Outlook Web App 2013

Transkript

1 Outlook Web App visningsfönster Outlook Web App 2013 Lathund Filteralternativ Sökfält Profilbild & Logga ut Klicka för att skapa ny e-post Sorteringsalternativ Aviseringar Navigationslist Inställningar Hjälp Minimera maximera mappträd Mailhantering Meddelandealternativ Mappträd Meddelandevy (inkorg) Läsfönster Grunder Du har nu fått inloggningsuppgifter till OWA och kanske har du redan testat din inloggning. OBS: Utseendet på OWA kan skilja beroende på vilken enhet du är inloggad på. Navigationslist Microsoft har en ny Navigationslist i fönstrets överkant som medger snabb åtkomst till dina Outlook Web App s moduler. Grundinställningar: Klicka på ikonen "Inställningar" och välj "Visa inställningar". Läsfönster: Klicka på "Läsfönster". Där kan du välja var Läsfönstret ska visas på din skärm. Andra inställningar som kan göras på samma plats är inställningar för Meddelandelista, Konversationer och Skräppost. Klicka slutligen på "OK" för att bekräfta dina ändringar. Ställ in utseende som EGweb: - Dölj Läsfönster. Klicka.Inställningar/Visa inställningar/läsfönster - Stäng av Konversationer. Klicka.Konversationer efter (datum)/konversationer/av Sortera/Filtrera: Använd alternativen i varje modul enligt bild här ovan. E-post: Modul som visas som standard när du öppnar OWA. Vyn ovan visar en mappstruktur med alla mappar som du skap at och är kopplade mot ditt konto i Exchange. Kalender: Klicka på denna länk för att nå din kalender och dina inlagda händelser. Kontakter: Klicka här för att komma åt information kring dina kontakter. Uppgifter: Uppgiftsvyn visar alla dina Outlookuppgifter och flaggade objekt. Logga ut: Klicka på ditt användarnamn och välj "Logga ut".

2 E-posthantering Skapa och skicka e-post: Klicka på E-post i Navigationslisten och klicka på "Nytt e-postmeddelande". Se bild på förra sidan. Lägg till mottagare i avsett fält, skriv in text i fältet "Ämne", skriv in din meddelandetext och klicka på "Skicka" i menyn högst upp. Bifoga filer: I fönstret "Nytt e-postmeddelande" klickar du på "Infoga" i menyn högst upp och väljer "Bifogad fil". Leta reda på och välj den fil du vill bifoga. Klicka på "Skicka". Infoga bild: I fönstret "Nytt e-postmeddelande" klickar du på "Infoga". Välj "Infoga bild" och leta upp aktuell bild. Klicka på "Öppna". Prioritet: I fönstret "Nytt e-postmeddelande" klickar du på "Mer" ( ). Håll muspekaren över "Ange prioritet". Klicka på något av alternativen "Hög", "Normal" eller "Låg". Läs- och leveranskvitto: I fönstret " Nytt e-postmeddelande " klickar du på "Mer" (...). Välj "Visa meddelandealternativ". Bocka för "Begär leveranskvitto" och/eller "Begär läskvitto". Klicka sedan på OK. E-post/känslighet: I fönstret " Nytt e-postmeddelande " klickar du på "Mer" ( ). Välj " Visa meddelandealternativ ". Klicka på listpilen vid "Känslighet" och välj något av alternativen "Personligt", "Privat" eller "Konfidentiellt". Klicka sedan på "OK". Läsa e-post: Klicka på önskat mail i meddelandevyn. Mailets innehåll visas i "Läsfönstret". Visa/Öppna bifogad fil: Visa - Högerklicka på bifogningen i Läsfönstret och välj "Öppna länk i ny flik" el. "Öppna länk i nytt fönster". Förhandsgranska - Klicka på länken "Förhandsgranska" under fil-ikonen. Klicka på "X-et" för att lämna förhandsvisningen. Öppna/spara - Klicka direkt på bifogningen i Läsfönstret och välj Öppna eller Spara och klicka OK. Svara på e-post: Klicka på det mail du vill svara på. Överst i "Läsfönstret" klickar du på något av alternativen "Svara", "Svara alla" eller "Vidarebefordra". Skriv in din nya text i meddelandedelen och klicka slutligen "Skicka". Ta bort e-post: Markera det/de meddelanden som ska tas bort. Tryck på DELETE på tangentbordet. Kalenderhantering Visa en Kalender: Klicka på Kalender i Navigationslisten. I "Navigationsfönstret" till vänster behöver du ev. expandera aktuell kalendermeny. Välj sedan den kalender du vill visa. Ändra kalendervy: Välj ett av visningsalternativen "Dag", "Arbetsvecka", "Vecka" eller "Månad" i Kalendervyns övre högra hörn. Lägg till möte el. enskild händelse: Klicka på "Ny händelse". Fyll i all relevant information. Klicka på Spara alt. "Skicka" (ev. "Schemaassistenten"). Kom ihåg: händelser med deltagare, ett s.k. möte, har utökade inställningar. För att kategorisera en händelse eller för att bifoga objekt går du till "Fler åtgärder" ( ) högst upp i fönstret. Vid behov bocka i rutan Begär svar. Återkommande händelser: Klicka på "Ny händelse". Fyll i aktuella fält efter behov. I fältet "Upprepa" klickar du på listpilen och väljer ett alternativ för upprepning. För noggrannare inställningar väljer du listalternativet "Övrigt...", gör dina val i fönstret "Välj upprepningsmönster" och klicka på "Spara". När du är klar klickar du på "Spara" eller "Skicka" beroende på vilken typ av händelse du har skapat. Redigera händelser: Klicka direkt på den händelse du vill redigera i kalendern. Klicka på "Redigera". Om det är en upprepad händelse måste du ange om ändringen ska gälla den enskilda händelsen eller hela serien. Gör dina ändringar och klicka på "Spara" eller "Skicka". Ta bort/avboka händelser: Klicka på den händelse du vill ta bort i kalendervisningsfönstret och klicka på Ta bort eller "Avbryt". Om det är en upprepad händelse måste du välja om du vill ta bort/ avboka den enskilda händelsen eller hela serien. OBS Om det gäller möte måste meddelande om avbokning skickas till deltagarna för att händelsen ska tas bort. Svara på en mötesförfrågan: Klicka på E-post i Navigationslisten och välj mailet som innehåller mötesinbjudan. Välj något av svarsalternativen "Acceptera", "Preliminärt" el. "Upptagen" i "Läsfönstret". Innan du skickar ditt svar har du möjlighet att lägga till en kommentar i meddelandet. Kontakthantering Lägg till kontakt: Klicka på Kontakter i Navigationslisten och klicka på "Nytt". I menyn som visas väljer du "Skapa kontakt". Fyll i kontaktformuläret i avsedda fält med den information du behöver och klicka sedan på "Spara". Lägg till en kontakt från e-post: Klicka på E-post i Navigationslisten. Markera ett mail från den avsändare som du vill lägga till. I "Läsfönstret" klickar du på avsändarens namn och sedan på "Lägg till i kontakter" i kontaktkortet. Fyll i information i kontaktformuläret och klicka på "Spara". Lägg till en grupp: Klicka på Kontakter i Navigationslisten och klicka på "Nytt". I menyn som visas väljer du "Skapa grupp". I formuläret skriver du in gruppens namn och lägger till aktuella deltagare. Avsluta med att klicka på "Spara". Redigera kontakt: Välj kontakt/grupp som ska redigeras. Klicka på länken "Redigera" uppe till höger på kontaktkortet. Gör dina ändringar och klicka på "Spara". Ta bort kontakt: Välj kontakt/grupp som ska tas bort. Klicka på länken "Fler åtgärder" ( ) på kontaktkortet och välj "Ta bort". Uppgiftshantering Lägg till uppgift: Klicka på Uppgifter i Navigationslisten. Klicka på "Ny aktivitet". Fyll i formuläret med relevant information, bifoga ev. dokument och klicka på "Spara". Tidsbestämma uppgift: Klicka på Uppgifter i Navigationslisten. I uppgiften du vill tidsbestämma högerklickar du på flaggikonen och väljer något av "Flaggalternativen". Redigera/Uppdatera uppgift: Välj uppgiften du vill uppdatera. I "Läsfönstret" klickar du på "Redigera" uppe i högra hörnet. Gör dina ändringar och klicka på "Spara". Under "Fler åtgärder" ( ) hittar du bl.a. Kategorisera. Lägg in återkommande uppgift: Klicka på "Ny aktivitet". Fyll i information i formuläret. Klicka på "Visa fler detaljer" och markera önskat alternativ under "Repetitioner". Avsluta/Ta bort uppgift/post: I uppgiften du vill avsluta/ta bort klickar du antingen på "Markera som slutförd eller Ta bort. Samma åtgärder hittas uppe till höger i Läsfönstret.

3 Mer om hantering och inställningar Alternativinställningar: OBS! Avsluta alla åtgärder/ändringar med knappen Spara. Oavsett vilken modul du har öppen klickar du på ikonen Inställningar till höger om ditt namn. Klicka sedan på alternativet Alternativ längst ner i listan. Se bild närmast till höger. I Alternativ s vänstra meny klickar du åter på alternativet inställningar. Se bild 2 till höger. I listen som visas överst i nästa fönster (se förstoring här nedan) markerar du vilka inställningar du vill komma åt. I den översta stora bilden nedan är e-post markerad. Inställningar: E-post: Signatur; Lägg till en ny signatur som kan användas i utgående e-post. Läskvitton; Välj om du vill ha kvitto på att mottagaren läst ditt mail. Läsfönstret; Välj hur din e-post ska visas och hur läst e-post ska hanteras. Konversationer; Välj hur din e-post ska sorteras i läsfönster och samtalslistor. Meddelandeinställningar - format och alternativ; Välj alternativ för hur du ska uppmärkas på nyinkommen e-post. Kalender: Utseende; Välj hur kalendern ska visas genom att välja arbetsvecka och där lägga in dina arbetstimmar och arbetsdagar. Påminnelser; Här kan du välja hur du ska påminnas om inlagda kalenderhändelser. Automatisk hantering; Inställningar kring hur mötesförfrågningar, svar och meddelanden hanteras. Meddelandeaviseringar; Nationella inställningar: Möjligheten att ställa in önskat språk, tid och tidzon. Inställningar för lösenord: (ändra lösenord) I Alternativ s vänstra meny klickar du på alternativet konto. Se bild. Konto: Kontoinformation; Denna del tillåter dig att uppdatera din personliga information som visningsnamn, kontaktuppgifter. Genvägar till...; Denna del tillåter dig att ställa in Frånvaromeddelande och även få tillgång till automatiska konfigurationsverktyg för att ställa in Outlook e-postklient. I Alternativ s vänstra meny klickar du på organisera e-post. Se bild ovan. Ordna e-post: Inkorgsregler; I det här avsnittet kan du läsa om hur du skapar regler för inkommande post. Du kan bl.a. dirigera e-post till specifika mappar i din inkorgs mappstruktur.

4 Ordna e-post forts: Automatiska svar; Ställ in dina Frånvaromeddelanden för inkommande e-post. Leveransrapporter; Använd leveransrapporter för att söka efter leveransinformation kring meddelanden som du har skickat eller tagit emot. Du kan begränsa sökningen till meddelanden med vissa sökord i ämnet. Telefon: Mobilenheter; Man kan ta bort en enhet, få tillgång till enhetens återställningslösenord, initiera en fjärrenhet eller spärra en telefon om den kommer bort. Textmeddelanden; Blockera eller Tillåt: Filtrera och/eller flytta; Möjlighet att automatiskt filtrera skräppost eller flytta oönskade mail till mappen Skräppost. Ange adresser (domäner) som aldrig ska hamna i skräppost, s.k. safelists. Offlineinställningar: ( och åtkomst till andra inställningar) Oavsett vilken modul du har öppen klickar du på ikonen Inställningar till höger om ditt namn. I denna lista hittar du bl.a. alternativet Offlineinställningar som du nu klickar på. (Titta gärna på de andra alternativen i listan.) I Offlineinställningarna kan du aktivera eller stänga av s.k. Offline-läge. Nu kan du starta OWA 2013 i webbläsaren och börja arbeta, även om det inte finns tillgång till nätverksanslutning. Det arbete du gör oansluten synkroniseras automatiskt nästa gång du ansluter till nätverket. Det är viktigt att notera att de flesta e-post och kalenderåtgärder som att skicka e-post och kalenderinbjudningar, ta bort e-post, få påminnelser, mötesinformation, flagga och kategorisera meddelanden, etc. även fungerar i offline-läge. Endast de senaste 3 dagarna eller 150 e-postmeddelanden (det som uppnås först) är tillgängliga i Inkorgen, Utkast eller annan mapp. I kalendern finns händelser för en längre period tillbaka (ex. föregående månad och framtida år) tillgängliga.

5 Nyheter En ny modern stil har tillämpats på webbgränssnittet för att det ska likna utseendet på övriga Microsoft Office 2013-program. Här är några noterbara förändringar i nya OWA. Inline Compose; Tillåter användare att snabbt skriva och skicka meddelanden utan att öppna ett nytt fönster för att göra det. Formaterad text; När du skriver eller svarar i HTML-läge, finns bara grundläggande formateringsverktyg tillgängliga. För att lägga till fler verktyg, klicka på nedåtpilen bredvid verktygen. Utkast/Lagring; Utkast till svar lagras nu med det ursprungliga meddelandet kvar som gör det lättare att gå tillbaka och se över dem. Utkast av nya meddelanden lagras fortfarande i mappen utkast. Snabb Filter; Ett klick är allt som behövs för att filtrera e-post efter allt, olästa, för mig, och flaggade. Dra-och-släpp bifogade filer; Miniatyr av Bifogade bilder; Hantering; I Microsoft Exchange 2013 kan användare hantera sina kontakter via OWA-gränssnittet. Användarna har möjlighet att lägga till nya kontakter, välja kategorier och sortera kontakter i bokstavsordning. Användarna kommer att ha möjlighet att visa sin Adressbok och sitt Adressregister offline. Kalender; Microsoft Exchange 2013 tillåter användare att hantera sina avtalade tider och möten via OWA-gränssnittet. Användarna har möjlighet att dela sin kalender, skapa personliga kalendrar, lägga delade kalendrar inom sitt område och publicera en kalender på nätet. Uppgifter; Microsoft Exchange 2013 ger användarna möjlighet att hantera sina uppgifter via OWA-gränssnittet. Användarna har möjlighet att skapa nya uppgifter, hantera sina uppgifter och skapa aktivitetslistor.