Hantering av systemet Zimbra

Transkript

1 Innehållsförteckning Hantering av systemet Zimbra 1.Utseende Hantering Spam till Skräp(Junk) Sätta automatiskt mailsvar Uppgifter (Tasks) Ärenden Etiketter Skapa nytt Skicka Kalender Skapa dokument Inställningar...9

2 1. Utseende Zimbra har ett webbgränssnitt som man enkelt kan navigera sig runt i. Standardutseendet ser ut som nedan; Som man ser på bilden så har Zimbra sju stycken olika Tabbar vilket alla har en egen funktion. När man klickar på dessa tabbar ändras menyn till vänster för att tillfredsställa de andra funktionerna Tema För att ändra tema på sin mail går man in på Inställningar. Se bild;

3 2. Hantering Nedan följer anvisningar hur man utför diverse ärenden via detta system. Något som är väldigt bra är Zimbras filtersystem där man skapar regler för hantering av sin . Även Etiketterna är väldigt smidiga då det går att sätta etiketter för alla möjliga händelser eller kategorier man kommer på, dessa går i stort sett att sätta på de flesta funktionerna eller föremålen i Zimbra Spam till Skräp(Junk) För att göra hantering av spam lätthantering har Zimbra mailsystemet ett inlärningssystem. När man får spam mail som gått igenom de hinder som finns och sedan hamnat i eran inkorg, kan man vänster klicka på detta mail och dra det till mappen i vänstra menyn som heter Skräp eller Junk på den engelska varianten. Detta medför att Zimbra automatiskt lär sig hur de mail som egentligen är spam ser ut och efter några mail av samma karaktär stoppar Zimbra dessa automatiskt i framtiden från att hamna i eran inkorg Bild nedanför visar hur det kan se ut när du flyttar mail från någon mapp(i bildens fall från skickat mappen) till skräp(junk) mappen;

4 2.2. Sätta automatiskt mailsvar. För att sätta ett automatiskt mail som skickas när man får inkommande mail görs genom att man går in först på inställningar(properties) genom att klicka på inställningar-tabben. Sedan klickar man på E-post i den vänstra menyn. Skrollar man sedan neråt kommer man till följande bild; Där klickar man i rutan Skicka automatiskt svarsmeddelande och sedan skriver in sitt meddelande samt väljer datum de skall börja gälla samt sluta gälla om detta är något som behövs Uppgifter (Tasks) Uppgifter(Tasks) kan ses som att göra listor eller progressrapport för sig själv hur det går. Man skapar dessa genom att klicka på Uppgifter-tabben samt sedan klicka på Skapa. Därefter kan man välja namn på sin uppgift, var den befinner sig samt även vilka tider den skall gälla inom och prioritet, samt sist men inte minst vad det är för utveckling på den.

5 Inställningar för vilken tid det är samt utvecklingen syns på bilden nedanför; För att sedan spara sin uppgift(task) klickar man på Spara Ärenden 1) Inkorgen i zimbra fungerar precis likadant som i Outlook, klickar på den och får upp dess epost som ligger under mappen inkorgen. Lika fungerar även Skickat, Utkast, Skräp och Papperskorg mapparna likadant som i Outlook. För att skapa nya mappar använder man knappen. 2) Chatten, i skapa menyn som visas under rubrik Skapa nytt går det att göra nya chattar som hamnar under denna mapp. Det blir liknande en ruta som Microsoft Messenger.

6 2.5. Etiketter Det går att skapa etiketter i Zimbra. Dessa kan man sätta en egen färg på samt tagga olika mail med denna etikett för att enkelt sortera upp vissa mail som man själv väljer. Etikett delen på gränssnittet hittas på vänsterdelen av Zimbra och ser ut på följande sätt; Har man inga etiketter är denna lista tom. Men det går att skapa egna och namnge dessa själv, detta görs via knappen som ser ut Skapa nytt I den här menyn kan man skapa många nya saker. Möten, mail, uppgiftslista, anteckningar, mappar, etiketter, kontakter och kontaktgrupper.

7 2.7. Skicka Gränssnittet för att skicka ser ut på följande sätt; Här kan man sätta samma prioriteringar som i Outlook och bifoga filer vid behov Kalender Man har även en kalender i Zimbra som man kan använda för att boka in möten eller andra händelser som är viktiga att komma ihåg. Det går även att göra flera kalendrar med olika innehåll beroende på vad man behöver använda dessa till. Detta görs i vänstermenyn på knappen. Högerklickar man med musknappen på de fält man vill ha får man upp en meny där man kan skapa nya händelser eller möten som i bilden nedan;

8 Har man skapat ett privat möte kan det exempelvis se ut som nedan; 2.9. Skapa dokument Vill man skapa dokument kan man gå in under tabben Portfölj eller på den engelska varianten Portfolio och använda knapparna Nytt dokument, nytt kalkylblad eller ny presentation. Se bild nedanför knapparna presentation och kalkylblad;

9 3. Inställningar Det går att ställa in allt från språk, tema, tid till signaturer och hantering av multipla konton. Menyn under inställningar-tabben ser ut på följande sätt; Under signaturer går det att lägga till multipla signaturer som man kan välja och vraka mellan när man skickar .(se bild nedanför) Annars är det under Allmänt som tid, tema och de mer generella inställningar sätts. Under filter kan man sätta igång egna filter som kan hantera flytt av till vissa mappar beroende på vem som skriver samt kasta vissa .