Tips & tricks i Outlook 2010

Transkript

1 Tips & tricks i Outlook 2010 Ancor Business Coaching & Training Birger Jarlsgatan 18A Stockholm E-post: cornelia.eneroth@ancor.se Tel: Sida 1 av 8

2 Ta bort ljud, pre-view etc när nytt mail kommer 1. Välj menyn ARKIV Alternativ 2. Rubriken i vänterkanten E-post 3. Välj rubriken När ett meddelande kommer 4. Ta bort alla markeringar 5. Klicka OK Mappstrukturen i din mailbox Döp dina mappar med en punkt (.) i början alt. börja med en siffra för att de ska hamna högst upp i mappstrukturen.. Högerklicka på varje enskild mapp och välj Egenskaper (Properties) för att välja om du vill visa:(blå siffra) = antal olästa mail (grön siffra) = totalt antal mail Skapa de tre mapparna Att göra, Spara, Läsa ( du kan naturligtvis döpa dem till vad du vill). Ange punkt eller siffra för att ange ordningen på mapparna. Kategorier Skapa kategorierna: Bråttom, När möjligt och Väntar på svar Passa på att skapa andra kategorier du tror du kommer vilja ha. Det här är din stora möjlighet personalisera din Outlook. Se sektionen längre ner för mer information Markera mail som olästa för att komma ihåg? Vill du slippa att dina meddelanden markeras som lästa bara för att du bläddrar mellan dem? 1. Välj menyn ARKIV Alternativ (FILE Options) 2. Rubriken i vänterkanten Avancerat (Heading left-hand side: Advanced) 3. Rubriken Outlook-fönster (XX)knappen Läsfönster (Reading Pane), avmarkera de första två rutorna, klicka OK, OK (Deselect the first two options, OK, OK) Färga meddelanden från viss avsändare Mail från en viss avsändare kan färgmarkeras automatiskt. 1. Välj menyn VISA Vyinställningar, klicka på knappen Villkorsstyrd formatering, klicka på Lägg till, skapa ett namn på denna regel i rutan Namn, välj önskad färg, klicka på knappen Villkor (Add-Name-Condition). 2. Ange i rutan Från vem som är avsändare 3. OK. Sida 2 av 8

3 Kortkommandon Ctrl+R: svara på mail Alt+R: svara alla eller hoppa till kalender vyn Alt+W: vidarebefordra eller hoppa till kalender vyn Ctrl+M: F9 Skicka/Ta emot Alt+S: Skicka mail Snabbsteg Spara tid genom att skapa genvägar till kommandon du ofta upprepar som t ex att du flyttar mail till en särskild mapp, skicka meddelanden till en hel grupp, kategorisera mail etc 1. Klicka på listpilen vid grupperingen Snabbsteg 2. Välj Nytt snabbsteg välj önskad aktion 3. Skapa snabbsteg som hjälper dig att enkelt sortera in dina att göra mail på rätt ställe genom att 4. Hjälper mig att flytta mail automatiskt till rätt folder. 5. Välj quickstep 6. Skapa nytt steg som heter Spara 7. Skapa nytt steg som heter Att göra bråttom gm att ändra ikon till utropstecken, flagga med idag och välj kategori röd 8. Skapa nytt steg som heter Att göra - När möjligt, ändra icon till flagga, välj kategori som heter När möjligt, flagga med Den här veckan 9. 5) Nytt steg som heter När svar kommer, välj icon information, flagga utan datum, 10. 6) Sista Läsa, action flytta till läs foldern 11. Reorder gm att flytta in en ista Snabbdelar Återanvänd saker du skriver ofta med hjälp av Snabbdelar Skapa ett nytt mail och markera texten i fönstret, klicka på fliken Infoga, klicka på Snabbdelar dropdown och välj "Spara val till Quick Parts galleriet". Sida 3 av 8

4 Automatiska regler 1. Välj menyn ARKIV Info klicka på knappen Hantera regler och aviseringar knappen Ny regel. 2. Gå till rubriken Börja med en tom regel och markera Kontrollera meddelanden när de anländer 3. Följ guiden och besvara tre frågor: 1) Vilka mail ska Outlook agera på? 2) Vad ska Outlook göra med dessa mail? 3) Finns undantag? 4) Döp regeln med önskat namn. Ex på uppskattade regler: Flytta CC-mailen, Kopiera alla inkommande mail, VS Diverse Du kan förhandsgranska bifogade filer i ett mail genom att högerklicka på bilagan och välj Förhandsgranska Konversationsvy för att lättare kunna följa långa e-post trådar. Välj VISA-menyn, Konversationsinställningar Knappen Rensa på START-menyn hjälper dig att undvika att spara dubbletter och överflödiga mail. Det senaste blir kvar. Knappen Ignorera på START-menyn förhindrar att ytterligare svar i en konversation visas i din inkorg. De flyttas till Borttaget. Sätt lite färg på tillvaron För att tydliggöra vad du har bokat in på en dag kan du välja att färgmarkera dina möten. Högerklicka (right click a meeting) och välj Kategorisera (Categorize). Därefter är det bara att bestämma den färg som passar dig bäst Dessutom kan du redigera texterna och färgerna på de kategorier som finns genom att klicka på knappen Kategorisera i verktygsfältet. Låt Outlook jobba - färglägg automatiskt. Du kan skapa regler som utifrån en given text färgar din bokning, t ex alla Månadsmöten blir blåmarkerade. 1. Välj menyn VISA Vyinställningar - klicka på knappen Villkorsstyrd formatering Lägg till (xx) 2. Ange ett namn (Name) på din nya regel 3. I rutan Beteckning (Color) väljer du en färg Klicka på knappen Villkor (Condition) för att på raden Sök efter ordet/orden ange den text som ska färga Sida 4 av 8

5 Välj datum för möte När du ska ange datum för ett nytt möte, varför inte prova att skriva följande i rutan: Imorgon 2 veckor 1 månad När du skriver klockslaget går det utmärkt att skriva 1015 utan kolon emellan. Sparar en knapptryckning Visa alla fredagar Håll ner CTRL på översiktsdelen till höger i kalendervyn för att kunna markera t ex de nästkommande tre fredag- arna.(ctrl + select optional dates) Därefter är det enkelt att dra-&-släppa ett möte från ena veckan till en annan vecka. Kalendergrupper Bokar du ofta möte med samma människor eller skulle du vilja få en bra överblick på lediga konferensrum? Prova detta 1. Klicka på menyn START - knappen Kalendergrupper (xx) 2. Välj Skapa ny kalendergrupp (New), ange ett namn (Type a name) 3. Därefter väljer du de personer eller konferensrum som ska ingå i listan. (Add the people to your list.) Högerklicka för att Boka möte med alla (right click - Make meeting with all) eller Boka som resurs. Visa uppgifter även i kalendern Du kan enkelt ordna så att du har dina tre närmaste möten samt uppgifter lätt tillgängliga även när du arbetar med din kalender. Välj menyn VISA Att göra-fältet - Normal (View ToDo Bar - Normal). Under menyvalet Alternativ (Options) kan du välja vad som ska visas i detta fält. Flagga ett mail blir en todo i din kalender Så fort du har flaggat upp ett mail eller en uppgift så kan också den visas i vyn för kalendern. Normalt kommer den att hamna längst ner på skärmen. Välj menyn VISA Att göra-fältet - Normal (View Daily Task List - Normal). Välj Alternativ (Options) för att göra ytterligare inställningarna. Sida 5 av 8

6 Visa endast uppgifter som inte är klara Högerklicka i den grå listan Uppgiftslista och välj Ordna efter Kategorier (Arrange by Categories) samt upprepa högerklickningen och välj: 1. Vyinställningar (xx). 2. Gå in på Filtrera (Filters) och fliken Avancerat (tab Avanced) 3. Leta fram villkoret Slutfört lika med Nej (Complete = No). Klicka på Lägg till (Add) och stäng sedan. Uppgifter - parkera och vy Här parkerar du saker som ska göras när du får luckor över.om det börjar bli bråttom flyttar du över uppgiften till din kalender i stället Hur mycket information vill du se när du går in på Uppgifter? Gör ett aktivt val Högerklicka på rubrikraden och välj Anpassa aktuell vy välj knappen Gruppera längst ner till höger väljer du Komprimera alla. Nästa gång ser du endast dina kategorirubriker. Sida 6 av 8

7 Skapa egna kategorier för kalendern/uppgifter Välj knappen Kategorisera (Categorize) och välj Alla kategorier (All categories). Här är några exempel: Så här skapar du kategorier: I valfri vy klickar du på Kategorisera i gruppen Taggar på fliken Start och klickar sedan på Alla kategorier. Det är praktiskt att ha en kategori för: 1. Var och en av dina underställda och din chef för objekt som du vill gå igenom nästa gång ni träffas (t.ex. en kategori med namnet 1:1 Chef). 2. Var och en av dina huvudsakliga platser eller aktivitetstyper, så att du kan utföra massåtgärder (en viktig del av uppgiftshantering), till för uppgifter som du kan göra på väg hem från för uppgifter som rör e-postmeddelanden, möten eller andra delar av Outlook för uppgifter som du bara kan göra för objekt som du behöver för att förbereda sig för ett för uppgifter som du behöver lämna datorn för att göra, t.ex. kopiera ett för uppgifter som du bara kan utföra på webben eller med en för samtal du måste ringa eller ta för uppgifter som handlar om att bara läsa, inte svara. Den här kategorin kan du använda för långa meddelanden eller bilagor som du måste läsa, men inte hinner med för meddelanden eller uppgifter som du väntar svar på, men som inte kräver någon uttalad åtgärd från din sida.. 3. Varje viktigt ämne eller projekt så att du enkelt hittar meddelanden som rör ett visst ämne, särskilt om det inte finns något ord i meddelandets brödtext eller ämnesrad som får det att dyka upp i en sökning. 4. Viktiga saker som måste utföras idag och inte kan skjutas upp. Sida 7 av 8

8 Vad vill du se när du öppnar Outlook? 1. Välj menyn ARKIV Alternativ rubriken Avancerat 2. Bläddra till rubriken Starta och avsluta Outlook (XX) 3. Klicka på knappen Bläddra (Browse) och markera Kalender (Calendar) Eller om det hellre är mejl eller tasks 4. Klicka OK + OK Bästa tipset dra-och-släpp Dra ett mail till kalendern Dra ett mail till uppgifter Dra ett mail till kontakter Dra en uppgift till mailen Dra en kontakt till mailen Vad händer om du drar med höger musknapp? Sida 8 av 8