First Class ATT TÄNKA PÅ VID INSTALLATIONEN

Transkript

1 ATT TÄNKA PÅ VID INSTALLATIONEN Det händer, speciellt i datorer med spärrkort att man, trots installationen, manuellt måste ställa in adress till FirstClass servern. Detta gör man endast om ett felmeddelande kommer upp. I så fall klickar du med vänster musknapp på OK och väljer Ställ in I rutan enligt nedan, intill Server, skriver du detta: c4buf.kristianstad.se som är adressen till FirstClass servern. 1

2 När du har gjort det, klickar du med vänster musknapp på Spara. Kontrollera att porten är inställd. Detta gör du så här: 1. Välja knappen Avancerat (överst till höger enligt bilden på föregående sida) 2. Välj fliken Avancerat 3. Kontrollera att 510 eller 3004 står i rutan för TCP-port 2

3 När du har gjort dessa inställningar, klickar du på Spara och därefter på Spara en gång till. Nu kan du logga in på FirstClass. Detta gör du genom att skriva in ditt användarnamn och lösenord. ANVÄNDARNAMN OCH LÖSENORD Ditt användarnamn består av enhetsbeteckning och dina initialer. I mitt fall, som tillhör IKT-projektet och heter Maré Johansson ser användarnamn ut så här: Iktmjn. Mitt lösenord syns på skärmen som stjärnor. Det är bara jag som känner till mitt lösenord. Om du glömmer ditt lösenord kan du få hjälp hos IT-servicen eller Rolf Sjöberg. Du kan inte få ditt gamla lösenord eftersom administratören inte kan se det. Du får ett nytt lösenord som du själv ändrar. Kom ihåg! Förvara ditt lösenord på e säker plats. Låt ingen annan använda det! LOGGA IN OCH LOGGA UT När du har skrivit in användarnamn och lösenord i respektive ruta klickar du med vänster musknapp på nappen Logga in Klicka aldrig på knappen Spara! Trots att lösenordet syns som stjärnor, sparas det i systemminnet och vem som helst kan logga in på FirstClass och uppge sig för dig! Du är nu inloggad till FirstClass och rutan du ser är ditt Skrivbord i programmet. 3

4 Det är viktigt att logga ut när du går ifrån dator. Det finns endast 2 säkra sätt att stänga av programmet. 1. Välj Arkiv och Avsluta 2. Du klickar på sista knappen, uppe i knappraden (bredvid knappen med en symbol av väska) 4

5 BLANKETTER OCH MALLAR När du skickar e-postmeddelande kan du göra det som ett brev eller använda flera olika mallar. Dessa hittar du under meny Arkiv och Nytt HISTORIK Det går bra att se om brevet du skickade, har kommit fram och blivit läst. Detta gör du genom att hitta filen (brevet) under ikonen Mail Box, klicka på den med höger musknapp och välja Historik. 5

6 IKONER OCH DESS BETYDELSE När du loggar in till FirstClass har du Skrivbordet öppet. För att skicka e-post gör du det från Skrivbordet eller MailBoxen. Röd Flagga betyder att du har ett oläst meddelande. Övriga ikoner är olika Forum. Tänk dig en byggnad med flera rum och en massa anslagstavlor där. När du skickar e-post från ditt Skrivbord eller MailBox måste du skriva e-postadressen själv. Däremot, när du skickar e-post och står i någon av forumen, kommer adressen att stå där automatiskt. Programmet tror att du vill lämna ett meddelande på märkt brevpapper ÄNDRA LÄSMARKERING Röd flagga intill ett meddelande betyder att meddelande är oläst. Röd flagga intill konferensmappen eller Mailbox betyder att det finns nytt, oläst meddelande där. Du kan avmarkera hela mappar eller enstaka meddelanden som har röd flagga, t ex Forum, Personalforum eller annat som du vill avmarkera utan att läsa. Detta kan du göra genom att trycka ner Ctrl knappen och samtidigt peka med muspekaren på flaggan och klicka 1 gång med vänster musknapp. Du kan även klicka med höger musknapp på konferensen/meddelande och därefter välja Ändra läsmarkering 6

7 INSTÄLLNINGAR FÖR SKRIVBORDET Som ny användare behöver du kanske ändra inställningar för ditt Skrivbord. Detta gör så här: 1. Klicka på Redigera och välj Inställningar 2. Under fliken Generellt kan du göra ändringar av Skrivbordet. Det är ungefär som att köpa nytt skrivbordsunderlägg 3. Under fliken Innehåll/Redigering gör du inställningar som ska gälla för e-post. Vilken typsnitt du vill använda, färg, bakgrund m m. Även Stavningskontroll kan göras. 7

8 4. Fliken Innehåll/Visa låter dig att bestämma hur inkommande post ska se ut. 5. Fliken Meddelandehantering/Direktsamtal är en viktig flik. Där kan du avgöra om du vill eller inte vara anträffbar för inbjudan till direkt samtal. Dessa poppar upp i tid och otid eftersom du är anträffbar. Du kan bestämma att inte tillåta andra anropa dig genom att klicka i rutan Acceptera inte inbjudningar 8

9 6. I fliken Meddelandehantering/Signatur kan du skriva in en hälsningsfras, ditt namn eller annat som du vill ska finnas i varje brev du skickar ut. I så fall glöm inte att bock för i rutan Lägg till automatiskt till signatur PRESENTATION Varje användare på BUF On-Line måste ha en presentation. Presentation är en funktion där du skriver några rader om dig själv, var du arbetar, vem du är, vad du tycker om osv valet är ditt men det måste framgå vem du är eftersom det kan finnas 2, 3 användare med liknande namn. Syftet med presentationen är att vi undviker felaktiga mail eller annat som skickas till fel person. Du kan även lägga till bilden i din presentation. Så här skapar du presentationen: 1. Klicka på Arkiv och Öppna 2. Välj Presentation 9

10 3. Nu kan du skriva in din presentation. Du behöver inte spara. Så fort du stänger fönster, sparas din presentation i systemet. Självklart kan du anpassa färgen och storleken på typsnitt. Du kan även infoga en bild. 10

11 Så här gör du för att infoga en bild: 1. Öppna bilden i ett program för bildhantering (PaintBrush, PhotoPaint, LviewPro, PhotoShop, InternetExplorer m m) 2. Kopiera bilden 3. Gå till din presentation 4. Klicka med höger musknapp i den lilla ruta till vänster om Namnfältet 5. Välj Klistra in Du kan, om du har den senaste FirstClass klienten , infoga bilden direkt i presentationen. I så fall gör du på samma sätt som ovan men klistrar in bilden intill, ovan eller under texten Bilden finns nu i systemet. För att se den bilden som finns i rutan uppe till vänster dubbelkickar du med vänster musknapp i den lilla ruta LÄSTA OCH OLÄSTA MEDDELANDE Hur kan man skilja på lästa och olästa meddelanden? Alla olästa meddelanden har en röd flagga intill Avsändaren. Röd flagga betyder att meddelande är oläst Lästa meddelande förlorar flaggan bredvid. Man kan ändra Läsmarkeringen vilket betyder att man gör meddelanden lästa utan att de är lästa egentligen. Varför ska man göra det? Har man inte varit inkopplad länge finns det en massa information i de olika forumen som inte varit läst. Nya inlägg kommer nästan dagligen och det är svårt att se vad som har tillkommit sedan man har varit inloggad. 11

12 Det enklaste är att göra meddelanden olästa och gå igenom dem efter hand. Samtidigt ser man vilka som är de senaste eftersom de får en röd flagga intill sig. Det finns två sätt att ändra läsmarkeringen. 1. Du kan klicka med höger musknapp på mappen eller meddelandet (avsändarens namn) och klicka med vänster musknapp på funktionen Ändra läsmarkering. 2. Du kan hålla Ctrl knappen på tangentbordet nere, samtidigt som du pekar med pekaren mitt i den röda flaggan och klickar med vänster musknapp. 12

13 Meddelanden i Mailboxen som har en grå eller vit flagga intill är osända meddelande där du redan fyllt i mottagaren men inte skickat eller där det endast står Till nytt meddelande. I det senare fallet är det en tom blankett som du tog fram men aldrig använde. SKICKA OCH TA EMOT E-POST skickar du från mappen Mailbox. Detta gör du det genom att klicka på första knappen, uppe till vänster, i knappraden. Knappen har en symbol av adresserat och frankerat kuvert. Det finns 2 typ av . Den ena när du skickar brev från MailBoxen. Då måste du skriva adressen i adressfältet (intill Till) själv. I andra fallet, när du är i någon av Forumen, t ex Personalforum, Saker och Ting m m. Om du klickar på kuvertsymbolen i dessa forum, öppnas brevpapper, dvs fönster för att skriva med adressen inskriven. Detta kan man jämföra med färdigadresserat brevpapper. I din Mailbox är brevpapper blanka, du fyller adressen själv, i forumen/övriga mappar, är brevpapper märkt med forumets/mappens adress. 13

14 Brevpapper som det- ser ut från Mailbox. Observera att Till fältet är blankt Brevpapper som det ser ut från de olika forum/mappar. Observera att Till fältet innehåller adress När du har skrivit mottagarens namn, är det viktigt att trycka på knappen Enter på tangentbordet för att bekräfta brevet. Först när symbolen av en röd gubbe står bredvid mottagarens namn, eller konferenssymbol om du skickar ett inlägg till konferenser, kan du posta ditt . 14

15 Hur postar du brevet? Klicka med vänster musknapp på den andra knappen till vänster, i knappraden. Knappen ser ut som en röd poststämpel ovanför ett vitt ark. E-POSTADRESS E-postadress består av namn, efternamn, snabel A - och domän som i datasammanhang är som postadress. Användare som är registrerade på FirstClass har adress enligt följande: 1. elever: förnamn.efternamn.skola@utb.kristianstad.se 2. personal: förnamn.efternamn@utb.kristianstad.se För användare inom FirstClass räcker det att skriva för- och efternamn. Detta innebär att i stället för att skriva mare.johansson@utb.kristianstad.se, kan du bara skriva Mare Johansson. Skriver du till någon som inte använder FirstClass, måste du skriva hela e-postadressen, dvs allt som står före och efter snabel A 15

16 BESVARA MAIL OCH INLÄGG Besvara Om du läser inlägg i en konferens och väljer funktionen Besvara kommer ditt svar att hamna i konferensen. För att besvara ett inlägg så att ditt svar hamna i en offentlig konferens gör du så här: 1. Öppna inlägget 2. Klicka på 3-e knappen från vänster (symbol av kuvert med en böjd pil) 3. Skriv ditt svar. Adressen till konferensen finns redan där OBS! Om inlägget/mail innehåller många mottagare i fältet till och du väljer Besvara kommer ditt svar att gå till samtliga på listan 16

17 Besvara avsändaren Om du vill besvara avsändaren, dvs personen som skickade mail och inte vill att andra ta del av det väljer du funktionen Besvara avsändaren. Så här gör du det: 1. Öppna mailet/inlägget 2. Välj 4-e knappen från vänster 3. Skriv ditt svar. Adressen till mottagaren står redan i fältet Till Besvara med citat Om du vill kommentera hela eller delar av inlägg/mail kan du göra det genom att först markera texten i mailet/inlägget och därefter välja besvara alt besvara avsändaren. Texten som du markerade kommer att infogas i svarsmailet du skriver 17

18 GÖRA OSÄNT Du kan göra ditt meddelande eller inlägg osänt. Funktionen gäller dock för inlägg på i konferenser och mail skickade internt, dvs när du använder endast avsändarens föroch efternamn. Detta innebär att inlägget eller mail försvinner från mottagarens Mailbox alt konferensmapp. Så här gör du inlägg/mail osänt 1. Öppna din MailBox 2. Leta upp inlägget/mailet som du vill göra osänt 3. Öppna det 4. Klicka på andra knappen från vänster Ditt meddelande har nu fått en grå flagga intill och är osänt. Du kan korrigera det, göra tillägg eller radera 18

19 FORUM Forum kan man jämföra med anslagstavlor. Det finns många allmänna forum i FirstClass. Den vanligaste och mest besökta är nog BUF on line. Allt som skrivs i dessa forum är offentligt och kan läsas av alla. För att göra ett inlägg, dubbelklicka du på mappen/forum du vill skriva till och skicka en enligt instruktioner i avsnitt Skicka och ta emot . KATALOG Vad är katalogen i FirstClass? Katalogen är en sammanställning av alla användare på FirstClass. De kan ses med för- och efternamn men systemet vet att det är en e- mailadress som döljer sig bakom. I katalogen kan du söka användare genom att skriva hela eller endast delar av namnet, t ex om du söker Karin Svensson Önnestad, räcker det om du skriver Ka Sv On. Katalogen kommer då att visa alla användare som matchar din sökning. Katalogen öppnas även när du skickar e-post till mottagaren med ett vanligt namn, t ex Eva Nilsson. Då det kan finnas flera som heter Eva Nilsson och endast en siffra 19

20 intill namnet skiljer mottagaradressen åt frågar Katalogen vilken av dessa användare har du tänkt a till Vi ska titta på Katalogen och vad händer där när vi söker samt hur kan vi försäkra oss att det är rätt person vi mailar till Katalogen hittar du genom att klicka en gång på knappen med en symbol av pekfinger som pekar nedåt på en tjock, uppslagen, gul bok. När du klickar på den här knappen öppnas meny för alla användare i FirstClass. I fältet Mönster skriver du personens namn. Nedan kommer systemet visa dig alla träffar som stämmer in på din sökning. Om det finns fler med motsvarande namn, 20

21 som i exempel ovan, markerar du namnet genom att klicka på det en gång med vänster musknapp och därefter klickar du på knappen Presentation. Observera att när du har skapat personliga andresser och sändlistor, kommer dessa att visas i katalogen men endast när du har loggat i och öppnat den. Detta för att sändlistor och adresser som du skapra är endast dina och kan ej ses av andra användare SYMBOLER I KATALOGEN OCH MAILADRESSER Både i katalogen och i inläggen/mailen förekommer olika symboler intill namnet/adressen på avsändaren. Normalanvändare Fjärranvändare Personlig adress eller sändlista Konferens 21

22 SÄNDLISTA OCH PERSONLIG ADRESS Sändlista eller personliga adresser kan du skapa om du skickar samma mail till en grupp. Du ska först öppna adressboken. Detta gör du genom att välja knappen med en symbol av pekfinger som pekar neråt, på en tunn, gul bok. Den här menyrutan öppnas: Här kan du skapa personlig adress eller en sändlista. 22

23 Personlig adress Du behöver inte alltid skriva den långa mailadressen till din vän. Du kan förenkla det genom att skapa en personlig adress. Så här gör du för att skapa den 1. Klicka på första knappen uppe till vänster. I fältet namn skriver du namnet på din personliga adress, samma namn som du senare ska använda som mottagaradress när du skickar mail, t ex Mamma. Nedan skriver du e-postadressen, t ex greta@swipnet.se. Du måste ju tala om för FirstClass vem Mamma är. Kom ihåg att trycka på Enter när du har skrivit adressen. Stäng och spara. 23

24 Sändlista När du vill maila till en större grupp personer, t ex arbetslaget o dyl kan du skapa en sändlista som du döper just till Arbetslag. Därefter skriver du in alla namn på personer som ingår i arbetslaget. När du sedan ska maila alla behöver du bara skriva namnet på sändlistan. När du skapar sändlista gör du det så här: 1. Klicka på andra knappen, uppe till vänster. 2. Radera Ny personlig sändlista och skriv önskat namn 3. Skriv nedan namn om de är registrerade FirstClass användare eller hela e- postadressen i fältet nedan. OBS! 1 namn i taget + Enter efter varje namn 4. Stäng och spara BIFOGA FILER Du kan skicka filer tillsammans med din . Du gör det genom att använda funktionen Bifoga. Gör så här: 1. Skriv 2. Klicka på knappen med symbolen av en ark med stort, rött gem på 24

25 3. Välj filen som ska bifogas, markera den genom att klicka en gång med vänster musknapp och därefter klicka på Öppna. Filen är nu bifogad ÖPPNA BIFOGADE FILER Bilagor, d v s filer som följer med kan ses som små, gråa ark intill avsändarens namn 25

26 För att öppna gör så här: 1. Öppna mailet/inlägget som innehåller bilagan 2. Klicka med höger musknapp i fältet Bilagor i själva maile/inlägget där själva bilaga finns 3. Välj Spara som 4. Välj var du vill spara filen, dvs enheten och ev mappen. Vet du att du endast ska förhandsgranska filen, sparar du den på Skrivbordet för Windows 26

27 Ändra lösenord För att ändra lösenord gör så här: 1. Välj på Skrivbordet funktionen Uppkoppling. 2. Välj Ändra lösenord 3. Skriv ditt gamla lösenord 4. Skriv det nya lösenordet 5. Bekräfta det nya lösenordet genom att skriva det en gång till 27

28 OM DU INTE HAR FIRST CLASS Det går bra att komma åt mailboxen, skrivbordet och övriga konferanser utan att ha programmet FirstClass installerad på datorn. Detta gör du genom logga in på Internet och skriva den här adressen i adressfältet: Du får på vanligt sätt skriva användarnamn och lösenord Din mailbox kommer att se något annorlunda ut (se nästa sida) men du kommer att snart känna igen dig. 28

29 Kom ihåg att mappar som du känner från Skrivbordet fungerar nu som länkar. De är blåa och understrukna och pekaren ser ut som en hand med pekfinger uppåt när du pekar på länkarna. Klicka endast EN gång för att öppna dessa. 29

30 INNEHÅLL ATT TÄNKA PÅ VID INSTALLATIONEN...1 ANVÄNDARNAMN OCH LÖSENORD...3 LOGGA IN OCH LOGGA UT...3 BLANKETTER OCH MALLAR...5 HISTORIK...5 IKONER OCH DESS BETYDELSE...6 ÄNDRA LÄSMARKERING...6 INSTÄLLNINGAR FÖR SKRIVBORDET...7 PRESENTATION...9 LÄSTA OCH OLÄSTA MEDDELANDE...11 SKICKA OCH TA EMOT E-POST...13 E-POSTADRESS...15 BESVARA MAIL OCH INLÄGG...16 BESVARA...16 BESVARA AVSÄNDAREN...17 BESVARA MED CITAT...17 GÖRA OSÄNT...18 FORUM...19 KATALOG...19 SYMBOLER I KATALOGEN OCH MAILADRESSER...21 SÄNDLISTA OCH PERSONLIG ADRESS...22 PERSONLIG ADRESS...23 SÄNDLISTA...24 BIFOGA FILER...24 ÖPPNA BIFOGADE FILER...25 ÄNDRA LÖSENORD...27 OM DU INTE HAR FIRST CLASS...28 INNEHÅLL