disk (C:)) En av datorns lagringsenheter. Här finns mappar, programfiler och dina egna filer presenterade i en hierarkisk struktur. 3,5-tumsdiskett (A:) (3½ Floppy (A)) Datorns diskettenhet. I diskettenheten sätts disketten in och används som ett flyttbart lagringsmedia. För att se innehållet på disketten dubbelklickar du på den här ikonen. CD-enhet (D:) (CD Drive (D:)) Datorns enhet för cd-skivor. Om du är kopplad till ett nätverk visas även olika nätverksikoner. Aktivitetslänkar I Windows XP kan du arbeta med mappar och filer i Den här datorn (My Computer) med hjälp av aktivitetslänkarna som visas till vänster i fönstret. Beroende på vad du har markerat visas olika alternativ. Detta är ett enkelt sätt att flytta eller kopiera filer, byta namn på filer med mera. Övning 6 Den här datorn Öppna Den här datorn (My Computer) och kontrollera vilka enheter du har. Stäng sedan fönstret. Utforskaren (Windows Explorer) använder du framförallt när du vill kopiera, flytta, döpa om och söka efter filer eller mappar. 5.6 Utforskaren Utforskaren (Windows Explorer) är ett verktyg för att granska och hantera filer. Här presenteras en tydlig bild över hela filsystemet i form av en hierarkisk trädstruktur för filer, mappar, enheter och nätverket på din dator. Du hittar även diskettenheten och cd-enheten här. I Mina nätverksplatser (My Network Places) visas andra datorer som är anslutna till ditt lokala nätverk. 1 Klicka på knappen Start i aktivitetsfältet. 2 Klicka på Alla program (All Programs) och välj Tillbehör (Accessories) följt av Utforskaren (Windows Explorer). 3 Markera en enhet eller en mapp för att visa innehållet till höger i fönstret. 18 Datakörkort Microsoft Office

7 4 Klicka på plustecknet bredvid en enhet/mapp eller dubbelklicka på en enhet/mapp för att visa innehållet i undermappen Utforskarens fönster Menyraden Under namnlisten i Utforskaren (Windows Explorer) finns menyerna som du använder för att komma åt alla kommandon du kan använda i Utforskaren (Windows Explorer). Verktygsfältet Under menyraden finns verktygsfälten Standardknappar (Standard Buttons) och Adressfältet (Address Bar). Med hjälp av dessa kan du snabbt välja ett kommando du ofta använder. Du kan till exempel öppna en enhet, mapp eller en webbsida. Följande knappar finns i verktygsfälten: 1 Bakåt (Back) 2 Framåt (Forward) 3 Uppåt (Up) 4 Sök (Search) 5 Mappar (Folders) 6 Visa (Views) 7 Adress (Address) 8 Gå till (Go) Genom att använda de knappar som finns i verktygsfältet ger det dig en möjlighet att hoppa mellan olika programfunktioner. Verktygsfältet kommer att anpassa sig efter vad du arbetar med, vilket innebär att du kommer ha tillgång till de knappar som används för ändamålet. Skriver du en webbadress i adressfältet i Utforskaren så byter den skepnad till Internet Explorer. Om du exempelvis anger en adress till en webbsida kommer knappen Favoriter (Favorites) att vara tillgänglig. Klickar du på Favoriter (Favorites) kommer dina favoritlänkar att visas i vänstra fönstret av Utforskaren (eller Internet Explorer beroende på hur man ser på det). Datakörkort Microsoft Office 19

8 Trädstrukturen På vänster sida i Utforskaren (Windows Explorer) visas trädstrukturen. De objekt som har ett plustecken framför innehåller undermappar. När undermapparna syns i trädstrukturen har plustecknet ändrats till ett minustecken. Den högra sidan av Utforskaren (Windows Explorer) visar innehållet i den enhet eller mapp som öppnats i trädstrukturen. Högst upp i hierarkin finns ikonen Skrivbord (Desktop). Markerar du den ikonen visas innehållet på skrivbordet. För att utöka undernivåer i trädstrukturen klickar du på plustecknet framför den ikon som ska visa sina undermappar, eller dubbelklickar på ikonen. För att dölja undernivån klickar du på minustecknet bredvid en enhet/mapp. Tips! Du kan även klicka på knappen Visa som finns i verktygsfältet eller högerklicka och välja Visa (View) för att ändra hur ikonerna visas i fönstret. 5.7 Ändra hur ikonerna i fönstret visas På Visa-menyn (View) kan du välja hur ikonerna i fönstret ska visas. 1 Öppna Visa-menyn (View). 2 I menyn som visas väljer du Miniatyrer, Sammanfattning, Ikoner, Lista eller Detaljerad lista (Thumbnails, Tiles, Icons, List eller Details). Om du väljer att visa Miniatyrer (Thumbnails), visas en liten miniatyr av filen/mappen och dess namn. Väljer du läget Sammanfattning (Tiles), visas mer information om filen, som vilken typ av fil det är och dess storlek. Väljer du alternativet Ikoner (Icons) visas namnet och en liten ikon av filen/mappen. Om du vill visa ikonerna i en lista väljer du Lista (List), då visas de på en rad under varandra. Om du vill få så mycket information som möjligt väljer du Detaljerad lista (Details). Då ser du även information om storlek, filtyp och senaste datum för ändring. 20 Datakörkort Microsoft Office

9 Bilderna ovan visar innehållet som Miniatyrer (Thumbnails) och Sammanfattning (Tiles). Bilderna nedan visar innehållet som Ikoner (Icons), Lista (List) och Detaljerad lista (Details) Ordna ikonerna i fönstret Visa-menyn (View) kan också användas för att välja i vilken ordning ikonerna ska visas i fönstret. Gör så här för att själv bestämma hur ikonerna ska ordnas: 1 Visa ikonerna på önskat sätt, till exempel som en detaljerad lista. 2 Öppna Visa-menyn och välj Ordna ikoner efter (View, Arrange Icons by) följt av önskat val: Namn (Name) Ikonerna ordnas i bokstavsordning efter namnet. Storlek (Size) Ikonerna ordnas efter storlek, påverkar i första hand filikoner i till exempel en mapp. Typ (Type) Ikonerna ordnas efter typ, till exempel mappikon, filikon, programikon eller genvägsikon. Ändrad (Modified) Ikonerna ordnas efter datum för när de skapades eller senast sparades, påverkar i första hand filikoner i till exempel en mapp. Gruppera (Show in Groups) Ordna automatiskt (Auto Arrange) Justera till rutnätet (Align to Grid) Väljer du detta kommandot bockas det för och blir aktivt. Det innebär att ikonerna grupperas efter det sorteringsalternativ du har valt (namn, storlek och så vidare). Väljer du detta kommandot bockas det för och blir aktivt. Nu ordnas alla ikoner automatiskt och du kan inte dra ikonerna för att placera dem manuellt. Väljer du kommandot igen blir det inaktivt. Väljer du detta kommandot bockas det för (förvalt) och blir aktivt. Det innebär att ikonerna automatiskt justeras efter ett osynligt rutnät på skärmen. Tips! Du kan även ordna dina ikoner på skrivbordet eller i ett öppet mappfönster. Högerklicka på en tom yta och välj Ordna ikoner efter (Arrange Icons By) följt av önskat val. Ikonerna i en mapp ordnas från vänster till höger, uppifrån och ner. Ikonerna på skrivbordet ordnas alltid från skrivbordets vänstra sida, uppifrån och ner. Datakörkort Microsoft Office 21

10 Obs! De olika sätt att markera som beskrivs i det här avsnittet gäller inte bara för mappar och filer utan för alla typer av ikoner i Windows, alltså även för till exempel programikoner och genvägsikoner. För att göra beskrivningarna mer generella används därför ibland ordet ikon, som gäller för mapp-, fil-, program- och genvägsikoner. 5.9 Markera objekt När du vill utföra ett kommando på en mapp eller en fil, till exempel kopiera eller byta namn på den, måste du först ange vilken mapp eller fil kommandot ska gälla genom att markera den. Principen markera först och utför sedan kommandot gäller även i andra sammanhang som du kanske redan är bekant med, till exempel när du markerar text i ett dokument för att ändra teckensnitt på den eller när du markerar en del av en bild i Paint för att dra den till en ny plats. Använder du kommandona på snabbmenyn behöver du inte markera när kommandot gäller ett objekt, eftersom du högerklickar på objektet när du ska visa snabbmenyn. Gäller det däremot flera objekt markerar du först samtliga objekt och klickar sedan någonstans på markeringen för att visa snabbmenyn. Mappar, filer och andra ikoner i Windows markerar du med hjälp av musen. Klicka på en ikon så markeras den. Du ser att en ikon har markerats när namnet har fått färgad bakgrund. Vilken färg den får beror på vilket färgschema eller vilka färginställningar du har i Windows. I bilden nedan är filen MÅNE markerad. Markeringen försvinner när du klickar någon annanstans, för att till exempel markera någon annan ikon. Klicka på en tom yta i fönstret eller på skrivbordet om du vill ta bort alla markeringar Markera flera objekt Du kan markera flera mappar och filer samtidigt för att till exempel kopiera eller ta bort alla samtidigt. Det blir effektivare än att utföra samma kommando upprepade gånger på en ikon i taget. Du kan välja mellan två sätt att markera flera ikoner, beroende på om ikonerna du vill markera är placerade i anslutning till varandra eller inte. Gör så här för att markera flera sammanhängande ikoner: 1 Klicka på den första ikonen som ska markeras. 2 Håll ner tangenten Skift och klicka på den sista ikonen som ska markeras. Den första och den sista ikonen, samt alla ikoner mellan dem, markeras. Gör så här för att markera flera ikoner som är placerade på olika ställen: 1 Klicka på den första ikonen som ska markeras. 2 Håll ner tangenten Ctrl och klicka på den andra ikonen som ska markeras. 3 Fortsätt att hålla ner Ctrl och klicka på de ikoner som ska markeras. 4 När du har markerat alla ikoner släpper du Ctrl-tangenten. 22 Datakörkort Microsoft Office