LATHUND OUTLOOK XP/2002. RXK Läromedel, Riddarplatsen 36 Plan Järfälla Tel: , Fax: e-post:

Transkript

1 LATHUND OUTLOOK XP/2002 RXK Läromedel, Riddarplatsen 36 Plan Järfälla Tel: , Fax: e-post: info@rxk.se

2 Detta material är författat av RXK Läromedel. Mångfaldigande av någon del av eller hela innehållet i denna Lathund är enligt lagen om upphovsrätt av förbjudet utan skriftligt medgivande från RXK Läromedel. Förbudet gäller alla former av mångfaldigande såsom kopiering, tryckning, överföring till datamedia, bandinspelning etc. ISBN , Produkt nr. Qrxk3031 Copyright RXK Läromedel Senast uppdaterad Detta material är tryckt på miljövänligt papper.

3

4 Hitta enkelt i Lathunden SÖKRUBRIKER Sökrubriker är de rubriker Du söker på när Du använder den alfabetiskt ordnade innehållsförteckningen. TIPS Tipsen beskriver ett snabbt sätt att lösa problem på och är tänkt för vana användare. INSTRUKTIONER instruktionerna visar hur Du snabbt löser problem steg för steg. Lathund Word 2002 Centrera text LEDBOKSTÄVER Ledbokstäver visar sökrubrikens första bokstav. 1 Markera texten 2 Klicka på Centrera Tips! Kortkommandot för att centrera är + e Datum Automatiskt i dokumentet C-D Varje gång filen skrivs ut uppdateras datumet automatiskt. 1 Välj Infoga-menyn 2 Välj Datum och tid... BILDER Bilderna visar det Du ser på din skärm. Detta gör att instruktionerna blir lättare att följa 3 Markera den typ och språk som önskas 4 Klicka på OK RXK Läromedel 2002

5 Lathund Outlook XP/2002 Innehållsförteckning Adresser Postkontorets adresslista Global adresslista och personlig adressbok Lägga till adress i Adressboken Öppna adressbok Ta bort adress från personlig adressbok Lägga till egenskaper i personlig adressbok Arkivering av post...13 Skapa mappar för e-posthantering Ta bort mappar Ta bort genvägar i Outlook-fältet Döpa om mappar Töm Borttaget Autosignatur...14 Skapa ny autosignatur Bifoga fil...15 Bifoga filer Brev...16 Skicka brev Vidarebefordra Flytta brev Skriva ut Ta bort brev Markera flera brev i följd Markera brev som inte är i följd Avmarkera Delete...18 Distributionslista...18 Lägga in en ny distributionslista Lägga till medlem Ta bort medlem Ändra distributionslista Välja delar av distributionslista Skicka brev till distributionslista RXK Läromedel

6 Lathund Outlook XP/2002 E-post...21 Adresser Förklaring Förbjudna tecken i e-postadress E-post-kataloger på 22 Postmaster E-postlistor Förteckning E-postlistor Katalogtjänster på Internet E-postmallar E-post i HTML-format...25 Flytta...26 Flytta brev Frånvaro...27 Frånvarohanteraren Vidarebefordra brev till annan e-postadress Fältväljaren...28 Lägga till fler kolumner med Fältväljaren Färg...30 Färg på texten Färg på svarstexten Fönsterhantering...30 Minimera Maximera Stäng Förhandsgranska e-post...31 Grupper...32 Skapa grupper Hemsida...33 Ange hemsida Inkorgen...34 Starta Inkorgen Maximera fönstret Olika visningslägen Visa/dölja mappar Verktygsfältet Skicka brev Verktygsfältet i brev Använda Microsoft Word till e-postredigering Besvara ett brev RXK Läromedel 2002

7 Lathund Outlook XP/2002 Inställningar...40 Generella inställningar för Microsoft Outlook Inställningar vid radering Inställningar för läsning av brev Inställningar för brev Inställningar för stavningskontroll Inställningar för nytt inkommande brev Inställningar för Teckensnitt Inställningar för att styra Journalposter för vissa Kontakter Kalendern...47 Verktygsfältet Välja månad/dag Inställningar Spara som hemsida Visa veckonummer i Kalendern Visa uppgifter i kalendern Publicera din kalender Titta i någon annans kalender Kalenderetikett...53 Redigera kalenderetikett Klipp ut...54 Klistra in...54 Kontakter...55 Lägga till kontakt Skicka mail till kontakt Kontaktuppföljning Kombinera kontaktposter Skapa etiketter från kontakter Kopiera...59 Brev Kortkommandon...59 Kvitto...60 Kvitto på levererat brev Kvitto på läst brev Ljud...61 Markera...62 Markera flera brev i en följd i en mapp Markera brev som inte ligger efter varandra Markera alla brev i en mapp Avmarkera RXK Läromedel

8 Lathund Outlook XP/2002 Nyheter Outlook XP/ Förbättrad mötesorganisation Koppla flera e-postadresser till Outlook Förbättrad förhandsgranskning Förenklad påminnelsehantering Effektivare sökfunktion Klippbordet Smarta etiketter Färgmarkera mötesbokning Organisera...64 Organisera i Inkorgen Outlook i dag...66 Ändra egenskaper för Outlook i dag Skriva ut Planera möte...68 Återkommande möte Händelse Lägga till händelse Ta bort händelse Välja delar av distributionslista Postkontorets adresslista...72 Prioritet...72 Ändra prioritetsnivå för enskilt brev Ändra standardinställning för prioritet Regler...74 Skapa regler Redigera regler Köra regler på redan inkommna brev Ta bort regel Signatur...79 Skapa Signatur Lägga till flera Signaturer Infoga annan Signatur än standard Skicka e-post...82 Skriva ut...83 Skriva ut e-post Skriva ut kalendern Avancerad kalenderutskrift Snabbsökning efter kontakt RXK Läromedel 2002

9 Lathund Outlook XP/2002 Sortera...86 Sortera brev/projekt Lägga till fler kolumner med Fältväljaren Sortera efter Gruppering Stavningskontroll...88 Aktivera automatiskt stavningskontroll av alla brev Starta Outlook...88 Svara på e-post...89 Sökfunktionen...89 Uppgift...90 Lägga till uppgift Söka uppgift Avmarkera färdig uppgift Infoga dokument i en uppgift Verktygsfält...93 Ändra inställning av Verktygsfält Verktygsfältet i brev Vidarebefordra...96 Vidarebefordra Öppna i separat fönster...97 Öppna nytt fönster RXK Läromedel

10

11 Lathund Outlook XP/2002 Microsoft Outlook XP/2002 A Adresser Postkontorets adresslista För att kunna skicka brev måste man vara ansluten till ett postkontor. Det är postkontorets adresslista som automatiskt visas när man har öppnat ett nytt brev och väljer Till... Global adresslista och personlig adressbok Förutom postkontorets adresslista har man även andra adresslistor såsom den globala adresslistan och den personliga adressboken. Den globala är gemensam för hela kontoret och den personliga är din egen, som du själv uppdaterar. Den globala adresslistan sköts av en speciell administratör. Lägga till adress i Adressboken 1 Klicka på Adressbok 2 Klicka på Ny uppgift för att lägga in en ny adress RXK Läromedel

12 A Lathund Outlook XP/ Välj Ny Kontakt 4 Välj i vilken adressbok uppgiften skall läggas 5 Klicka på 6 Fyll sedan i den information om personen du vill ha med under de olika flikarna som finns 7 Klicka på Spara och Stäng Öppna adressbok 1 Klicka på Adressbok Ta bort adress från personlig adressbok 1 Öppna din personliga adressbok 2 Markera den adressat som skall tas bort 3 Klicka på Ta bort Lägga till egenskaper i personlig adressbok Man kan lägga in en hel del användbara kompletterande uppgifter, t ex anteckningar, telefonnummer och postadresser i den personliga adressboken. 1 Klicka på Adressbok 2 Högerklicka på den medlem som du vill redigera uppgifter för 3 Välj Egenskaper i snabbmenyn 4 Klicka på önskad flik 5 Lägg till önskade uppgifter 6 Klicka på Spara och Stäng 12 RXK Läromedel 2002

13 Lathund Outlook XP/2002 A Arkivering av post När du först startar Outlook kan du välja mellan olika mappkataloger, nämligen Outlook Idag, Inkorgen, Kalender, Kontakter, Uppgifter, Journal, Anteckningar och Borttaget I Outlook Idag ligger de saker som man vanligtvis gör dagligen t ex tittar på e-posten och vad man ska göra den dagen. I Borttaget hamnar allt som du tar bort från mapparna tills du tömmer den. Skapa mappar för e-posthantering 1 Välj Mapp i Arkiv-menyn 2 Välj Ny mapp... 3 Ge mappen ett namn vid Namn: t ex Kunder 4 Vid Mappen innhåller: väljer du ämne 5 Markera var mappen ska placeras i mappträdet 6 Klicka på RXK Läromedel

14 A Lathund Outlook XP/2002 Ta bort mappar Ibland kan man behöva städa upp i sitt postarkiv genom att ta bort onödiga mappar. Om du lagt till egna mappar behöver dessa tas bort både i Outlookfältet och i katalogfönstret. Ikonen i Outlook-fältet fungerar på samma sätt som en genväg på skrivbordet i Windows. Tar man bort genvägen finns fortfarande originalet kvar. Tar man bort originalet finns fortfarande genvägen kvar. 1 Markera den mapp som skall tas bort 2 Högerklicka på mappen 3 Välj Ta bort xxxx... Ta bort genvägar i Outlook-fältet 1 Klicka med höger musknapp på genvägen 2 Välj Ta bort från Outlook-fältet 3 Svara Ja i dialogrutan Döpa om mappar 1 Klicka med höger musknapp på mappen som skall döpas om 2 Välj Byt namn på xxxxx... 3 Skriv det nya namnet 4 Tryck på «Töm Borttaget 1 Högerklicka på Borttaget 2 Välj Töm mappen borttaget 3 Svara Ja i dialogrutan Microsoft Outlook Autosignatur Vill man att alla brev automatiskt ska innehålla uppgifter som ditt förnman, efternamn, telefonnummer, e-post mm kan man lägga in allt i en s k Autosignatur. 14 RXK Läromedel 2002